كيفية التخطيط لحدث: دليل بسيط من 8 خطوات

هل تخطط لحدثك الأول؟ لقد حصلنا على ظهرك.

حان وقت الذعر. رئيسك قد اختارك للتخطيط لحدث ما. ليس لشركتك فريق حدث ، لذا فالأمر كله عليك.

لا تقلق. يمكنك القيام بذلك تماما. ونحن هنا للمساعدة. يحتوي هذا الدليل المكون من ثماني خطوات حول كيفية التخطيط لحدث ما على كل ما تحتاجه للبدء.

اتبعها - واستثمر بكثافة في برنامج إدارة الأحداث - ويجب أن تخرج من هذا بحدث يترك الحاضرين بالفعل RSVPing لحدثك التالي.

فيما يلي الخطوات الثماني التي يجب اتباعها للتخطيط لحدث ما

1. اكتشف أهدافك والجدول الزمني للحدث

التخطيط لحدث ما هو مهمة ضخمة. قبل أن تتعمق في الأمر ، فكر في سبب رغبتك في استضافته. هل تتطلع إلى تنمية قاعدة عملائك؟ زيادة عائدات المبيعات؟ تثقيف العملاء؟ تعيين موظفين جدد؟

قد تدرك حتى أن الحدث ليس الخيار الأقوى لهدفك. بعد كل شيء ، تستخدم 49٪ فقط من الشركات تسويق الأحداث كقناة في حملتهم التسويقية متعددة القنوات. *

إذا كنت مستعدًا للمضي قدمًا في حدث ما ، فقم بتوسيع هدفك لتحديد الحاضرين المستهدفين. على سبيل المثال ، قد يستهدف حدث بهدف المشاركة العملاء المتوقعين في الجزء العلوي من مسار التحويل.

ستحدد هذه القرارات الكثير من قراراتك لاحقًا.

الآن هو الوقت المناسب أيضًا لتعيين الجدول الزمني لحدثك. سيساعدك هذا في معرفة مقدار الوقت المتاح لك لكل خطوة من الخطوات التالية.

لا ترغب في اختيار تاريخ يوجد به الكثير من المؤتمرات الأخرى في مجالك المستهدف لعدة أسباب:

• زيادة أسعار الإيجارات
• قلة الإقبال
• من الصعب أن تبرز

قم ببعض التنقيب لمعرفة وقت حدوث غالبية الأحداث في مجال عملك ، واختر تاريخًا خارج هذا المجال.

يجب عليك أيضًا التأكد من تعيين التاريخ بعيدًا بما يكفي لإنجاز كل شيء دون حرق.

2. ضع ميزانيتك

إنه الجزء الأقل سحرًا من shebang بالكامل ، لكن عليك أن تعرف كيف تدفع مقابل كل الأشياء الممتعة (الطعام ، مكبرات الصوت ، غنيمة ، مدافع قصاصات الورق). يمكن للأحداث ، بعد كل شيء ، أن تكون باهظة الثمن.

أفاد موقع Bizzabo أنه بالنسبة للشركات التي استضافت الأحداث ، تم تخصيص 21٪ من ميزانياتها التسويقية لتلك الأحداث. من المهم تخصيص مواردك بشكل صحيح.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند التخطيط لميزانية الحدث الخاص بك:

• لوجستيات الفعالية (الحجم ، الطول ، المكان ، طاقم العمل ، الشحن)
• احتياجات البرامج (من الأدوات المتخصصة للافتات الرقمية إلى برامج إدارة الأحداث الضرورية)
• ضروريات الخبرة (تموين ، معدات سمعية وبصرية ، ديكورات)
• وسائل الراحة (على سبيل المثال ، عروض العافية ، وتبني الكلاب ، وأكياس الهدايا ، وما إلى ذلك)
• نفقات إضافية (تريد دائمًا بعض المساحة للمناورة)

بمجرد معرفة مقدار تكلفة كل شيء بالضبط ، فأنت على استعداد لتقديم دراسة جدوى حول المكان الذي تذهب إليه كل هذه الأموال.

