كيفية دمج التكرارات في Salesforce و HubSpot

هل لدمج جهات اتصال HubSpot أي تأثير على قاعدة بيانات Salesforce؟

باختصار، لا.

ليس لدمج جهات الاتصال في HubSpot أي تأثير على Salesforce في HubSpot Salesforce Sync. ومع ذلك، فإن السجل الأساسي المحدد في HubSpot فقط هو الذي سيستمر في المزامنة مع Salesforce بمجرد دمج السجلين. عند استخدام تكامل HubSpot Salesforce، قد تكون إدارة التكرارات أمرًا صعبًا للغاية. ما لم تكن قادرًا على منع البيانات المكررة بشكل كامل (والتي لنكون صادقين، ليست سهلة دائمًا)، فإليك دليل حول كيفية دمج العملاء المحتملين وجهات الاتصال المكررة في Salesforce عند التكامل مع HubSpot.

لماذا تعد البيانات المكررة شائعة جدًا؟

لقد قام كل نظام إدارة علاقات عملاء (CRM) واجهته بتوسيع عدد سجلاته باستمرار. وبدون منع إدخال البيانات المكررة، يصبح أي جهد للتنظيف بلا جدوى.

ينشأ أحد الأسباب الرئيسية للتكرارات في Salesforce وضعف جودة البيانات أثناء عمليات استيراد البيانات. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي اصطلاحات التسمية غير المتناسقة أو أخطاء تنسيق البيانات أثناء عملية الاستيراد إلى إدخالات مكررة. علاوة على ذلك، عند استيراد البيانات من مصادر مختلفة مثل الأقسام المختلفة أو المصادر الخارجية، يزداد احتمال التكرارات.

إذا قمت بإدخال البيانات يدويًا، فسوف تواجه حتماً المزيد من البيانات المكررة. مع قيام العديد من المستخدمين بإدخال البيانات، قد يمثل الحفاظ على الاتساق في جميع المجالات تحديًا. بالإضافة إلى ذلك، قد يقوم بعض المستخدمين عن غير قصد بإنشاء سجلات مكررة إذا لم يكونوا على علم بالبيانات الموجودة في النظام، خاصة عندما يكون الاتصال والتدريب فيما يتعلق بإدخال البيانات غير واضح.

بغض النظر عن السبب، يمكن أن تشكل البيانات المكررة صداعًا لأي شخص يحاول فهم بياناته. فهو لا يؤدي فقط إلى عدم الكفاءة وعدم الدقة، ولكنه يعيق أيضًا القدرة على استخلاص رؤى ذات معنى واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على بيانات موثوقة.

يعد تنفيذ التدابير الفعالة لمنع التكرارات وإدارتها أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سلامة البيانات وزيادة قيمة نظام إدارة علاقات العملاء لديك.

تحديد التكرارات للدمج

عند إدارة التكرارات في تكامل Salesforce-HubSpot، من الشائع للمستخدمين الاستفادة من أدوات إلغاء البيانات المكررة التابعة لجهات خارجية مثل dedupe.ly أو DataGroomr . ومع ذلك، فإن عملية التكامل تفرض بعض القيود، خاصة فيما يتعلق بالمعرفات الفريدة ومعايير المطابقة.

في كل من Salesforce وHubSpot، تعمل حقول معينة كمعايير لمطابقة السجلات، والتي يشار إليها غالبًا باسم المعرفات الفريدة. في حالة HubSpot، يعتبر عنوان البريد الإلكتروني هو المعرف الفريد لسجلات جهات الاتصال.

على عكس HubSpot، يستخدم Salesforce خصائص متعددة كمعرفات فريدة.

عند مزامنة Salesforce مع HubSpot، تتم مقارنة البيانات من هذه الحقول. إذا كانت القيم الموجودة في هذه الحقول تتطابق بين النظامين الأساسيين، فسيتعرف النظام على السجلات باعتبارها تمثل نفس جهة الاتصال أو العميل المتوقع. هذه هي الطريقة التي يتم بها عادةً تحديد التكرارات ومنعها.

ومع ذلك، إذا تم تكوين Salesforce لاستخدام حقول أخرى (بخلاف الحقول الافتراضية) للمطابقة وتحديد التكرارات - ربما بسبب قواعد المطابقة المخصصة التي أعدتها مؤسستك - فلن يتعرف HubSpot بالضرورة على هذه الحقول.

