كيف تجري اجتماعًا تجريبيًا سيغير شركتك (وكيف أفعل ذلك في Workato)

بالنسبة للجزء الأكبر ، أكره الاجتماعات.

لقد قلتها عدة مرات ، في المقالات والتغريدات ولزملائي.

بشكل أساسي ، لا يعجبني عندما يستخدم الناس الاجتماعات كعكاز لتجنب إنجاز العمل ، أو عندما يدير الأشخاص الاجتماعات بشكل سيئ ويضيعون وقت الجميع.

لكن كقائد ، أدرك أهمية بعض الاجتماعات. على وجه الخصوص ، في حالتي ، الاجتماع التجريبي الأسبوعي.

هذا صحيح - حجر الزاوية لبرنامج التجريب في Workato هو اجتماع واحد فقط. نحن لا نقوم بالوقوف اليومي (نقوم بذلك بشكل غير متزامن على Slack) ؛ بدلاً من ذلك ، اجتماع واحد فقط في بداية الأسبوع مع رش بعض القطع الأثرية والطقوس الأخرى للحفاظ على حركة الماكينة.

ستكون هذه هي مقالتي الأولى والوحيدة التي أتعمق فيها في تفاصيل كيفية إدارة هذا الاجتماع ، ولماذا أقوم بتشغيله بهذه الطريقة ، وكيف يمكنني موازنته مع أدوات برامج التجريب الأخرى (مثل رسائل البريد الإلكتروني ، وقواعد بيانات مشاركة المعرفة ، والقراءات).

قبل أن أشرح لك المحضر ، أود أن أبدأ بطرح سؤال رفيع المستوى - لماذا هذا الاجتماع في المقام الأول؟

ما هو الغرض من اجتماع فريق التجريب؟

كل اجتماع يحتاج إلى غرض. إذا لم يكن لها هدف ، فلا ينبغي أن يحدث.

المرافق الثلاثة لاجتماع التجريب الأسبوعي الخاص بي هي كما يلي:

• التعلم وتبادل الأفكار
• تحديد أولويات المبادرات
• تحديد وإزالة الاختناقات العملية

هذا يعني أننا نتخلص من معظم نقاط الحوار الأخرى التي لا تقدم هذه النقاط من الاجتماع.

يتم تسريع التجريب من خلال التعلم

عندما تبدأ في بناء برنامج تجريبي ، عليك أن تقوم بالعمل الشاق لوضع الأسس.

• الحصول على أداة اختبار مناسبة.
• تأكد من تكامله مع أداة التحليلات الخاصة بك وأنك تتبع البيانات بشكل مناسب.
• التواصل مع المديرين التنفيذيين لوضع توقعات مناسبة للتجريب.

بمجرد أن تبدأ في توسيع نطاق التجربة ، على الرغم من ذلك ، فإن ما تتعلمه في كل تجربة سيكون بمثابة محفز لبقية برنامجك.

أثناء اجتيازك من 5 إلى 10 تجارب في الشهر ، ستؤثر مدى جودة تعلمك من الفائزين والخاسرين وغير الحاسم على معدل نجاح الدفعة التالية من التجارب التي تجريها. وكل هذا يجب أن يكون أساسياً في التأثير على كيفية ترتيب أولوياتك لخارطة الطريق.

قد يبدو الأمر مضيعة للوقت ، لكنه ليس كذلك. يؤكد بريان بلفور ، مؤسس Reforge ، أيضًا على أهمية التعلم في إدارة اجتماع النمو:

لذلك نقضي جزءًا كبيرًا من اجتماعنا في المشي من خلال التعلم ومشاركة الأفكار.

هذا مفيد بشكل خاص إذا كان اجتماعك متعدد الوظائف أو كان به أعضاء من فرق أخرى في المكالمة ، حيث غالبًا ما تحصل على وجهات نظر لا تفعلها في العادة.

على سبيل المثال ، سنجعل غالبًا مسوقي المنتجات في اجتماع التجريب الخاص بنا للمشاركة ومشاركة الاكتشافات الحديثة من أبحاث العملاء أو لمشاركة التغييرات السردية الاستراتيجية القادمة.

الأشياء تتغير؛ تحديد الأولويات رشيقة

في اجتماعي ، أريد أن أوضح ما نهدف إليه ، وما هي الخطوات التي نتخذها للوصول إلى هناك ، ومن هو المسؤول والمسؤول عن ماذا.

هذا هو الجزء التالي من الاجتماع.

