كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للاعتذار لدعم العملاء

لا تخافوا من ارتكاب الأخطاء ، خافوا من عدم التعرف عليهم. البشر ليسوا كاملين ، والعيوب تحدث. حتى في فرق التسويق المثالية. من الضروري لأي شركة استخدام نموذج بريد إلكتروني للاعتذار ومعرفة كيفية كتابة خطابات اعتذار رسمية لتحسين تجربة العميل مع المشروع. 37 ٪ من العملاء المحبطين كانوا جيدين بشأن شيء تم تقديمه مقابل الخطأ وفقًا لـ Carey School of Business. علاوة على ذلك ، إذا اعتذرت العلامة التجارية على رأس الائتمان ، زاد الرضا إلى 74٪. إذن ، كيف تكتب اعتذارًا؟ لكن السؤال هو كيف تلتقط هذه اللحظة وتقول آسف للعملاء لاستعادة ولائهم باستخدام البريد الإلكتروني للاعتذار ونموذج البريد الإلكتروني للاعتذار. اقرأ مقالاً آخر من السلسلة حول أنواع حملات البريد الإلكتروني للعثور على الإجابة.

ما هو البريد الإلكتروني للاعتذار

عفوًا ، رسائل البريد الإلكتروني هي الرسائل التي تعتذر عن الإخفاق. إذا ارتكبت علامة تجارية خطأ ، فيجب أن ترسل بريدًا إلكترونيًا للاعتذار للعملاء.

على سبيل المثال ، موقع الويب معطل ولم يعمل لبعض الوقت. لم يتمكن عملاؤك من إجراء عملية شراء. بعد حل المشكلة ، يجب على الشركة إرسال مثل هذا البريد الإلكتروني للاعتذار: اعتذار بريد إلكتروني مضحك للعميل

كيفية كتابة سطر موضوع اعتذار البريد الإلكتروني

سطر الموضوع هو وجه رسالة إخبارية ، ويجب أن يكون مثاليًا. في رسائل البريد الإلكتروني عفوًا ، إنها وردة صغيرة ستمنحها لتحصل على التسامح. لقد جمعنا أفضل 5 متغيرات حول كيفية كتابة موضوع خطاب اعتذار رسمي إلى عميلك.

نماذج سطر موضوع البريد الإلكتروني للاعتذار

1. "عفوًا ، الرابط غير صحيح" تقول إحدى العلامات التجارية عن الخطأ الحقيقي ، ويرى العميل سبب إرسال بريد إلكتروني. سيقرأ المستلمون رسائل الاعتذار التي تحتوي على سطر موضوع للبريد الإلكتروني للاعتذار لأنهم يريدون معرفة الرابط الصحيح.
2. "النسخة المصححة" تتيح هذه الصيغة للمستلمين معرفة أنه في رسالة إخبارية اعتذار سيحصلون على المعلومات الصحيحة.
3. "نحن نعتذر حقًا" يُعلم سطر الموضوع هذا أن الشركة تعتذر. الصيغة لطيفة للغاية وودودة ، ومن المرجح أن العميل سيرغب في فتح وقراءة البريد الإلكتروني.
4. "شركتنا آسفة للغاية بسبب تقديم معلومات خاطئة" تطلب العلامة التجارية العفو وتقول الخطأ الذي ارتكبته.
5. "اعتذار قلبي بسبب مشاكل فنية بالموقع" نفس المعنى ولكن بصيغة مختلفة. على أي حال ، يبدو كلا الخيارين صادقين وممتعين.

كيفية كتابة رسالة إخبارية بالبريد الإلكتروني اعتذار رسمي إلى عميلك

يمكن أن تحدث المشاكل ، وقد يكون عملاؤك متورطين في هذا الموقف. إذا كان لدى العملاء تجربة سيئة في استخدام منتجك ، فإن مهمتك هي الاعتذار عبر البريد الإلكتروني وإعادة ثقتهم إلى العلامة التجارية. ستجد هنا بعض الكلمات والأفكار السحرية وأمثلة البريد الإلكتروني عفوًا لإنشاء نموذج خطاب اعتذار عن الخطأ الذي سيؤدي إلى كسر الجليد. أتقن فن اعتذار العلامة التجارية معنا.

