كيفية كتابة اقتراح لمشروع (مع أمثلة)

ما هو اقتراح المشروع؟

يتم إرسال اقتراح المشروع عن طريق التصميم أو الاستشارات أو أي نوع آخر من الشركات إلى عميل محتمل من أجل تقديم تفاصيل مهمة عن المشروع مثل التسليمات والجداول الزمنية والنتائج المتوقعة والتكاليف. عندما يتم تضمين شروط الخدمة ، يمكن مضاعفة اقتراح المشروع الموقع كعقد للحماية القانونية لكلا الطرفين.

يجب عدم الخلط بين اقتراح المشروع وطلب تقديم العروض (RFP) ، والذي يتم إرساله من قبل شركة أو وكالة حكومية إلى العديد من الشركات الاستشارية من أجل الحصول على الحد الأقصى من العروض وخيارات التسعير الخاصة بالمشروع الذي قاموا به بالفعل محددة داخليا.

من ناحية أخرى ، يتم إنشاء مقترح المشروع كجزء من عملية بيع استشارية ويمكن أن يفيد العميل حتى إذا لم يمضي قدمًا في العمل بسبب انهيار المشروع المفيد.

أنواع مقترحات المشاريع

هناك العديد من الأنواع المختلفة لمقترحات المشاريع ، من أطوال مختلفة إلى هياكل الرسوم.

طول المشروع:

• مشروع قصير لمرة واحدة

• أطول ، مشروع مرحلي

• التوكيل أو المشروع الجاري

• اكتشاف مدفوع أو مشروع تدقيق

نوع الدفع:

• سعر موحد

• كل ساعة مع الساعات المقدرة

• كل ساعة مع نطاق ساعة الحد الأدنى والأقصى

• سعر موحد هجين وكل ساعة (شائع في التصميم الداخلي وتخطيط الأحداث والمجالات الأخرى ذات التكاليف الصعبة والتكاليف بالساعة)

الصناعات:

• تصميم الموقع

• تصميم غرافيك

• العمارة والهندسة

• خدمات البناء والممتلكات

• التأجير التجاري

• تصميم داخلي

• تقديم الطعام

• تخطيط لحدث

• اشتراكات البرمجيات

• محاسبة

• التنظيم الإداري

• إدارة الرواتب والموارد البشرية

• تسويق

• بحث وتحليل السوق

• تطوير البرمجيات

• تطوير المنتج

أنواع الالتماس:

• تم إرسال المقترحات استجابة لطلب تقديم العروض

• تم إرسال المقترحات غير المرغوب فيها بدون طلب تقديم عروض مسبق

ما يجب تضمينه في اقتراح المشروع

سيتضمن اقتراح المشروع الناجح كل أو معظم هذه الأقسام المهمة. يمكنك مزجها ومطابقتها لصياغة مخطط اقتراح المشروع المثالي.

صفحة الغلاف

صفحة الغلاف هي أسهل صفحة للكتابة.

عادة ما تتضمن:

• اسم شركتك

• اسم العميل أو اسم المشروع

• التاريخ

• صورة أو تصميم رسومي

قد تختار أيضًا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك على صفحة الغلاف ، ولكن هذا عادةً ما يكون محجوزًا لصفحة "نبذة عنا" أو صفحة اتصال مخصصة.

ملخص تنفيذي أو خطاب

الملخص التنفيذي هو المكان الذي تقدم فيه نظرة عامة على منهجيتك والمشروع المقترح. اعتبرها خطوة المصعد. أطلق النار لكتابة ما يقرب من 75-200 كلمة.

ستتم كتابة العديد من الأجزاء الأخرى من الاقتراح كنقاط نقطية أو عبارات قصيرة جدًا ، لذا استخدم هذا القسم لرسم الصورة الكاملة للمشروع بالفعل باستخدام لغة على العلامة التجارية.

الأهداف أو الغايات

يمكنك تضمين أهداف المشروع وأهداف العميل في الملخص التنفيذي أو في ملخص المشروع أو في قسم مخصص لهذا الغرض فقط.

يمكنك كتابة 75-150 كلمة تصف الأهداف ، أو استخدام قائمة نقطية من 3-8 أهداف.