يتدفق من ما تعلمناه السؤال ، "ماذا سنفعل بعد ذلك؟"

فقدت تجربة صفحتنا الرئيسية - فما الذي تعلمناه وماذا سنفعل بعد ذلك؟

يتم إجراء الكثير من تحديد الأولويات في الواقع بشكل غير متزامن وعلى أساس ربع سنوي - على الأقل أكبر التجارب وأوسع مجموعات مواضيعية لمشاريعنا.

لكننا نترك مساحة كبيرة للمناورة لإجراء تغييرات صغيرة وتكرارات لخارطة الطريق بناءً على التغييرات الإستراتيجية وما تعلمناه من التجارب السابقة ، ونستخدم جزءًا من الاجتماع لتحريك الأشياء لتعكس ذلك.

تحديد وإزالة الاختناقات العملية

أخيرًا ، من المهم الكشف عن معوقات العملية ، خاصة إذا كنت في مرحلة التوسع في برنامج التجربة.

هذا يتطلب تفكيرًا في الأنظمة ، وهي الوظيفة الأساسية لقائد الفريق أو مدير البرنامج. بشكل فعال ، ستحتاج إلى تحديد وقياس كل خطوة في عملية التجريب من الفكرة إلى الإنتاج.

ما هي الخطوات التي تستغرق وقتًا أطول ، أو بالأحرى ، وقتًا أطول من المتوقع؟ وكيف يمكنك استخدام هذا الاجتماع الأسبوعي لتحديد تلك التأخيرات والتأخيرات الزمنية حتى تتأكد من عدم تأثر بقية العملية بشكل مفرط؟

يعد هذا جزءًا مهمًا من الاجتماع الأسبوعي ، وبشكل عام ، للحفاظ على تدريب التجريب الخاص بك على المسارات.

ما يجب تجنبه في اجتماعات التجريب

يمكنك إدارة اجتماعاتك بالطريقة التي تريدها ، ولكن بالنسبة لاجتماع التجريب الأسبوعي للفريق ، هناك شيئان يميلان إلى أن يكونا مضيعة للوقت.

• سحب البيانات المخصصة أو مطالبة أي شخص بذلك
• العصف الذهني والتفكير غير المنظم

عندما تقوم بسحب بيانات مخصصة أو تطلب من شخص ما القيام بذلك ، قم بتدوين ذلك. إذا طلبت بشكل متكرر القليل من البيانات ، فأضف ذلك إلى قائمة التحقق الخاصة بالعملية. لا ينبغي أن يكون شيئًا ما يأتي في كل اجتماع (فهو يضيع الكثير من الوقت والتركيز). هذا هو المكان الذي تكون فيه لوحات المعلومات والتقارير مفيدة.

في العصف الذهني غير المنظم ، أنا في الواقع لست كارهًا لذلك بشكل عام.

لكن هناك زمان ومكان وطريقة نموذجية للجنون.

عندما تقضي وقتًا مفرطًا في طرح الأفكار أثناء اجتماعك الأسبوعي ، فإنك تقلل الوقت الذي تقضيه في تحديد الاختناقات العملية والتأكد من إجراء التجارب الصحيحة.

إذا ظهرت فكرة عشوائية جيدة ، فلا بأس بذلك. إذا تحولت إلى جلسة عصف ذهني غير محكمة التنظيم ، فعليك أن تضع قدمك وتضعها في وضع عدم الاتصال.

كيف أدير اجتماعات فريق التجريب الأسبوعية

حسنًا ، كيف يمكنني إدارة الاجتماع الأسبوعي لفريق التجربة؟

سأضطر إلى تشويش بعض التفاصيل حول التجارب الفعلية التي نجريها والنتائج ، بالطبع ، لكنني سأغطي كل جزء بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

الناس

أولاً ، الأشخاص الذين يحضرون كل أسبوع هم جزء من وظائف التجريب الإستراتيجية الأساسية. إنها مجموعة صغيرة تضم المحللين ومسوقي الأداء ومطوري الويب ومديري المنتجات. يحضر مديري أيضًا في كثير من الأحيان ، ولكن ليس في كل مكالمة.

لدي اجتماعات منفصلة مع فريق التصميم لدينا لأنهم مركز امتياز في شركتنا.

يحضر هؤلاء الأشخاص بانتظام ، ثم أدعو "ضيوفًا" من حين لآخر من الفرق المجاورة مثل التصميم أو تسويق العلامة التجارية أو تسويق المنتجات. أيضًا ، بالنسبة لمكالمات الضيوف هذه ، نقوم عادةً بإعداد جلسة منفصلة ، نظرًا لأن الغرض منها عادةً هو تقديم أفكار جديدة أو تواصل أفضل مع الفريق أو تبادل الأفكار.