على سبيل المثال، لنفترض أن مؤسستك تستخدم حقلاً مخصصًا يسمى "معرف العميل" في Salesforce لمطابقة جهات الاتصال. لقد قمت بإعداد قاعدة مطابقة مخصصة في Salesforce تحدد التكرارات بناءً على "الرقم التعريفي للعميل" هذا. ومع ذلك، عند مزامنة Salesforce مع HubSpot، لن يتعرف HubSpot على "معرف العميل" كحقل مطابق إلا إذا قمت بتعيينه على وجه التحديد إلى حقل مناظر في HubSpot. ونتيجة لذلك، إذا كان هناك جهتي اتصال لهما نفس "معرف العميل" في Salesforce، ولكن عناوين بريد إلكتروني مختلفة، فقد لا يضع HubSpot علامة على هذه العناصر كنسخ مكررة

الحذر قبل الدمج

قبل دمج التكرارات المحددة في Salesforce، من الضروري مراعاة الفروق الدقيقة في عملية التكامل.

تأكد من أن أي حقول تستخدمها للمطابقة في Salesforce يتم التعرف عليها أيضًا واستخدامها بواسطة HubSpot. بخلاف ذلك، قد ينتهي بك الأمر إلى وجود نسخ مكررة في HubSpot لم يتم وضع علامة عليها على هذا النحو، وذلك بسبب الاختلافات في قواعد المطابقة بين النظامين الأساسيين.

فهم HubSpot - Salesforce Sync

قبل أن نتعمق في خطوات دمج التكرارات، من الضروري فهم كيفية تطابق العملاء المحتملين وجهات الاتصال في Salesforce مع جهات اتصال HubSpot.

عندما يتم إنشاء جهة اتصال جديدة في HubSpot، فإنها تبدأ عملية فحص في Salesforce لتحديد أي عملاء متوقعين أو جهات اتصال لها نفس عنوان البريد الإلكتروني.

هنا يصبح الأمر مثيرًا للاهتمام: تقوم Salesforce بإرجاع هذه السجلات المطابقة بترتيب عشوائي. وهذا يعني أنه لا توجد قاعدة أو ترتيب محدد مسبقًا (مثل الترتيب الأبجدي أو التسلسل الزمني) لتحديد السجل الذي سيتم إرجاعه أولاً. وبسبب هذه العشوائية، يمكن أن يكون سجل Salesforce الأول الذي يطابق جهة اتصال HubSpot الجديدة هو أي من العملاء المتوقعين الحاليين أو جهات الاتصال التي لها نفس البريد الإلكتروني.

يقوم HubSpot بعد ذلك بالمزامنة مع هذا السجل الذي تم إرجاعه لأول مرة من Salesforce. يشكل هذا الرابط الأولي بين العميل المحتمل/جهة الاتصال المحددة في Salesforce وجهة الاتصال الجديدة في HubSpot.

ومع ذلك، لم يتم إصلاح هذا الرابط الأولي. بعد المزامنة الأولى، سيقوم HubSpot بالمزامنة مع أحدث سجل تم تحديثه باستخدام نفس البريد الإلكتروني في Salesforce. وهذا يعني أنه إذا تم تحديث عميل محتمل أو جهة اتصال أخرى في Salesforce بنفس البريد الإلكتروني، فقد يقوم HubSpot بكسر الرابط الأولي وتشكيل رابط جديد بهذا السجل الذي تم تحديثه مؤخرًا.

يضمن هذا السلوك أن HubSpot يحافظ دائمًا على المزامنة مع أحدث المعلومات في Salesforce. ولكنه يعني أيضًا أن جهة اتصال HubSpot قد ينتهي بها الأمر إلى الارتباط بسجل Salesforce مختلف عما تمت مزامنته معه في البداية.

دمج العملاء المتوقعين أو جهات الاتصال في Salesforce بنفس عنوان البريد الإلكتروني

يتضمن دمج العملاء المحتملين وجهات الاتصال في Salesforce سلسلة من الخطوات المنهجية لضمان اتساق البيانات ودقتها.

دمج العملاء المحتملين أو جهات الاتصال في Salesforce باستخدام HubSpot:

1. تحديد العملاء المتوقعين أو جهات الاتصال المكررة المطلوب دمجها: أولاً، اكتشف العملاء المتوقعين أو جهات الاتصال المكررة.
   
   
2. افتح العميل المتوقع أو جهة الاتصال في HubSpot: بمجرد تحديد نسخة مكررة، انتقل إلى حساب HubSpot الخاص بك وافتح تفاصيل ذلك العميل المتوقع أو جهة الاتصال.
   
