كيف وضعت الوكالات الذكية نفسها على نطاق واسع

في الجلسة الخامسة من سلسلة أسرار جعل وكالتك مربحة ، يناقش المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Parakeeto ، مارسيل بيتيتباس ، مشكلة أساسية تواجهها العديد من الوكالات الرقمية: اللجوء إلى الأدوات لمحاولة حل مشاكل إعداد التقارير والقياس دون معالجة الاستراتيجية الكامنة وراء الأدوات أول.

تعرف على كيف يمكن أن تصبح وكالتك أكثر كفاءة وإنتاجية وربحية. قم بتنزيل دليلنا "تسويق الوكالات من خلال الأتمتة" الآن.

يسأل Petitpas ، إذا لم يكن لديك وضوح بشأن الأدوات التي من المفترض أن توفرها لك من حيث البيانات ، فهل أنت في وضع جيد لتقييم ما إذا كانت الأداة مناسبة لوكالتك؟

الجواب لا.

يشارك Petitpas بالضبط كيفية القيام بالعمل المطلوب لتحديد البيانات التي تحاول الحصول عليها من الأداة. سيمكنك هذا من تقييم أدواتك الحالية بشكل فعال وتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى أدوات مختلفة لتتبع التقارير والقياس ( وتحسين الربحية في النهاية ).

مفاتيح توسيع نطاق وكالتك الرقمية؟ دقة تحديد النطاق وتتبع الوقت.

تعاني العديد من وكالات التسويق الرقمي مثل وكالتك من الحصول على رؤية واضحة حول كيفية قياس الأداء. كما أنهم يواجهون بيانات وأنظمة فوضوية ، مما يؤدي إلى تفاقم المشكلة. لحسن الحظ ، مع نصيحة Marcel Petitpas ، يمكنك البدء في إعداد أنظمتك وأدواتك بشكل صحيح من أجل القضاء على هذه التحديات.

وضع الإستراتيجية الصحيحة للتحقيق في مشكلة الربحية

يندفع محاسبك إلى مكتبك ، منهكًا ، ويصيح ، "لدينا مشكلة في الربحية!"

ماذا تفعل؟

كيف تشرع في التحقيق في ذلك؟ قد يكون من المستحيل تقريبًا تحديد سبب معاناتك لتحقيق ربح من المشاريع إذا لم يكن لديك الوقت ومواءمة هيكل تتبع التكلفة.

إذا كانت مهام تتبع الوقت غير متوافقة مع كيفية إعداد تقديراتك ، فمن المحتمل أن يقوم فريقك بإجراء تخمينات حول النطاق. لن يكون من المفاجئ أن تكون لديك مشكلة في الربحية إذا كانت هذه التقديرات متوقفة.

عندما يكون لديك محاذاة مثالية بين كيفية إنشاء تقديراتك وكيفية إعداد أداة تتبع الوقت لتتبع البيانات ، فهذه قصة مختلفة. سيكون من الأسهل كثيرًا ليس فقط إنشاء تقديرات أكثر دقة ولكن أيضًا للتحقيق في مشكلات الربحية التي قد تنشأ.

تصميم النظام المناسب لمواءمة التقديرات وتتبع الوقت

لف رأسك حول كيفية تنظيم نظام تحديد النطاق وتتبع الوقت ، استخدم تمرين Parakeeto's Incident Investigator. عند التفكير في هذا التمرين ، ضع في اعتبارك سيناريو يكون فيه لديك مشروع خرج عن المسار تمامًا. فكر في الأسئلة التي تريد طرحها لتحديد الخطأ الذي حدث ولماذا كانت ربحيتك سيئة للغاية.

الآن ، ضع في اعتبارك كيف يجب عليك هيكلة بياناتك في أداة تتبع الوقت ، بحيث يمكنك البدء في حل هذه الأسئلة في وكالتك الخاصة مع عملاء ومشاريع حقيقية.

قد يساعدك مخطط تتبع الوقت في Parakeeto. استخدم التمرين أدناه للتفكير فيما إذا كانت العناصر الموجودة على تقديراتك مرتبطة بأداة تتبع الوقت لديك. ما هي كائنات تتبع الوقت التي تتطابق مع مقاييس التقدير في وكالتك؟

إدارة التعقيد في البيانات

تشارك Petitpas ملاحظة مهمة واحدة عند إعداد أداة تتبع الوقت: احذر لإدارة التعقيد.

هناك فكرة أن الدقة تساوي الدقة. إذا كان بإمكانك أن تكون أكثر دقة وتفصيلاً ، إذا كان بإمكانك أن تعرف بالضبط مقدار الوقت الذي تم إنفاقه على مهمة فرعية ضمن مهمة ضمن تسليم ضمن حدث رئيسي ضمن مرحلة داخل المشروع ، فستتيح لك هذه البيانات الأكثر دقة أن تكون أكثر دقة.

حق؟

خاطئ - ظلم - يظلم.

