كيفية اختيار نظام هاتف العمل

كل عمل يحتاج إلى خدمة هاتف. لديك عملاء للاتصال بهم وموردون للتفاوض معهم وفرق للتنسيق. بالتأكيد ، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني والهواتف الذكية وتطبيقات المراسلة. ولكن لا شيء يقترب حقًا من نظام هاتف العمل الموثوق به والمصمم عن قصد لتحسين الاتصالات القائمة على الصوت ومساعدة عملك على البقاء على اتصال مع الأشخاص المهمين. بالإضافة إلى ذلك ، فإن امتلاك رقم هاتف خاص بالعمل يجعل عملك يبدو ذا مصداقية - يتوقع الناس رؤية أرقام الهواتف الفعلية على موقع الويب أو صفحة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بشركة مشروعة.

ومع ذلك ، ليست كل أنظمة الهاتف متشابهة.

لمعرفة نظام الهاتف الأفضل لعملك ، عليك أن تسأل نفسك عدة أسئلة رئيسية:

1. هل يجب علي استخدام خط أرضي تقليدي أو الاشتراك في خدمة نقل الصوت عبر الإنترنت ( VoIP )؟
2. هل يجب أن أستخدم أنظمة هاتف كاملة تأتي مع أجهزة سطح المكتب أم مجرد هواتف افتراضية يمكن تنشيطها على أي جهاز؟
3. إذا كنت أستخدم VoIP ، فهل يجب أن أحصل عليه محليًا أم أن أستخدمه على السحابة؟
4. ما هي أفضل خدمة هاتف للأعمال من حيث الصناعة والميزانية وعدد الموظفين ومواقع المكاتب وقاعدة العملاء؟

لمحة سريعة:

• ما هو الفرق بين الهاتف الأرضي مقابل نظام هاتف الأعمال VoIP؟
• كيفية تحديد نظام الهاتف المناسب لعملك
• أنواع أنظمة هاتف العمل الشائعة
• أفضل الممارسات عند اختيار خدمة هاتف العمل

فيما يلي جدول يقارن الخصائص الرئيسية لكلا النوعين من أنظمة هواتف المكتب.

ما هو الفرق بين الهاتف الأرضي مقابل نظام هاتف الأعمال VoIP؟

كيفية تحديد نظام الهاتف المناسب لعملك

عندما تقرر تثبيت نظام هاتف العمل أو ترقيته أو استبداله ، فأنت بحاجة إلى مراعاة عدة عوامل رئيسية. أولاً ، ضع في اعتبارك أنشطة عملك وحجم المكالمات المتوقع والأهداف والميزانية.

فيما يلي أهم العوامل التي تريد مراجعتها عند مقارنة موفري هواتف الأعمال:

• كلف
• الموثوقية
• حماية
• إمكانية التنقل
• قابلية التوسع
• يدعم
• الميزات المتضمنة

كلف

قد يكون هذا هو العامل الأساسي الذي يؤثر على العديد من القرارات المتعلقة بنظام الهاتف. يجب أن تأتي الموثوقية أولاً ولكن إذا كان هذا هو العنصر الأول في جدول أعمالك ، فيمكنك العثور على حزم خطوط أرضية أو VoIP ميسورة التكلفة لعملك.

إذا لم يكن لديك نظام في مكانه حتى الآن ، فإن الانتقال إلى أنظمة VoIP هو الخيار الأكثر ذكاءً. ذلك لأن تكاليف الإعداد ، والمسافات الطويلة ، والتشغيل لأنظمة الهاتف VoIP أقل عمومًا مقارنة بخدمات الخطوط الأرضية . ومع ذلك ، إذا كان لديك بالفعل نظام تقليدي معمول به ، فيمكنك إجراء ترقية أو نظام هجين وفقًا لاحتياجات عملك.

الموضوعات ذات الصلة: ما هي تكلفة خط هاتف العمل؟

الموثوقية

لإدارة نشاط تجاري جيد ، يجب أن يكون لديك قنوات اتصال موثوقة ويمكن الوصول إليها للفرق والموردين والشركاء والعملاء لاستخدامها. بدون ذلك ، سيتم اختراق استمرارية العمل وستفقد ثقة الأشخاص الذين يديرون عملياتك أو يعتمدون عليها بالإضافة إلى الإيرادات المحتملة التي كان من الممكن تحقيقها أثناء فترة التوقف عن العمل.

راجع إدارة المخاطر وسياسة الحماية من الفشل والخطط الاحتياطية لمقدمي الخدمة قبل الاشتراك.

حماية

يجب أيضًا تأمين نظام هاتف العمل بالكامل لمنع محاولات الاحتيال والبرامج الضارة والتصيد من قبل الكيانات المعادية. لاحظ على الرغم من أن الأمان لا يشمل خدمة الهاتف في حد ذاتها فحسب ، بل يشمل أيضًا مواردك الداخلية. كن شريكًا فقط مع مزودي الخدمة المؤهلين للتمويل من خلال التشفير الحقيقي والمصادقة والمصادقة وبنية التكرار وأنظمة الأمان الأخرى.

