كيفية كتابة اقتراح: أفضل الممارسات المدعومة بالبيانات لعام 2022

الغرض من هذا الدليل هو توفير مجموعة واضحة من القواعد عندما يتعلق الأمر بكيفية صياغة وتنسيق وتنفيذ اقتراح مبيعات ناجح وخالي من الإجهاد.

سنلقي نظرة عميقة على العناصر التي يجب تضمينها ، ولماذا تعتبر هذه العناصر ضرورية للنجاح ، وكيفية هيكلة اقتراحك بشكل فعال بحيث يسهل على عملائك فهم مشكلتهم ، والحل الذي تقترحه ، والقيام هم حريصون على بدء التعامل معك.

ما هو اقتراح العمل؟

عرض العمل هو عرض من بائع لعميل محتمل. إنها وثيقة تحدد نطاق العمل والتكاليف والتسليمات للمشروع. على عكس التقديرات والفواتير ، تتم كتابة مقترحات الأعمال قبل بدء أي عمل وتستخدم لكسب عملاء جدد.
يمكن أن تختلف مقترحات الأعمال. ومع ذلك ، هناك شيء واحد مشترك: الغرض منها هو إقناع العملاء المحتملين بشراء منتجاتك أو خدماتك.

يمكن تجميعها في فئتين:

الاقتراحات المطلوبة:

يُعرف هذا أيضًا باسم RFP (طلب العرض). يتم إرسالها استجابة لطلب من عميل حالي أو عند الاتصال بشركة تعرفها بالفعل. يعتمد هذا النوع من العروض على المواصفات المقدمة من العميل ويجب أن يتضمن جميع المعلومات التي طلبوها.

مقترحات غير مطلوبة:

يتم إرسال العروض غير المطلوبة إلى الشركات التي ليس لديك علاقة قائمة معها. يشبه هذا النوع من العروض عرضًا تقديميًا للمبيعات نظرًا لعدم وجود أي مواصفات يجب اتباعها. في هذه الحالة ، تحتاج إلى تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات حول منتجاتك أو خدماتك حتى يتمكن العميل المحتمل من تقييم ما إذا كنت مناسبًا له.

لماذا وضع الوقت والجهد في اقتراح عملك سوف يؤتي ثماره

إذا كنت قد حصلت للتو على فرصة جديدة ، فمن المحتمل أن تكون متحمسًا للفرصة وترغب في المضي قدمًا.

يعد اقتراح الأعمال المصمم جيدًا خطوة نحو تحقيق الصفقة. من ناحية أخرى ، قد يمنحهم التصميم السيئ سببًا لاتخاذ أعمالهم في مكان آخر.

أصعب جزء في كتابة مقترح عمل هو تقديم حجة مقنعة لعملك.

تحتاج إلى إظهار ما يلي:

• أنت تفهم بوضوح احتياجات العميل
• لديك المهارات والخبرة المناسبة للقيام بالمشروع
• أفكارك أصلية وحديثة
• لديك قوة الإرادة والتصميم للوفاء بوعودك
• لديك شخصية! (لا أحد هنا من أجل الأشياء التجارية المملة)

مع البحث السريع دائمًا عن معلومات العالم بعيدًا ، يريد العملاء معرفة سبب كونك الحل الأفضل المطلق لمشاكلهم ، وأنك تستحق الاستثمار فيها.

للتأكد من أنك ترسل دائمًا مقترحات عالية الجودة ستفوز العملاء ، استخدم أفضل الممارسات المدعومة بالبيانات لكتابة مقترحات الأعمال في عام 2022.

أفضل الممارسات: ما الذي يجب أن يتضمنه اقتراح المشروع؟

يشبه هيكل وتدفق الاقتراح هيكل القصة: له بداية ووسط ونهاية. تمامًا مثل السرد الجيد ، فهو منظم ويحكي قصة مقنعة مصممة لجذب انتباه العملاء.

تتبع معظم المقترحات أنماطًا متشابهة ، لكن كل عرض سيكون مختلفًا اعتمادًا على الشركة والصناعة وحجم الصفقة والمنتج أو الخدمة المعنية.

توضح الأقسام التالية بالتفصيل الأقسام الموجودة عادةً في مقترحات الأعمال بالإضافة إلى شرح كيفية تضمينها.

1. صفحة الغلاف

من الصعب الحكم على الكتاب من غلافه ، لكن يمكنك تخمين مدى جودة بيعه. تعتبر صفحة غلاف اقتراح المبيعات النظيفة والغنية بالمعلومات ، بما في ذلك اسم العميل ، واسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، والتاريخ المقدم ، مفتاحًا لجذب انتباه العميل والحفاظ عليه. ضع في اعتبارك تضمين جدول محتويات لتسهيل انتقال العميل إلى المنطقة التي يحتاجون إلى مراجعتها.

