كيفية إنشاء هيكل قسم المحاسبة الخاص بك

استخدم هذا الدليل لبناء فريق المحاسبة الخاص بك.

عندما بدأت عملك لأول مرة ، ربما كنت تشبه إلى حد ما فرقة المرآب ، تعيش حلمك وتحل المشاكل بسرعة.

ولكن مع نمو نشاطك التجاري ، فإن الاعتماد على المؤسس المشارك ديف - الذي يضاعف دوره كمدير تقني وفريق قانوني للشركة - لمواصلة الدفع للبائعين وفريقك المتزايد من الموظفين لن يقطعها بعد الآن.

إذا كنت تريد أن يستمر عملك في النمو ، فأنت بحاجة إلى إنشاء هيكل قسم محاسبة يمكنه التعامل مع مجموعة من الواجبات المحاسبية والتوسع في عملك.

دعنا نلقي نظرة على خمس مهام أساسية للمحاسبة للشركات الصغيرة ، وكيف يجب عليك التعامل مع كل من هذه الأدوار ، وكيفية معرفة متى تحتاج إلى المساعدة. ولأن عملك لا يمكن أن يعمل بالجهد البشري وحده ، سنقوم أيضًا بتفصيل كيف يمكن لبرامج المحاسبة أن تدعم فريقك.

تحتاج محاسبة الأعمال الصغيرة إلى الأشخاص والتكنولوجيا

على الرغم من أن برامج المحاسبة ضرورية لأي شركة صغيرة ، إلا أنها لا تستطيع فعل كل شيء. أنت بحاجة إلى شخص يقف وراء برنامجك للتحقق من الأرقام مرة أخرى ، وتحليل المخرجات ، والتنسيق بين الأنظمة غير المتكاملة ، والتأكد من أن عملك لا يتم سرقته من قبل البائعين المخادعين أو الموظفين المحتالين.

في الحد الأدنى ، تحتاج إلى شخص يدير كشوف المرتبات ، وشخص ما يدفع للبائعين ويرسل الفواتير ، وشخص يتعامل مع الكتب كل شهر حتى تكون متوازنة في الوقت الضريبي.

قد يكون المؤسس المشارك ديف قادرًا على القيام بكل هذه الأشياء ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليه القيام بكل هذه الأشياء على المدى الطويل. ولكن بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، هناك أوقات تحتاج فيها إلى الاكتفاء بأقل من ذلك.

لن يبدو هيكل قسم المحاسبة الخاص بك أبدًا مثل قائمة فريق الكرة اللينة لشركتك. هذه ليست مناصب في بطاقة تشكيلة تحتاج لملئها ؛ هذه هي المهام التي يجب إنجازها من خلال مجموعة من الأدوار والموارد. ستحتاج إلى إظهار التقدير كقائد تنظيمي لمعرفة شكل هذه المجموعة بالضبط بالنسبة لعملك والموارد التي لديك.

يمكنك استخدام هذه المقالة كمخطط لبناء الهيكل الخاص بك ، ولكن لا تنس أن تتوقع السيولة بناءً على حجم عملك (في كل من الموظفين وحجم الأعمال) وقدرات فريقك.

5 مهام محاسبية أساسية وكيفية معالجتها

في الأقسام أدناه ، سنلقي نظرة على خمس مهام أساسية للمحاسبة التجارية ، والمهارات التي يجب أن تبحث عنها للتعامل مع هذه المهام ، والعلامات الحمراء التي تحتاج إلى تعزيزات. في النهاية ، سننظر في بعض الطرق التي يمكن أن تساعد بها برامج المحاسبة في كل مهمة ، ونعطي مثالاً على الهيكل الأساسي لقسم محاسبة الأعمال الصغيرة.

1. الفواتير / الفواتير

لماذا هو مهم: ذكرت إدارة الأعمال الصغيرة الأمريكية أن انخفاض المبيعات / التدفق النقدي كان السبب الأول لإغلاق الأعمال الصغيرة اعتبارًا من عام 2015 (في العام الماضي ، جمع مكتب الإحصاء الأمريكي مثل هذه البيانات). ما علاقة هذا بالفواتير؟ كلما طال وقت إصدار فاتورة لعملائك ، زاد الوقت الذي تستغرقه في تحصيل الأموال منك. يجب أن تدفع حتى تتمكن من دفع رواتب موظفيك وبائعيك. إذا لم يتم الدفع لك بدقة وفي الوقت المحدد ، فإن عملك معرض لخطر الفشل بسبب انخفاض التدفق النقدي.

