كيفية تحسين الاستخدام القابل للفوترة في الشركات الصغيرة والمتوسطة الخاصة بك

باعتبارك مالكًا تجاريًا، فإنك تعمل بالفعل بهوامش ضيقة وموارد محدودة. لذلك، من الضروري تحسين مواردك الحالية وتعظيم الأرباح عن طريق تقليل الخسائر وأوجه القصور .

هذا هو المكان الذي يأتي فيه حساب الاستخدام القابل للفوترة وتتبعه وتحسينه .

إذا لم تكن على دراية بهذا المصطلح، فهو ببساطة مقياس لمقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك في العمل الذي يدر الإيرادات بشكل مباشر. يمكن أن يؤدي تحسين الاستخدام القابل للفوترة إلى زيادة الكفاءة الإجمالية لشركتك ويساعدك على تحقيق المزيد من الإيرادات دون استثمار موارد إضافية .

في هذه المقالة، سنشرح الاستخدام القابل للفوترة بالتفصيل ونعرض لك طرقًا لتحسينه لشركتك.

ما هو الاستخدام القابل للفوترة، ولماذا هو مهم؟

الاستخدام القابل للفوترة هو النسبة المئوية للوقت الذي يقضيه موظفوك وأعضاء فريقك في العمل الذي يدر إيرادات. يمكنك حسابها عبر فريقك وللموظفين الأفراد.

بمعنى آخر، تُظهر درجة الاستخدام القابلة للفوترة للموظف مقدار الوقت الذي يتم إنفاقه من إجمالي وقت العمل على العمل الذي يؤدي إلى نتائج أعمال تحقق إيرادات.

تُظهر نسبة الاستخدام العالية القابلة للفوترة أنك تستخدم مواردك بكفاءة وتستثمر وقتك في المشاريع الأكثر أهمية. من ناحية أخرى، تعني درجة الاستخدام المنخفضة القابلة للفوترة أنه يجب عليك تحسين عملياتك وإعادة تقييم خطط الموارد الخاصة بك من خلال تخطيط السعة .

على سبيل المثال، لنفترض أن وكالة تسويق تستأجر مؤلفًا باهظ الثمن للعمل في مشروع جديد . إنهم يريدون تعظيم الاستفادة القابلة للفوترة من مؤلف الإعلانات من خلال التأكد من أنهم يعملون في مشاريع العميل القابلة للفوترة فقط.

ولكن إذا كان مؤلف الإعلانات يقضي جزءًا كبيرًا من وقته في الاجتماعات، في التعامل مع الاختناقات أو المهام الفنية مثل تكوين أداة الصفحة المقصودة أو تثبيت WordPress، فسوف تنخفض ساعات العمل القابلة للفوترة لأن الوكالة لا يمكنها تحصيل رسوم من العميل مقابل تلك الساعات.

لذلك، يجب على الوكالة التأكد من أنه من إجمالي ساعات العمل المتاحة لمؤلف الإعلانات ، يتم إنفاق القليل من الوقت المتاح في العمل خارج عملية كتابة الإعلانات.

فوائد قياس الاستخدام القابل للفوترة

إن معرفة الاستخدام القابل للفوترة لفريقك له فوائد عديدة. من خلال تتبع هذا المقياس ، يمكنك:

• قارن كفاءتك ووظائفك بمعايير الصناعة وقم بإجراء التعديلات
• يضمن تخصيص الموارد المناسبة للوظائف المناسبة
• زيادة الربحية دون استثمار موارد إضافية
• احصل على صورة واضحة لقدرة مواردك على تنفيذ المشاريع المستقبلية
• إبلاغ تخطيط مشروعك وتخصيص الموارد للمشاريع القابلة للفوترة

ما هو معدل الاستخدام الجيد القابل للفوترة ؟

إن الاستخدام القابل للفوترة بنسبة مائة بالمائة ليس ممكنًا أو مرغوبًا فيه. حتى موظفيك الأكثر كفاءة يحتاجون إلى وقت للتدريب وتنمية المهارات والمهام الإدارية التي لا يمكن دفع تكاليفها بشكل مباشر. وتختلف الدرجة المثالية أيضًا باختلاف طبيعة العمل، حيث تكون بعض الأدوار أكثر ملاءمة للفواتير المباشرة من غيرها.

