كيفية السير مع القادة من خلال البيانات المالية للشركة

إنه الوقت من العام الذي تجلس فيه مع قادة الأعمال لتقديم الأرقام. تقابل النتوءات في الكوع وتشاركهم في حديث قصير ، غالبًا عن الطقس. الآن ، عليك البدء في العمل: "كيف كان أداء الشركة؟"

التحدي الذي يواجه توصيل المعلومات المالية هو أنها لغة أجنبية بالنسبة لمعظم الناس. قلة هم الذين يتحدثون أو يفهمون مفردات مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) والتقارير المالية: الاستحقاق مقابل النقد ، الأصول والخصوم ، والمدين مقابل الائتمان (ولكنه محير للعقل).

سواء كنت مديرًا ماليًا (CFO) ، أو محاسبًا مستقلاً ، أو قسمًا ماليًا بالكامل ، أو شركة مالية خارجية ، يجب أن تتعلم كيفية ترجمة التفاصيل المالية للقادة غير المحاسبيين. من خلال البحث عن طرق لتقديم المعلومات المالية بشكل فعال لأصحاب المصلحة ، يمكنك إعطاء منظور تجاري لا يمكن أن يوفره إلا التمويل.

فيما يلي دليل من ست خطوات لتوضيح الرؤى المالية بشكل أفضل لقادتك وبعض الأدوات والنصائح التي ستساعدك على طول الطريق.

ثلاثة تقارير شائعة الاستخدام لإعداد التقارير المالية هي الميزانية العمومية وبيانات الدخل وبيانات التدفقات النقدية. إنها توفر نقطة انطلاق جيدة ونظرة شاملة للأعمال ، ولكن عندما لا يتم تبسيطها لفهم القيادة ، فإنها لا تكفي لاتخاذ القرارات على مستوى الإدارات أو العمل بشكل عام.

بالنسبة لقادة الأعمال الذين يتورطون في العديد من المسؤوليات اليومية ، تصبح محاولة تحديد الاتجاهات الرئيسية أثناء دراسة تفاصيل التقرير أمرًا صعبًا. يؤدي هذا إلى قيام العديد من العملاء المحتملين باستخدام الرؤى المالية بشكل انتقائي.

كشفت دراسة أجرتها مؤسسة Gartner أن حوالي 90٪ من مديري الأعمال يفشلون في النظر في الآثار المالية لقراراتهم ، وأن هذا الإشراف يضر بأكثر من 3٪ من صافي الدخل للأعمال التجارية المتوسطة (البحث الكامل متاح لعملاء Gartner).

هذا ليس بأي حال من الأحوال عددًا صغيرًا ، للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم سريعة النمو والتي تعاني من ضائقة مالية وقد تعادل خسارة المال لحملة تسويقية جديدة أو توظيف المزيد من الموارد أو الاستثمار في تقنية جديدة.

لذا ، فإن الخطوة الأولى هي جعل تقاريرك المالية أكثر جدوى ومساهمة للقادة. قم بتصفية أهم المقاييس المالية التي تمنحهم المعلومات ذات الصلة حول الجزء الخاص بهم من العمل.

نصائح احترافية لاختيار المؤشرات المالية المهمة:

• يتم تقديم التقارير المالية بشكل عام "بعد وقوع الحدث". اجعلهم أكثر تطلعا للمستقبل من خلال الكشف عن مجالات العمل أو القسم بشكل عام التي تجني الأموال وتنمو ، وأيها تتقلص.
• قسّم تقاريرك إلى مؤشرات ، واسأل "ماذا بعد؟" من بياناتك حتى تصل إلى المنطق الذي يكون مفيدًا لقادة الأعمال.
• تحدث إلى القادة حول القرارات المهمة التي يريدون اتخاذها في الربع أو السنة القادمة. قم بإعداد تقاريرك حول تلك الأولويات الرئيسية وسلط الضوء على التحديات التي تواجهها.
• قم بمواءمة تقاريرك مع أهداف شركتك. لتحسين الربحية ، على سبيل المثال ، قم بإجراء تحليل المنافسين لنقاط أسعار منتجاتهم وعدد الموظفين وحجم المبيعات.