تعاطف

من الواضح أن النشرة الإخبارية لا ينبغي أن تكون بلا عاطفة. إذا طلب منك أحدهم المغفرة ، فأنت تريده أن يفهمك. إنه أمر حيوي لأن قول "أنا آسف" في البريد الإلكتروني الاعتذار عن الخطأ يمكن الوصول إليه ، ولكن بدون التعاطف ، لا معنى لكلماتك. الخطوة الأولى هي السير في مكان العميل وفهم:

• ما هي المشاكل التي واجهوها بسبب خطأك؟
• كم من الوقت استمرت؟
• هل فقدوا المال أو الثقة للعلامة التجارية؟

إذا قلت عن مشكلة ملموسة ، سيرى العميل أنك تفهم ألمه. الكلمات الرئيسية التي يجب أن يحتوي عليها البريد الإلكتروني:

• أنا أفهم مدى أهمية ذلك لعملية عملك.
• أتخيل مدى خيبة أملك بسبب هذا الخطأ.
• لو كنت مكانك ، لكنت محبط مثلك.

توجد بعض ملاحظات التعاطف في البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار للعملاء. لها أقوال صادقة وتعويضات.

كن استباقيًا

أجب بأسرع ما يمكن في خطاب الاعتذار للعميل. على عكس رسائل البريد الإلكتروني للرد على شكاوى العملاء ، يجب أن يكون الاعتذار هو مبادرتك. تخيل أن العميل قد تلقى منتجًا معيبًا أو أن برنامجك قد تعطل. ومع ذلك ، لا يرسل العميل شكوى رسمية - ربما قرروا للتو عدم الشراء منك مرة أخرى أو عدم تحديث عقدهم العام المقبل ، وما إلى ذلك. بعد ذلك ، يعود الأمر إليك لإرسال خطاب اعتذار إلى العميل سوف يتردد صداها ويغير الوضع إلى أفضل ما لديك.

قل "أنا آسف!"

إنه غير متوقع ، أليس كذلك؟ ولكن هناك مثل هذه التفاصيل المهمة: يجب أن تعتذر عن طريق رسالة اعتذار الشركة عن الألم ، وليس عن خطأ. قل أنك آسف جدًا بسبب المشكلات التي سيواجهها عميلك. لا تحاول تبرير نفسك. سيعني ذلك أنك لا تشعر بالذنب وتريد إثبات براءتك باستخدام البريد الإلكتروني للاعتذار للعميل. عملاؤك لن يقدروا ذلك. يعتقدون أنك لست صادقًا معهم. أخلص الاعتذارات في رسائل البريد الإلكتروني هي أفضل طريقة لإظهار الاهتمام بالعملاء ولزيادة مستوى الثقة بالعلامة التجارية.

يطلب فريق Links of London العفو ويشرح سبب حدوث ذلك.

تعرف على الخطأ

لا تخف من قبول أنك أو الفريق أخطأ في رسالة الاعتذار. فكر في العملاء وتأثير الخطأ على العلامة التجارية. من الضروري تحمل المسؤولية عن المشكلة ولا يهم ما إذا كانت شديدة أم لا. قل "أنا مخطئ!" لنفسك في البداية واعترف بها ، ثم اعرضها على العملاء. الشيء الأكثر أهمية هو عدم إلقاء اللوم على الموظفين . "الخطأ يحدث لأن مديرنا جون نسي إرسال بريد إلكتروني إليك. أنا آسف. لا تقلق ، لقد عاقبناه! " مثل هذه العينة من خطاب الاعتذار فظيعة وستكون بمثابة عينة لك لتجنب الأخطاء. تخيل الموقف عندما كنت تزور الأصدقاء وبدأوا في القتال. تشعر بالحرج. يحدث الشيء نفسه مع العملاء وهو في أحسن الأحوال. يبدو أنك لست شخصًا ضميريًا ولا تحترم الآخرين. فقط اقبل الموقف وابدأ في التصرف وفقًا لنصيحتنا. سيرى العملاء شخصًا حيًا ، وليس رجلاً قوياً ، ينام حتى في معطف ذيل ويهمل مشاعر الآخرين. سيقدر عملاؤك الكلمات الصادقة ويغفرون الخطأ الذي ارتكبته.

