كيفية اختيار برنامج ERP المناسب ومتى يتم توسيع نطاق الحل الخاص بك

يعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو حجر الزاوية في مجموعة التكنولوجيا المالية الخاصة بك ، لذلك من المهم أن تقوم بالاختيار الصحيح لعملك. تحدثنا إلى Konstantinos Andreou ، مدير الرقابة المالية في Juni حول ما الذي يجعل تخطيط موارد المؤسسات جيدًا ومتى حان الوقت لتوسيع نطاق الحل الخاص بك.

‍

ما هو برنامج تخطيط موارد المؤسسات ولماذا هو مهم؟

يرمز ERP إلى تخطيط موارد المؤسسة. يستخدم كرسي تخطيط موارد المؤسسات لإدارة جميع المعلومات والموارد في عمليات الشركة.

تتم إدارة العمليات التجارية باستخدام أدوات مثل Xero أو Quickbooks أو Fortnox ، وهي برامج محاسبة مع إضافات لمنح إمكانات إضافية ، أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تعد أداة شاملة مثل Netsuite مع جميع التطبيقات التي يحتاجونها لتشغيل الأعمال بكفاءة ، مع مهام مثل الإرسال وتلقي الفواتير وتلقي الأموال وإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية.

قد لا تحتاج إلى استخدام المجموعة الكاملة من الميزات إذا كانت عملياتك بسيطة. ومع ذلك ، إذا كنت تدير شركة مدرجة ، فستحتاج بالتأكيد إلى أداة أكثر شمولاً مثل Netsuite.

باستخدام ERP ، يمكنك القيام بما يلي:

- محاسبة

- التسويات المصرفية

- الفواتير للعملاء

- مقاييس التتبع ومؤشرات الأداء الرئيسية

- دفع الفواتير (حسابات الدفع)

حل تخطيط موارد المؤسسات هو متجر شامل لفريق مالي! إن إدارة أكبر قدر ممكن من المعلومات في مكان واحد يجعل من السهل حقًا إنجاز أعمالك المحاسبية وإدارة كميات كبيرة من البيانات المالية وتحويلها إلى رؤى قابلة للاستخدام.

‍

ما حل الحجم الذي أحتاجه؟

يتمثل الاختلاف الرئيسي بين الحلول منخفضة التكلفة مثل Xero أو Fortnox أو QuickBooks وأدوات المؤسسات مثل Netsuite في كيفية عملها والوظائف التي يمكن أن تقدمها.

تم تصنيف Xero ، على سبيل المثال ، على أنه برنامج محاسبة قائم على السحابة ، ولكنه يتكامل مع العديد من الحلول الأخرى التي يمكنها القيام بمجموعة واسعة من الوظائف ، مما يجعلها مناسبة للعديد من الشركات. الاعتبار الكبير لحلول مثل هذا هو ما إذا كان عملك يعمل في بلدان ومواقع وعملات متعددة مع مراكز تكلفة متعددة - ونتيجة لذلك ، كم أنت على استعداد لإنفاقه على حل لتوفير الوقت.

تشترك الحلول منخفضة التكلفة ، التي يبدأ سعرها من 10 يورو شهريًا ، في شيء واحد مشترك - فهي تدعم عددًا قليلاً جدًا من العملات. كما أنها غالبًا ما تركز على الأسواق المحلية ، والتي لها آثار على ضريبة القيمة المضافة. يمكن أن يتناسب استخدام حل كهذا مع شركة أصغر تعمل فقط داخل دولة واحدة أو دولتين على استعداد لاستخدام حل مختلف لكل سوق ، على سبيل المثال ، Xero أو Quickbooks للمملكة المتحدة و Fortnox في السويد. قد يعني اختيار استخدام حل منخفض التكلفة للتعامل مع المعاملات بعملات متعددة الكثير من العمل. لإعداد بيانات مالية موحدة ، ستحتاج إلى تحويل كل شيء إلى عملتك الرئيسية ، الأمر الذي قد يستغرق أيامًا لإكماله يدويًا إذا كنت تجمع بين قوالب مختلفة من أكثر من أداة محاسبة.