في الحقيقة ، العكس هو الصحيح. يصبح جعل فريقك يتتبع الوقت على هذا المستوى أكثر تكلفة. علاوة على ذلك ، سينخفض ​​الامتثال في تتبع الوقت مع كل طبقة من التعقيد تضيفها إلى تتبع الوقت. ستواجه بعد ذلك المزيد من البيانات غير المتسقة وسيكون لديك المزيد من مجموعات البيانات لمواجهتها.

في كثير من الأحيان ، تفرط الوكالات في مؤشر الدقة حيث تصل إلى نقطة تناقص العوائد ، حيث تضيف الدقة بنسبة 5 في المائة دقة إضافية بنسبة 0 في المائة للرؤى عالية المستوى التي تحاول الحصول عليها. كلما حاولت زيادة مستوى الدقة ، زادت التكلفة والتعقيد.

تتبع بواسطة:

• عميل
• مشروع
  • استخدم علامات النوع للمشاريع الشائعة (على سبيل المثال ، إنشاءات مواقع الويب)
• دور
  • استخدم عدد قليل من الحاويات الرئيسية (على سبيل المثال ، إدارة المشروع ، المحتوى ، التصميم ، التطوير)

لا تريد 500 مهمة فريدة مقدرة لمشروع ما عليك بطريقة أو بأخرى مواءمته مع أداة تتبع الوقت أو إدارة المشروع. تريد وضع كل هذه المهام في مجموعات أكبر ، مثل التصميم والتطوير ، حتى تتمكن من إعادتها إلى مخطط البيانات. كما يوضح Petitpas ، "تحتاج إلى آلية ما لتجميع المهام المنفصلة مرة أخرى إلى مجموعات أوسع لبناء نماذج بيانات حولها."

لا تفصلها أكثر من المثال أعلاه. هذا هو مفتاح البدء: حافظ على بساطة البدء واشترك في فريقك. قد تدرك بعد ذلك أنك لست بحاجة إلى أي بيانات إضافية أو قد ترى المكان الذي تحتاج إلى التعمق فيه.

في النهاية ، من الأفضل أن تبدأ التعقيد الأقل ، بحيث يمكنك الحصول على الامتثال قبل التعمق. يوضح Petitpas ، "إذا كان بإمكانك إجراء محادثة مع الفريق فقط لتحديد أين تجاوزت الميزانية ، فهذه طريقة أسهل بكثير للحصول على نظرة ثاقبة من تتبع طبقات إضافية من البيانات التي لا يمكن أن توضح السبب."

استخدام التنبؤ بالفئة المرجعية لقياس المشاريع بدقة

لإعداد هذا النظام الجديد ، يجب أن تحدد بوضوح كل جزء من الهيكل: العملاء والمشاريع والأدوار / المهام. تحتاج أيضًا إلى التأكد من استخدام هذا الهيكل باستمرار عبر المشاريع وأن أداة تتبع الوقت أو إدارة المشروع يمكنها قياس نقاط البيانات هذه.

إذا تم القيام بذلك باستمرار بمرور الوقت ، وإذا كان لديك هذا الهيكل محدد جيدًا حقًا ، فيمكنك حينئذٍ تحسين تقديراتك باستخدام تنبؤ الفئة المرجعية .

يعتمد التنبؤ بالفئة المرجعية على مجموعة من البيانات التاريخية ، والمفتاح هو فهم الفئات المرجعية ، مثل مقدار وقت التصميم المطلوب في مشاريع مواقع الويب.

مع القليل جدًا من البيانات ، مثل 5 أو 6 أو 7 مشاريع تحت حزامك باستخدام هيكلك الجديد ، يمكنك الحصول على خط بيانات موثوق حقًا يمكنه تحسين كفاءة التقدير ودقته. ستتمكن من معرفة مقدار الوقت المطلوب للمشروعات مقابل الميزانية في الماضي بوضوح. يمكن أن يؤدي ذلك إلى التخلص من التخمين الأساسي ، ويوفر طريقة أسرع وأكثر دقة لقياس المشاريع التي لا تتطلب أي سياق أو خبرة تقريبًا.

سد الفجوات وزيادة الربحية

لا يمكن للبيانات أن تخبرنا أبدًا عن سبب وجود البيانات ، يمكنها فقط إخبارنا بما هي. هذا يمكن أن يترك فجوات يجب سدها.

ومع ذلك ، بمجرد أن يكون لدينا الاستراتيجية والهيكل والبيانات الصحيحة ، يمكننا البدء في سد الثغرات في التفاصيل باستخدام التقارير والتعليقات وتحسين العملية.

في نهاية المشروع (أو شهريًا للمشاريع المتكررة) ، قم بتشغيل تقرير لتحديد التقدير مقابل الفعلي واسأل:

• ماذا حدث؟
• لماذا حصل هذا؟
• ماذا يمكننا ان نتعلم؟

هذا يمكن أن يسد الفجوة. تذكر: المحادثة مع الفريق هي طريقة أكثر ثراءً للحصول على السياق. في بعض الأحيان يكون من الأفضل الاعتماد بشكل أقل على البيانات الدقيقة والمزيد على المحادثات مع فريقك لتحديد كيفية تحسين كفاءة عملك.

باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك بعد ذلك إجراء تحسينات على العملية لمواصلة زيادة الربحية في المشاريع وتوسيع نطاق وكالتك .