مندوب

قم دائمًا بإخطار المستخدمين / العملاء إذا تلقيت ملاحظاتهم على خطاب الاعتذار الخاص بك للعميل عن الخطأ وأعد توجيهه إلى القسم الصحيح إذا لزم الأمر. إذا لم تتمكن من حل المشكلة على الفور ، فالرجاء إخبار عملائك بأنك تلقيت بريدًا إلكترونيًا وأن مشكلة العميل سيتم التعامل معها من قبل موظفين أكفاء يكونون مسؤولين عما حدث. بمجرد إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى القسم المناسب ، فنحن نرحب بك أيضًا للإسراع بإبلاغ العملاء به في إشعار رسمي باعتذار رسمي.

أيضًا ، لا تتردد في استخدام نموذج خطاب اعتذار العميل في ممارستك ، إذا لم تكن قد واجهت مثل هذه الحالات بعد وتحتاج إلى دعم مرئي لفكرة سطر الموضوع.

اشرح المشكلة

في حالة حدوث الخطأ ، يحتاج العملاء إلى تفسير واضح. لقد كانوا في موقف مرهق ، ولتهدئتهم ، يجب أن تذكر السبب. إذا كانت مشكلة فنية ، أخبر عنها ، إذا حدثت بسبب خطأك ، فقلها أيضًا. مثال على رسالة بريد إلكتروني عفوًا: "نأسف لإرسال البريد الإلكتروني في الساعة 3 صباحًا" لقد تلقينا العديد من النشرات الإخبارية أمس لأننا نجهز الحدث الجديد وعلينا إبلاغ العملاء. نحن فقط خلطنا الرسائل. اغفر لنا على هذا الخطأ! " خذ لحظة واكتب بريدًا إلكترونيًا. يظهر أهمية العميل بالنسبة لك. يرتكب أحد المسوقين خطأً فادحًا: بدلاً من التفسير ، سيقدمون قائمة بالأعذار. كيف تكتب رسالة اعتذار بالبريد الإلكتروني بشكل صحيح؟ تخيل أنك لا تستطيع الرد على العملاء. إنهم محبطون ويريدون تركك. مهمتك هي شرح الموقف لإعادة ثقة العميل. يجب أن تكون قائمة الأسئلة كما يلي:

• لم نجيب على العميل لماذا؟
• لاننا كنا مشغولين لماذا؟
• لماذا كان لدينا نقص في الناس الأحرار؟
• لماذا كان لدينا المزيد من العمل كالمعتاد؟
• لأننا كنا نستعد لحدث خاص جديد!

لا تضيعوا وقت العميل واشرحوا له بشكل دقيق ومختصر.

تشرح الشركة المشكلة بإيجاز وتطلب تقديم توصيات بشأن كيفية تحسين رسائل الاعتذار عبر البريد الإلكتروني إلى العميل.

حل المشكلة

الاعتذار يستحق كل هذا العناء إذا لم يكن مجرد كلمات. لا يحتاج العميل إلى الأقوال الصادقة فحسب ، بل يحتاج أيضًا إلى الإجراءات وإزالة المشكلة. بعد أن تقول أنك آسف ، تدرك الخطأ ، وشرح المشكلة ، قدم خطة العمل التي قام بها فريقك لحل المشكلة. أفضل وقت للخطأ هو إزالته.

من رسالة الاعتذار هذه ، يتضح أن المشكلة قد تم حلها ، لكن الشركة لا تذكر الإجراءات التي اتخذتها من أجلها.