وبالمقارنة ، يمكن أن تعمل Netsuite وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى على مستوى المؤسسة في أسواق متعددة ، ويمكن تخصيصها لكل سوق واستخدام أسعار الصرف المحلية. يمكنه أيضًا التعامل مع العلاقات بين الشركات الشقيقة وهياكل التشغيل الأكثر تعقيدًا والمواقع ونماذج الأعمال والاحتياجات للحصول على رؤى أعمق للأعمال. هذا يجعلها مناسبة للشركات الدولية مع الشركات التابعة في العديد من البلدان والتعامل مع عملات متعددة.

‍

ما يجب معرفته عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك

عندما تختار حل ERP الخاص بك ، هناك العديد من الأسئلة التي يجب أن تطرحها للعثور على الحل المناسب لاحتياجات عملك.

ما هي ميزانيتك؟

هناك فرق كبير في السعر بين الأدوات المختلفة. بدءًا من حوالي 10 يورو شهريًا للحلول المبتدئة ، والانتقال إلى أدوات المستوى المتوسط ​​التي يمكن أن تأتي بحوالي 3 آلاف يورو شهريًا لحزمة قياسية وزيادة ما بين 5 إلى 10 آلاف يورو شهريًا اعتمادًا على عملك ، مثل الشركات التابعة والمستخدمين والوظائف الإضافية. هناك أيضًا خيارات عالية المستوى تصل إلى مئات الآلاف ، ولكن يتم استخدامها من قبل الشركات المعقدة متعددة الجنسيات.

هل تحتاج إلى إدارة المخزون؟

إذا كنت تبيع منتجًا ماديًا ، فابحث عن حل ERP الذي يوفر إدارة المخزون. يمكنك الحصول على تقارير شهرية حول العناصر الواردة والصادرة والقيام بتسوية المخزون. هذا يوفر الوقت ، ويمكن أن يساعد في إنشاء رؤى قيمة ودمج مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات بمعلومات أخرى.

أسواق متعددة أو شركات تابعة؟

ما هي البلدان التي تعمل فيها وما إذا كان لديك شركات تابعة في بلدان أخرى سيكون لها تأثير كبير على الحل الذي تختاره. تحقق من البلدان التي تعمل فيها وما إذا كان البرنامج الذي تختاره يمكن أن يعمل هناك ، على سبيل المثال ، باستخدام العملات الصحيحة وضريبة القيمة المضافة للتكامل مع السلطات المحلية مثل Make Tax Digital في المملكة المتحدة.

إذا كنت تعمل في عدة أسواق بعملات متعددة ، فلديك خياران - توفير المال أو توفير الوقت. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك حل منخفض التكلفة في كل دولة للتأكد من أنك تعمل بشكل صحيح. ومع ذلك ، فإن المفاضلة تقضي وقتًا أطول في دمج كل تلك المعلومات يدويًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك دفع المزيد مقابل حل متوسط ​​المستوى يتعامل مع أسواق متعددة بسهولة في مكان واحد.

تريد دمج البنك الخاص بك؟

يعني تكامل البنك الذي تتعامل معه مع حل ERP الخاص بك أنك ستتمكن من استيراد المعاملات والمعلومات المهمة الأخرى لتجنب العمل اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً لإضافة هذا يدويًا. يتكامل Juni مع Xero ، وسنقدم قريبًا تصدير ملفات SIE للتعامل بسهولة مع المحاسبة في البرامج المتوافقة ، مثل Fortnox.

كيف تفعل الذمم الدائنة والمدينة؟

كيفما كنت تتعامل مع الفواتير الخاصة بك ، فإنها تحتاج إلى العمل مع أداة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Stripe أو Salesforce ، فراجع كيف يمكن نقل فواتير المبيعات والعقود الخاصة بك إلى حل ERP الخاص بك ومطابقة هذه الفواتير مع المدفوعات.

حدد أيضًا كيف تريد إدارة الحسابات المستحقة الدفع لفواتير البائع. يمكنك اختيار التكامل مع أداة أخرى ، لكن ذلك سيعتمد على كيفية تشغيل نظام الموافقة الخاص بك.

هل ستحتاج إلى التخصيص؟

إذا كان لديك العديد من مراكز التكلفة والمواقع والمستودعات في بلدان محددة ، فأنت تريد الحصول على الضريبة الصحيحة للمعاملات ، لذا تأكد من أن ERP الخاص بك يمكنه التعامل مع ذلك. ابحث عن حل يقدم علامات للمعاملات ، حتى تتمكن من الحصول على الرموز الصحيحة في المحاسبة الخاصة بك.