لجعل هذا الأمر أكثر عمومية ، في معظم الحالات ، يجب أن يشمل اجتماع تجربتك الأشخاص الذين يتخذون قرارات حول الإستراتيجية والأشخاص الذين ينفذون هذه الإستراتيجية. عادةً ما يكون هذا:

• قائد / مدير برنامج
• مدير الإنتاج
• المطورين
• المصممين
• محللون

الجدول

أدير هذا الاجتماع كل يوم اثنين الساعة 3 مساءً بالتوقيت المركزي. صباح يوم الإثنين رائع للاستعداد وإنجاز الأعمال العميقة ، أو ربط الأطراف السائبة من الأسبوع السابق. بحلول فترة ما بعد الظهر ، يكون الفريق مستعدًا جيدًا لمناقشة الأسبوع القادم. يتيح لنا هذا أيضًا معرفة ما من المفترض أن نعمل عليه وتحديد الأولويات على مدار الأسبوع.

بعد ذلك ، على مدار الأسبوع ، سيكون لدينا فحوصات غير متزامنة واجتماعات 1: 1 لمناقشة تفاصيل ما قررنا أننا سنعمل عليه خلال اجتماع الفريق يوم الاثنين.

لا نستخدم مجموعة الشرائح في الوقت الحالي ، ولكن يمكننا دمجها. إذا كان الأمر كذلك ، فسأبقي الأقسام الفردية مرتبطة بحدودنا الزمنية المذكورة أعلاه ، وسيتم إرسال المجموعة يوم الجمعة من الأسبوع السابق (بهدف عدم قضاء أكثر من 20 دقيقة صباح الاثنين في تجميع قسم كل شخص) . في الوقت الحالي ، نتصفح بشكل أساسي قاعدة بيانات Airtable الخاصة بنا ، والتي نستخدمها لإدارة المشروع.

جدول الأعمال

هذا هو جدول أعمالي المحدد:

مدة الاجتماع: 45 دقيقة

• اللحاق غير الرسمي: 5-10 دقائق
• الدروس المستفادة من التجارب / البحث المُنتهي: أقل من 10 دقائق
• تحديد أولويات العمل المتراكم: أقل من 10 دقائق
• تحديد الاختناقات / العوائق: بقية الوقت (10-15 دقيقة)

نحن بالفعل نتصفح كل قسم من الأقسام المذكورة أعلاه والغرض منها.

سأقدم لك بعض الأدوات والأطر التي قد تساعد في كل من أعلاه أيضًا.

الدروس المستفادة من التجارب / الأبحاث المنتهية.

الشيء الرئيسي الذي تحتاجه هنا هو نظام توثيق جيد.

قبل إجراء أي تجربة على الإطلاق ، أطلب مستند تجربة ليتم ملؤه بالأقسام التالية:

• خلفية
• هدف التعلم
• فرضية
• التنبؤ (الذي يختلف عن الفرضية).
• تصميم التجربة (الكمية والإبداعية)
• المتابعة (ماذا يحدث عند الاستنتاج)

ثم بعد تنفيذ التجربة ، يتم ملء قسمين آخرين:

• نتائج
• التعلم

وفي اجتماعنا ، نغطي النتائج بإيجاز ونغطي بشكل أعمق قسم التعلم. من كان "مالك" التجربة هو الذي يعرض التعلم ، ثم هناك نقاش موجز حول كيفية تطبيقها. يعني هذا أحيانًا الاختبار على نطاق أوسع أو ببساطة توسيع نطاق التعلم إلى تجارب مماثلة. يعني هذا أحيانًا التكرار بطريقة ذات مغزى.

يجب أن تكون أداتك المختارة في هذه الخطوة:

• وثيقة التجربة (انقر هنا لسرقة القالب الخاص بي)
• تجربة نظام مشاركة المعرفة / ويكي

تحديد أولويات العمل المتراكم: أقل من 10 دقائق

هناك جدل حول فائدة هذا الجزء ، لكني أحب الاحتفاظ به كمناقشة جماعية لأنه ، على عكس إنتاج الويب البسيط أو إدارة المنتج ، فإن التجريب يخضع للعديد من الضغوط الخارجية والموانع والأهواء.