بشكل عام، يجب أن تهدف الشركة القائمة على الخدمات الاحترافية إلى تحقيق معدل قابل للفوترة يزيد عن 80 بالمائة. ومع ذلك، كل صناعة لها معايير مختلفة، لذلك من الضروري رؤية النتيجة في سياق الصناعة الخاصة بك.

إذا كانت درجاتك أقل من معيار الصناعة، فأنت لا تستخدم مواردك المتاحة بشكل كافٍ ويجب عليك تحسين استخدامك القابل للفوترة . من ناحية أخرى، إذا كنت تتقدم بشكل كبير على متوسط ​​أرقام الصناعة، فأنت تفرط في استخدام مواردك، مما قد يؤدي إلى الإرهاق وتقليل إنتاجية الموظفين وكفاءتهم على المدى الطويل.

الاستخدام القابل للفوترة مقابل استخدام الموارد

على الرغم من الخلط الشائع بين هذين المصطلحين، إلا أنهما ينقلان جوانب مختلفة من عملك. يمثل استخدام الموارد جميع مهام وأنشطة فريقك، بما في ذلك الساعات غير القابلة للفوترة . يعد الاستخدام القابل للفوترة مقياسًا أكثر تحديدًا يمثل النسبة المئوية للوقت الذي يقضيه فريقك في المهام والأنشطة القابلة للفوترة.

كيفية حساب الاستخدام القابل للفوترة

يعد حساب الاستخدام القابل للفوترة أمرًا بسيطًا جدًا. يمكنك أخذ إجمالي عدد الساعات القابلة للفوترة وتقسيمه على إجمالي الساعات المتاحة ، باستثناء أشياء مثل العطلات والأنشطة غير القابلة للفوترة .

ثم يتم ضرب هذه النسبة في 100 للحصول على معدل الاستخدام القابل للفوترة .

الاستخدام القابل للفوترة = (الساعات القابلة للفوترة/إجمالي الساعات المتاحة ) × 100

على سبيل المثال، إذا كان لدى شركتك 1200 ساعة قابلة للفوترة سنويًا وكان إجمالي الساعات المتاحة (مطروحًا منها أيام العطل) 2000، فإن استخدامك القابل للفوترة سيكون (1200 / 2000) × 100 = 60 بالمائة.

يمكنك استخدام نفس الصيغة لحساب الاستفادة من الموظفين الأفراد.

كيفية تتبع الساعات القابلة للفوترة

الطريقة الأكثر موثوقية لتتبع الساعات القابلة للفوترة هي استخدام نظام تتبع الوقت المركزي والمؤتمت بالكامل الذي يسجل أنشطة فريقك، ويدير جداول زمنية شاملة ، ويمنحك صورة واضحة عن أنشطتهم اليومية.

التحدي، بالطبع، هو التأكد من أن كل فرد في الفريق يسجل وقته بأمانة وبانتظام.

إليك بعض النصائح لتحقيق ذلك:

• اشرح فوائد تتبع الوقت لفريقك وكيف يساعد عملك على أن يصبح أكثر كفاءة.
• وضح كيف يساعد تسجيل كل شيء في إبراز أداء فريقك.
• اجعل تتبع الوقت سهلاً وخاليًا من المتاعب.
• مشاركة التذكيرات.
• قم بإجراء عمليات تدقيق يومية أو أسبوعية على مستويات مختلفة للتأكد من قيام فريقك بتسجيل ساعات العمل والمهام اليومية.

