7 خطوات سهلة لإعداد نظام هاتف VoIP في المنزل أو المكتب

المزيد والمزيد من الشركات تفكر في التحول إلى VoIP.
تعتبر الفواتير الشهرية الأرخص والميزات الأكثر تقدمًا جذابة ، لكن بعض الشركات لا تزال مترددة في المتابعة.
يعتقدون أن تكاليف الأجهزة باهظة الثمن ، أو أن إعداد كل شيء سيكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً وصعبة.
ولكن إذا قمت بالتحضير واختيار المزود المناسب ، يمكن أن يكون انتقالك إلى نظام الهاتف السحابي سلسًا.
سنوضح لك بالضبط كيفية إعداد VoIP لعملك ، وخفض التكاليف الأولية ، وتحقيق أقصى استفادة من نظام الهاتف الجديد VoIP.
تعرف على كيفية إعداد نظام هاتف VoIP خطوة بخطوة.

1. اختبر شبكتك واتصالك بالإنترنت
2. استثمر في أجهزة VoIP المناسبة
3. ابحث عن مزود VoIP بالميزات الصحيحة
4. كيفية الحصول على رقم هاتف العمل
5. قم بإعداد نظام هاتف VoIP الخاص بك
6. اختبر خطوط VoIP الجديدة الخاصة بك
7. تدريب موظفيك للحصول على أقصى استفادة من ميزات VoIP

كيف يختلف نظام هاتف VoIP؟

قبل أن ننتقل إلى التفاصيل ، نحتاج إلى تحديد ما يميز هاتف بروتوكول الصوت عبر الإنترنت ( VoIP ) عن الهاتف التناظري.
يتصل الهاتف التناظري مباشرة بشبكة الهاتف العامة (PSTN) من خلال خطوط أرضية مخصصة. يتم تسهيل المكالمات الهاتفية بواسطة شركة الهاتف المحلية ، وتتطلب فعليًا اتصالاً مباشرًا بمقبس الهاتف.

تتصل هواتف IP بشبكة الهاتف عبر مزود VoIP عبر الإنترنت . يحول الصوت إلى حزم بيانات وينقلها باستخدام بروتوكول الإنترنت (IP). يقوم مركز بيانات الموفر بعد ذلك بتحويل الإشارات إلى إشارات تناظرية ونقلها عبر الشبكة الهاتفية العمومية التبديلية (PSTN).
نظرًا لأن هواتف SIP لا تحتاج إلى خطوط أرضية مخصصة ، فمن الأسهل توسيع نطاق مكتب باستخدام VoIP. مع نظام الهاتف التقليدي ، لمشاركة خدمة الهاتف مع عدة موظفين ، يلزم تبادل فرع خاص محلي ( PBX ).

الآن بعد أن عرفت ما هو VoIP ، دعنا نناقش كيف يمكنك البدء في إعداد نظام هاتف VoIP. إذا كنت تتعلم بشكل أفضل من خلال.