يمكن للقصص التغلب على الفجوة بين النتائج المالية وفهم الأعمال. اختر القصص لتوصيل الأرقام الموجودة في بياناتك المالية.

إن تقديم رؤيتك المالية في شكل قصص مقنعة سيؤدي إلى مناقشة وتمكين اتخاذ القرار. التحدي بالنسبة لك هو تحديد القصص الفردية ، والتي يمكن أن تلهم التغيير والفهم على مستوى الشركة.

نصائح احترافية للبحث عن قصص وراء الأرقام:

• شارك مع قادة الأقسام لفهم "كيف" و "لماذا" لإيراداتهم وتكاليفهم بشكل أفضل. اطلب منهم توصيلك بجهة الاتصال الصحيحة داخل إدارتهم. كن فضوليًا واطرح أسئلة جيدة واستمع إلى ما سيقولونه.
• استخدم تقنيات تصور البيانات لتصور القيم المتطرفة ، بالإضافة إلى متوسط ​​القيم لبياناتك المالية ، وتحقق مما إذا كانت هناك أي قصص جيدة فيها.
• بمجرد تحديد قصصك ، قم بتشغيلها من خلال خبراء القسم لتجنب الانحياز التأكيدي.

قلل التعقيد غير الضروري في تقاريرك المالية لجعلها أكثر فائدة للقادة.

قدم البيانات باتباع مبدأ "الأقل هو الأكثر" ليكون موجزًا ​​، ولكن قدم المزيد من المعلومات إذا كان ذلك يعزز الفهم.

نصائح احترافية لتقليل المعلومات غير الضرورية من التقارير المالية:

• انظر إلى نوع المعلومات التي طلبها القادة في الماضي ، وتخلص من الأجزاء غير المفيدة التي تشوش رسالتك.
• قدم حسابات نهائية في التقرير حتى يتمكن القراء من التركيز على دراسة البيانات أكثر من الانغماس في الرياضيات الذهنية.
• استخدم نقاط البيانات المقارنة (من السنوات السابقة أو الفعلية مقابل المدرجة في الميزانية) وفروق النسبة المئوية لتسهيل تقييم القادة لمدى جودة أو سوء الأرقام.
• قم بإجراء "اختبار المصعد". تخيل لو كنت في مصعد مع قائدك ، وكان عليك أن تنقل رسالتك بوضوح وإيجاز بحلول الوقت الذي تصل فيه إلى الطابق المطلوب. سيساعدك القيام بذلك على فهم ما إذا كانت معلوماتك مثقلة بالأعباء أو إذا كانت تحتوي على مؤشرات مركزية موجزة.

من خلال تحسين كيفية توصيل المعلومات المالية ، فإنك تقوم بتمكين صانعي القرار بالأدوات المناسبة لتحسين العمليات والحفاظ على قدرتك التنافسية. قم بتسريع معدل وجودة تحليلك من خلال الاستثمار في الحل التكنولوجي المناسب.

يمكن أن تعيق التقارير المالية اليدوية عملياتك بمشاكل صغيرة مثل التحكم في الإصدار ، أو التبديل بين رسائل البريد الإلكتروني لإرسال الملف الصحيح ، أو حتى مجرد تحديث بياناتك المالية.

سوف يحررك البرنامج الفعال من مهام المحاسبة اليدوية ومسك الدفاتر ويساعدك في تتبع الاتجاهات بدقة لتوليد رؤى أكثر ثراءً. والأفضل من ذلك ، أن معظم عروض البرامج اليوم توفر حلولاً لأمن البيانات ، والتي تعتبر حيوية لفرق المالية والمحاسبة.