يقترب

يمكن أن يحتوي قسم النهج على العديد من الأسماء المختلفة ، مثل "الحل" أو "المنهجية". في هذا القسم ، أنت تصف الاستراتيجية الكامنة وراء نهجك. إنه يمهد الطريق لتفاصيل المشروع والميزانية التي يجب اتباعها.

هذا مهم بشكل خاص عند كسب عملاء جدد ليسوا على دراية بما يميز عملك عن المنافسة.

قد تستخدم شركة تقديم الطعام صفحة الاقتراح هذه للتحدث عن نوع الخبرة أو جودة الطعام الذي تقدمه.

وفي الوقت نفسه ، قد تتضمن شركة التسويق روح علامتها التجارية أو معتقداتها الأساسية هنا.

ملخص المشروع والتسليمات

بينما يدور القسم السابق حول الإستراتيجية ، فإن هذا القسم يدور حول التفاصيل. وضح بالضبط ما ستفعله للعميل.

إليك ما يمكنك تضمينه في ملخص المشروع:

• وصف سريع للمشروع

• قائمة بتسليمات المشروع

• وصف لمراحل المشروع مع النواتج الخاصة بها

• مخطط زمني أو خارطة طريق للمشروع

• عملية إدارة مشروعك

• برنامج التعاون أو الاتصال الذي تخطط لاستخدامه

• معالم قابلة للقياس أو محددة في المشروع

• وصف لفريق المشروع والموهبة المتضمنة

عن الشركة

يمكنك كتابة صفحة About Us أو صفحة فريقنا أو كليهما. يجب أن تتضمن صفحة "نبذة عنا" وصفًا لما تفعله شركتك والجمهور المستهدف والنتائج التي تقدمها. ستعرض صفحة فريقنا سيرًا لأشخاص مهمين في فريقك.

التسعير

تحتاج إلى توضيح تكاليف المشروع. اعتمادًا على طبيعة عملك ، قد تعرض إجمالي سعر المشروع الثابت ، أو أجر الساعة جنبًا إلى جنب مع عدد الساعات المقدرة ، أو مجموعة متنوعة من خيارات الحزمة للعميل للاختيار من بينها.

الأحكام والشروط

المتابعة التالية: الشروط والأحكام. عند استخدام برنامج إدارة عروض مع التوقيعات الإلكترونية ، يمكن أن يعمل اقتراحك كعقد ملزم. قم بتضمين اتفاقية الخدمة الرئيسية الخاصة بك واسمح لملخص المشروع ليكون بمثابة بيان العمل.

الدليل الاجتماعي والعينات

سيحتاج العملاء المحتملون إلى بعض الطمأنينة لمساعدتهم على الوثوق بعملك.

ضع في اعتبارك تضمين:

• الشهادات - التوصيات

• المراجعات

• متوسطات التصنيف بالنجوم

• قطع المحفظة

• اعمال سهلة

• دراسات حالة مصغرة

كيف تكتب اقتراح مشروع

هل أنت جاهز لطرح مشروع جديد؟ إليك عملية خطوة بخطوة لإنشاء اقتراح مشروع ناجح.

1. اكتشف احتياجات العميل

تتمثل الخطوة الأولى في فهم التحديات والأهداف الحالية للعميل. كجزء من عملية الاكتشاف ، يمكنك إجراء مكالمة مبيعات واحدة أو عدة مكالمات.

تفرض بعض الشركات رسومًا مقابل عملية اكتشاف أو تدقيق أطول ، وتستخدم عرضًا لبيع تلك الخدمة التمهيدية. سيقومون لاحقًا ببيع هذا العميل في مشروع بناءً على النتائج التي توصلوا إليها من خلال اقتراح مخصص. ومع ذلك ، تجري معظم الشركات عملية الاكتشاف مجانًا ثم تقدم توصيات المشروع في اقتراحها الأول .

2. تحديد مشكلتهم الأساسية وأهدافهم

بعد ذلك ، سترغب في تقطير كل ما شاركه العميل معك. قد تستغرق بعض الوقت لجمع ملاحظاتك ، والتحدث عنها مع زميل ، ثم تحديد الأهداف الأكثر أهمية. أهداف المشروع هذه ستوجه جميع القرارات الأخرى.