3. ابحث عن مكانك

إذا كنت تقيم حدثًا أكبر ، فسيتعين عليك تحديد المدينة التي تخطط لاستضافتها. إذا كنت تقيم حدثًا محليًا أصغر ، فهذا ليس مصدر قلق. بغض النظر ، خطط لحدث يسهل الوصول إليه لغالبية المستهلكين والعملاء المحتملين والجمهور المستهدف.

بمجرد تعيين الموقع العام ، حان الوقت لاختيار المكان المحدد.

أنشئ قائمة مختصرة بالمواقع التي تريد استكشافها استنادًا إلى أماكن الفعاليات الشهيرة في المنطقة والإحالات من الشركات الأخرى والمنشورات التجارية المحلية. افحص المكان و / أو الشركة القابضة بقدر ما تستطيع بمفردك ، ثم حدد مواعيد الجولات في الأماكن التي تبقى على قائمتك.

إليك بعض الأسئلة لتطرحها على نفسك وعلى البائعين الذين تقابلهم خلال هذه الجولات:

• كم عدد الغرف (الكبيرة والصغيرة) التي ستحتاجها؟
• ما مدى قربها من المطار؟
• ما مدى قربها من عدة فنادق؟
• هل للمكان اتفاق بالفعل مع شركة تموين؟
• ما هي معدات الصوت والصورة التي يشملها الإيجار؟
• ما هي سياستهم الأمنية؟
• ما هي المرافق التي يقدمونها؟

4. حدد التقنية الخاصة بك

هناك الكثير من البرامج هناك. سيكون بعضها مفيدًا لحدثك ، وقد يساعد بعضها في الأحداث المستقبلية.

على المستوى الأساسي ، اقرأ دليل مشتري برامج إدارة الأحداث من Capterra واكتشف الأداة المناسبة لك.

يمكن أن تساعدك برامج إدارة الأحداث في التسجيل والترويج والتنظيم - والأهم من ذلك في هذه المرحلة - التخطيط.

يجب عليك أيضًا مراعاة الأدوات التالية:

1. للتذاكر والعروض الترويجية والمدفوعات: برنامج حجز الأحداث
2. للافتات في الحدث الفعلي: برنامج اللافتات الرقمية
3. للبث المباشر للمؤتمر: برنامج مؤتمرات الويب
4. للتسويق والترويج: التسويق عبر البريد الإلكتروني وبرامج إدارة الوسائط الاجتماعية
5. لتجربة الحضور: تطبيقات أحداث الهاتف المحمول
6. للحدث نفسه: برنامج المؤتمر

إذا كنت تستثمر في أدوات متعددة ، فتأكد من اندماجها جميعًا مع بعضها البعض قبل إنفاق أموالك. سيضمن ذلك تجربة مستخدم سلسة ، وألا يسقط أي شيء من خلال الثغرات.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من تمتع الحاضرين بتجربة سلسة مماثلة عند التسجيل. اجعل من السهل على جمهورك إيجاد طريقهم للنقر على زر الشراء هذا قدر الإمكان.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في التأكد من أن أدوات برامج التسويق المختلفة (أتمتة التسويق ، والتسويق عبر البريد الإلكتروني ، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال لا الحصر) يمكن أن تتكامل مع برنامج التسجيل الخاص بك.

5. ابحث عن الشركاء والبائعين

اعتمادًا على المكان الذي تختاره ، قد يقدمون عروضًا خاصة أو لديهم متعهدون داخليون وعروض A / V. إذا لم تتمكن من إحضار بائعين خارجيين ، فيجب عليك التحقق لمعرفة ما إذا كانوا يقدمون أي صفقات معينة يمكنك الاستفادة منها (على سبيل المثال ، قد يقدمون صفقات للمنظمات غير الربحية أو خصومات إذا استوفيت حدًا معينًا من الحضور).

إذا كان مسموحًا لك بإحضار بائعين خارجيين / خارجيين ، فتسوق للتأكد من حصولك على أفضل صفقة.