   
3. انتقل إلى خاصية معرف العميل المتوقع في Salesforce أو خاصية معرف جهة اتصال Salesforce: ضمن تفاصيل العميل المتوقع أو جهة الاتصال في HubSpot، ابحث عن خاصية معرف العميل المتوقع في Salesforce أو خاصية معرف جهة اتصال Salesforce. هذا المعرف فريد لكل عميل محتمل أو جهة اتصال في Salesforce ويعمل كحلقة وصل بين النظامين الأساسيين.
   
   

4. ابحث عن العميل المتوقع أو جهة الاتصال التي تطابق معرف Salesforce للسجل في HubSpot: الآن، ارجع إلى Salesforce واستخدم هذا المعرف للبحث عن العميل المتوقع أو جهة الاتصال المقابلة.
   
   
5. استخدم العميل المتوقع أو جهة الاتصال كسجل رئيسي: بمجرد العثور على العميل المتوقع أو جهة الاتصال في Salesforce التي تطابق معرف Salesforce في HubSpot، اعتبر هذا السجل الرئيسي للدمج. السجل الرئيسي هو الذي سيتم الاحتفاظ بمعلوماته في HubSpot بعد الدمج.
   
   
6. دمج السجلات: في Salesforce، حدد السجلات المكررة وابدأ عملية الدمج، واختيار السجل الرئيسي المحدد. يسمح لك Salesforce بدمج ما يصل إلى ثلاثة سجلات مكررة لكل كائن في المرة الواحدة وستكون قادرًا على تحديد الحقول التي تريد الاحتفاظ بها في السجل الرئيسي من كل سجل من السجلات المدمجة. تعرض لك أداة إدارة التكرارات في Salesforce قائمة بجميع الحقول التي تحتوي على قيم مختلفة ويمكنك اختيار القيم التي تريد الاحتفاظ بها في السجل الرئيسي النهائي. ستتم بعد ذلك مزامنة هذه المعلومات مع السجل المقابل في HubSpot.
   

إدارة جهات الاتصال المدمجة في HubSpot

ضمن إعدادات HubSpot Salesforce Integration، لديك القدرة على تكوين الإجراءات التي ستحدث في HubSpot عند إزالة جهات الاتصال والعملاء المتوقعين من Salesforce.

نوصي بحذف السجل من حساب HubSpot الخاص بك عند حذفه في Salesforce.

تحقق من هذا الإعداد بالانتقال إلى إعدادات HubSpot > عمليات التكامل > التطبيقات المتصلة > Salesforce > إعدادات المزامنة > Salesforce → HubSpot

من المهم مراعاة سجل النشاط لكل جهة اتصال في HubSpot قبل دمج السجلات في Salesforce. إذا كانت جهة الاتصال التي يتم دمجها (ثم حذفها لاحقًا في HubSpot) تحتوي على سجل قيم، فمن الأفضل دمج جهات الاتصال في HubSpot أيضًا للحفاظ على هذه البيانات.

على سبيل المثال...

لنتخيل أن لديك جهتي اتصال في Salesforce: "Jane Francis" و"Jane F". كل من جهات الاتصال هذه موجودة أيضًا في HubSpot، ولكل منها سجل نشاط.

لقد كانت جين فرانسيس نشطة للغاية - فقد فتحت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وملأت العديد من النماذج على موقع الويب الخاص بك، وزارت موقعك عدة مرات. من ناحية أخرى، ليس لدى جين إف الكثير من التاريخ. لقد فتحت بعض رسائل البريد الإلكتروني ولكنها لم تتعامل كثيرًا مع ذلك.

لقد قررت الآن دمج جهتي الاتصال هاتين في Salesforce، واختيار Jane Francis كسجل رئيسي لأن لديها معلومات أكثر اكتمالاً.

إذا تم تعيين إعداداتك في HubSpot على حذف جهة الاتصال المدمجة في Salesforce، فعند دمج Jane Francis وJane F في Salesforce، سيتم حذف سجل Jane F في HubSpot.

إذا لم يكن لدى Jane F الكثير من التاريخ في HubSpot، فقد لا يكون هذا أمرًا كبيرًا. إن تفاعلاتها البسيطة ليست ضرورية لفهم سلوك جمهورك أو جهودك التسويقية.

ومع ذلك، إذا كان لدى Jane F تاريخ مهم في HubSpot، مثل Jane Francis، فإن حذفها يعني فقدان كل تلك المعلومات القيمة. إذا كان لدى كل من Jane Francis وJane F تاريخ نشاط مهم، فمن الأفضل أن تقوم بدمج سجلاتهم في HubSpot في نفس الوقت الذي تقوم فيه بدمجهم في Salesforce. وبهذه الطريقة، يمكنك الاحتفاظ بسجل النشاط من كلا جهات الاتصال ضمن السجل المدمج.

