كيفية اختيار أفضل برنامج تتبع الوقت في 7 خطوات

دفعت الثورة الرقمية الشركات إلى معرفة كيفية التكيف مع طريقة جديدة لإدارة المؤسسات.

سواء قررت شركتك تولي إعداد عمل عن بعد أو هجين أو من العودة إلى المكتب ، فمن المحتمل أنك ستستخدم أدوات افتراضية لإدارتها. وهذا يعني تنفيذ بعض الأنظمة الرقمية أو القائمة على السحابة بدلاً من الاعتماد على العمليات اليدوية القديمة.

إحدى العمليات التي يمكن أن تستفيد بشكل خاص من الرقمنة هي تتبع الوقت في العمل.

ارتفع استخدام برامج مراقبة الموظفين بنسبة 59٪ منذ بداية الوباء. يسهل تتبع الوقت من خلال البرامج الرقمية على المديرين تتبع عمل فرقهم دون الحاجة إلى إدارة دقيقة لهم.

في منشور المدونة هذا ، سنتعرف على جميع مزايا استخدام متتبع الوقت ونوضح لك كيفية اختيار أداة تتبع الوقت المناسبة لك ولفرقك.

فوائد برنامج تتبع الوقت

يسعد حوالي 95٪ من العمال الأمريكيين بتتبع وقتهم. لماذا ا؟ يتفقون على أن تتبع الوقت بدقة أمر مهم.

السبب وراء أهمية هذا الرقم هو أن هؤلاء الأشخاص قد رأوا الفوائد الأخرى التي يمكن أن توفرها برامج التتبع لكل من الشركة وموظفيها.

إذن ، لماذا يجب أن تبدأ الشركات في استخدام برامج تتبع الوقت ، لتبدأ؟

فيما يلي بعض الأسباب.

فائدة # 1: برنامج تتبع الوقت يحسن الإنتاجية

إذا كان هدفك في العمل هو تعظيم الوقت والطاقة ، فإن تتبع الوقت يعد ممارسة مفيدة للغاية.

يسمح للأشخاص بمراقبة المكان الذي يمر فيه وقتهم وإعادة تنظيم جداولهم وفقًا لذلك.

عندما يتتبع الموظفون وقتهم ، سيكونون قادرين على معرفة المهام التي قد لا تحقق النتائج المرجوة وإعادة الجدولة أو حتى التخلص منها في المستقبل.

بالإضافة إلى فهم أفضل للمهام ذات القيمة (وأيها ليست كذلك) ، يمكن للموظفين أيضًا الحصول على فهم أفضل لمقدار الوقت الذي يقضونه في مهام معينة.

إن الوصول إلى برنامج تتبع الوقت يمكّن المديرين أيضًا من النظر إلى عبء عمل فرقهم ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى إضافة المزيد من الأشخاص - أو تقديم أدوات يمكن أن تساعد الموظفين على توفير الوقت والطاقة والموارد.

فائدة # 2: برنامج تتبع الوقت يحسن الشفافية

يحدث لكمة الأصدقاء في بعض أماكن العمل ، مما يتسبب في خسارة الشركات 373 مليون دولار سنويًا. في الحقيقة ، 16٪ من الموظفين الأمريكيين و 34٪ من الموظفين الكنديين يعترفون بضرب الأصدقاء.

لذا ، تعتبر سرقة الوقت مشكلة كبيرة للعديد من الشركات. يقول المحاسبون إن 92٪ من عملائهم يتعاملون مع سرقة الوقت.

بفضل تتبع الوقت ، يمكن للمديرين مراقبة ما يعمل عليه الموظفون في أي لحظة. في الوقت نفسه ، يمكن لأعضاء الفريق الحصول على نظرة عامة أفضل على ما يقوم به زملاؤهم والمهام التي يؤدونها حاليًا.

لذلك ، فإن استخدام برنامج تتبع الوقت يضمن شفافية أفضل داخل الفرق.

المنفعة رقم 3: برنامج تتبع الوقت يحسن الربحية

عندما تتحسن الإنتاجية في مؤسسة ما ، يأتي نمو الأعمال بشكل طبيعي.

يمكن للشركات التي ترغب في توفير الوقت وزيادة الإيرادات وخفض معدلات دوران الموظفين أن تجد أن برامج تتبع الوقت يمكن أن تلعب دورًا في السعي لتحسين إنتاجية الشركة - وبالتالي تحسين الربحية أيضًا.