اعترف بالضرر الذي لحق بالعميل

كلنا بشر ونرتكب أخطاء: لا يمكن تسليم رسائل البريد الإلكتروني ، ويمكن أن تنخفض الخدمة ، ويمكن أن يمر أصحاب العمل بأيام مروعة. يتوقف فهم العميل عندما يتسبب خطأك في مشاكل خطيرة. إذا حدث ذلك ، يجب الانتباه إلى نطاق الموقف. في رسالة بريد إلكتروني عفوًا ، اذكر كيف يؤثر الخطأ على أعمال العميل. من خلال القيام بذلك ، سيكون اعتذارك أكثر صدقًا لأنك تعبر عن تفهمك للضرر الهائل الذي سيحدث للعميل.

يعبر FilterEasy عن فهمه للضرر الذي يلحق بالعملاء ، ويعتذرون عنه في رسالة بريد إلكتروني.

شارك خطة العمل الخاصة بك

اعرض الخطوات التالية التي ستفعلها لمنع الخطأ في المستقبل. هل تريد ترك العميل بمفرده مع مشكلتك؟ إذا كانت الإجابة "لا" ، اعرض التغييرات التي ستفعلها الشركة لإصلاحها. يجب أن يكون هناك حاجة إلى أن يرى العميل أنك تهتم به وأنك مستعد لتصحيح الموقف. يؤدي وضع الخطوات وشرحها للعملاء إلى تحسين العلاقات وزيادة الولاء للعلامة التجارية. سيرى المستخدمون أنك قلق بشأن المشكلة ومستعد لتغييرها.

يعرف العملاء الإجراءات التي يجب عليهم القيام بها من البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار ، لكن ليس لديهم تفسيرات لما قامت به الشركة.

أعط حلوى

بالنسبة للعديد من الأشخاص ، فإن الاعتذار دون إعطاء شيء في المقابل لا يعني شيئًا. قد تلاحظ أنه في كل أمثلة البريد الإلكتروني أعلاه كانت هذه "حلوى آسف حلوة". عرض خاص بخصم أو كود ترويجي. لها عدة جوانب إيجابية: سيحصل المستخدم على تعويض ، ويقوم بعملية شراء ، ويبقى عميلك المخلص لفترة طويلة. العديد من العلامات التجارية لديها مثل هذه الممارسة:

بعض الأمثلة الجيدة عفوًا للبريد الإلكتروني.

تواصل معنا بعد ذلك

انتظر لمدة أسبوع لإرسال رسالة اعتذار عبر البريد الإلكتروني والتواصل مع المستخدمين مرة أخرى. قل أنك فعلت كل شيء لتجنب تكرار الخطأ. اسأل ما الذي يمكن أن تقدمه لهم. أضف ملاحظات العميل إلى استراتيجية تطوير العلامة التجارية. إنهم يقدرون أنك مهتم برأيهم.

تسأل العلامة التجارية أحدهم سؤالًا مباشرًا وتحث المستخدمين على تقديم تعليقات باستخدام خطاب اعتذار إلى العميل.

اكتب بأسلوب علامتك التجارية

إنها رسالة بريد إلكتروني اعتذار وليست شهادة من القرون الوسطى. إذا كان صوت العلامة التجارية ودودًا ، احتفظ به أيضًا في البريد الإلكتروني عفواً. يجب على العميل تحديد النشرة الإخبارية لشركتك أثناء تحديد صوت المطرب المفضل دون رؤيته.

البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار بأسلوب قطة كالسابق.

في المكان المناسب في الوقت المناسب

متوسط ​​رضا العملاء في التجارة الإلكترونية ، على سبيل المثال ، هو حوالي 82٪ حسب بحث Statista. حسنًا ، يبدو أنها نتيجة جيدة ولكن في الواقع ، هذا يعني أن حوالي 18 من كل 100 عميل لا يزالون غير راضين عن خدماتك. يجب أولاً مراعاة خطاب اعتذار العميل. وفي معظم الحالات ، يكون إرسال رسالة بريد إلكتروني اعتذار صادق ، وإرسالها في الوقت المناسب ، أمرًا بالغ الأهمية. فكر في توقيت إرسال رسالة الاعتذار. كل هذا يتوقف على سبب الاستئناف الخاص بك للمشتركين. مرة أخرى ، ابحث عن نموذج خطاب اعتذار للعميل للقيام بمحاولة جيدة لدعم عملائك.