1) اختبر اتصالك بالشبكة والإنترنت

قد تكون قلقًا بشأن مقدار النطاق الترددي الذي يستخدمه VoIP ، ولكن القاعدة العامة هي تحميل وتنزيل 100 كيلوبت في الثانية لكل سطر.
يقدم معظم مزودي خدمة الإنترنت الآن سرعات جيجابت مع خطط أعمالهم. لذا من المحتمل أن يكون اتصالك الحالي سريعًا بدرجة كافية لنظام هاتف VoIP. أحد التحذيرات هو أن بعض الاتصالات المنزلية لديها سرعات تحميل أبطأ بكثير ، مثل بعض اتصالات DSL.
بالإضافة إلى السرعة ، غالبًا ما تتعلق المشكلات التي تؤثر على جودة مكالمات VoIP بعدم استقرار الاتصال. يُعد الارتعاش وفقدان الحزمة مقياسين يجب فحصهما. يفضل الاتصال السلكي بالإنترنت ، مثل الألياف أو الكابل. الميكروويف والخيارات الأخرى غير مستقرة للغاية.
كما يمكن أن تصبح أجهزة الشبكة الخاصة بك بمثابة عنق زجاجة. إذا لم يتمكن جهاز التوجيه أو الشبكة من التعامل مع ذروة حركة المرور ، فقد تواجه مشكلات صوتية متقطعة أو مشكلات أخرى مثل المكالمات التي تم إسقاطها. تعمل شبكة Wi-Fi بشكل جيد في معظم الحالات ، ولكن الاتصال السلكي أفضل دائمًا.
قم بإجراء اختبار سرعة VoIP للتأكيد على اختبار شبكتك وتحديد المشكلات المحتملة. ستعطيك النتائج فكرة جيدة عما إذا كان يمكن لاتصالك التعامل مع تثبيت VoIP أم لا.
يمكنك أيضًا استكشاف تكوين جودة الخدمة (QoS) لتحديد أولويات حزم وبيانات VoIP. بهذه الطريقة ، يتم وضع حركة مرور الصوت فوق حركة المرور مثل YouTube أو Netflix ، مما يضمن تقليل زمن الوصول وفقدان الحزمة.

2) استثمر في أجهزة VoIP المناسبة

إذا كان لديك بالفعل مزود VoIP ، فإن الخطوة التالية في إعداد VoIP هي الاستثمار في أجهزة VoIP. نظرًا لأن VoIP أصبح معيارًا للشركات خلال السنوات القليلة الماضية ، فهناك الكثير من الخيارات المتطورة. شاهد الفيديو أدناه للحصول على تحليل سريع لأنواع المعدات التي ستحتاجها لتشغيل نظام VoIP وتشغيله.

إذا كنت تريد أن تبدو مكالماتك الهاتفية رائعة ، فعليك الاستثمار في هاتف مكتب VoIP متطور مثل Polycom VVX601. تتوفر أيضًا خيارات أقل تكلفة لكلا الهاتفين المكتبيين إذا كان كل ما تحتاجه هو إجراء مكالمات هاتفية واستقبالها.
تعد سماعات VoIP رائعة لتكملة هاتف العمل الخاص بك حتى تتمكن من التجول أثناء المكالمات. سيتاح للوكلاء أيديهم للبحث عن معلومات العملاء أو الدردشة مع فريقهم أو إضافة ملاحظات إلى CRM.

هل تريد الاحتفاظ بهواتفك المكتبية القديمة؟ استخدم محول VoIP

إذا كنت ترغب في استخدام معدات هاتف المكتب الموجودة لديك ، فلا يزال بإمكانك استخدامها مع VoIP. باستخدام محول الهاتف التناظري (ATA) ، يمكنك التبديل إلى VoIP والاحتفاظ بجميع الهواتف التناظرية. يعمل مهايئ VoIP بين الهواتف وشبكتك ، ويقوم برقمنة الإشارات التناظرية.
نظرًا لعدم قيامك بتغيير أي معدات ، فإن جميع الموظفين يعرفون بالفعل كيفية تشغيل الهواتف. لن تحتاج إلى تدريب موظفيك.

تقليل تكاليف الأجهزة مع الهواتف الذكية

هناك طريقة أخرى لخفض التكاليف وهي التفكير في استخدام تطبيق هاتف العمل بدلاً من الهاتف المكتبي. تُعرف هذه التطبيقات أيضًا باسم softphones. يمكنك تنزيل softphone على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي الخاص بك.
نظرًا لأن VoIP يستخدم الإنترنت ، فلن تحتاج إلى أجهزة مخصصة. بهذه الطريقة ، يمكنك تخطي بعض خطوات تثبيت هاتف المكتب .
الهاتف الرقمي هو جزء من برنامج أو تطبيق جوال يتيح لك تلقي مكالمات هاتفية وإجرائها. إنه يعمل مثل الهاتف العادي للتعامل مع المكالمات الهاتفية. باستخدام خدمة VoIP ، يمكنك طلب أرقام على أي هاتف أو شبكة هاتف محمول.
مع تطبيق Nextiva لسطح المكتب ، كل ما تحتاجه للتعامل مع المكالمات بكفاءة هو سماعة رأس USB أو Bluetooth عالية الجودة. إذا كنت تستخدم الكمبيوتر المحمول ، فلديك بالفعل ميكروفون ومكبرات صوت جاهزة للمكالمات الهاتفية الفورية. تطبيق Nextiva متاح أيضًا لأي جهاز يعمل بنظام Android أو iOS حتى يتمكن فريقك من التعامل مع مكالمات العمل على هواتفهم المحمولة.

