كيفية بناء تكدس تقني مثالي

ألست متأكدًا من كيفية اختيار الأدوات المناسبة لمجموعة التكنولوجيا الخاصة بك؟ لقد قمنا بإدراج الخطوات الأساسية لمساعدتك في العثور على الأدوات المناسبة لعملك.

في الوقت الحاضر ، لا يمكن لأي عمل أن ينجح بدون حلول برمجية. لا يهم إذا كنت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم أو مؤسسة كبيرة ، فإن استخدام البرامج أصبح الآن أمرًا لا ينفصم إذا كانت خطط عملك تتضمن أكثر من مجرد البقاء على قيد الحياة.

يُظهر تقرير صدر عام 2019 أن الشركات الصغيرة والمتوسطة استخدمت بشكل فردي 73 تطبيقًا في المتوسط ​​في عام 2018 ، بينما بلغ متوسط ​​التطبيقات الكبيرة حوالي 129 تطبيقًا. هذا لا يعني أنك بحاجة إلى زيادة مشترياتك من البرامج لمطابقة نظرائك ، ولكن يمكنك بالتأكيد استكشاف مزيج محدود من الأدوات لتحسين العمليات والتخلص من أوجه القصور. هذا المزيج هو ما سيشكل مجموعة التكنولوجيا لشركتك ، أو مجموعة التكنولوجيا باختصار.

ومع ذلك ، فإن إنشاء مجموعة تقنية فعالة ليس أمرًا سهلاً مثل اختيار أدوات البرامج التي تختارها ونشرها. ستحتاج إلى معرفة: ما نوع أدوات البرامج التي يحتاجها عملك؟ ما هي العمليات التي ستستفيد من الأتمتة؟ هل ستكون الأدوات مناسبة لك على المدى الطويل؟ والأهم من ذلك ، هل ستعمل الأدوات معًا بشكل جيد؟

ببساطة ، لا يمكنك بدء التسوق مباشرة لتطبيقات مجموعتك - فأنت بحاجة إلى التخطيط ووضع إستراتيجية.

لمساعدتك ، أنشأنا هذه المقالة حيث نشارك استراتيجية مخطط لبناء مجموعة تقنية. سنناقش أيضًا النقاط الرئيسية التي يجب أن تضعها في اعتبارك لاختيار الأدوات المناسبة لعملك. إليك ما سنغطيه:

ما هو مكدس التكنولوجيا؟

المكدس التكنولوجي عبارة عن مزيج من أدوات البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء التي تعمل معًا لتحقيق هدف عمل مشترك. قد يتم دمج هذه الأدوات مع بعضها البعض بشكل مباشر أو قد تعمل بشكل جيد معًا دون أي تكامل (مثل Microsoft Excel و SpreadsheetWeb).

يمكن لشركتك أيضًا استخدام العديد من المكدسات التقنية ، مثل مجموعة تقنيات التسويق لعملية التسويق الخاصة بك ومكدس تقنيات تطوير التطبيقات لعملية تطوير تطبيقك.

الآن دعونا نلقي نظرة على الخطوات المتبعة في بناء مجموعة التكنولوجيا الصحيحة.

الخطوة 1: اكتشف العمليات التي يجب أن أتمتمتها

لتحديد العمليات التي أصبحت جاهزة للأتمتة ، خذ عمليات عملك الأساسية وقسمها إلى خطوات فردية. قد يكون من المفيد كتابة كل خطوة في خط مستقيم أو على الملاحظات اللاصقة وترتيبها خطيًا.

ألقِ نظرة الآن على الخطوات ولاحظ كيفية ارتباطها ببعضها البعض في العملية ، ومع العمليات الأخرى. ثم حاول تحديد مجالات عدم الكفاءة. لهذا ، حاول تحديد:

• هل هناك مناطق تتباطأ فيها العملية؟
• هل هناك العديد من الموافقات أو الموافقات أو التسليم في العمليات؟
• هل عملية معينة طويلة للغاية ، مع أكثر من 10 خطوات؟ هل يمكن تبسيطها؟
• هل هناك أي خطوات زائدة عن الحاجة تضيف القليل من القيمة إلى العملية؟
• هل هناك أي اختناقات في العملية؟

ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في تحديد المجالات التي تفقد فيها عملياتك كفاءتها. يوفر كل مجال من مجالات عدم الكفاءة تحدده فرصة للأتمتة.