بالإضافة إلى الطعام والمشاهد والأصوات ، يجب أن تفكر في ما يلي:

• النقل (من وإلى مكان الإقامة لمن يقيمون في الفنادق)
• عروض العافية (بما في ذلك دروس اللياقة البدنية ، وتبني الكلاب ، ودروس الحرف اليدوية ، وما إلى ذلك)
• وكالة مؤقتة (للتأكد من أن فعاليتك مزودة بالموظفين بالكامل)
• الأمان (للتأكد من أن الحدث الخاص بك آمن تمامًا)
• الترفيه (لأن الأحداث لا يجب أن تدور حول الأعمال فقط)

أنت أيضًا تريد أن تكون على اطلاع على أي شركاء محتملين يمكن أن يساعدوا في تمويل وتنظيم هذا الحدث. من خلال الجمع بين الموارد ، يمكنك خفض التكاليف لنفسك من حيث الأموال والموارد ، مع زيادة احتمالية الحضور من خلال الوصول إلى الأسواق غير المستغلة التي يمكن لشريكك الوصول إليها.

للأسباب نفسها التي تحدثنا عنها مع اختيار المكان ، من المهم فحص شركائك ومورديك بشكل صحيح.

6. اكتشف عامل الجذب الرئيسي لديك

ما الذي سيجعل الناس يحضرون مناسبتك؟
ربما يكون هذا هو الموضوع ، وربما السماعات. هذا يعتمد على الحدث ، وأكثر من ذلك ، يعتمد على الحاضرين.
فكر في جمهورك. ما الذي سيجعلهم متحمسين؟ ما الذي سيحفزهم؟
على سبيل المثال ، إذا كنت تقيم مأدبة توزيع جوائز لشركتك ، فقد يكون الطعام جزءًا من الأمسية ، لكن الجوائز هي ما سيركز عليه الجميع. إذا كنت تنظم حدثًا مؤسسيًا ، ففكر في السوق الذي تدخله ونقاط الضعف فيه. ما الذي تحتاج إلى معرفته؟ ابحث عن المتحدثين الذين يمكنهم التحدث إلى ذلك.

حاول التركيز على مناطق الجذب التي تحظى بجاذبية واسعة. إذا كان عامل الجذب الخاص بك هو شخص / مجموعة من الأشخاص ، فابحث عن شخص لديه عدد كبير من المتابعين المتحمسين والذي من المرجح أن يحضر مناسبتك الآن.

7. قم ببناء حملتك التسويقية

هل تريد الحصول على أشخاص في تلك المقاعد؟ هذه هي الخطوة التي تفعل ذلك.

أنت بحاجة إلى تطوير رؤية فريدة لموضوع الحدث الخاص بك وبناء حملتك التسويقية حول ذلك. يجب أن يكون موضوعك مرتبطًا بالأهداف التي حددتها في البداية والجمهور الذي تسعى إليه.

من هناك ، ستحتاج إلى إشراك أكبر عدد ممكن من القنوات المتاحة لفريق التسويق لديك. بالإضافة إلى التسويق عبر البريد الإلكتروني ، وتسويق المحتوى ، وشراء الإعلانات ، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، يجب عليك الوصول إلى أولئك الذين قاموا بإجراء RSVPed مبكرًا لمعرفة ما إذا كانوا سيروجون للحدث على وسائل التواصل الاجتماعي.

تأكد من أن كل ما تبذلونه من التسويق مصمم (بيانيًا ومن ناحية النسخ) حول هذا الموضوع الأساسي. قدِّم معدلات إحالة للحضور الذين يجلبون المزيد من أعضاء الجمهور (على سبيل المثال ، إذا أقنع شخص ما شخصًا آخر بالحضور ، فقدم ترقية مجانية إلى تذكرته). يعد موقع monday.com واحدًا من أكثر أدوات برامج إدارة الحملات التي تمت مراجعتها. إذا كنت مهتمًا بمنتجات ذات ميزات مماثلة ، فإن بدائل monday.com هذه هي مكان رائع للبدء.

8. ضع خطة للبناء على علاقاتك الجديدة مع الحاضرين

لم يحدث الحدث حتى الآن ، ولكن يجب أن تفكر بالفعل فيما بعده كجزء من عملية التخطيط.