3) ابحث عن مزود VoIP بالميزات الصحيحة

لا يعني التبديل إلى VoIP أنه يمكنك فقط استبدال خطك الأرضي. إنها أيضًا فرصة لنقل اتصالات عملك إلى القرن الحادي والعشرين ، دون أي تكلفة إضافية.
في أواخر عام 2019 ، قمنا باستطلاع آراء أكثر من 1000 متخصص حول الاتصالات التجارية واستخدمنا الرؤى لإنشاء تقرير حالة اتصالات الأعمال لعام 2020 . كانت إحدى الأفكار الرئيسية هي أن أكثر من شركة واحدة من كل ثلاث شركات فقدت العملاء بسبب أخطاء الاتصال الداخلية.
سيساعدك مزود VoIP المناسب في التغلب على مثل هذه المشكلات. ستحصل شركتك على الميزات التي تحتاجها للتخلص من الصوامع وإنشاء اتصالات فعالة بين الأقسام.
يمكنك الحصول على CRM وتحليلات المكالمات والاتصالات الموحدة ، وليس فقط خدمة الهاتف. لذلك قبل أن تحدد اختيارك ، تأكد من أن المزود لديه الميزات الصحيحة التي يحتاجها عملك.
المدرجة أدناه هي بعض ميزات VoIP التي تحصل عليها مع Nextiva:

• توجيه المكالمات المتقدم : قم بتوجيه المكالمات الواردة إلى الوكلاء المتاحين في عملك باستخدام سياسات مرنة.
• الرد التلقائي : رحب بالمكالمات الواردة برسالة مسجلة وخيارات للمساعدة في توجيههم إلى القسم الصحيح.
• تحليلات المكالمات : الوصول إلى التقارير التفصيلية التي تظهر أداء الوكيل الفردي ومركز الاتصال.
• Call Pop : عرض المعلومات ذات الصلة بالمتصلين تلقائيًا عند الرد على المكالمات الواردة.
• CRM المدمج : دعم عملائك وتجهيز فرق المبيعات الخاصة بك بنظرة واحدة للعميل.
• IVR : تستخدم الاستجابة الصوتية التفاعلية التعرف على الكلام لمساعدة العملاء في الوصول إلى القسم المناسب وحل المشكلات البسيطة.
• البريد الصوتي إلى نص : تحسين كفاءة الرد على البريد الصوتي من خلال استقبالهم عبر الرسائل القصيرة.
• مكالمات دولية منخفضة التكلفة : تبدأ أسعار مكالمات Nextiva الدولية من 0.01 دولار في الدقيقة.

بالنسبة للمؤسسات ، نقدم أيضًا اتصالات موحدة وميزات أكثر تقدمًا مثل تشفير المكالمات. على وجه الخصوص ، تحتوي شبكة Nextiva على العديد من مراكز البيانات الزائدة التي تمنح مؤسستك الموثوقية العالية والأداء الذي تحتاجه للتوسع.

4) كيفية الحصول على رقم هاتف العمل

اعتمادًا على مزود VoIP الخاص بك ، يمكن تضمين رقم هاتف محلي في أي خطة VoIP تختارها. هذا هو الحال مع Nextiva.
لديك عدة طرق للحصول على رقم هاتف لعملك. إذا كان لديك واحد بالفعل ، فيمكنك نقله. بخلاف ذلك ، يمكنك تحديد رقم محلي متاح أو اختيار رقم مجاني.