الخطوة 2: اختر بين الأدوات الخاصة بالصناعة والأدوات الخاصة بالعملية

أثناء إنشاء مكدس التكنولوجيا الخاص بك ، قد تتساءل عما إذا كنت تريد استخدام أداة خاصة بالصناعة أو أداة خاصة بالعملية.

تم تصميم الأدوات الخاصة بالصناعة وفقًا لأفضل الممارسات الصناعية ، في حين أن الأدوات الخاصة بالعملية أسهل في الإعداد والبدء بها. على الرغم من أن الأدوات الخاصة بالصناعة غالبًا ما تكون باهظة الثمن ، إلا أن الأدوات الخاصة بالعملية عادة ما تكون حلول جاهزة وقد تفتقر إلى إمكانات التخصيص العميقة.

تتضمن الأدوات الخاصة بالصناعة حلولًا مثل برامج التجارة الإلكترونية أو البرامج المصرفية أو برامج الإنشاء ، بينما تشتمل الأدوات الخاصة بالعملية على حلول مثل برامج الفواتير وبرامج أتمتة التسويق وبرامج إدارة علاقات العملاء.

لاختيار الأداة المناسبة ، ركز على التحدي الأساسي في عملك ومعرفة ما إذا كان فريدًا بالنسبة لمجالك. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال الأعمال المصرفية وتواجه تحديات كبيرة في إنشاء القروض ، فأنت تريد البحث عن أداة إنشاء القرض. بينما إذا كنت تواجه تحديات في عملية ليست فريدة من نوعها لأي صناعة ، مثل إدارة الفواتير أو توليد العملاء المحتملين ، فيجب عليك اختيار أداة مصممة خصيصًا لهذه العمليات.

الخطوة 3: تحقق من مراجعات المستخدم لمعرفة ما يعتقده أقرانك

وجد استطلاع 2018 أن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي أشارت إلى مراجعات البرامج والكتالوجات قبل الاختيار ، قضت خمسة أشهر أقل من أولئك الذين أشاروا إلى وسائل التواصل الاجتماعي أو عمليات البحث على الويب (22 شهرًا مقابل 27 شهرًا).

فيما يلي كيفية تحقيق أقصى استفادة من المراجعات لبحثك:

• ابحث عن المراجعات الخاصة بصناعتك / عمليتك حيث ستناقش البرنامج فيما يتعلق بمخاوفك.
• ابحث عن المراجعات التي تتحدث عن الميزات القوية والضعيفة للبرنامج. قد يتحدثون أيضًا عن الميزات المهمة التي يجب أن تقدمها الأداة ولكنها لا توفرها.
• ابحث عن الموضوعات الشائعة في المراجعات ، مثل الشكاوى / الإشادات المتكررة حول ميزة معينة ، أو واجهة المستخدم ، أو سهولة الاستخدام. إذا كان العديد من المستخدمين يواجهون مشكلة معينة ، فمن المحتمل أن تفعل ذلك أيضًا.

يمكنك أيضًا الرجوع إلى هذه النصائح الأربعة حول كيفية الاستفادة المثلى من المراجعات.

الخطوة 4: التخطيط على المدى الطويل

أثناء بناء كومة تقنية ، تحتاج إلى التفكير في الاحتياجات المستقبلية حتى لا تواجه تحديات في الوقت المناسب لنمو عملك.

لفهم هذا بشكل أفضل ، لنأخذ مثال Stacy Caprio ، مؤسس Growth Marketing. اختارت شركة Stacy تطبيق برمجي شائع لإدارة أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، عندما تجاوز عدد المشتركين في قناتهم 2000 مشترك ، أصبحت خطة التسعير الخاصة بأداتهم باهظة الثمن بحيث يتعذر تحملها. في النهاية ، كان عليهم التوقف عن استخدام الأداة والبحث عن أداة أخرى.

