كيفية العثور على مكان لحدث ما: 6 صناديق مهمة للتحقق منها

يتوقع الحاضرون الكثير من تجربة الحدث هذه الأيام. لقد تحولت غرف اجتماعات الفندق إلى سفن رحلات بحرية كبيرة في Dreamforce ، مما ترك الحاضرين في حالة من الرهبة. لكن هذه الأماكن المذهلة ليست شيئًا بدون الجوانب التأسيسية التي تجعل المكان مناسبًا للحدث.

هناك ما هو أكثر من اختيار مكان الحدث من العثور على الحجم المناسب (على الرغم من أن هذا جزء من العملية).

هناك العديد من المربعات التي يجب عليك التحقق منها قبل الالتزام بمكان الحدث: الاحتياجات التكنولوجية ، والعقبات اللوجستية ، وبالطبع التكلفة.

من يريد حضور حدث في موقع غير ملائم أو موقع باهظ الثمن ، كل ذلك لأنك اخترت المكان الخطأ؟ المتحدث الذي يحتل العناوين الرئيسية لن يحسب كثيرًا دون أخذ هذه العوامل في الاعتبار.

لقد جمعت قائمة من ستة عوامل حاسمة تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند اختيار المكان ، جنبًا إلى جنب مع الأدوات والقوائم التي يمكنك استخدامها للمساعدة في تسهيل عملية الاختيار.

1. موقع ملائم للحاضرين

يعد موقع الحدث الخاص بك أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها في مرحلة التخطيط. سيأخذ المسجلين المحتملين تكاليف السفر والراحة في الاعتبار عند اتخاذ قرار بالحضور أم لا.

إذا كنت لا تزال في مراحل التخطيط المبكرة ولم تكن متأكدًا من المدينة التي تختارها لمؤتمرك ، فإن SmartAsset لديها قائمة بأفضل 10 وجهات للمؤتمرات في الولايات المتحدة اعتبارًا من عام 2017 بناءً على القدرة على تحمل التكاليف ، والمسافة من المطارات ، والجرائم العنيفة الأسعار وتوافر السكن:

قائمة SmartAsset لأفضل 25 وجهة للمؤتمرات (المصدر)

بمجرد تحديد الموقع الجغرافي ، يجب أن تبني اختيار المكان على هذه المعايير:

• سعر
• المسافة من المطارات
• خيارات النقل (المزيد عن ذلك لاحقًا)
• السعة (المزيد عن ذلك لاحقًا)
• الوصول إلى وسط المدينة (مطاعم ، حانات ، فنادق ، إلخ.)

إذا كنت تستضيف حدثًا محليًا أصغر ، فلن تحتاج إلى فنادق لاستضافة العشرات من الحاضرين من خارج الولاية ، أو سهولة الوصول إلى المطار. عند النظر إلى الأماكن المحلية ، فإن اهتماماتك الرئيسية هي حجم المكان والتكلفة وخيارات النقل.

تعد محركات البحث عن أماكن Cvent و SocialTables و EventUp هي الأداة المثالية للعثور على كل ما تحتاج لمعرفته حول الأماكن على الصعيد الوطني.

2. سعة القاعة وغرف إضافية

عند اختيار مكان الحدث الخاص بك ، من الأفضل دائمًا المبالغة في تقدير احتياجات السعة الخاصة بك بدلاً من التقليل من شأنها.

على سبيل المثال ، إذا كان من المتوقع أن يستقطب الحدث الخاص بك 300 شخص على الأقل ، فيجب أن تتسع سعة مكانك بشكل مريح من 350 إلى 400 شخص. سيوفر لك هذا غرفة التنفس التي تحتاجها لاستيعاب حاضرين إضافيين في حالة حضور بعضهم والتسجيل في اليوم.

كما أنه يساعد في اختيار الأماكن التي توفر غرف استراحة إضافية. سيساعدك هذا النوع من المرونة عند ظهور مشكلات تتعلق بالسعة. إنه ليس مثاليًا ، ولكن من الممكن بث الحدث الرئيسي إلى هذه القاعات الفرعية كوسيلة لاستيعاب المزيد من الأشخاص بشكل مريح في هذا الحدث الخاص بك.

