كيفية بناء فريق وإدارته بشكل فعال: دليل مالك الأعمال الصغيرة

ما سر بناء مشروع صغير ناجح؟ بالطبع، لا توجد إجابة مقبولة عالميًا لهذا السؤال. ولكن اسأل أي مالك للشركات الصغيرة والمتوسطة، وسيخبرك كيف أن أعضاء فريقهم هم الأصول الأكثر قيمة لديه.

مثال على ذلك: الموظفون الذين يتمتعون بالنشاط والحماس تجاه عملهم هم أكثر عرضة بنسبة 31% لتجاوز حدود العمل. تؤكد مثل هذه الشخصيات على أهمية بناء فرق فعالة وإدارتها بالطريقة الصحيحة.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة فاحصة على ما يعنيه بناء فريق رائع وإدارته حتى تتمكن من إنشاء أساس قوي لمؤسستك.

كيف يبدو الفريق الناجح؟

ببساطة، الفريق الناجح هو الفريق الذي يقدم فيه أعضاء الفريق الفرديون عملاً عالي الجودة في الوقت المحدد. ويفعلون ذلك دون الشعور بالثقل أو الإرهاق.

بغض النظر عن الصناعة أو حجم المنظمة، فإن الفريق الفعال سيظهر الخصائص التالية:

• القيم المشتركة: يلتزم الفريق بأكمله بالقيم والأهداف والتوقعات المحددة مسبقًا.يعمل جميع الأعضاء في وئام من أجل نجاح الفريق .
• التواصل المفتوح :أعضاء الفريق دائمًا على نفس الصفحة، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون في الموقع أو في بيئة مختلطة .
• إحساس عالٍ بالملكية: كل عضو في الفريق على استعداد لتجاوز ما هو متوقع لتحقيق الأهداف المشتركة .
• الاستعداد لمواجهة التحديات: يتعامل أعضاء الفريق مع كل تحدٍ باعتباره فرصة تعليمية جديدة ويستخدمون أساليب حل المشكلات للتغلب عليه.
• تفويض المهام: يحدد القائد أعضاء الفريق ذوي المهارات المناسبة ويعين لهم المهام المناسبة.
• الثقة والاحترام: يشعر كل فرد في الفريق بالثقة بشأن مشاركة أفكاره وآرائه دون خوف من التعرض للانتقاد أو السخرية أو التلاعب.

كيفية بناء فرق فعالة: بعض النصائح القيمة

يؤدي بناء فرق فعالة وإدارتها بشكل صحيح إلى تحسين مشاركة الموظفين . وهذا بدوره يحفز أعضاء الفريق على بذل قصارى جهدهم ويساعد في زيادة الاحتفاظ بهم .

ولكن هذا هو الأمر - قد تفتقر الشركات الصغيرة إلى الموارد المتاحة للمؤسسات الأكبر حجمًا. على سبيل المثال، قد لا يكون لديك الأموال اللازمة لاصطحاب الموظفين إلى أنشطة بناء الفريق الممتعة أو تقديم حوافز مالية كل ثلاثة أشهر.

إذًا كيف يمكنك بناء فريق وإدارته بشكل فعال بموارد محدودة؟ اتبع هذه الخطوات للبدء.

1. حدد أهدافًا وتوقعات واضحة

إن تحديد الأهداف في البداية يمنح أعضاء الفريق إحساسًا بالهدف. كما أنه يساعدهم على تحديد أولويات المهام الصحيحة لإنجاز معالمهم . بالإضافة إلى ذلك، فهم في وضع أفضل لمواءمة عملهم مع أهداف العمل الشاملة. إنه أمر بالغ الأهمية بشكل خاص عندما تعمل مع فريق بعيد .

فكر في استخدام إطار تحديد الأهداف مثل SMART (محدد، وقابل للقياس ، وقابل للتحقيق، وواقعي، ومحدد زمنيًا) لتحديد أهداف واضحة.

أثناء قيامك بذلك، حدد توقعاتك من خلال وضع القواعد الأساسية ، مثل:

• ما مدى سرعة استجابة أعضاء الفريق لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل ؟
• هل من المقبول بالنسبة لهم تأجيل الرد على رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل؟
• هل هناك أي تعبيرات أو عبارات يجب عليهم تجنبها في المحادثات؟
• ما هي العوامل التي ستأخذها بعين الاعتبار عند تقييم أدائها؟

2. إعطاء الأولوية للتنوع

يقدم أعضاء الفريق من خلفيات وأنماط حياة مختلفة ومجموعات مهارات متنوعة أفكارًا ووجهات نظر جديدة إلى الطاولة. وهذا يعزز الابتكار، ويعزز العمل الجماعي ، ويسرع حل المشكلات ، ويحدد بدقة التحيزات في مكان العمل التي تقتل الإنتاجية. ويمكن أن يساعد أيضًا في تحديد فرص النمو الجديدة والاستفادة منها.