5 طرق لزيادة معدل الاستخدام القابل للفوترة لعملك

يعد التحسين المستمر لاستخدامك القابل للفوترة من بين أفضل الطرق لزيادة الربحية وتسريع نمو الأعمال.

هيريس كيفية القيام بذلك.

1. الاستثمار في إدارة المشاريع وأدوات إدارة علاقات العملاء

أنت بحاجة إلى نظام متكامل لإدارة المشاريع لا يتتبع الوقت فحسب، بل يمنحك أيضًا رؤية 360 درجة لمشاريعك والموارد المخصصة لها.

من خلال ربطه بنظام CRM مثل Act! يمكنك الحصول على رؤية إضافية عبر خطوط أنابيب المبيعات والتسويق الخاصة بك ، مما يتيح لك تخطيط عبء العمل الخاص بك وتوافر الموارد بشكل أكثر كفاءة.

يُظهر لك الجمع بين إدارة علاقات العملاء (CRM) ونظام إدارة الموارد الخاص بك ما يلي:

• إجمالي الساعات المتاحة لفريقك
• الوقت الحالي القابل للفوترة والمنفعة
• عملاء محتملون للمبيعات والتسويق جاهزون للانضمام للشهر أو الربع التالي
• أعضاء الفريق الفرديين ذوي درجات المنفعة العالية أو المنخفضة.

تعمل هذه الشفافية والرؤى في الوقت الفعلي على تبسيط عملية اتخاذ القرار وتساعدك على زيادة الكفاءة.

2. قم بتغيير المهام غير القابلة للفوترة أو تقليلها

قم بتقييم عبء العمل على فريقك بعناية للتأكد من عدم مشاركتهم دون داع في أي مهام غير قابلة للفوترة . يمكنك تحسين فائدتها القابلة للفوترة عن طريق تحويل المهام غير المنتجة إلى موارد أرخص وتقليل عوامل التشتيت التي تضر بالإنتاجية.

3. تدريب موظفيك وتطوير مهاراتهم

في بعض الأحيان، تكون أسهل طريقة لزيادة الكفاءة القابلة للفوترة هي الاستثمار في تدريب فريقك وتطويره. ومن خلال ترقيات مجموعة المهارات في الوقت المناسب ، يمكنهم أداء نفس المهام بكفاءة أكبر، مما يؤدي إلى زيادة الربحية .

4. قم بترقية التكنولوجيا الخاصة بك

قم بتقييم معدات وتقنيات عملك للتأكد من أنها في حالة مثالية ولا تسبب تأخيرات تشغيلية. إذا رأيت الحاجة، فاستثمر في تكنولوجيا أكثر تقدمًا لمساعدة فريقك على أداء نفس المهام في وقت أقل.

5. الاستفادة من الأتمتة

يجب على كل شركة تقييم المهام والعمليات التي يمكنها أتمتتها . يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحرير مواردك وزيادة الكفاءة ومساعدتك في تحقيق نتائج أفضل باستخدام موارد أقل.

على سبيل المثال، قانون! يمكنه أتمتة سير عمل المبيعات والدعم والتسويق من خلال أدوات مثل الصفحات المقصودة الآلية وحملات البريد الإلكتروني وتسجيل العملاء المتوقعين.

يعد تحسين ساعات العمل القابلة للفوترة بمثابة ثمرة سهلة المنال بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

لا تمتلك الشركات الصغيرة والمتوسطة دائمًا السيولة اللازمة للاستثمار في نمو الأعمال. يعد تحسين الساعات القابلة للفوترة طريقة ممتازة لزيادة الربحية دون نفقات كبيرة. باستخدام نظام متكامل لإدارة الموارد إلى جانب نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Act! يمكنك الحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها لحساب وتتبع وزيادة عملك القابل للفوترة ، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والنمو.

قم بالتسجيل للحصول على قانونك المجاني! المحاكمة ورؤيتها في العمل.