نصائح احترافية لأتمتة إعداد تقارير المعلومات المالية:

• استثمر في برامج المحاسبة لتوفير وقتك للتحليل والحصول على التقارير بسهولة أكبر وبدقة أكبر. سيساعدك البرنامج على إدارة مهامك الروتينية بكفاءة وإضافة المزيد من القيمة إلى الأعمال. يمكنك البدء بحلول برامج المحاسبة المجانية إذا كنت جديدًا في الأتمتة المالية. فهي ميسورة التكلفة ويمكن أن توفر لك وظائف كاملة بأقل تكلفة أو بدون تكلفة.
• إذا تجاوزت الوظائف الأساسية التي توفرها البرامج المجانية ، فسيتم تقديمك جيدًا من خلال حلول إعداد التقارير المالية الداخلية مع عمليات المحاسبة والميزانية المتكاملة ، مثل كشوف المرتبات والميزانية وما إلى ذلك.
• انتقل إلى مستوى أعلى من خلال اختيار حلول البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء لتحسين الأمان والوصول إلى بياناتك.

إذا لم يتم التخطيط جيدًا ، يمكن اعتبار أفضل التحليلات بلا قيمة. دعم المعلومات الخاصة بك مع العروض التقديمية القوية للوحة القيادة. يمكنك غرس مزيج من مهارات تصور البيانات والعرض التقديمي باستخدام برنامج إعداد التقارير المالية للتواصل الفعال.

يمكن أن يسمح لك برنامج إعداد التقارير المالية بتخصيص حقول التنسيق لتتبع أهم الأفكار وعرضها لإعطاء رؤية أفضل لأعمال الإدارات المختلفة.

نصائح احترافية لتصور المعلومات لإعداد التقارير المالية:

• تصور كيف ترغب في تقديم تحليلك. ابدأ بورقة فارغة ، وارسم كيف تتوقع أن تنظر بياناتك في وقت التقديم.
• كن دقيقا. من أعمدة البيانات إلى الأمثلة التي تريد تضمينها ، ارسمهم جميعًا عند تصور معلوماتك. أخيرًا ، تأكد من أن أفكارك تضيف قيمة للقادة.
• استثمر في برنامج إعداد التقارير المالية الذي يمكنه الجمع بين بياناتك المالية في شاشة عرض سهلة المسح ، وإظهار رؤى مع رسومات ومخططات تفاعلية.

لا أحد يفهم قيمة التدقيق الذاتي أفضل من فرق المالية والمحاسبة.

اطلب ردود فعل من القادة حول كيفية قيامك بتقديم رؤى مالية تتحدث عن احتياجاتهم. وإذا كانت هذه الأفكار قد ساعدتهم ، فمن الجيد جمع التعليقات حول كيفية القيام بذلك.

ستساعدك هذه المتابعات على الاحتفاظ بالجوانب الجيدة لتقاريرك المالية وتصحيح المجالات التي لا تضيف قيمة لعملية صنع القرار. سيساعدك أيضًا على اختيار مؤشرات مالية أكثر فعالية للتقارير المستقبلية.

نصائح احترافية للمتابعة مع القادة:

• حدد اجتماعات فردية مع رئيسك التنفيذي ورؤساء الأقسام للحصول على آرائهم حول تقاريرك. إجراء محادثة صادقة ومفتوحة.
• في هذه اللحظة ، لا تعطي إيضاحات أو تضغط على احتياجاتك المالية بشأنها. ألق آذانًا صاغية لاحتياجاتهم. يمكنك مناقشة التحديات التي ربما منعتك من معالجة القضايا التي أشاروا إليها فيما بعد.

الحد الأدنى الأساسي هو أداء مهام المحاسبة الروتينية بما يتماشى مع إرشادات الامتثال. من الأهمية بمكان أن يضيف التمويل قيمة عن طريق التأكد من فهم قادة الأعمال لكيفية تأثير أفعالهم على المحصلة النهائية.

اجعل عروضك المالية شيئًا تتطلع إليه أنت والقادة من خلال الخطوات المذكورة أعلاه.