وبالتحديد ، يساعد برنامج تتبع الوقت الفرق على تنظيم المهام وتحديد أولوياتها بشكل أفضل - للتركيز بشكل أكبر على الأنشطة المربحة.

أيضًا ، يسمح تتبع الوقت للفرق بتتبع تكاليف المشروع وتحديد ما إذا كانت المشاريع المذكورة مربحة - فيما يتعلق بالوقت المخصص لها.

كيفية اختيار برنامج تتبع الوقت

الآن ، بعد أن عرفنا سبب كون برنامج تتبع الوقت مفيدًا للغاية ، فإن السؤال هو - كيف تصل الشركة إلى أداة تتبع الوقت المناسبة لها؟

فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند البحث عن أفضل برنامج لتتبع وقت الموظفين لشركتك - بالإضافة إلى بعض النصائح المفيدة لتتبع الوقت.

الخطوة رقم 1: استشر الفريق

مثل أي شيء في إدارة الأعمال ، لا توجد حلول واحدة تناسب الجميع لتتبع وقت الموظف.

أولاً ، عليك التفكير في التحديات الفريدة ونقاط القوة لموظفيك.

لذلك ، قد يكون من الأفضل استشارة واحد على الأقل من فرقك / أقسامك حول ميزات تتبع الوقت التي يرغبون في استخدامها.

ربما يريد الفريق / القسم المذكور مزيدًا من الاستقلالية - لذا فإن استخدام أداة تتبع الوقت التي تراقب نشاط الشاشة قد يؤدي إلى نتائج عكسية.

أو ربما يحتاجون إلى أداة تحتوي على علامات جغرافية تتيح للأشخاص تسجيل الدخول من مواقع مختلفة - وهو حل رائع للعاملين الميدانيين ، على سبيل المثال.

كل هذا يتوقف على أكثر ما يحتاجه موظفوك - ولهذا السبب يجب عليك استشارتهم أثناء عملية اختيار تطبيق تتبع الوقت الذي سيستخدمونه.

سيضمن هذا النهج أيضًا المزيد من المشاركة بمجرد أن تبدأ في استخدام الأداة التي تختارها.

الخطوة رقم 2: فكر فيما تريد تحقيقه من خلال تتبع الوقت

قبل اختيار أداة تتبع الوقت ، فكر فيما تريد تحقيقه باستخدامها.

وتأكد من أن أهداف تتبع وقتك تتوافق مع أهداف تتبع الوقت لفرقك.

تذكر - عدم ارتياح موظفيك لاستخدام أداة معينة ليس له علاقة كبيرة بتطبيق الأداة وأكثر من ذلك يتعلق بوضع الحدود الصحيحة.

يمكن أن تتضمن أهدافك لاستخدام برنامج تتبع الوقت ما يلي:

• إدارة أفضل للوقت ،
• انخفاض التغيب عن العمل ،
• تحسين التفاعلات في مكان العمل ، و
• التقليل من تأثير المشتتات.

الآن ، عندما يتعلق الأمر بموظفيك ، سيتعين عليك التفكير في بعض الأهداف الإضافية ، لربطها بجهود تتبع وقتك.

أهم هدف يجب مراعاته هو ضمان خصوصية الأشخاص.

لذلك ، اجعلها ممارسة لتتبع فقط ما يجب تتبعه وترك الباقي للموظفين.

علاوة على ذلك ، تتبع فقط الأجهزة المملوكة للشركة أو الأجهزة الشخصية المستخدمة لأغراض العمل.

الخطوة # 3: احصل على بعض الخيارات وقارن

بمجرد أن يكون لديك المعلمات والأهداف ومشاركة الفريق ، يمكنك البدء في التسوق للحصول على أفضل برنامج تتبع للوقت.

قم بعمل قائمة بتطبيقات تتبع الوقت التي هي:

• في حدود ميزانيتك ، و
• احصل على الميزات التي يحتاجها موظفوك للوصول إلى أهداف تتبع وقتهم.

بعد ذلك ، قم بإجراء مقارنة بين هذه المعلمات وتقييم التطبيقات بناءً على مدى قدرتها على أداء الأنشطة التي تحتاجها.

تحقق من هذه القائمة التي تضم أفضل أدوات تتبع الوقت في عام 2022 لتبدأ في اختيار أفضل الخيارات المتاحة.

الخطوة رقم 4: اختر البرنامج

بمجرد قيامك بجمع قائمة بالتطبيقات التي تناسبك على مدار الساعة وتوقيت الخروج التي تناسبك ، فقد حان الوقت للهبوط على الأداة الوحيدة التي ستستخدمها للمضي قدمًا.

