كيفية إعداد إدارة المصروفات بكفاءة

سيساعدك تحسين إدارة النفقات على توفير الوقت والمال. إذا كنت تخطط لتوسيع نطاق عملك أو التوسع إلى مواقع متعددة ، فإن وجود هيكل حساب جيد سيمنحك أساسًا متينًا للبناء عليه.

تحدثنا إلى باتريشيا ماك كارثي ، كبيرة مسؤولي التخطيط المالي والنمو في Juni ، والتي تشارك دليلًا تفصيليًا لإنشاء إدارة فعالة للنفقات لأعمال التجارة الرقمية الخاصة بك.

‍

إنشاء هيكل سياسة متين

يعد وضع سياسة نفقات معروفة في عملك أمرًا أساسيًا للإدارة الجيدة. ستجعل عملية موحدة بتنسيق متاح بسهولة ، مثل مستند أو صفحة ويب داخلية أو برنامج مثل Notion ، من السهل على موظفيك الالتزام بها.

في هيكل السياسة الخاص بك ، يمكنك إدراج البائعين الموصى بهم وحدود الإنفاق للنفقات مثل بدلات البدل اليومي لسفر العمل. من الضروري أيضًا توضيح ما هو مقبول وما هو غير مقبول ، على سبيل المثال ، حول السفر في الدرجة الأولى أو درجة الأعمال. يجب عليك أيضًا تضمين معلومات حول كيفية دفع الموظفين للمصروفات وكيفية تعويضها إذا لزم الأمر. مهما كان مضمونًا في سياستك ، تأكد من سهولة العثور على سياستك ومعروفة جيدًا ومفهومة.

‍

توزيع بطاقات ائتمان الشركة

يمكن أن يؤدي منح بطاقات الشركة للموظفين إلى تقليل مقدار إنفاق فرق المالية الإدارية على إدارة النفقات. عندما يستطيع الموظفون ببساطة استخدام البطاقة وتحميل الإيصالات الخاصة بهم ، فليس هناك حاجة إلى مشرف إضافي بشأن السداد أو متابعة الإيصالات أو ملء النماذج.

عادةً ما تكون بطاقات الشركة مصحوبة بالقدرة على تعيين حدود الإنفاق وتفعيل البطاقات أو إلغاء تنشيطها بسهولة ، مما يجعل الضوابط الآلية أكثر سلاسة.

مع Juni ، يمكنك إنشاء العديد من البطاقات الافتراضية بالكرونة السويدية والجنيه الإسترليني واليورو والدولار الأمريكي حسب حاجتك وتعيين عناصر تحكم لمراقبة الإنفاق على الوسائط أو تقييده أو حظره على مستوى البطاقة. سيستفيد المديرون وفريقك المالي من زيادة الرؤية والتحكم في الإنفاق. يمكنك الحصول على تمويل سريع ومرن مع Juni Capital إذا كنت بحاجة إلى زيادة التدفق النقدي الخاص بك. اقرأ المزيد عن Juni Capital واطلع على التوفر لبلدك هنا.

‍

اختر نظام إدارة النفقات مع الأتمتة

عند اختيار نظام إدارة النفقات ، تأكد من أنه يتضمن أتمتة لمساعدتك على توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتحسين سير عملك. يعتمد البرنامج الذي تستخدمه على احتياجات عملك. ولكن عندما يتعلق الأمر بالإنفاق على وسائل الإعلام ، فإن Juni هي منصة مالية يمكن أن توفر لك الوقت مع الأتمتة.

يمكن لـ Juni جمع فواتير إعلانات Google و Facebook ومسحها ضوئيًا تلقائيًا وملء جميع تفاصيل الدفع مسبقًا باستخدام عمليات التكامل الخاصة بنا. نقوم أيضًا بمطابقة فواتيرك المدفوعة بالمعاملات الصحيحة ، حتى لا تضطر إلى ذلك. يمكنك أيضًا الاستفادة من الرؤى الآلية وبيانات الوقت الفعلي حول إنفاق إعلانك في لوحة تحكم ذكية واحدة. يمكن أن تساعد مجموعة تكامل Juni الواسعة في تبسيط إدارة نفقاتك.

‍

التكامل مع برنامج المحاسبة الخاص بك

يجب أن تتكامل أداة إدارة النفقات مع برنامج المحاسبة الخاص بك. سيؤدي ذلك إلى قطع مهام التحميل اليدوي للمعاملات والإيصالات والمعلومات الأخرى لإنشاء إدخالات دفتر اليومية ، مما يوفر لك الكثير من الوقت.