بفضل أدوات مثل محرك بحث مكان Cvent ، يمكنك البحث عن سعات الأماكن قبل إجراء أي اتصال مع الأماكن المحتملة. بهذه الطريقة ، يمكنك إنشاء قائمة مختصرة للمكان الخاص بك دون أن تتعرض لضغوط للالتزام قبل أن يكون لديك جميع المعلومات.

3. قدرات WiFi لمجموعات كبيرة

نحن نعيش في عالم أكثر اتصالاً من أي وقت مضى ، واتصال WiFi ضروري للإنتاجية في جميع أشكال الأعمال ، بما في ذلك الأحداث. من المهم أن تتمتع باتصال ثابت بالإنترنت كمنظم أحداث ومضيف. ستكون أفضل الأماكن مزودة بوصول WiFi متاح لاستخدامك في يوم الحدث الخاص بك.

ومع ذلك ، قد لا يكون اتصال الفندق القياسي المتاح لجميع نزلاء الفندق كافياً للتعامل مع كل حركة المرور لضيوفك. لهذا السبب من المهم الاستفسار عن إشارة WiFi مخصصة للحاضرين. ستحتوي معظم الفنادق على إشارة WiFi مخصصة للأحداث ، ولكن يجب عليك التأكد.

تعتبر سرعات WiFi مهمة أيضًا ، خاصة إذا كنت تخطط لبث الفيديو أو تتوقع استخدامًا كثيفًا للهاتف أثناء الحدث للتغريد المباشر واستخدامات الوسائط الاجتماعية الأخرى. يجب أن تتأكد من أن سرعات نقل البيانات الخاصة بك تظل أعلى من 8 إلى 12 ميجابت في الثانية (ميجابت في الثانية) للتعامل مع هذا المستوى الأعلى من حركة المرور. اسأل المكان الخاص بك عن سرعاتهم وإذا كان من المناسب لك إجراء اختبارات السرعة على شبكة الأحداث الخاصة بهم ، فقط للتأكد.

إذا كنت بحاجة إلى اختبار سرعة الإنترنت في المكان ، فهناك أدوات مجانية مصممة لذلك:

• SpeedTest
• Fast.com
• اختبار سرعة الطيف

أخيرًا ، دعنا ننتقل إلى التكلفة. شبكة WiFi في الأحداث ليست مجانية ، ولكن لا يجب أن تكلفك ثروة. وفقًا لـ ASAE ، هناك طريقتان يمكنك من خلالهما المساعدة في تخفيف هذه التكاليف:

• بيع رعاية واي فاي لمعلن
• أضف على رسوم للضيوف الذين يستخدمون WiFi

4. خيارات النقل ومواقف السيارات

ما فائدة الحدث إذا لم يتمكن أحد من الوصول إليه؟

عند تحديد مكان إقامتك ، تأكد من توضيح جميع خيارات النقل المتاحة ، مثل:

• خدمات قطارات المترو
• خطوط الحافلات
• مسافات قريبة من الفنادق
• توفر خدمة مشاركة الرحلات (Uber ، و Lyft ، و Fasten ، و Sidecar ، وما إلى ذلك)

قدم معلومات النقل هذه لضيوفك ، جنبًا إلى جنب مع ساعات النقل والتوصيات لتطبيقات خرائط النقل العام.

خرائط نظام السكك الحديدية في واشنطن العاصمة ونيويورك وبوسطن (المصدر)

قد تقدم بعض خيارات النقل هذه عروض خاصة وخصومات لحضور الحدث. تقدم Uber ، على سبيل المثال ، نظام UberEvents الخاص بهم والذي يسمح لك بإنشاء تذاكر ركوب للحاضرين. ستغطي تصاريح الركوب هذه تكاليف النقل حتى حد معين تحدده ، مما يسهل على الحاضرين الوصول إلى الحدث الخاص بك.

بينما قد يمشي البعض ، أو يستقلوا وسائل النقل العام ، أو ينتقلون إلى الحدث الخاص بك ، سيستمر الكثيرون في القيادة.

عند التفكير في الأماكن ، يعد وقوف السيارات ميزة أخرى يجب أن تكون على اطلاع عليها. إذا كان المكان لا يحتوي على موقف سيارات مخصص ، ما نوع خيارات وقوف السيارات المحلية المتاحة؟ هل توجد مواقف سيارات؟ موقف سيارات واسع في الشارع؟

يمكنك عقد صفقة مع مرآب سيارات محلي لحجز عدد معين من المساحات وتضمين تلك التكلفة في صفقة التذاكر لأولئك الذين يخططون للقيادة. ينطبق هذا أيضًا على المرائب المدفوعة المملوكة للمكان حيث يتم إضافة تكلفة وقوف السيارات كخدمة ، إما بالتكلفة الكاملة أو بسعر مخفض (ويفضل الأخير).