ومن الطبيعي أن يعتقد 56% من البالغين العاملين في الولايات المتحدة أن التركيز على التنوع أمر جيد.

لذا، إذا كنت تتطلع إلى بناء فريق متماسك وفعال ، فاحرص على ضم مجموعة متنوعة من أعضاء الفريق .

3. لا تتدخل في التفاصيل الدقيقة

لا يحتاج أعضاء فريقك إلى الوقوف فوق أكتافهم ومراقبة عملهم. هذا النوع من إدارة الفريق يشتت انتباههم ويعيق عملهم الأفضل . كما أنه يرسل رسالة مفادها أنك لا تثق بهم ويتعارض مع فكرتك في بناء الفريق .

بدلاً من ذلك، قم بتقسيم أهداف الفريق إلى مهام أصغر وقم بتعيين كل مهمة لعضو في الفريق يتمتع بالمهارات ذات الصلة. وبدلاً من ذلك، من الجيد تحديد أعضاء الفريق ذوي مجموعات المهارات التكميلية وتعيين المهام المناسبة لهم.

قم بإجراء اجتماعات جماعية للفريق أو جلسات فردية على فترات منتظمة لتتبع التقدم. اسأل عن التحديات التي يواجهونها في العمل وما الذي سيساعدهم على تحقيق أهدافهم بكفاءة أكبر. يعد هذا أيضًا وقتًا مناسبًا لمشاركة التعليقات حول أدائهم وتقديم النصائح حول كيفية تحسينهم.

4. تسهيل التواصل والتعاون الصحي

إنه شيء واحد أن تطلب من أعضاء الفريق إبقاء بعضهم البعض في الحلقة. ولكن كيف يمكنك التأكد من أنهم يفعلون ذلك بالفعل؟ المفتاح هو إنشاء قنوات مفتوحة للتواصل والتعاون باستخدام الأدوات المناسبة، بغض النظر عما إذا كان فريقك يجتمع في المكتب كل يوم أو يعمل عن بعد.

على سبيل المثال، يمكنك تزويدهم بحلول التخزين السحابي لتبسيط مشاركة الملفات.

وبالمثل، يمكن أن تكون أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مفيدة للفرق التي تتعامل مع العملاء. على سبيل المثال، يمكن لأعضاء فريق المبيعات استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لمراقبة حالة العميل المتوقع وحتى تعيين تذكيرات متابعة لزملائهم في العمل.

إلى جانب توفير الأدوات المناسبة، شجع أعضاء الفريق على الاستماع لبعضهم البعض والمشاركة في مناقشات صحية. تكمن الفكرة في تقديم تعليقات بناءة لزملاء العمل بدلاً من رفض أفكارهم تمامًا.

5. توفير فرص التطوير

سيتضمن فريقك عادةً حفنة من أصحاب الأداء العالي وذوي الأداء الضعيف. ومع ذلك، فإن غالبية أعضاء فريقك سيندرجون في فئة أصحاب الأداء المتوسط . هؤلاء هم الأشخاص الذين يحتاجون إلى الدفع المناسب للقيام بعملهم بشكل أفضل.

كقائد، الأمر متروك لك لتحديد أصحاب الأداء المتوسط ​​أو المتوسط ​​وتزويدهم بفرص التعلم المناسبة لرفعهم إلى فئة الأداء العالي. سيجعلهم ذلك يشعرون بأنهم مرئيون ويحفزهم على تقديم أفضل ما لديهم. وبتزويدهم بمجموعة مهارات متقدمة ، سيكونون في وضع أفضل لتحقيق توقعاتك.

6. بناء مهاراتك القيادية

سواء كنت صاحب عمل أو في دور قيادي ، فإنك تضع المعايير للأعضاء الآخرين. لذلك عليك أن تتحلى بالصفات التي تريد غرسها في الآخرين.

ابدأ بتطوير مهارات قيادية قوية ، بما في ذلك الاستماع النشط والتواصل الواضح والتعاطف. اطلب أيضًا تعليقات فريقك لفهم ما يمكنك القيام به بشكل أفضل. عندما تظهر ضعفًا، فإنك تكسب احترام فريقك، والذي بدوره يلهمهم لبذل قصارى جهدهم .

قم بتحسين تواصل فريقك مع Act!

يزدهر الفريق القوي بالتواصل المفتوح والاحترام والثقة. المفتاح هو التأكد من أن جميع الأعضاء لديهم رؤية موحدة لأهداف الفريق وقيمه. ومن المهم أيضًا تزويدهم بقنوات مفتوحة للتواصل ومشاركة أفكارهم.

باستخدام Act!، يمكن للفرق التي تتعامل مع العملاء الوصول إلى معلومات حول العملاء المحتملين والحاليين والجدد. يمكن لقادة الفريق مراقبة أداء مندوبي المبيعات المختلفين وتزويدهم بالتعليقات المناسبة. قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية لترى كيف تتصرف! يمكن أن تساعدك على بناء فريق فعال .