3. تحديد أفضل نهج لخدمتهم

حان الوقت الآن لتحديد الطريقة أو النهج الذي سيؤدي إلى نجاح المشروع. إذا كانت لديك عملية مشروع مقولبة وتخدم عملاء متشابهين دائمًا ، فيمكنك تقديم الحل المعتاد.

ولكن إذا كنت تقدم عملًا مخصصًا فريدًا لكل عميل ، فستحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن النهج. على سبيل المثال ، قد يقرر مخطط الأحداث تقديم خدمات تسويق الأحداث والتسجيل والإعداد والتفصيل إذا لم يكن لدى العميل أي موارد داخلية ، ولكن قد يقدم فقط الإعداد والتفصيل إذا كان العميل لديه تسويق داخلي و متخصصي التذاكر.

4. قسّم المشروع إلى مخرجات وجداول زمنية وما إلى ذلك.

الآن بعد أن أجريت بحثك وقررت ما ستقدمه للعميل ، فقد حان الوقت لكسر المشروع.

تحديد تكاليف المشروع أو خيارات التسعير ، وتقسيم العمل إلى مراحل ، وتوضيح النتائج. يمكنك تدوين ذلك على قطعة من الورق أو العمل مباشرة داخل قالب اقتراح.

5. أضف جميع الأقسام والتفاصيل اللازمة إلى اقتراحك

اكتب اقتراحك وتأكد من أنك غطيت جميع القواعد. تجدر الإشارة إلى أن فترة أطول ليست بالضرورة أفضل. من خلال تحليلنا لمليون اقتراح ، وجدنا أن المقترحات الفائزة تتكون من 7 أقسام و 11 صفحة في المتوسط.

هيكل الاقتراح الأكثر شيوعًا هو:

1. صفحة الغلاف

2. ملخص تنفيذي

3. نهج أو حل

4. عن الشركة

5. الإنجازات

6. التسعير

7. الأحكام والشروط

ضع في اعتبارك أنه يمكنك تغيير وإعادة تسمية هذه الأقسام لتتناسب مع خدماتك وصوت علامتك التجارية الفريدة.

6. إرسال الاقتراح إلى العميل (مع التوقيعات الإلكترونية)

حان الوقت الآن لإرسال الاقتراح. يمكنك توفير الوقت وتقليل احتياجات البرامج الخاصة بك باستخدام برنامج واحد لكل من العروض والعقود . فقط تأكد من تضمين البنود والشروط الخاصة بك.

المقترحات ذات التوقيعات الإلكترونية المعينة لكل من المرسل والمتلقي لديها معدل إغلاق أعلى بنسبة 426٪. وإذا وقّعت على الاقتراح أولاً (قبل أن يفتحه العميل) ، فسوف تزيد فرصك في الإغلاق بنسبة 36.8٪ أخرى.

7. التعامل مع طلبات التغيير على الفور

كن على استعداد لإجراء تغييرات حسب طلبات العميل ، سواء كانوا يرغبون في تغيير نطاق المشروع أو تعديل اللغة التعاقدية بسبب فريقهم القانوني الانتقائي.

أن يُطلب منك مراجعة الاقتراح ليس بالضرورة أمرًا سيئًا. في الواقع ، من المرجح أن يتم إغلاق المقترحات التي تمت مراجعتها مرتين.

5 أمثلة لمقترحات لمشروع

هل تحتاج إلى بعض الإلهام؟ تقدم مقترحات المشاريع هذه أمثلة على ما يجب تضمينه بالضبط في عرضك التقديمي التالي.

1. مشروع طباعة مع عناصر اختيارية

يقدم اقتراح الطباعة هذا مثالًا ممتازًا على كيفية توصيل أسعارك بوضوح وتقديم خيارات تفاعلية. عندما قمنا بتحليل مليون عرض تم إرساله من خلال منصتنا ، وجدنا أن المقترحات التي تحتوي على جداول رسوم لها معدل إغلاق أعلى بنسبة 35.8٪ من تلك التي لا تحتوي على مقترحات ذات كميات قابلة للتحرير بنسبة إغلاق أعلى بنسبة 18.5٪.

يمكنك استخدام نموذج الاقتراح هذا مع الإصدار التجريبي المجاني من Proposify وتخصيصه بسهولة لعروض عملك الفريدة.