من الأفضل تحديد برنامج واحد فقط للشركة بأكملها ، حتى لا تضطر إلى الدفع مقابل خدمات متعددة.

سيساعدك هذا أيضًا على تجنب بناء الصوامع وإحداث ارتباك داخل الفرق والأقسام المختلفة.

الخطوة رقم 5: انطلق ببطء

كما أثبتنا بالفعل ، يعد اختيار برنامج تتبع الوقت قرارًا رئيسيًا قد يؤثر على سنوات من العمليات.

لذلك ، بمجرد اختيارك ، قم بتقديم البرنامج ببطء.

أولاً ، احصل على فترة تجريبية لتقييم وظيفة تعقب الوقت والتأكد من أنها الأداة التي تريد حقًا استخدامها في عملياتك اليومية.

ومع ذلك ، تجنب تبديل الأدوات كثيرًا - لتجنب جعل موظفيك يتعلمون كيفية استخدام الأدوات الجديدة كل شهرين.

الخطوة رقم 6: احصل على التعليقات

كما تم تحديده سابقًا ، فإن أفضل تطبيق لتتبع الوقت هو التطبيق الذي سيشعر موظفيك براحة أكبر معه.

بعد كل شيء ، في النهاية ، القرار بشأن ما إذا كنت قد اتخذت القرار الصحيح يعتمد في النهاية على الأشخاص الذين سيستخدمون أداة تعقب الوقت.

لذلك ، حاول الحصول على تعليقات من موظفيك حول مدى عملية الأداة بعد استخدامها لفترة من الوقت.

تتمثل إحدى الطرق الفعالة للحصول على التعليقات في طرح استطلاع بعد الفترة التجريبية للأداة وجعل الموظفين يشاركون خبراتهم في استخدامه.

يمكنك النظر في عوامل مثل:

• سهولة الاستعمال،
• الراحة مع الأداة ، و
• تحقيق الأهداف المرجوة.

الخطوة رقم 7: التنفيذ على مستوى الشركة

بعد عثورك على الأداة الصحيحة ، وحصولك على موافقة فريق / قسم اختبار على فائدتها بعد فترة تجريبية ، حان الوقت لأخذ وقت أداة التتبع على مستوى الشركة رسميًا.

لذا ، ابدأ في تقديم الأداة إلى الفرق والإدارات الأخرى ووفر أكبر قدر ممكن من التدريب.

تأكد من أن كل شخص قد تعلم كيفية استخدام الأداة قبل أن يصبح صارمًا بشأن الامتثال.

تذكر - القليل من الصبر سيقطع شوطًا طويلاً في هذه المرحلة الانتقالية.

إذا كنت تستخدم بالفعل أداة لتتبع الوقت - سواء كانت رقمية أو تقليدية - فقم بتعيين فترة زمنية يكون خلالها للموظفين فرصة للانتقال بسلاسة من الحل القديم إلى الحل الجديد.

أيضًا ، احصل على التعليقات باستمرار كلما تقدمت.

لذلك ، خذ وقتك عند تنفيذ الأداة - ولكن أيضًا حدد تاريخ بدء التشغيل الكامل ، حتى لا يتراخ الموظفون كثيرًا في التعلم والاعتياد على أداة تتبع الوقت الجديدة.

الخلاصة: تتبع وقت الموظف مقابل الإدارة الدقيقة

قد يبدو تتبع وقت الموظف أحيانًا وكأنه إدارة جزئية - ولكن فقط عندما يقوم المديرون وأصحاب المصلحة بتنفيذها على عجل دون مراعاة احتياجات الموظفين.

خذ الوقت الكافي لتوضيح كيف ستفيدك هذه الأدوات أنت وموظفيك على حد سواء وتأكد من متابعة وضع يربح فيه الجميع في جميع الأوقات.

تذكر أن فرقك يجب أن تكون في صفك. ستلعب الطريقة التي تنفذ بها الأدوات دورًا مهمًا في الوصول إلى هذا الهدف.

️ كيف يمكنك تتبع وقتك في العمل؟ هل هناك أي أداة وجدتها مفيدة بشكل خاص؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة لعرض إجابتك في هذه المقالة أو في إحدى مقالاتنا المستقبلية. وإذا وجدت أن نصائحنا حول كيفية اختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت مفيدة بشكل خاص ، فشارك هذه المقالة مع الأشخاص الذين تعرف أنهم سيستفيدون منها.