اشرح نفسك

على سبيل المثال ، عميلك غير سعيد بالفعل بالمشكلة ، لذلك لا تجعله ينتظر خطاب اعتذار عملك إلى العميل. تذكر دائمًا بالمشكلة عند تقديم الاعتذار. يستحق عملاؤك معرفة السبب. لكن كن حذرًا: لا تلوم أي شخص أو الشركة على أي شيء. أولاً ، العملاء غير مهتمين بهذا. ثانيًا ، يريدون فقط معرفة أنه تم إخطارك بالمشكلة ويعملون على حلها. بشكل عام ، لا تتصرف بشكل تافه في خطاب الاعتذار المهني الخاص بك إلى العميل ، مما قد يفسد سمعتك في نظر عملائك على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قدمت استجابة سريعة ، فقد تحفز العميل على المساعدة في حل المشكلة بكفاءة وفي الوقت المناسب. أو قم بشراء أي شيء على نفقتك كعذر كريم. رسالة بريد إلكتروني لطيفة عفواً:

شرح السبب

اعتذر دائمًا للمستخدمين إذا كانت هناك مشكلة حدثت خارجة عن إرادتك: تعطل النظام أو مشكلة فنية ، بغض النظر عن مدى خطورة ذلك الذي قد يؤثر على العملاء. لقد وثق الناس بك ، ولم تتمكن من توفير المستوى المناسب من الخدمة - وهذا ما يعتقدون. إنهم لا يعرفون أو لا يهتمون بالسبب. الحقيقة هي الحقيقة هذه هي طريقة الاعتذار للعميل عن خطأ في هذه الحالة:

• خرق البيانات

من الأفضل إرسال إشعار بالمشكلة عبر البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار عن العمل. من الأفضل إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الفور. يجب أن يعرف مستخدمو الموقع أن المشكلة ليست من جانبهم. سيكون من الرائع أن تخبرهم بما يجب عليهم فعله في حالة تلف البيانات أو تسربها أو عندما يمكن للموقع إعادة الاتصال بالإنترنت ، وما إلى ذلك. ونعد بإعلام المستخدمين بالإصلاح بعد ذلك. لا تهتم بتصميم الحروف هنا. سيكون النص العادي جيدًا:

• تحطم الموقع

من الأفضل إرسال إشعار يفيد بأن كل شيء على ما يرام في خطاب الاعتذار التالي. عندما يتم حل المشكلة ، يجب أن تكون سريعًا في إبلاغ المستخدمين لديك أيضًا. تابعهم كما لو كنت تأخذهم باليد وتمشي طوال دورة حياتك. لكن هذه المرة ، خذ بعض الوقت لتصميم شيء مميز. إنه ينتقص ويسلي ، ويوفر المتعة والراحة. هنا يجب أن تعرب مرة أخرى عن أسفك وأن تقدم للمستخدمين خصمًا امتنانًا لتفهمهم وصبرهم. إليك نموذج رسالة اعتذار لخدمة العملاء جيدة في هذه الحالة :