أنواع مختلفة من أرقام الهواتف:

• أرقام الهواتف المحلية: رقم هاتف المنطقة المحلية مثالي للشركات الصغيرة والشركات التي لديها منطقة سوق محدودة. عادةً ما تكون الأرقام المحلية مجانية ولكن يمكن أن تكلف ما يصل إلى 10 دولارات شهريًا.
• أرقام الهواتف المجانية: الرقم المجاني هو 800 رقم غير مرتبط بالموقع ، ويمكن أن يبدو أكثر احترافًا وجديرًا بالثقة لعملائك. لن يضطر عملاؤك إلى الدفع عند الاتصال بخطوط الدعم الخاصة بك. عادةً ما يكلف الرقم المجاني حوالي 10 دولارات شهريًا.
• الأرقام المميزة: عادةً ما تكون الأرقام المميزة عبارة عن أرقام مجانية لا تُنسى وتوضح كلمات محددة ، على سبيل المثال ، 1-800-FLOWERS. عادة ما تكلف هذه الأرقام ما بين 10-50 دولارًا في الشهر. لتأمين رقم يمكن التعرف عليه ، قد تحتاج أيضًا إلى شراء الرقم من بائع تابع لجهة خارجية.

يوفر Nextiva أرقام هواتف الأعمال المحلية لجميع الولايات الأمريكية ، كما يقدم أرقام هواتف افتراضية ومجانية.
الموضوعات ذات الصلة: كيف أحصل على رقم هاتف العمل؟
إذا كنت لا تريد رقمًا جديدًا ، فإن Nextiva توفر إمكانية النقل مجانًا حتى تتمكن من الاحتفاظ بأرقام هاتفك الحالية دون أي تكلفة إضافية.

احتفظ برقم عملك الحالي مع النقل

نقل الأرقام هو كيفية نقل أرقام الهواتف من مزود الخدمة الحالي إلى مزود الخدمة الجديد. نتعامل مع نقل الأرقام مجانًا لجميع عملاء Nextiva.
لتحويل أي رقم إلى Nextiva ، اتبع الخطوات الثلاث البسيطة أدناه.

1. اختر خطة هاتف عملك. اختر الخطة التي تناسب عملك مع ميزات قوية.
2. طلب أرقام مؤقتة. أخبرنا أنك بحاجة إلى أرقام مؤقتة ، وسنجهزها في اليوم الأول. يمكنك إعداد إعادة توجيه المكالمات مع المزود القديم ، والبدء في استخدام Nextiva على الفور.
3. أكمل خطاب التوكيل (LOA). قدم جميع التفاصيل اللازمة حتى يتمكن موظفونا من التعامل مع عملية النقل مع المزود القديم.

بعد إكمال هذه العملية ، يتولى فريقنا عملية النقل في غضون 10 إلى 20 يوم عمل. سنبقيك على علم بوضعه ، لذا فإن التبديل إلى VoIP سهل وسلس.

5) قم بإعداد نظام هاتف VoIP

بمجرد أن يكون لديك مزود وأجهزة ، فقد حان الوقت لإكمال الإعداد في مكتبك. تعتمد الخطوات المحددة على الأجهزة وعدد الموظفين.

نبيع فقط الهواتف والأجهزة المحمولة الجاهزة للتوصيل والتشغيل. فيما يلي ، نحدد العملية البسيطة المتمثلة في تشغيل VoIP وتشغيله معنا. إذا كنت تستخدم موفرين آخرين أو تشتري هواتف من جهة خارجية ، فقد تتطلب العملية خطوات إضافية.

كيفية إعداد الهواتف المكتبية والهواتف التي تعمل بتقنية VoIP

تعتمد الخطوات الضرورية على الطراز الذي اشتريته وإعداد شبكتك. مع وجود مفتاح شبكة قياسي في مكانه ، تكون عملية الإعداد بسيطة. إذا كان لديك Power over Ethernet (PoE) ، فسيتم نقل الإشارة الكهربائية في سلك واحد - مما يوفر عليك الحاجة إلى محول تيار متردد.