2. ملخص تنفيذي

الملخص التنفيذي ليس إعادة صياغة موجزة للاقتراح بأكمله ، إنه تسليط الضوء على أهم عناصر مقترح عملك. الهدف هو أن تُظهر للعميل أنك تفهم معلوماته الأساسية وخطة العمل والتحديات الفريدة - وأنك فقط الشخص الذي يمكنه حلها. قم بإثارة اهتمامهم وامنحهم سببًا لمواصلة القراءة.

لإلهام كتابة ملخصك التنفيذي ، ألق نظرة على هذه الأمثلة الثلاثة الملخصة التنفيذية التي يمكنك سرقتها.

3. النهج / الحل

كيف تحل مشاكل آفاقك بشكل أفضل من منافسيك؟ كيف يمكن لشركتك أن تحل معاناة العملاء بطرق فريدة وجذابة للقارئ؟ مفتاح كتابة الاقتراح الناجح هو تحديد الطرق التي تقدم بها الحلول وتجعل من نفسك خيارًا رابحًا.

4. عنا / فريقنا

قدم فريق القيادة ومؤسسي الشركة وأعضاء الفريق الذين سيعملون مع عملائك الجدد في مشروعهم. والأفضل من ذلك ، أظهر كيف نجح أعضاء فريقك في التعامل مع مواقف مماثلة في الماضي.

الهدف من هذا القسم هو منح العميل الثقة في أنه سيعمل مع فريق مختص ومهني وتقليل أي شكوك قد تكون لديهم حول تعيينك.

نصيحة للمحترفين: في مجال التسويق ، من المعروف جيدًا أن تضمين الصور البشرية الحقيقية يزيد الثقة مع العميل ، ونتيجة لذلك ، ترتفع معدلات التحويل. قم بتطبيق هذه البصيرة على قسم "نبذة عنا / فريقنا" لخلق انطباع لا يُنسى مع القارئ الخاص بك.

5. النواتج

ربما يكون قسم التسليمات في مقترح العمل هو القسم الأكثر أهمية لأنه يحدد بالضبط ما سيتم تسليمه للعميل.

من المهم دائمًا تضمين هذا القسم في مقترحات الأعمال الخاصة بك ، لأنه يعطي العميل المحتمل صورة واضحة لما ستفعله وكيف ستفعله.

يجب أن يحدد قسم المخرجات تفاصيل مثل:

• يشمل نطاق المشروع توصيات مبنية على البحث والتحليل.
• ماذا ستقدم (المحتوى ، التصميم ، الإستراتيجية ، إلخ.)
• كيف ستقدمها (عبر الإنترنت ، في الموقع ، وما إلى ذلك)
• متى ستقدمها (الجدول الزمني)
• من سيكون مسؤولاً عن المهام ومتى سيتم تنفيذها.

6. التسعير

اهدف إلى الحفاظ على قسم التسعير مقتضبًا ومباشرًا. اشرح مقدار التكلفة الإجمالية لاستثماراتهم. اذكر ووصف جميع رسوم المشروع والضرائب والخصومات والإضافات الاختيارية. إذا كان لدى عميلك أي ارتباك أو قلق بشأن الرسوم الإضافية المخفية ، فمن المرجح أن يثق بك أقل - مما يؤدي إلى فرصة أكبر للرفض.

قم بتمييز أي تكاليف إضافية قد تنشأ خلال دورة حياة المشروع. يميل العملاء إلى أن يكونوا حساسين بشأن التكاليف الإضافية التي لم يتم ذكرها في العرض. كلما كنت أكثر شفافية معهم ، زادت احتمالية ثقتهم بك واستعدادهم لدفع هذه التكاليف الإضافية إذا ظهروا لاحقًا في المشروع. تأكد من أن هذا واضح تمامًا في قسم سعر عرض العمل الخاص بك حتى لا يكون هناك لبس حول ما هو مدرج وما هو غير مدرج في أسعارك

نصيحة للمحترفين : بدلاً من الإشارة إلى أسعارك كرسوم أو رسوم ، قم بتسمية قسم التسعير الخاص بك استثمارك. سيذكر هذا الأشخاص بأنهم يستثمرون في تطويرهم وتطوير فريقهم ومنظمتهم.