يتضمن نموذج اقتراح المشروع هذا الأقسام التالية:

• أهداف

• معلومات عنا

• فريقنا

• خدماتنا

• عينة العمل

• الشهادات - التوصيات

• الحزم

• استثمارك

• تسجيل خروج

2. اقتراح التسويق مع الجدول الزمني للمشروع

يعد الجدول الزمني للمشروع جزءًا مهمًا من أي مقترح مشروع. يقدم نموذج اقتراح التسويق هذا مثالاً رائعًا على كيفية مشاركة هذا الجدول الزمني بتنسيق بسيط.

قسّم مشروعك إلى خطوات مميزة حتى يعرف العميل بالضبط ما يمكن توقعه.

يتضمن نموذج الاقتراح هذا الأقسام التالية:

• نظرة عامة والأهداف

• نطاق الخدمات

• الإطار الزمني

• استثمارك

• لماذا نحن؟

• فريقنا

• دراسة الحالة

• عقد

• التوقيع

3. مشروع محاسبة مع أهداف ودفعات العمل

مثالنا التالي هو اقتراح المحاسبة.

يبرز هذا الاقتراح لأنه يتضمن أهداف العميل في قسم ملخص المشروع. هل ترى تلك النقاط القصيرة والرائعة؟ إنها بمثابة طريقة ذكية لإعلام العميل بأنك تفهم أهدافه وستكون قادرًا على إرضائها.

يتضمن هذا الاقتراح أيضًا تقسيمًا للعمل الذي تم تصنيفه إلى أربع مجموعات أو مجموعات مختلفة: بدء تشغيل QuickBooks ، وترحيل البيانات ، وبناء بيانات QuickBooks ، بشكل عام (طوال المشروع). يمكنك استخدام هذا المثال عند تقسيم المشروع إلى مراحل أو خدمات مختلفة.

قم بالوصول إلى قالب اقتراح المحاسبة هذا من خلال اشتراك مدفوع أو نسخة تجريبية مجانية من Proposify.

يتضمن النموذج الأقسام التالية:

• صفحة الغلاف

• رسالة

• معلومات عنا

• فريق

• ملخص المشروع

• اقتراح العمل

• التسعير

• الخطوات التالية

• اتصال

4. مشروع البناء مع ملخص المشروع والاستثناءات

هل تحتاج إلى تضمين الاستبعادات في مقترحاتك؟ إذا كان نوع العمل الذي تقدمه متوقفًا على مقدمي خدمة آخرين أو قابل للتعقيدات ، فقد ترغب في البدء في إضافة استثناءات. يمكن أن يساعد ذلك في حماية عملك من العديد من المخاطر المرتبطة بالارتباك في نطاق المشروع أو التوقعات غير المتوافقة.

يقدم نموذج اقتراح البناء هذا ، المتاح داخل Proposify ، مثالاً ممتازًا لقسم الاستبعاد ، الذي يتبع ما تم تضمينه في المشروع.

يتضمن نموذج اقتراح المشروع الأقسام التالية:

• غطاء الرسالة

• معلومات عنا

• التق بفريقنا

• الشهادات - التوصيات

• المشاريع السابقة

• ملخص المشروع

• الجدول الزمنى للمشروع

• تسجيل خروج

5. مشروع إدارة الحدث مع تقديرات العمل بالساعة

يعد تخطيط الأحداث أمرًا معقدًا - وهذا هو بالضبط سبب تقديم صناعة الأحداث كمثال رائع لكيفية فرض رسوم على كل من العمل بالساعة والتكاليف الثابتة في نفس الوقت.

يمكنك الوصول إلى نموذج اقتراح تخطيط الحدث هذا من خلال حساب Proposify الخاص بك (تحقق من ذلك باستخدام نسخة تجريبية مجانية).

في قسم الميزانية ، يبدأ الاقتراح بجدول الرسوم بما في ذلك جميع تكاليف الساعة .

يحتوي مقترح المشروع هذا أيضًا على جدول رسوم ثانٍ لتقدير التكاليف الصعبة ، مثل تقديم الطعام والتصوير الفوتوغرافي ، ثم يتم إضافة تكاليف الساعة والتكاليف الصعبة لإجمالي المشروع بالكامل.