• خطاب اعتذار عن العمل الفني للعملاء

عادةً ما تكون مشكلة مخططة أو غير متوقعة إلى حد ما ، لكنها لا تزال قابلة للتحكم تمامًا. لذلك يمكن إضافة المعلومات الخاصة بالتواريخ والأوقات الدقيقة إلى الرسائل التي تعتذر عن أخطاء من هذا القبيل. إذا كنت تنوي القيام بعمل تقني ، فقد يتم تعطيل موقعك فقط. بالطبع ، من الأفضل القيام بذلك في الليل عندما لا يستخدمه الغالبية العظمى من المستخدمين لديك ، ولكن لا يزال. الحالات تختلف. أرسل خطاب الاعتذار عن الخطأ في غضون أيام قليلة قبل اليوم X وأضف النص ذي الصلة إلى موقعك ، وقم بإعداد إعادة توجيه أو صفحة خطأ 404. فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل اعتذار العملاء مع أمثلة نصية جيدة في مثل هذه المناسبة: مثال آخر على خطاب اعتذار للعميل سيفعله هنا: كما ترى ، هناك الآلاف من أمثلة البريد الإلكتروني oops والمتغيرات النصية التي قد تستخدمها في عملك المثمر لدعم العملاء. السماء هي الحد!

• نعتذر عن إعادة إرسال نفس رسائل البريد الإلكتروني المشغلة

لا توجد إرشادات زمنية صارمة هنا حول كيفية إرسال بريد إلكتروني للاعتذار. لكن من الأفضل الانتظار لمدة ساعة أو ساعتين حتى يلتقط المستخدمون أنفاسهم. يمكن أن يغضب الناس عندما يتلقون عدة رسائل بريد إلكتروني متطابقة أو خط اعتذار عبر البريد الإلكتروني للعميل عن خطأ في وقت قصير وقد يرسلون عن طريق الخطأ اعتذارك عبر البريد الإلكتروني إلى سلة المهملات دون حتى قراءته. نقطة أخرى مهمة: أوقف البرنامج النصي ، وأصلح الخطأ ، وبعد ذلك فقط استأنف النص في خطاب الاعتذار إلى العميل عن خطأ أو أخطاء في الموقع أو خلل أو أيًا كان السبب:

صور للاعتذار: كيف تقول "آسف" دون أن تكون مثيرًا للشفقة

لقد قمنا بتحليل 100 من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ oops لأحد العملاء وجمعنا نصائح حول صورة الاعتذار المقبولة. لنبدأ بحقيقة أن هناك العديد من العلامات التجارية التي ترسل رسائل إخبارية مؤسفة بدون صور.

عفوًا ، بريد إلكتروني بدون صور.

في أذهاننا ، إنها ليست فعالة ومملة. علاوة على ذلك ، تؤثر الصور على الإدراك العاطفي. يمكن أن يعزز النموذج المصمم جيدًا من رسائل البريد الإلكتروني هذه رغبة العميل في مسامحتك. قبض على الرسم البياني للصورة لدينا للاعتذار.

1. نصيحتنا الأولى ─ لا تستخدم صور جوجل. بادئ ذي بدء ، يمكنك الاطلاع على صور تأليف لشخص ما والحصول على أمر استدعاء. علاوة على ذلك ، يتم استخدام هذه الصور من قبل الجميع. يجب أن تحتوي رسالتك الإخبارية على صور فريدة لم يرها أحد من قبل.
   

   
   في هذه النشرة الإخبارية للاعتذار ، لا تستخدم العلامة التجارية صور google ، بل تستخدم الصورة التي تم التقاطها خصيصًا للشركة.

2. لا تستخدم الكثير من القطط والكلاب والحيوانات الحلوة الأخرى . أنت تطلب المغفرة لا الصدقة. يمكن أن يكون مناسبًا إذا كنت تبيع أشياء للحيوانات أو عندما لا تستخدم لإثارة الشفقة.

   القطط في هذا البريد الإلكتروني لطيفة ولكن ليس لها معنى. بدون قراءة نص ، لن يفهم العميل الغرض من الرسالة الإخبارية. في هذه الحالة تبدو صورة الكلب جيدة لأن المتجر يبيع أغذية الحيوانات الأليفة.

3. لا تنسى رمز العلامة التجارية. هناك الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني Oops في صندوق الوارد الخاص بالعميل. يجب أن يحددوا ما يخصك وأيقونة العلامة التجارية تفعل ذلك في أحسن الأحوال.