هواتف مكتبية أو أجهزة VoIP بدون PoE:

• قم بتوصيل محول التيار المتردد بالمأخذ ، ثم قم بتوصيله بالهاتف أو بقاعدة الهاتف.
• قم بتوصيل هاتف IP بالمحول أو جهاز التوجيه باستخدام كابل CAT5e أو CAT6.
• انتظر حتى تتم تهيئة الهاتف ، ثم تحقق من نغمة الاتصال.

إذا كان لديك جهاز توجيه يدعم Power over Ethernet (PoE) ، فإن العملية مختلفة قليلاً ولكنها أسرع.

الهواتف المكتبية VoIP إلى أجهزة التوجيه التي تدعم PoE:

• قم بتوصيل الهواتف بالمحول أو جهاز التوجيه الذي يدعم PoE باستخدام كبلات Ethernet. ابق ضمن الطول الأقصى الموصى به للكابلات المزدوجة الملتوية البالغ 328 قدمًا.
• بمجرد الاتصال ، يجب أن يتم تشغيل الهاتف. يجب أن يقوم تلقائيًا بإنشاء اتصال بمزود خدمة VoIP الخاص بك.

كيفية إعداد سماعات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

لا توفر جميع سماعات الرأس ميزة الإجابة بلمسة واحدة. لاستخدامها ، تحتاج إلى سماعة رأس حديثة مع تمكين بلمسة واحدة وتوصيلها بكابلات تبديل الخطاف الإلكتروني (EHS).

سماعات وهواتف VoIP اللاسلكية التي تدعم كبلات EHS:

1. قم بتوصيل محول التيار المتردد بأقرب منفذ ، والوحدة الأساسية لسماعة الرأس.
2. قم بتوصيل كبل EHS في الوحدة الأساسية لسماعة الرأس.
3. قم بتوصيل الطرف الآخر بهاتف المكتب بمنفذ شبكة سماعة الرأس ومنفذ EHS. لمزيد من التعليمات التفصيلية ، اتبع دليل إرشادات البيئة والصحة والسلامة.
4. ضع سماعة الرأس واضغط على زر التحكم بالمكالمة للتحقق من الاتصال.

بالنسبة لسماعات الرأس السلكية التي تستخدم مقبس هاتف عادي ، تكون العملية أكثر وضوحًا.

سماعات الرأس والهواتف المكتبية المزودة بمقابس / منافذ سماعة الرأس:

1. قم بتوصيل مقبس كبل سماعة الرأس بمنفذ سماعة الرأس المحدد بكابل توصيل مباشر. تقوم العديد من الطرز بتمييز منفذ سماعة الرأس برمز صغير على اليسار.
2. ضع سماعة الرأس واضغط على زر التحكم بالمكالمة للتحقق من نغمة الاتصال.
3. قم بإجراء مكالمة اختبار لتأكيد مستوى الصوت وجودة المكالمة. إذا كان مستوى صوت سماعة الرأس منخفضًا ، فقد تحتاج إلى مكبر صوت.

6) اختبر خطوط VoIP الجديدة

إذا فعلت كل شيء بشكل صحيح ، وكان لديك اتصال سريع ، فلن تواجهك أية مشكلات. فمن الأفضل أن يكون آمنا من آسف.
الأشياء التي يجب الانتباه إليها عند إجراء المكالمات:

• جودة الصوت : هل المكالمات واضحة ومتسقة؟ هل هناك أي إشارة ثابتة أو أخرى تدل على انخفاض جودة الصوت؟
• الكمون: هل هناك تأخيرات كبيرة بين قول شيء ما وبين سماعه المتلقي؟
• استقرار الاتصال: هل انقطعت أي من المكالمات مؤقتًا؟ يمكن أن تتسبب بعض إعدادات جدار الحماية في إسقاط المكالمات تمامًا بعد 11 دقيقة ، لذا فإن الأمر يستحق الاختبار لمدة 15-30 دقيقة على الأقل.