يتضمن هذا النموذج الأقسام التالية:

• مقدمة

• من نحن

• فريق

• فهمنا لاحتياجاتك

• خدماتنا

• ميزانية

• عقد

• التوقيع

نصائح لكتابة مقترح المشروع

كتابة اقتراح رائع يتطلب الكثير من العمل.

فيما يلي بعض أفضل ممارسات اقتراح المشروع التي ستساعدك على توفير الوقت والحصول على نتائج أفضل:

1. قم بإنشاء قوالب لخدمات أو مشاريع أو عملاء مختلفين. كلما قمت بإرسال اقتراح بشكل أسرع ، زادت احتمالية إغلاقه. حاول إنشاء عدد قليل من القوالب المختلفة لتسهيل إنشاء اقتراح جديد بناءً على احتياجات العملاء الفريدة. وبالطبع ، يمكنك دائمًا تسريع العملية بالبدء بأحد قوالبنا.

2. احصل على رأي العميل في خطتك قبل تحويلها إلى اقتراح. حاول طرح فكرة مشروعك على العميل في نهاية مكالمة المبيعات. تحقق لمعرفة رد فعلهم. إذا أحبوا ما اقترحته ، فحوله إلى اقتراحك. إذا لم يكن كذلك ، اسأل عما يدور في خلدهم. بهذه الطريقة ، ستنشئ اقتراحًا من المرجح أن يتم إغلاقه.

3. اسأل العميل عما يريد أن يتضمنه الاقتراح. إذا أعطاك عميلك RFP مفصلًا ، فستعرف بالضبط ما يجب تضمينه في اقتراحك. إذا لم يكن كذلك ، فلا تخف من السؤال. خاصة عند العمل مع الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية ، يجب أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية الخاصة بك قادرة على مشاركة ما يتوقع جميع أصحاب المصلحة رؤيته في خطة المشروع.

4. تقديم خيارات تسعير ديناميكية. المقترحات التي تحتوي على كل من الصفوف الاختيارية والكميات القابلة للتعديل لها معدل إغلاق أعلى بنسبة 20.2٪. ضع في اعتبارك الإضافات والخيارات التي من شأنها تلبية احتياجات صانعي القرار أثناء تخصيص نطاق المشروع وإتقانه. يجب أن يكون العملاء قادرين على تحديد الخيارات مباشرة في اقتراح العمل لإنشاء إجمالي دقيق للمشروع في الوقت الفعلي ثم التوقيع عليه.

5. قم بتضمين محتوى الوسائط المتعددة في اقتراحك. يجب ألا يكون محتوى الاقتراح مكتوبًا فقط. ارفق كتاباتك مع السحراء ومقاطع الفيديو لمساعدتهم على تصور المشروع. تزداد احتمالية إغلاق الاقتراحات التي تحتوي على صور بنسبة 72٪ بينما تزداد احتمالية إغلاق العروض التي تتضمن مقاطع فيديو بنسبة 41٪. حاول تضمين صور لفريقك وعملك السابق ورسوم توضيحية للعملية أو عائد الاستثمار النموذجي.

6. كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة وأتمتة. تزداد احتمالية إغلاق المقترحات التي تحتوي على بريد إلكتروني واحد للمتابعة الآلية بنسبة 35٪. إذا كنت تستخدم Proposify ، فيمكنك بسهولة تشغيل عمليات المتابعة الآلية لكل اقتراح. يمكنك استخدام قوالب البريد الإلكتروني للمتابعة ، أو إنشاء قوالب خاصة بك لأنواع مختلفة من العملاء أو المشاريع.

الخطوات التالية: اكتب اقتراح المشروع الخاص بك

يجب أن يتضمن اقتراح المشروع الممتاز خارطة طريق المشروع ، والمعالم ، والميزانية ، وأي معلومات تكميلية من شأنها أن تساعد العميل حقًا على فهم قيمة المشروع وتأمين الشراء.

لزيادة احتمالية إغلاق أي اقتراح ، تأكد من تضمين محتوى الوسائط المتعددة وخيارات التسعير والتوقيعات الإلكترونية.

يمكن لقوالب اقتراح Proposify والمتابعات الآلية وعرض التحليلات أن تأخذ عرضك الختامي إلى مستوى جديد تمامًا. احجز عرضًا اليوم.