من يجب أن يفعل ذلك: لست بحاجة إلى تكلفة اكتساب للتعامل مع الفواتير الخاصة بك ؛ أي شخص جيد في التعامل مع الأرقام ولديه اهتمام بالتفاصيل يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع هذه المهمة. بالإضافة إلى الدقة ، يعد الالتزام بالمواعيد أمرًا ضروريًا للفواتير ، لذا فأنت تريد شخصًا يلتزم بالمواعيد ويلتزم بالمواعيد النهائية.

علامات تحتاج إلى مساعدة:

• لا يتلقى العملاء فواتيرهم في الوقت المناسب
• يتم محاسبة العملاء بمبلغ خاطئ
• لا يدفع العملاء المبلغ الصحيح أو في الوقت المحدد

2. المدفوعات / حسابات الدفع

سبب أهمية ذلك: أفاد معهد التمويل والإدارة أنه في المؤسسات ذات المستوى الأعلى ، يمكن لمحترف حسابات دائنة بدوام كامل معالجة ما يقرب من 23000 فاتورة سنويًا. أي حوالي 85 فاتورة لكل يوم عمل. إذا كنت تدفع بضع فواتير فقط في كل مرة ، فمن المحتمل أنك لا تواكب ذلك. وإذا لم تجعل من أولوياتك الدفع للبائعين في الوقت المحدد ، فستدفع رسومًا متأخرة ، أو الأسوأ من ذلك ، ستفقد البائعين. أنت لا تريد تأجيل هذا إلا بعد انقطاع الكهرباء.

من يجب أن يفعل ذلك: كما هو الحال مع الفواتير والفواتير ، فإن الدقة وحسن التوقيت لها أهمية قصوى عندما يتعلق الأمر بالحسابات المستحقة الدفع. إذا كانت مؤسستك صغيرة ، فلا بأس أن يكون لديك شخص واحد أو فريق صغير يتعامل مع حسابات الدفع والمدينين (الفواتير). على الرغم من أنه يجب الوثوق بمورديك لفواتيرك بدقة - مما يجعل هذه المهمة أقل تدخلًا من إعداد الفواتير - يجب ملء هذا الدور بواسطة شخص يمكنه التحقق مرة أخرى من أرقام البائعين للتأكد من عدم فواتيرك أو تحصيل رسوم منك مقابل سلع أو خدمات لم تكن في الواقع.

علامات تحتاج إلى مساعدة:

• يشتكي الباعة من عدم حصولهم على رواتبهم.
• على الرغم من بذل قصارى جهدهم ، لا يستطيع فريق الحسابات الدائنة الخاص بك المواكبة ويقوم بتسديد مدفوعات متأخرة.
• يتعين على أخصائي حسابات الدفع الخاص بك العمل لوقت إضافي لمواكبة ذلك.

3. كشوف المرتبات

سبب أهمية ذلك: كما نوقش في مقالتنا حول أفضل ممارسات معالجة كشوف المرتبات ، إذا لم تدفع لموظفيك في الوقت المحدد ولم تدفع لهم المبلغ المناسب ، فستبدأ في فقدان الموظفين ، وبعد ذلك لن تفعل يجب أن تقلق بشأن إدارة عملك بعد الآن.

من يجب أن يفعل ذلك: عندما يكون عملك صغيرًا جدًا (موظفان إلى ثلاثة موظفين) ، فقد تتمكن من التخلص من حساباتك الدائنة والمدينين للتعامل مع كشوف المرتبات أيضًا. بمجرد أن تنمو شركتك إلى ما هو أبعد من ذلك ، ستحتاج إما إلى أخصائي كشوف مرتبات ذي خبرة أو خدمة كشوف رواتب تابعة لجهة خارجية للقيام بذلك نيابة عنك. ما الذي يجعل متخصص الرواتب الجيد؟ بالإضافة إلى كونه دقيقًا ودقيقًا ، يحتاج الشخص المسؤول عن كشوف المرتبات أيضًا إلى العمل بشكل جيد مع الآخرين لحل المشكلات التي لا مفر منها.

علامات تحتاج إلى مساعدة:

• يتم دفع رواتب الموظفين بشكل روتيني متأخرًا.
• يتم تخفيض قيمة الموظفين أو دفع رواتبهم الزائدة بسبب أخطاء كتابية.
• الموظف المسؤول عن كشوف المرتبات مرهق ويعمل لساعات إضافية للحصول على شيكات الرواتب في الوقت المحدد.