يتكامل Juni مع Xero لمزامنة خلاصتك المصرفية تلقائيًا. يمكنك أيضًا إجراء عمليات تصدير سلسة إلى برامج مثل Netsuite أو Fortnox. سنطلق قريبًا عمليات تصدير ملفات SIE وأدوات أخرى لتبسيط عملية المحاسبة حتى تتمكن من توفير المزيد من الوقت الثمين.

‍

تأكد من تتبعك وإعداد التقارير

يعد التتبع الدوري وإعداد التقارير في برنامج المحاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات أو النظام الأساسي المالي مثل Juni أمرًا حيويًا لإدارة النفقات بشكل فعال. يتيح لك تتبع النفقات تحديد الاتجاهات واتخاذ القرارات بناءً عليها عاجلاً وليس آجلاً.

يمكن للتتبع المنتظم أن يوفر لك المال بالفعل - إذا رأيت أن الإنفاق مرتفع للغاية في منطقة معينة مثل السفر ، فيمكنك التصرف بسرعة لتقليله. أو ، إذا لاحظت أن النفقات أقل مما كان متوقعًا ، فربما يكون لديك أموال متبقية للاستثمار في مكان آخر في العمل.

فائدة أخرى للتتبع المنتظم هي اكتشاف الاحتيال أو مطالبات النفقات غير المشروعة ، والتي قد يكون من الصعب اكتشافها إذا كنت تدير شركة كبيرة مع العديد من الموظفين. يكون تحديد المعاملات غير العادية أسهل عندما يكون لديك نظام مركزي آلي.

‍

اعمل مع أصحاب المصلحة

عند إعداد سياسة النفقات الخاصة بك وتحسينها بمرور الوقت ، من المهم التعامل مع أصحاب المصلحة عبر الشركة. يختلف من تتحدث إليه من عمل إلى آخر ، ولكن إليك بعض الأمثلة:

تجاري أو مبيعات

يمكن لرئيس المبيعات التجارية أو المبيعات تقديم إرشادات حول الميزانيات المعقولة لممثلي المبيعات الذين قد يحتاجون إلى مقابلة العملاء والسفر كثيرًا. يمكنهم أيضًا تقديم مدخلات قيمة من تطوير الأعمال والجانب المالي: سيكون لديهم معرفة جيدة بالإنفاق التاريخي في أقسامهم. يجب أن يكونوا قادرين على إعطاء نظرة مستنيرة للتكاليف التقريبية للنفقات المختلفة.

الناس أو الموارد البشرية

سيكون فريق الموارد البشرية أو الأشخاص قادرين على تقديم المشورة بشأن تكاليف بناء الفريق خارج الموقع وأيضًا قياس ما تفعله الشركات الأخرى لجذب المواهب والحفاظ على مشاركة الموظفين.

القيادة العليا وغيرهم من أصحاب الميزانية

سيكون للقيادة العليا مدخلات حول النفقات الضرورية داخل إداراتهم. على سبيل المثال ، يمكن لقيادة التسويق العليا تقديم المشورة بشأن نوع الإنفاق المطلوب لجذب العملاء.

‍

ما يجب مراعاته إذا كنت تتوسع في بلدان متعددة

عندما تقوم بإعداد نظام سليم لإدارة النفقات ، فسيكون معظم عملك قابلاً للتحويل إلى بلدان أخرى. لذلك ، إذا طورت عملك وتوسعت عالميًا ، فستكون في وضع جيد لإدارة النفقات بكفاءة. ومع ذلك ، يجب أن تكون على دراية بالآثار الضريبية الخاصة بك.

تعرف على الآثار الضريبية الخاصة بك

قد يتم خصم نفقات العمل من مسؤوليتك الضريبية. لكن كيف يعمل هذا سيختلف باختلاف المناطق. على سبيل المثال ، ما الذي يشكل مبلغًا معقولًا من المال لإنفاقه على الترفيه ، وما هو مقبول للفصل كمصروف عمل ، وكيف يتم ترميز هذه النفقات في المحاسبة الخاصة بك.

تحتاج إلى التأكد من أن التوجيه الذي تقدمه للموظفين كعمل تجاري يتوافق مع مختلف البلدان والهيئات التنظيمية الخاصة بهم. يعد الامتثال الضريبي جانبًا أساسيًا للتوسع في البلدان الأخرى ، لذا تأكد من أنك تبذل العناية الواجبة وتفهم بوضوح ما هو مقبول وما هو غير مقبول.

‍

مراجعة سياستك بانتظام

بمجرد إنشاء سياستك ، ستحتاج إلى مراجعتها بانتظام ، خاصة إذا كنت تقوم بتوسيع نطاق الأعمال. الخبر السار هو أنه حتى إذا قمت بالتوسع في بلدان متعددة ، فربما لن تحتاج إدارة النفقات الخاصة بك إلى التغيير - ما عليك سوى التأكد من امتثالك.