   

4. استخدم صورة تشير إلى مجال عمل الشركة. على سبيل المثال ، لديك متجر قهوة ، ويحصل المشتركون لديك على حقيقة مثيرة للاهتمام حول القهوة مرة واحدة في الأسبوع. في إحدى رسائل البريد الإلكتروني ، كنت مخطئًا في المعلومات. في النشرة الإخبارية للاعتذار ، يمكنك استخدام صورة لفنجان من القهوة أو شيء من هذا القبيل. تذكر حول النصيحة الأولى.

   هذا بريد إلكتروني عفوا لمتجر منتجات التجميل. تستخدم الشركة صورة للعارضة بشعر جيد ومكياج. علاوة على ذلك ، لا ينسى الشعار.

5. القاعدة العامة الأخيرة ─ لا تستخدم ألوانًا شديدة السطوع ومختلفة. في نشرة الاعتذار هذه المشكلة أكبر ، لأن الشركات تريد أن تنتبه وتقوم بذلك بالألوان أو بالصور الحية التي تثير الرغبة في العمى.

   

تصعب قراءة البريد الإلكتروني ، بسبب عدم توافق النص ولون الخلفية.

كيفية كتابة خطاب اعتذار للعميل سيناريوهات مختلفة

لقد توصلنا إلى خطاب اعتذار لقوالب العملاء لكل سيناريو قد تصادفه أثناء التعامل مع مجموعة متنوعة من مشكلات العملاء / النظام. سيكون استخدامها للاعتذار عبر البريد الإلكتروني عن الخطأ أسهل وأكثر فاعلية لأنه يوفر لك الوقت والموارد الأخرى. حسنا هيا بنا:

1. رسالة اعتذار للعملاء عن خطأ جسيم ، يتم إرسالها إلى عميل فردي ؛
2. الاعتذار عن خطأ بسيط لعميل فردي ؛
3. لخطأ فادح الاعتذار للعملاء متعددة ؛
4. نموذج سيناريو لخطاب اعتذار لعميل أو عدة عملاء لخطأ بسيط.

هذه هي طريقة الاعتذار عبر البريد الإلكتروني عن مجموعة متنوعة من الحالات الأكثر شيوعًا عند حدوث بعض المشاكل. ضع في اعتبارك أن كتابة رسالة بريد إلكتروني اعتذارية يجب أن يكون لديك نبرة اعتذارية ، وأسطر موضوع مناسبة. في رسائل الاعتذار عن الأخطاء الطفيفة ، قد يكون الأمر خادعًا وممتعًا ، لكنه قد لا يكون مناسبًا لعلامتك التجارية. تأكد من تعديل نبرة الصوت لتتناسب مع صوت شركتك ، وكذلك فهم مزاج العملاء للاعتذار عبر البريد الإلكتروني. لا تشعر بالتطرف لأنك بحاجة للبقاء بالقرب من عملائك. قدم أفضل دعم ممكن في رسالة الاعتذار الإلكترونية الخاصة بك. حتى عندما تسوء الأمور بشكل كبير ، لا تيأس وحاول اغتنام الفرصة لإشراك عملائك عبر قنوات متعددة حتى عن طريق البريد الإلكتروني للاعتذار للعميل باستخدام أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني Atomic ، المدمجة بشكل جيد في نظام مشاركة العملاء الخاص بك. قم بتطبيق نماذج رسائل اعتذار للعملاء لتسريع عملك وتحسينه.

استنتاج حول كيفية كتابة بريد إلكتروني للاعتذار

الأخطاء تحدث. إنه وضع نموذجي لكل شركة. تعتمد ثقة العميل في العلامة التجارية على كيفية ظهور عبارة "أنا آسف". تذكر نصائحنا:

• لا تحاول تبرير نفسك وإلقاء اللوم على الآخرين.
• شرح المشكلة وحلها.
• اطلب التعليق لاحقًا.

إذا كنت ستجعل راحة العملاء والتجربة الإيجابية أولوية أولى ، فتأكد من أنهم يغفرون لك الأخطاء الصغيرة.