على سبيل المثال ، قد لا نتمتع بالموافقة على تجربة كبيرة بشكل خاص خططنا لها ، أو قد يكون لدينا مانع من التصميم. لكننا ما زلنا نرغب في الحفاظ على إيقاع الاختبار لدينا ، لذلك في هذا الحدث ، يمكننا أن نبقى رشيقين وننتقل بفكرة ذات جهد أقل من الأعمال المتراكمة.

في بعض المنظمات ، يتم وضع هذا القرار فقط على قائد فريق التجربة. أود فتح المناقشة للمجموعة.

لماذا ا؟

أولاً ، لا أريد سحق الفريق تحت وطأة نتائج ترتيب الأولويات. يكمن جزء من قيمة التجربة في تعلم أشياء لم تكن تتوقع تعلمها ، ومن خلال السماح باستقلالية تحديد الأولويات عن الآخرين في الفريق ، نحصل على أفكار على الطاولة لم أكن لأضعها هناك. يساعد هذا أيضًا في تحسين التواصل الجماعي والعلاقة بين الفريقين.

ثانيًا ، يكون الأشخاص أكثر حماسًا للعمل على الأشياء التي اختاروا العمل عليها. إذا بدأت في تخصيص جميع الأفكار ، فأنا أقوم بالحد من العاطفة التي يمكن أن يشعر بها الأشخاص تجاه التجارب الفردية (والتي ، من نواحٍ عديدة ، تحد من إمكانات التجربة للفوز).

لذلك في هذا القسم ، نعمل بشكل أساسي من خلال أداتين:

• كانبان إدارة المشروع (نستخدم Airtable - هذا نموذج رائع).
• مصفوفة تحديد الأولويات (نستخدم PXL).

تحديد الاختناقات / الحواجز: بقية الوقت

أخيرًا ، تحديد الاختناقات.

هذا صعب. في البداية ، تقوم بأمرين:

• إيجاد الأنماط في الولادات المتأخرة
• طرح الأسئلة النوعية والمفتوحة للفريق

في جدول Airtable الخاص بي (والذي يؤسفني أن أقول إنه لا يمكنني مشاركته) ، لدي أربعة أعمدة في كل بطاقة:

• بسبب التصميم
• تم تسليم التصميم
• التنمية المستحقة
• تسليم التنمية

هذا بالإضافة إلى خطوات كانبان التي نتبعها:

• فكرة
• مستند التجربة قيد التقدم
• وثيقة التجربة قيد المراجعة
• في التنمية
• تاكيد الجودة
• QA'd وجاهز للانطلاق
• ادارة
• انتهى
• دفعت إلى الإنتاج

هذا يسمح لي أن أرى أين تتأخر الأمور عن الجدول الزمني. على سبيل المثال ، إذا أجرينا 10 اختبارات ولكن لم يتم تنفيذ أي منها ، فإننا نواجه مشكلة في الإنتاج. أو ربما توقفت تجاربنا في مجال ضمان الجودة ولدينا تراكم من التجارب الجاهزة للنشر في انتظار إطلاقها.

في مرحلة التطوير ، نريد أيضًا معرفة ما إذا كنا ننتظر التصميم أو المطورين لإنشاء التجربة. إذا تخلفنا بشكل متكرر عن الركب ، فهذا يعني أننا بحاجة إلى إعادة تشكيل أولويات هذه الفرق أو زيادة عدد الموظفين.

الأسئلة النوعية تبدو مثل هذا:

• هل يحتاج أي شخص أي دعم مني هذا الأسبوع؟
• هل هناك أي عوائق محتملة لتحقيق أهدافنا هذا الأسبوع؟

يجب أن تسمح لك الإجابات على هذين السؤالين بإصلاح هذه الاختناقات على المدى القريب وأيضًا تحديد الأنماط عند تكرارها ليتم إصلاحها على المدى الطويل.

سد الثغرات: أدوات برنامج تجريب أخرى مفيدة

اجتماع فريق التجربة ليس الأداة الوحيدة التي يجب أن تكون في مجموعة أدوات مديرك.

في الواقع ، أكبر خطأ أرى أن مديري التجارب يرتكبونه هو محاولة القيام بكل ذلك في اجتماع واحد.

بدلاً من ذلك ، تريد نشر طقوسك وأعمالك الفنية حتى تستخدم أفضل أداة لكل وظيفة تريد إنجازها.

ينجز اجتماع فريق التجريب ثلاثة أشياء:

• الدروس المستفادة والأفكار
• تحديد الأولويات وتخصيص العمل
• تحديد وإصلاحات مانع.