4. مسك الدفاتر

لماذا هو مهم: الكتب المتوازنة هي الشمال الحقيقي لعملك ، ويجب أن تساعدك على النوم بهدوء في الليل بصفتك مالكًا لمشروع صغير. تعني مسك الدفاتر الجيد أساسًا أنه قد تم دفع جميع فواتيرك وأن جميع عملائك قد دفعوا لك ما يدينون به ، وقد احتفظت بسجلات نظيفة تظهر هذا المبلغ. في حين أن هذا قد لا يبدو مثيرًا بشكل رهيب ، إلا أنه أمر حيوي تمامًا للرفاهية المالية لعملك بنفس الطريقة التي يجب أن تكون بها درجة حرارة جسمك دائمًا حول 98 درجة لطيفة ومملة. إذا تم إيقاف تشغيل كتبك ، فهذا يعني أن شيئًا ما قد حدث خطأ.

من يجب أن يفعل ذلك: بطريقة ما ، ترتبط كل مهمة أخرى في هذه القائمة بمسك الدفاتر ، لذا فأنت بحاجة إلى شخص جيد التقريب ودقيق مع الأرقام ويعمل بشكل جيد مع الآخرين. في حين أن الفوترة هي المسؤولة عن إرسال الفواتير والحسابات الدائنة هي المسؤولة عن دفع الفواتير ، فإن كاتب الحسابات الخاص بك هو المسؤول في النهاية عن تسجيل ومتابعة جميع تلك المعاملات والأرصدة. سيعمل محاسبك أيضًا مع برامج المحاسبة طوال الوقت تقريبًا ، لذلك يجب أن يكونوا بارعين في أي برنامج محاسبة يستخدمه عملك.

علامات تحتاج إلى مساعدة:

• كتبك غير متوازنة (هناك أموال مكتسبة أو أموال تم إنفاقها لا يمكنك حسابها).
• عندما يحين وقت الضريبة ، فإنك تفتقد التقارير والإيصالات الضرورية.
• في نهاية العام ، يتعين عليك فحص النفقات الشخصية لتحديد نفقات العمل.

5. إعداد الضرائب

سبب أهمية ذلك: يتعين عليك أن تدفع للحكومة ما تدين به ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى الحصول على رصيد مقابل جميع الخصومات التي تتأهل لها حتى لا تدفع أكثر من ذلك. تحتاج أيضًا إلى إخراج W2s لجميع موظفيك حتى يتمكنوا من تقديم ضرائبهم في الوقت المحدد. إذا كنت لا تعتقد أن هذا أمر مهم ، فما عليك سوى الانتظار حتى تطرق مصلحة الضرائب الأمريكية بقائمة طويلة من الأسئلة التي ليس لديك إجابات عليها.

من يجب أن يفعل ذلك: محترف. من الناحية المثالية إما CPA على الموظفين ، أو من شركة خارجية ، الذين يمكنهم تمثيل عملك لدى مصلحة الضرائب إذا لزم الأمر. في حين أن وقت الضريبة يأتي مرة واحدة فقط في السنة ، فمن الحماقة الاعتقاد بأنك تحتاج فقط إلى القلق بشأنه لبضعة أيام أو أسابيع قبل الموعد النهائي. إن البقاء على رأس النفقات والدخل على مدار العام ، وتسجيلها بشكل صحيح من حيث الآثار الضريبية ، يحدث فرقًا كبيرًا عندما يحين الوقت الضريبي. يجب أن يعمل كاتب الحسابات الخاص بك جنبًا إلى جنب مع الشخص المسؤول عن إعداد الضرائب للتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجون إليه لإعداد إقرارك الضريبي بشكل كامل ودقيق.

علامات تحتاج إلى مساعدة:

• أنت تحاول القيام بضرائب عملك بنفسك في نهاية العام وتكافح من أجل العثور على التقارير والنماذج الصحيحة.
• ينتهي بك الأمر باسترداد أو مبلغ مستحق في نهاية العام أعلى بكثير من العام السابق ولا يمكنك تفسير السبب.
• بعد تقديمك للضرائب ، تحصل على إشعار تدقيق من مصلحة الضرائب الأمريكية ولا تكون مستعدًا للإجابة على أسئلتهم.

كيف يمكن أن تساعد برامج المحاسبة

الفواتير الآلية: لنفترض أن لديك عميلاً يطلب 10 أرطال من القهوة كل شهر. في المرة الأولى التي يطلبون فيها ملء نموذج فاتورة بجميع معلوماتهم ، تقوم بتعيينه لإرساله في نفس اليوم من كل شهر. إذا أرادوا زيادة طلبهم أو تقليله ، أو تخطي شهر ، أو الإلغاء ، فكل ما يتعين على اختصاصي الفوترة القيام به هو الدخول وتغيير الإعدادات. لكن باقي الوقت ، تخرج هذه الفاتورة كالساعة.