هل تحتاج إلى إدارة الأصول الثابتة؟

إذا كنت تنتج المنتج الذي تبيعه ، فإن الأصول الثابتة ، مثل الآلات ، هي اعتبار مهم. أنت بحاجة إلى برنامج يمكنه إدارة الأصول الثابتة والتعامل مع الاستهلاك نيابة عنك.

كيف تتعامل مع نفقات الموظفين؟

قد ترغب في الحصول على نفقات موظفك في أداة منفصلة عن نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك ، للحصول على مزيد من التحكم في الموافقات أو لتوزيع ملكية نفقات الموظفين باستخدام بطاقات افتراضية متعددة العملات من Juni.

يمكنك توفير الكثير من الوقت في التعامل مع الإيصالات عن طريق توزيع ملكية الميزانية عبر المؤسسة. عندما تمنح كل موظف بطاقته الخاصة ، سيصبح الموظف مالكًا للميزانية وسيكون مسؤولاً عن النفقات التي تمر عبر بطاقته - بما في ذلك الإيصالات. مع Juni ، يمكنك إنشاء العديد من البطاقات الافتراضية التي تحتاجها! يمكنك بعد ذلك تعيين عناصر تحكم لمراقبة الإنفاق أو الحد منه أو حظره على مستوى البطاقة والموافقة على المعاملات.

كيف يمكن لجوني مساعدتك في إدارة أموالك؟

تتلاءم Juni مع مجموعة التقنيات الخاصة بك وتساعد فرق التمويل على تعزيز الرؤية ، وتحسين الإنتاجية بمزيد من التحكم. يمكن أن تساعدك Juni في توفير الوقت في إدارة تدفقات الدفع وتبسيط عملية الحسابات الدائنة. إنها أيضًا طريقة مفيدة للحصول على تحليلات التدفق النقدي ومقاييس الوسائط وبيانات واجهة المتجر من Amazon و Shopify في مكان واحد للوصول إلى الرؤى الموحدة.

إذا اخترت Xero كأداة محاسبة ، فإن Juni يتكامل بالفعل مع ذلك. قم تلقائيًا بمزامنة خلاصتك المصرفية من Juni مباشرةً إلى Xero لتسريع عملية المحاسبة. إذا كنت تستخدم حلًا آخر مثل Netsuite أو Fortnox ، فإننا نطلق تصدير ملف SIE قريبًا لتسهيل دمج Juni في مجموعة التكنولوجيا المالية الخاصة بك والقيام بالمحاسبة الخاصة بك.

يمكن أن تساعدك Juni أيضًا على تعزيز التدفق النقدي الخاص بك من خلال استرداد النقود على جميع نفقاتك المؤهلة والوصول إلى رأس مال مرن بشروط ممتدة *.

‍

متى ترفع مستوى تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك

انظر إلى الدورة الكاملة لطلبات العملاء والفواتير وكيف تدير ذلك ضمن مجموعة التكنولوجيا الحالية لديك. إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في العمل اليدوي ، أو تبدأ العمل في بلدان متعددة ، أو تستوعب المزيد من الموظفين في ولايات قضائية مختلفة ، أو تزيد من تعقيد الأعمال ، فقد يكون الوقت قد حان لتوسيع نطاق الحل الخاص بك.

يعتمد ما إذا كان حل المستوى المتوسط ​​مناسبًا لك على مدى تعقيد عملياتك ودورات الإيرادات والمصروفات ، ومكان وجود البائعين ، ومقدار العملية التي تريد أتمتتها.

تحتاج إلى التأكد من أن عملك في المكان المناسب للتوسع. هناك فرق كبير في السعر ، وغالبًا ما تتطلب برامج المستوى المتوسط ​​مثل Netsuite العديد من الموظفين لتحقيق أقصى استفادة من تشغيلها.

مهما كان الحل الذي تختاره يجب أن يكون مناسبًا لحالة عملك ، لذا تأكد من أن لديك نظرة عامة شاملة على احتياجاتك المالية قبل اتخاذ أي قرار.

‍

* رأس المال متاح حاليًا فقط للشركات المسجلة في المملكة المتحدة وهولندا والسويد. تخضع الأهلية وخط الائتمان وزيادة حد الائتمان للتطبيق والمراجعة والظروف المالية. شروط الدفع مضمونة لمدة 37 يومًا ، مع توفر ما يصل إلى 60 يومًا. البنود و تطبق الشروط.