أهداف برنامج التجريب الأخرى التي قد تهتم بها هي كما يلي:

• اكتساب الأفكار من الفرق الأخرى
• إبقاء المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة على اطلاع على عائد الاستثمار والنتائج
• مشاركة النتائج مع فرق أخرى لنشر المعرفة خارج التجربة

اعتمادًا على مؤسستك ، قد يكون لديك المزيد للعمل عليه ، مثل الاحتفاظ بلوحات نتائج التجارب أو العمل مع علماء البيانات لتنفيذ عملية DataOps لأتمتة أجزاء من التحليل أو النظام الأساسي الخاص بك.

ولكن للأغراض المذكورة أعلاه ، أجد أن هذه الأدوات قليلة الجهد وفعالة للغاية:

• البريد الإلكتروني لمراجعة التجريب
• اجتماع قراءات التجريب متعدد الوظائف
• أرشيف التجارب / أداة مشاركة المعرفة

البريد الإلكتروني لمراجعة التجريب

لا ينبغي إنفاق اجتماع فريق التجربة الخاص بك في مراجعة النتائج ، في معظم الأحيان. يجب أن يتم ذلك بشكل فعال في لوحة معلومات وبريد إلكتروني أسبوعي ترسله أنت ، مدير البرنامج ، إلى بقية الفريق وأي أطراف معنية.

يجب أن تشمل:

• التجارب السابقة التي انتهت + النتائج
• تجارب قيد التشغيل حاليًا
• تجارب مستقبلية

يمكن أيضًا تضمين أي تحليلات ولوحات معلومات ذاتية الخدمة هنا. أحب إنشاء مخططات نتائج جذابة بصريًا وربطها بمزيد من التفاصيل عن المخططات التي تتمتّع بالحيوية في المجموعة. ولكن بشكل عام ، لن يهتم نائب الرئيس كثيرًا بالإحصائيات التفصيلية لكل اختبار فردي. لذا فإن هذا البريد الإلكتروني هو لتوضيح جهودك ومشاركة النتائج والتعلمات عالية المستوى.

اجتماع قراءات التجريب متعدد الوظائف

يجب ألا تعمل فرق التجربة أبدًا كصومعة إقليمية. أنت تحد من انتشار المعرفة التي يكتسبها فريقك ، وتحد أيضًا من تدفق الأفكار المعطلة.

لذلك ، كل ثلاثة أشهر ، أود تشغيل قراءة تجريبية متعددة الوظائف حيث نتجول في جميع التجارب التي أجريناها والتعلمات عالية المستوى ، ثم نفتح الميكروفون لبقية الفرق للتعليق وعرض الأفكار.

هذا يعطي الفرق الأخرى - بالنسبة لي ، بشكل عام تسويق المنتج والعلامة التجارية والمنتج والطلب - نظرة على ما تعلمناه. ربما يمكنهم استخدامه للتأثير على عملهم ورسائلهم وتصميمهم.

كما يسمح لهم بوضع الأشياء على رادارنا الذي ربما لم نكن نعرفه - حملة قادمة ، أو تجربة يتم إجراؤها على مسار الإعداد ، وما إلى ذلك.

أرشيف التجارب / أداة مشاركة المعرفة

أخيرًا ، الأداة الأكثر استخفافًا في برنامج التجريب هي مكان ما لتخزين كل نتائجك وتعلمك. على نحو مفضل ، هذه أداة ذات وظائف جيدة في البحث ووضع العلامات.

وهذا يسمح للأطراف المهتمة والمشاركين للغاية بالبحث عن أنفسهم في ما تم تشغيله.

أنا شخصياً أستخدم مزيجًا من Airtable و Google Docs. ولكن يمكنك استخدام Notion أو Confluence أو أداة أرشيف اختبار A / B مخصصة مثل التجارب الفعالة.

استنتاج

يعد اجتماع فريق التجريب من الطقوس الهامة التي يمكن أن تجعل كفاءة فريقك أو تكسرها (سرعة التجربة وجودتها) وفعاليتها (مدى رؤية فريقك واحترامه في المؤسسة).

تعامل مع الاجتماع والمشاركين باحترام ، والتزم بالغرض منه. تجنب الانحرافات وزحف النطاق - هناك أدوات أخرى لتبادل الأفكار وإعداد التقارير. وسرعان ما ستجد أنه بدلاً من الخوف من اجتماع آخر ، فإنك تتطلع إلى هذا الاجتماع لأنه مثمر للغاية. هذا هو المكان الذي وصلنا إليه على أي حال.