إمكانية التنقل

تتمتع الشركات الذكية والناجحة دائمًا بحركية أكبر من نظيراتها. تمكنك أنظمة الهاتف VoIP من إجراء واستقبال المكالمات في أي مكان ، حتى عندما تكون خارج الموقع. في المقابل ، تتطلب منك أنظمة الهاتف التقليدية أن تكون في المكتب لاستخدام الهاتف.

انتقل إلى الخدمات التي توفر تطبيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب التي تمكن موظفيك من التواصل مع الفرق والعملاء في أي وقت وفي أي مكان يتواجدون فيه.

تعاون

تسمح بعض أنظمة الخطوط الأرضية بالاتصال ثلاثي الاتجاهات . تقدم خدمات VoIP أكثر من ذلك بكثير. يتضمن ذلك مؤتمرات الفيديو لعدد غير محدود من المشاركين والتكامل مع أدوات التعاون والإنتاجية ، بما في ذلك CRMs والبريد الإلكتروني.

قابلية التوسع

تحتاج الشركات إلى سرعة تشغيلية ، سواء كانت تتوسع أو تقلص حجمها. خلال هذه الفترات ، يجب إعادة تكوين الموارد لتتناسب مع حجم العمليات التجارية حيث يتم استخدامها.

عند التفكير في استقرار عملك ، فإليك سبب أهمية نوع نظام هاتف العمل الذي تختاره:

• هل يعتمد عملك بشكل كبير على المكالمات الصوتية أم أنه يعمل بشكل جيد مع الحد الأدنى من متطلبات الاتصال الهاتفي؟
• ما هي خططك للنمو الاستراتيجي؟
• هل توظف فريق مبيعات نشط؟
• هل تحتاج إلى دمج نظام هاتف؟
• إذا كنت بحاجة إلى إشراك المزيد من العملاء للتوسع ، فمن الضروري وجود نظام هاتف موثوق.

تؤثر السهولة التي يمكن بها تنفيذ إعادة التكوين هذه على الإنتاجية من بين مقاييس الأداء الأخرى.

الموضوعات ذات الصلة: كم عدد خطوط الهاتف التي أحتاجها لعملي؟

يدعم

كنت تريد دائمًا دعم خدمة العملاء من الدرجة الأولى لعملك. ابحث عن مزودي الخدمة الذين يتمتعون بسجل حافل من دعم العملاء الممتاز.

الميزات المتضمنة

توقفت الهواتف الأرضية عمليًا عن التطور ومن المحتمل أن تصبح قديمة الطراز في المستقبل. إذا كنت بحاجة إلى حماية أنظمة الاتصال الخاصة بك في المستقبل بكل الميزات الناشئة التي ستصبح ضرورية لاحقًا ، فإن الانتقال إلى نظام VoIP قوي هو الخطوة الصحيحة.

باستخدام نظام هاتف العمل الافتراضي ، يمكنك دمج الاتصالات الهاتفية مع منصات تكنولوجيا الأعمال الخاصة بك مثل البريد الإلكتروني ، ومؤتمرات الفيديو ، والفاكس الافتراضي ، والإنتاجية ، وتدريب الموظفين ، وتخطيط موارد المؤسسات ، وبرامج إدارة علاقات العملاء.

الموضوعات ذات الصلة: كيفية إعداد نظام هاتف افتراضي (4 خطوات سهلة)

أنواع أنظمة هاتف العمل الشائعة

كما تمت مناقشته سابقًا ، هناك نوعان رئيسيان من أنظمة الهاتف يعتمدان على الاتصال: الخط الأرضي و VoIP. ومع ذلك ، هناك أنواع فرعية ومتغيرات هجينة يجب أن تعرفها أيضًا:

1) أنظمة الهواتف الافتراضية

الحلول المستندة إلى البرامج والتي يتم تجميعها كتطبيقات مستندة إلى المستعرض أو سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة تتيح لك إجراء مكالمات وتلقيها عبر الإنترنت. يسمى أيضا سوفت فون .

• الإيجابيات: ميسور التكلفة وسهل التثبيت والنشر والاستخدام
• السلبيات: ليس نظام هاتف كامل المواصفات
• الأفضل لـ: الشركات الصغيرة بميزانية محدودة وللشركات التي لديها موظفين أو مقاولين منتشرين في مواقع متعددة.

2) أنظمة الهواتف الأرضية

استخدم الأسلاك النحاسية لنقل الاتصالات الصوتية. يطلق عليه أيضًا الهاتف التناظري.