7. الشروط والأحكام / تسجيل الخروج

إذا وصلت إلى هذا الحد ، فأنت في طريقك إلى المنزل. يجب أن يكون إغلاق اقتراح العمل أسهل جزء في إنشائه. لقد قمت بالفعل بالعمل الشاق في البداية وطوال الوقت ، لذا فقد حان الوقت للتهدئة ودفع الأشياء فوق خط النهاية.

تعد الصفحة النظيفة والمصممة جيدًا طريقة رائعة لإنهاء عرضك بثقة. فقط تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية: مكان لعميلك الجديد لتسجيل الشروط والأحكام الواضحة والمحدثة وأي تفاصيل أخرى في اللحظة الأخيرة قد يحتاجون إلى مراجعتها قبل جعل شراكتك رسمية.

8. المكافأة: دراسات الحالة

دراسة الحالة هي نظرة متعمقة على مثال واحد لقصة نجاح. يتم استخدامه عادةً لتوضيح كيف ساعد عرضك العميل في التغلب على التحدي الرئيسي الذي واجهه ، وكيف حقق نتائج ملموسة نتيجة لذلك.

تعد دراسات الحالة والشهادات مفيدة بشكل خاص في المراحل الختامية من دورة الصفقة ، عندما يحاول المشترون تحديد ما إذا كان الحل المقترح مناسبًا لهم أم لا. يمكن للدليل الاجتماعي من عميل حقق نجاحًا في الحل الذي تقدمه أن يقطع شوطًا طويلاً في المساعدة في جعل المشتري يتجاوز الخط.

كيف يجب أن يبدو اقتراح العمل؟

نظرًا للمخاطر الكبيرة للفوز بعمل جديد ، لا يمكنك تحمل عرض سيء المظهر. عليك أن تجعلها تبدو جيدة وسريعة.

يركز الكثير من الأشخاص على المحتوى ويتجاهلون التصميم. الحقيقة كلاهما مهم بنفس القدر لنجاح اقتراحك.

إذا كنت لا تصمم ، فإنك تخسر.

اقتراح جيد التصميم مع صور ورسومات وفيديو جذابة وعالية الجودة يبرز من المنافسة وينقل القيمة بسرعة إلى صانعي القرار. مقترحات الأعمال التي تبرز الصفقات الوثيقة.

المقترحات مع الصور قريبة بمعدل أعلى

في تقرير حالة العروض السنوي لـ Proposify ، قمنا بتحليل البيانات من أكثر من مليون عرض عمل تم إرسالها عبر برنامجنا في عام 2021.

عندما يتعلق الأمر بالصور ، تكون الرسالة واضحة. تؤدي المقترحات التي تتضمن صورًا أداءً أفضل بكثير من المقترحات التي لا تحتوي على صور. في الواقع ، كان احتمال إغلاق مقترحات المشاريع التي احتوت على الصور أكثر بنسبة 72٪ ، وقد فعلت ذلك بمعدل أسرع بنسبة 20٪.

إذا كنت تبحث عن طريقة لجعل مقترحاتك تتألق ، فإن إضافة الصور يمكن أن تغير قواعد اللعبة. يمكنهم المساعدة في جذب انتباه العميل المحتمل ، مع السماح لشركتك أيضًا بإظهار خبرتها وتوصيل الأفكار بشكل أكثر فعالية.

ولكن ما هي الصور التي يجب تضمينها؟ هذه بعض الاقتراحات:

لقطات في الرأس لأعضاء فريقك:

إذا كنت تقدم خدمات ، فمن المفيد السماح للعميل المحتمل بمعرفة من سيعمل معه. كما أنه يساعد في بناء الثقة - إذا كانوا يعرفون من أنت ويستطيعون وضع الوجوه في الأسماء ، فسيشعرون أن لديهم علاقة راسخة معك بحلول الوقت الذي يفتحون فيه الاقتراح.

لقطات المنتج لاظهار ما تبيعه:

إذا كنت تقدم منتجًا أو خدمة معينة ، فإن تضمين الصور يعطي العميل فكرة أفضل عما يستلزمه ذلك. تعتبر لقطات المنتج مفيدة بشكل خاص إذا كنت تبيع من خلال سوق عبر الإنترنت مثل Amazon أو Etsy ، لأن العملاء سوف يعتادون بالفعل على رؤيتها هناك.

الصور التي توضح خدماتك في العمل:

على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم عرضًا لوظيفة تنظيف النوافذ ، فإن عرض صور المشاريع السابقة سيكون بمثابة دراسات حالة من شأنها أن تساعد في إظهار مهاراتك وإقناع العميل المحتمل بأنه يمكنك إنشاء شيء مشابه لهم.