دمج جهات الاتصال في HubSpot

للاحتفاظ بسجل نشاط جهتي الاتصال في HubSpot عند الدمج في Salesforce، يمكنك إما إيقاف تشغيل إعداد الحذف التلقائي في HubSpot أو دمج جهات الاتصال المقابلة في HubSpot على الفور بعد دمج Salesforce.

1. قم بإيقاف تشغيل إعداد الحذف التلقائي: يحتوي HubSpot على إعداد يقوم تلقائيًا بحذف جهة اتصال في HubSpot إذا تم حذف جهة الاتصال نفسها في Salesforce. إذا كنت تقوم بدمج جهات الاتصال في Salesforce ولا تريد أن تفقد سجل النشاط المرتبط في HubSpot، فيمكنك إيقاف تشغيل هذا الإعداد. بهذه الطريقة، حتى بعد الدمج في Salesforce، لن يتم حذف جهة الاتصال "غير الرئيسية" في HubSpot (في المثال السابق، Fred) تلقائيًا.
   
   
2. الدمج بسرعة في HubSpot: إذا كنت لا تستطيع أو لا تريد إيقاف تشغيل إعداد الحذف التلقائي، فهناك خيار آخر يتمثل في دمج جهات الاتصال بسرعة في HubSpot مباشرة بعد دمجها في Salesforce. سيتعين عليك القيام بذلك قبل حدوث المزامنة التالية بين HubSpot وSalesforce.
   
   

دمج السجلات دمج ما بعد Salesforce

بمجرد الانتهاء من عملية الدمج في Salesforce، توجه إلى السجل الرئيسي في HubSpot. اختر Actions > Merge . الآن، حدد موقع Jane F وحدده (جهة الاتصال التي تخطط لدمجها في السجل الرئيسي) وقم بالانتهاء من دمج جهات الاتصال.

التعامل مع خطأ HubSpot: لم تعد جهة الاتصال تقوم بالمزامنة مع Salesforce

إذا اخترت الاحتفاظ بسجل Jane F بدلاً من آخر سجل تمت مزامنته في HubSpot، فسوف تواجه خطأ في المزامنة على جهة اتصال HubSpot المتبقية. تشير رسالة الخطأ هذه إلى أن سجل Salesforce الذي كان HubSpot يقوم بمزامنته مسبقًا لم يعد موجودًا. لحل هذه المشكلة، انقر فوق Resync أسفل الخطأ. على الرغم من أن هذا الحل واضح ومباشر، فإنه يمكن أن يصبح كثيف العمالة إذا كنت تتعامل مع مئات أو آلاف التكرارات حيث تم اختيار السجل الرئيسي غير الصحيح.

دمج العملاء المحتملين أو جهات الاتصال في Salesforce مع عناوين بريد إلكتروني مختلفة

لن يقوم HubSpot بتحديد جهات الاتصال التي لها عناوين بريد إلكتروني مختلفة على أنها نسخ مكررة عند مزامنتها مع Salesforce. عند دمج هذه الحقول في Salesforce أو أداة خارجية، افتح سجلات Jane Francis وJane F في HubSpot وادمجهما تمامًا كما فعلت في Salesforce.

وبدلاً من ذلك، إذا لم يكن لدى Jane F سجل مهم، فيمكنك دمج جهات الاتصال أو العملاء المتوقعين مباشرة في Salesforce والسماح لـ HubSpot بحذف جهة الاتصال المدمجة (Jane F).

قد تبدو إدارة النسخ المكررة بين HubSpot وSalesforce مهمة شاقة، ولكن Six & Flow ستوفر لك كل ما تحتاجه. باعتبارنا خبراء في HubSpot Salesforce Integration، فإننا نمتلك فهمًا متعمقًا للتعقيدات والتعقيدات التي تنطوي عليها هذه العملية.

نحن هنا لمساعدتك في التنقل عبر المشهد الصعب لإدارة البيانات، والتأكد من دقة سجلاتك وصيانتها جيدًا. سنهتم بتحديد التكرارات، وتحديد السجل الرئيسي، وإجراء عمليات الدمج في كل من Salesforce وHubSpot مع الحفاظ على سجلات الأنشطة المهمة. لذا يمكنك التركيز على ما تفعله بشكل أفضل - تنمية أعمالك - بينما نهتم نحن بالباقي.

تواصل معنا لتحقيق أقصى استفادة من تكامل HubSpot Salesforce.