يجب عليك أيضًا محاولة اختبار خطوطك عندما يكون هناك الكثير من أنشطة الشبكة الأخرى. يمكن أن يؤدي ازدحام الشبكة إلى مجموعة متنوعة من مشكلات الخط ، بدءًا من إسقاط المكالمات إلى الصوت المتقطع وغير ذلك الكثير.
نصيحة للمحترفين: يُفضل دائمًا الاتصال السلكي المباشر على استخدام Wi-Fi. لتقليل زمن الوصول ومشكلات VoIP الأخرى ، انتقل إلى Ethernet بدلاً من اتصال Wi-Fi.
يمكنك أيضًا الاتصال برقم خدمة التشخيص لتأكيد معرف المتصل الخاص بك عن طريق الاتصال (800) 444-4444.
الموضوعات ذات الصلة: 10 مشكلات VoIP شائعة (+ إصلاحات سهلة)

7) تدريب موظفيك للحصول على أقصى استفادة من ميزات VoIP

بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة ، يمثل التبديل إلى VoIP المرة الأولى التي يكون فيها لديهم ميزات هاتف عمل ذات مغزى.
لا يتم تضمين ميزات الاتصال هذه عادةً في خطط الهاتف التقليدية. باستخدام Nextiva ، يمكنك دمج الهواتف مباشرةً مع CRM ، وإنشاء سياسات توجيه مخصصة ، وإعادة توجيه رسائل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ، وإعادة توجيه المكالمات ، وتسجيل المكالمات في السحابة ، وغير ذلك الكثير.
لضمان استخدام موظفيك لهذه الميزات ، يجب عليك تخصيص وقت لتدريب فريقك.
قد تعتقد أنه ليس ضروريًا. و لكنها. أجاب 63٪ من المديرين أن اعتماد التقنيات الجديدة في مكاتبهم كان بطيئًا للغاية. يرغب الموظفون في استخدام معدات الاتصالات التجارية حتى يتمكنوا من التركيز على خدمة العملاء وإنهاء المبيعات.
مع Nextiva ، لا يتعين عليك إعداد مواد التدريب أو العروض التقديمية الخاصة بك. يمكنك استخدام مكتبتنا الواسعة من مقاطع الفيديو التدريبية وأدلة المستخدم والأدلة عبر الإنترنت. إنها تجعل من السهل فهم واجهة CRM الجديدة وجميع ميزاتها.
وبالمثل ، يمكنك أيضًا الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا إذا كنت تريد بعض الإرشادات الفردية والمساعدة في أي مشكلات.

إعداد VoIP بدون مجهود مع Nextiva

أحد الأسباب التي تجعل عملائنا يحبوننا هو أنه من السهل جدًا البدء في Nextiva. لقد اختبرنا كل شيء واخترنا كتالوج الهواتف والأجهزة عالية الجودة. نحن نوفر جميع هواتفنا ، لذا كل ما عليك فعله هو توصيلها.
لا تحتاج إلى الوصول إلى الهواتف عن طريق عنوان IP الخاص بها أو العبث بالبرامج الثابتة لتخصيصها لحساب VoIP الخاص بك. بدلاً من ذلك ، تحتاج فقط إلى تخصيص الهواتف لموظفيك من واجهة ملائمة عبر الإنترنت.
تبدأ خطة VoIP الأساسية للأعمال الصغيرة الخاصة بنا من 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. إنه يحتوي على جميع الميزات التي يحتاجها العمل المتنامي للعمل. تشمل جميع خططنا مكالمات غير محدودة في الولايات المتحدة وكندا وبورتوريكو. إنه نظام الهاتف المثالي للفرق البعيدة . يعمل في المكتب والمنزل.
لقد فزنا بالعديد من الجوائز لخدمتنا المذهلة. سنساعدك في كل خطوة على الطريق. سوف يساعدونك في التثبيت ، ويحلون أي مشاكل ، ويسلطون الضوء على أكثر الميزات المفيدة لشركتك.