المدفوعات الآلية: سيتذكر أي برنامج محاسبة جيد فاتورة بعد أن تدفعها في المرة الأولى ، مما يسمح لأخصائي المدفوعات الخاص بك بإعداد دفعة تلقائية في المرة التالية التي يتم فيها استلام فاتورة مماثلة من نفس البائع. تشمل الميزات المتقدمة تتبع الدفع - حتى تتمكن من معرفة وقت استلام دفعتك - والموافقات الآلية ، لذلك لا يتعين عليك التوقيع رقميًا على نموذج في كل مرة يطلب فيها مدير مكتبك المزيد من المشروبات الغازية لغرفة الاستراحة.

كشوف المرتبات: برنامج كشوف المرتبات معقد بدرجة كافية لدرجة أنه ميزة مضمنة فقط لأكبر الضاربين في مساحة برامج المحاسبة ، مثل QuickBooks Online (أفضل أداة لمدة خمس سنوات تعمل على قائمة "أفضل 20 برنامج محاسبة شائعًا"). لذا بدلاً من البحث عن أداة محاسبة تتعامل أيضًا مع كشوف المرتبات ، نوصي بتجربة إحدى هذه الأدوات التي تتكامل مع تطبيقات كشوف المرتبات الشائعة لتسهيل الحياة على أخصائي كشوف المرتبات عن طريق أتمتة أشياء مثل الإيداع المباشر والضرائب المحتجزة.

مسك الدفاتر الآلي: برنامج المحاسبة يتم حفظ مسك الدفاتر في جميع برامج المحاسبة ، مع الاحتفاظ بسجل نظيف لجميع الأموال الواردة والصادرة من عملك والإبلاغ عن أي تباينات. هذا يسمح لأمين الدفاتر الخاص بك بالعمل بشكل أكبر كحارس بوابة ، وإدخال البيانات في البرنامج والتحقق من الأرقام مرتين بدلاً من قضاء ساعة بعد ساعة في إدخال البيانات المملة والرياضيات البسيطة المتكررة.

التحضير الضريبي: لا يمكن لبرنامج المحاسبة القيام بضرائبك نيابة عنك ، ولكن يمكنه تسجيل جميع البيانات الضرورية وتنظيمها وتوفير النماذج الضريبية اللازمة بحيث عندما يحين الوقت الضريبي ، يمكنك النقر فوق بعض الأزرار لإنتاج تقارير للمحاسب الخاص بك بدلاً من إلقاء صندوق أحذية من الإيصالات على مكاتبهم.

هيكل قسم محاسبة الأعمال الصغيرة الأساسي

الآن بعد أن حددنا الأساسيات ، دعنا نلقي نظرة على هيكل قسم المحاسبة الأساسي الذي يمكن أن يبدأ عملك به:

مثل هذا الإعداد سوف يجعلك تغطي كل احتياجات محاسبة الأعمال الصغيرة تقريبًا ، ولكن هناك مجالًا للمرونة. يمكن أن يكون لديك كاتب حسابات يتعامل مع الحسابات الدائنة / المستحقة القبض من تلقاء نفسه إذا كان عملك صغيرًا بما يكفي ، أو قد تجد أنه من المنطقي أن يكون لديك كشوف رواتب تتعامل مع شركة خارجية إذا أصبحت ساحقة.

الشيء المهم بالنسبة لك كقائد للأعمال الصغيرة هو مراقبة النمو والتكيف حسب الحاجة (لا تنتظر حتى تتأخر شيكات الرواتب لثلاث دورات متتالية للحصول على المساعدة).

في نفس الملاحظة ، دائمًا ما تخطئ في جانب الحذر عندما يتعلق الأمر بالحصول على مساعدة احترافية. أنت لا تعرف ما لا تعرفه ، والأهم من ذلك بكثير إجراء المحاسبة بشكل صحيح دون حرق نفسك بدلاً من توفير القليل من المال.

ما هو تصنيفك المحاسبي للأعمال الصغيرة؟

بينما نظرت هذه المقالة في المناصب الأساسية لقسم المحاسبة ، مع نمو شركتك ، ستحتاج إلى توسيع هذه الفرق وإضافة وظائف جديدة مثل المدير المالي والمحللين الماليين لتحويل التركيز من البقاء على قدميه إلى النمو.

ليس عليك أيضًا أن تكون خبيرًا في كل مجال من مجالات عملك ، ما عليك سوى الاستماع إلى أولئك الذين يعرفون أكثر منك. إذا أخبرك المحاسب الرئيسي الخاص بك أن الوقت قد حان لبدء الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات الخاصة بك ، فاستمع إليهم.