تحتاج إلى وضع خطة لتنمية العلاقات التي يولدها الحدث.

في هذا الحدث ، ضع الأساس لعلاقة مستقبلية من خلال تقديم الكثير من الهدايا المجانية مع معلومات شركتك عنها (على سبيل المثال ، الأقلام والمغناطيس والمجلدات وحقائب اليد ، وما إلى ذلك).

بهذه الطريقة ، بعد الحدث ، سيظل الناس يحتلون شركتك في مقدمة أذهانهم في كل مرة يذهبون فيها لفتح الثلاجة أو حقيبة البقالة الخاصة بهم.

بعد الحدث ، أرسل استبيانات إلى الحاضرين حتى تتمكن من قياس النجاح واكتساب رؤى محددة (على سبيل المثال ، ما هي الديموغرافية التي لديها أفضل / أسوأ تجربة أو أكبر / أصغر حضور في الحدث).

حان الوقت لبدء التخطيط لهذا الحدث الخاص بك

الآن وقد حان الوقت للبدء ، شاهد هذا الفيديو لتتعلم 4 طرق يمكنك من خلالها البدء بنجاح في التخطيط لحدثك.

فكر في حدث حضرته مؤخرًا. ما رأيك كانت أهدافهم؟ هل تطابق النتيجة تلك الأهداف؟

ابدأ الآن بالتفكير في أهدافك. ما هي أفضل طريقة لتحقيقها؟ مرحبًا بك في الخطوة الأولى. يمكنك القيام بالأمر.

التعليق أدناه حول حدث ناجح بشكل خاص وما تعتقد أنه جعله لا يُنسى. نقاط المكافأة إذا قمت بتضمين كيفية تعديلها لجعلها تعمل من أجل الحدث الخاص بك!

---

* استكشف استطلاع التسويق متعدد القنوات الذي أجرته شركة Gartner كيفية استخدام الشركات لأساليب تعتمد على الرؤى لتقديم محادثات ذات صلة ومخصصة ، فضلاً عن كيفية الاستفادة من التكنولوجيا والتقنيات والتوقيت لجعل بيانات العملاء قابلة للتنفيذ ويمكن إسنادها ومتوافقة مع الخصوصية في سياق أهداف الأعمال الأوسع. . تم إجراء الاستطلاع عبر الإنترنت من قبل شريك خارجي ، بين نوفمبر 2018 ويناير 2019 بين 381 مستجيبًا ، من بينهم الولايات المتحدة (العدد = 218 ، 58٪) ، كندا (العدد = 66 ، 17٪) والمملكة المتحدة (العدد = 97 ، 26) ٪) ؛ طُلب من المستجيبين المشاركة في القرارات المتعلقة بإستراتيجية إدارة الشركات متعددة القنوات وتنفيذها. كما طُلب من المستجيبين توجيه المسؤولية عبر 3 قنوات رقمية على الأقل. تسعة وسبعون في المائة من المستجيبين جاءوا من مؤسسات يبلغ دخلها السنوي مليار دولار أو أكثر. جاء المشاركون من مجموعة متنوعة من الصناعات: الخدمات المالية (82 مشاركًا) ، التكنولوجيا العالية (88 مشاركًا) ، التصنيع (44 مشاركًا) ، المنتجات الاستهلاكية (32 مشاركًا) ، وسائل الإعلام (13 مشاركًا) ، التجزئة (61 مشاركًا) ، مقدمي الرعاية الصحية (31 مشاركًا) والسفر والضيافة (30 مشاركًا). تم تطوير الاستطلاع بشكل تعاوني من قبل فريق من محللي Gartner الذين يتابعون قسم التسويق وتمت مراجعته واختباره وإدارته بواسطة فريق Gartner's Research Data Analytics. إخلاء المسؤولية: لا تمثل نتائج هذه الدراسة النتائج العالمية أو السوق ككل ولكنها تمثل متوسطًا بسيطًا للنتائج للبلدان والصناعات المستهدفة وقطاعات حجم الشركة التي يغطيها هذا المسح.