تؤدي إضافة الفيديو إلى العروض إلى زيادة معدلات الإغلاق

بدلاً من مجرد الحديث عن كيفية بناء الاقتراح ، يمكن أن تُظهر مقاطع فيديو الاقتراح السبب وراء تسعيرها. هذا يجعل الإغلاق أكثر فاعلية ويساعد بشكل كبير على إغلاق الصفقات.

(هل تحتاج إلى مساعدة في الفيديو؟ تحقق من Vidyard.)

عندما يشارك عميلك اقتراحك داخليًا ، يجعل الفيديو من السهل إجراء محادثات حيث يكون صوتك دائمًا. سيحبك عميلك لأنك تشرح الصفقة بنفسك. سيحبك صانعو القرار ولجان الشراء لأنه يمكنك توضيح كيفية حل مشكلتهم في 5 دقائق ، بشكل غير متزامن ، بدلاً من 30 دقيقة خلال مكالمة مجدولة.

من تقرير حالة المقترحات السنوي الخاص بـ Proposify:

"أصبح الفيديو سريعًا جزءًا مهمًا من عملية الإغلاق. في عام 2021 ، كانت هناك زيادة بنسبة 40.5٪ على أساس سنوي في استخدام الفيديو المقترح. وهذا ارتفاع من 31٪ زيادة على أساس سنوي في عام 2020. على الرغم من هذه الزيادة ، ومع ذلك ، فإن 21٪ فقط من جميع المقترحات تحتوي على مقاطع فيديو ".

بينما تبحث الشركات عن طرق إبداعية لإشراك المشترين المحتملين ، يمكنك الاستفادة من هذه الإستراتيجية الآن لمساعدة صفقاتك على التميز.

للإلهام ، تحقق من هذه الأمثلة على تصميم الاقتراح الفائز.

متابعة اقتراح المبيعات

أفضل طريقة للمتابعة مع العملاء المتوقعين هي استخدام البيانات وليس التخمين.

المثابرة المهنية هي عنصر مهم في مهارة البيع الجيدة - وعندما يتم ذلك بشكل صحيح يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً. إن اتباع نهج حذر واستراتيجية ذكية ، ناهيك عن الموثوقية الشخصية ، سيؤتي ثماره.

إن كيفية المتابعة بعد إرسال الاقتراح لا تقل أهمية عن الاقتراح نفسه ، ويمكن أن يكون توقيت المتابعة هو العامل الحاسم في إتمام الصفقة ، لذلك من المهم معرفة الوقت الأفضل للتواصل.

من المرجح أن تنجح عندما تصل إلى معلومات مهمة بناءً على سلوك العميل المحتمل. على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن العملاء المحتملين يفتحون اقتراحًا بمعدل خمس مرات قبل أن يتخذوا قرارًا ، فقم ببناء مهام عالية الأهمية في عمليتك حتى يتمكن المندوبون من متابعة الاقتراح بمجرد فتحه للمرة الخامسة.

لاستخدام عملية المتابعة بشكل فعال ، تحتاج إلى معرفة المقاييس الأساسية لفريقك. بمجرد أن تعرف هذه الأرقام ، يمكنك تحديد الأنماط التي تشير إلى أن الصفقة قد تكون في مشكلة وتتصرف قبل أن تفوت فرصتك.

هل أنت جاهز للبدء ولكنك بحاجة إلى بعض الإلهام؟

تتضمن نماذج العروض المجانية من Proposify كل ما تحتاجه للسيطرة على عروض علامتك التجارية وكسب المزيد من العملاء. تم تضمين العشرات من قوالب مقترحات الأعمال للشركات التي تتراوح من شركات المحاسبة والوكالات الإبداعية وشركات الهندسة المعمارية وصولاً إلى قوالب اقتراح وظائف البناء الفردية. إذا كانت هناك شركة تقوم بذلك ، فمن المحتمل أن يكون هناك نموذج في انتظارك بالداخل.

يتمتع اقتراح العمل الفائز بفرصة أكبر للنجاح ويمكن أن يكون الفرق بين الحصول على هذا العميل أو إجراء البيع أو تفويت هذه الفرصة. للحصول على اقتراحك في بحر من المنافسين ، تحتاج إلى العمل على إنشاء مستند سهل القراءة وممتع.

أفضل نصيحة لدينا؟ اجعلها قصيرة وموجزة ، لكن لا تتردد في تضمين التفاصيل في الأقسام الأكثر صلة.

قصة طويلة ، قصيرة: قم بإنشاء الاقتراح الذي يسعدك الحصول عليه.