إذا كنت لا تشعر أنه من الضروري الذهاب إلى هذا الحد لتأمين موقف سيارات ولكنك لا تزال ترغب في جعل القيادة مريحة لضيوفك ، فحاول التوصية بتطبيقات وقوف السيارات على موقع الحدث الخاص بك والتي ستساعدهم في تحديد مكان وقوف السيارات بأسعار معقولة حول مكان إقامتك.

5. المرافق

ما الذي يجب أن يقدمه مكانك إلى جانب المساحة لاستضافة الحدث الخاص بك؟ يمكن أن تشمل هذه المرافق الإضافية:

• معدات الصوت والصورة : يعد استئجار أو شراء معدات الصوت والصورة أمرًا مكلفًا ، ويساعد في توفير المال عندما يكون مكان الحدث لديك بالفعل مزودًا بإضاءة ومكبرات صوت وميكروفونات ومعدات فيديو جاهزة للاستخدام. إذا كان الأمر كذلك ، فمن المرجح أن يعرض المكان المعدات كجزء من صفقة معبأة.
• الطاولات والكراسي : تمامًا مثل معدات الصوت والصورة ، فإن توفير الطاولات والكراسي الخاصة بك يعني المزيد من الأموال من جيبك للتأجير. ناهيك عن تكاليف النقل لنقل كل هذه الطاولات والكراسي إلى المكان. من الأفضل العثور على مكان به هذه المرافق الموجودة بالفعل.
• تقديم الطعام : إذا كنت تخطط لتقديم الطعام لضيوفك ، فيمكنك إما التعاقد مع خدمة تقديم طعام خارجية أو الاستفادة من خدمة تقديم الطعام في مكانك ، إذا كان ذلك متاحًا. اعتمادًا على المكان ، قد تكلف خدمة الطعام الخاصة بهم أموالًا أقل إذا تم تعبئتها مع حجز المكان. تحقق مع المطاعم المحلية الخاصة بك لمقارنة الأسعار.

تتوفر جميع وسائل الراحة هذه باستخدام مصادر خارجية ، ولكن كما ذكرنا سابقًا ، إذا كانت أماكنك المحتملة توفرها ، فمن الأفضل محاولة التوصل إلى صفقة مجمعة قد توفر لك المال على المدى الطويل.

6. مرونة تاريخ الحدث

لا تسير الأمور دائمًا في مكانها كما خططت له. تحدث حالات الطوارئ ، والطقس لا يتعاون دائمًا ، والجداول الزمنية لا تتوافق دائمًا.

لهذا السبب من المهم اختيار مكان يمنحك نوعًا من المرونة في تحديد موعد الحدث الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كان الحدث الخاص بك قد يتطلب تغيير التاريخ ، فمن المفيد حجز مكان به بعض التواريخ المفتوحة في ذلك الوقت لاستخدامه كتواريخ مطر.

افهم أن هذا طلب صعب لأي مكان ولا ينبغي أن تعقد أو تنهي صفقة لأن الأماكن تحتاج إلى جداول زمنية كاملة لدفع الفواتير.

ولكن إذا صادفت مكانًا به تواريخ فارغة قليلة ، فحاول العمل في سياسة إعادة الجدولة لتاريخ لاحق بسعر مخفض. بهذه الطريقة لن يخسر المكان المال عند حجز موعد إضافي لك ولن تضطر إلى إلغاء حدث إذا ظهرت مشاكل.

نظرًا لأن الأحداث الرئيسية يتم التخطيط لها دائمًا من أشهر إلى عام مقدمًا ، فإن إعطاء أماكنك المرتقبة قائمة من التواريخ المرنة سيساعدك في العثور على مواعيد غير الذروة والعثور على التاريخ الذي سيوفر لك أكبر قدر من المال.

تحقق من هذه الموارد الأخرى لتخطيط الأحداث

الآن بعد أن حددت مكان الحدث الخاص بك ، تأكد من اتباع بقية الخطوات في "دليل الخطوات العشر لتخطيط الحدث" لضمان أفضل تجربة للحدث.