لتجنب تبديل البائعين في منتصف الطريق إلى رحلة البرنامج ، إليك بعض المعايير التي يجب أن تبحث عنها:

• التخصيص: ستساعدك منصة البرامج القابلة للتخصيص على إجراء تغييرات على الأداة وفقًا لمتطلبات عملك. على سبيل المثال ، إذا قمت بإضافة منتج أو خدمة أخرى إلى عملك ، فقد تحتاج إلى ميزات إضافية. ستساعدك المنصة القابلة للتخصيص على تعديل الأداة لتلائم ذلك.
• قابلية التوسع: مع نمو الأعمال ، من حيث الحجم وعبر المناطق الجغرافية ، سيكون لديك المزيد من البيانات لإدارتها. يجب أن يتمتع التطبيق الذي تختاره بإمكانية التوسع لاستيعاب البيانات المتزايدة.
• التكامل: يجب أن تسهل الأدوات الموجودة في مجموعتك التقنية تكامل الجهات الخارجية. سيساعد هذا في التبادل السلس للبيانات بين المكدس والسماح لها بالعمل بشكل متماسك.
• القدرة على تحمل التكاليف: كما رأينا في مثال ستايسي ، يمكن أن تصبح بعض الأدوات باهظة الثمن بحيث يتعذر دعمها مع تغير احتياجات العمل. تأكد من أنك لا تناقش الخيارات الحالية فحسب ، بل أيضًا خيارات التسعير المستقبلية مع البائع.

الخطوات التالية

بمجرد أن تفهم ما تحتاجه من الأداة والمعايير التي يجب أن تحكم عليها ، إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإجراء الاختيار النهائي:

• أنشئ قائمة مختصرة: أنشئ قائمة مختصرة أولية من ثلاثة إلى خمسة منتجات. إذا كنت تكافح للاختيار بين الأدوات المتنافسة ، فسيكون قالب مقارنة المنتج هذا مفيدًا لوضع قائمة مختصرة بالأدوات المناسبة.
• اكتساب خبرة عملية: بمجرد أن تكون جاهزًا مع القائمة المختصرة ، تحقق مما إذا كان البائعون يقدمون نسخة تجريبية مجانية. يمكن أن تساعدك النسخة التجريبية المجانية في الحصول على خبرة عملية للأدوات. يمكن لفريقك استخدام الأدوات وتسليط الضوء على أي مخاوف قد تكون لديهم.
• احصل على عرض توضيحي: إذا لم تتمكن من الحصول على نسخة تجريبية مجانية ، فحاول جدولة عرض توضيحي مع البائع. يساعد هذا في إلقاء نظرة فاحصة على وظائف الأدوات ومناقشة الاستفسارات. تأكد من قيامك بأبحاثك ولديك قائمة بالأسئلة الأساسية في متناول يدك قبل الذهاب إلى العرض التوضيحي. إليك مقال يمكنك الرجوع إليه لمعرفة المزيد حول العروض التوضيحية لبرامج acing.

بمجرد تسوية استفساراتك مع البائع والحكم على أداء الأدوات ، فقد حان الوقت للاختيار النهائي. قبل شراء الأدوات ، ناقش شروط العقد مع البائع ، وتحقق مما إذا كنت مؤهلاً للحصول على خصومات ، وأكد خطط الدفع ، وحدد مسؤوليات البائع بعد الشراء.

عندما تنتهي من الشراء أخيرًا ، ربت على ظهرك وكن مطمئنًا أنك قمت ببناء مجموعة التكنولوجيا المناسبة التي يمكنك أن تفخر بها. ستؤدي جميع الأبحاث التي تجريها في عملية الشراء إلى زيادة الكفاءة والتكلفة.

معلومات عن استطلاع Capterra "اتجاهات شراء برامج الأعمال الصغيرة"

أجرت Capterra هذا الاستطلاع في شهري يوليو وأغسطس 2018 من بين 420 شركة صغيرة ومتوسطة الحجم (SMBs) مقرها في الولايات المتحدة وألمانيا وفرنسا. تم فحص المستجيبين لحجم الشركة وإيراداتها للتأهل كشركات صغيرة ومتوسطة الحجم. كان المجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو كان لهم تأثير كبير على القرارات المتعلقة بشراء التقنيات لمنظمتهم.

لقد طُلب منهم شراء قطعة واحدة على الأقل من البرامج بقيمة 5000 دولار أو أكثر خلال الـ 12 شهرًا الماضية. كان يُطلب من المستجيبين أن يكونوا على الأقل مديري مكاتب ، مما يؤثر على قرارات شراء البرامج في مؤسساتهم.

إخلاء المسؤولية: النتائج لا تمثل النتائج "العالمية" أو السوق ككل ولكنها تعكس شعور المستجيبين والشركات التي شملها الاستطلاع.