• الإيجابيات: مستقر للغاية وموثوق
• السلبيات: تكلفة إنشاء وصيانة وتوسيع نطاق ؛ قد يصبح عفا عليه الزمن على الطريق
• الأفضل لـ: الشركات الصغيرة التي لديها بالفعل خط أرضي ولا تتطلب ترقيات هاتفية ؛ الأشخاص الذين يحبون التكنولوجيا القديمة

3) أنظمة الهاتف VoIP

نقل الصوت كبيانات عبر الإنترنت.

• الإيجابيات: مجموعة واسعة من القدرات والميزات وعمليات تكامل البرامج التي تعتبر بالغة الأهمية لمعظم الشركات اليوم ؛ يمكن تحجيمها بسهولة ؛ بأسعار معقولة، ميسور، متناول اليد
• السلبيات: قد يتم تعطيله في حالة انقطاع التيار الكهربائي ما لم يكن لديك مصدر طاقة طارئ أو مزود بإمكانيات آمنة من الأعطال
• الأفضل لـ: الشركات التطلعية من جميع الأنواع والأحجام والصناعة

4) السحابة والأنظمة المحلية

أنظمة VoIP التي يتمثل الاختلاف الوحيد فيها في الموقع الذي يتم فيه استضافة تبادل فرع الهاتف (PBX). تسمى أيضًا IP PBX ، تتضمن الأنظمة المحلية خادمًا رئيسيًا متصلًا بشبكة LAN (موجود في موقع العميل) يستقبل المكالمات وينقلها عبر خط أرضي تقليدي بالإضافة إلى الإنترنت. من ناحية أخرى ، تشير أنظمة PBX السحابية أو المستضافة إلى أنظمة VoIP التي يستضيف الموفر PBX الخاص بها.

• الإيجابيات: تعتبر PBX المستندة إلى السحابة أقل تكلفة بشكل عام في الإعداد والصيانة
• السلبيات: في الأنظمة المحلية ، تعتبر صيانة PBX مسؤولية مشترك الخدمة. الأفضل لـ: تعتبر الأنظمة المحلية رائعة للفرق التي تسعى إلى تحكم أكبر في أدوات الاتصال الخاصة بها ؛ تعد الأنظمة المستندة إلى السحابة مفيدة للشركات التي لا ترغب في تحمل المسؤولية الإضافية لإدارة PBX الخاصة بهم.

الموضوعات ذات الصلة: كيف أحصل على رقم هاتف العمل؟

أفضل الممارسات عند اختيار خدمة هاتف العمل

إليك بعض النصائح التي ستساعدك في تحديد أفضل نظام هاتف لشركتك:

1. افهم سبب حاجتك إلى ترقية خدمة هاتف العمل أو تثبيتها أو استبدالها.
   • ما هي اهدافك؟
   • أي نظام - إن وجد - تستخدمه حاليًا؟
   • ما الميزات والإمكانيات المحددة التي تحتاجها في خدمة الهاتف؟
2. قم بتقييم حجم المكالمات الحالية والمحتملة لعملك استنادًا إلى عدد الموظفين ومواقع المكاتب والمشاركة الصوتية مع العملاء والموردين والشركاء والفرق وأصحاب المصلحة الآخرين.
3. ضع في اعتبارك خيارات قابلية التوسع الخاصة بك عندما يتعلق الأمر بالنمو المستقبلي. اذهب للخدمة التي تناسب استراتيجيتك.
4. قم بإجراء تدقيق للموارد والأنظمة الأساسية ومجموعة التكنولوجيا التي تريد دمج خدمة الهاتف بها. حدد ما إذا كانت خدمة الإنترنت المحلية ذات جودة وسرعة مناسبين لحلول VoIP.
5. تخصيص ميزانية معقولة لنظام الهاتف.
6. ابحث في سوق أنظمة الاتصالات الهاتفية عن خدمة أو مزود يتناسب مع ميزانيتك واحتياجاتك التشغيلية.
7. ابحث في سجلات المسار لمقدمي الخدمة وخاصة سمعتهم عندما يتعلق الأمر بالموثوقية ودعم العملاء.
8. تجول واكتشف الأنظمة / مزودي الخدمة الذين يستخدمهم قادة الصناعة.
9. قم بعمل قائمة مختصرة بخياراتك.
10. طلب العروض التوضيحية ومحاولة / اختبار التحمل للخدمات المختارة قبل الاشتراك.

الموضوعات ذات الصلة: الدليل الكامل لكتابة طلب تقديم عروض VoIP المثالي

لا يزال لديك أسئلة؟

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الأعمال التجارية بحاجة إلى ترقية أنظمة الهاتف الخاصة بها . ربما تريد المزيد من القدرات أو درجة أكبر من التنقل. ربما ترغب في خفض التكاليف أو استبدال الأنظمة القديمة التي ستتقادم قريبًا في مجال عملك.

مهما كان السبب في حالتك ، فإن المفتاح هو توضيح أهدافك وفهم خياراتك والشراكة مع خدمة الهاتف عبر الإنترنت المناسبة.