6 عوامل رئيسية تحدد المدة التي تستغرقها الوكالات للتوقيع على عملاء جدد

إن جلب عملاء جدد إلى وكالة ما ليس بالأمر السهل أبدًا ، ولكن كم من الوقت يستغرق التوقيع عليهم؟

لا يتطلب تأمين عميل جديد الكثير من الوقت والموارد فحسب ، بل قد يتطلب أيضًا استثمارًا ماليًا كبيرًا. فريقك مقيد في اجتماعات مع العملاء المحتملين ، وبناء استراتيجيات لهم ، وفي النهاية رعاية العميل المحتمل حتى يوقعوا العقد.

في الواقع ، يعد العثور على عملاء جدد أكبر عقبة تواجه وكالات التسويق:

هذا هو السبب في أن إبقاء العملاء سعداء منذ اللحظة التي تجري فيها اتصال أمر مهم للغاية. بعد كل شيء ، فشلت 23٪ من الوكالات في تلبية توقعات العملاء وأهدافهم ، وقد يكون ذلك مدمرًا لربحية الوكالة. لأن مجرد زيادة بنسبة 1٪ في اكتساب العملاء والاحتفاظ بهم يمكن أن يحسن صافي أرباحك بنسبة 7٪.

تناقش مقالة اليوم عملية مبيعات وكالات التسويق ، والمدة التي تستغرقها لتوقيع عملاء جدد ، وكيف يمكنك تسريع عملية الإعداد ، وإبقاء العملاء سعداء على طول الطريق.

1. يعتمد ذلك على احتياجات العميل

هذا هو واحد كبير.

على الرغم من أن عميلك يبحث عن وكالة وتبحث وكالتك عن عميل جديد ، فإن كلاكما لديه توقعات فردية خاصة بك. ضع في اعتبارك أن عملية توقيع عميل جديد يمكن أن تؤثر على متوسط ​​قيمة عمر العميل.

إذا قمت بالتوقيع على عميل جديد وقمت بإعداده بشكل صحيح ، فيجب أن تنشئ علاقة طويلة الأمد في كلا الاتجاهين. إذا تعثرت في مرحلة الإعداد ولم تطلع عميلًا جديدًا على خدماتك بشكل صحيح ، فهناك احتمال أن يتخلى عميلك عن وكالتك لآخر.

بينما قد ترغب في العثور على عميل جديد وإدخاله في أسرع وقت ممكن ، قد يكون لدى العميل أفكار مختلفة. سيكون كل عميل مختلفًا في المدة التي يقضونها في التفكير في خدماتك قبل أن يقرروا الاستثمار فيك ، لذا ضع ذلك في اعتبارك.

لتقصير عملية الإعداد ، يجب أن تتعلم الوكالات قدر المستطاع عن العملاء من اجتماعهم الأول. من الضروري تجزئة العلامة التجارية للعملاء المحتملين ومعرفة جمهورهم المستهدف. هل لديهم أي تحديات على وسائل التواصل الاجتماعي؟ ما هي المقاييس التي سيستخدمونها لقياس النجاح؟ هل هم أكثر اهتمامًا بالنقرات أو التحويلات؟

إن اكتشاف توقعات العميل والأهداف العامة هو أفضل طريقة لتسريع عملية التوقيع حيث يمكنك تحديد عرض في وقت أقرب. وجد تقرير HubSpot لعام 2018 أن 43٪ من الوكالات لا تخصص وقتًا كافيًا لإعداد العملاء ، وأن ما يقرب من 60٪ من الوكالات تواجه مشكلة عند العثور على عملاء جدد.

أفضل طريقة لتجنب أن تكون إحدى تلك الوكالات هي عقد جلسة اكتشاف مع أي شخص يُظهر اهتمامًا بخدماتك.

عقد جلسات اكتشاف مع العملاء المحتملين لتسريع الأمور

ستكون جلسة الاكتشاف هي المرة الأولى التي تلتقي فيها مع عميل لمناقشة احتياجاته - لكنها ليست مخصصة للعملاء فقط.

تعتبر هذه الجلسات ضرورية أيضًا للوكالات لتتبع عملية التسجيل بسرعة - إنه أفضل وقت لتحديد ما إذا كان العميل مناسبًا لك أم لا. من الأسهل فصل الطرق وتوفير الوقت في هذه المرحلة من العملية ، بدلاً من إنفاق آلاف الدولارات في وضع حملة معًا قد لا يشتركوا فيها أبدًا.

يمكن أن يساعد عقد جلسة اكتشاف الوكالات في الكشف بسرعة عن معلومات حول ميزانية العميل وتوقعاته وعملائه ونقاط الضعف.

إذا كان لدى العميل خطة تسويق حالية ، فاسأله عن ميزانيته وتوقعاته ، بالإضافة إلى:

• ما الذي يعمل في خطة التسويق الحالية الخاصة بهم؟ لم لا؟ ما كنت تعاني من؟
• من هي شخصية المشتري النموذجية؟
• من أين تأتي حركة المرور الخاصة بك؟

إذا بدأوا حملة من الصفر ، خذ قائمة بالأسئلة إلى الاجتماع واسألهم كل شيء. هذا سيجعل الحياة أسهل كثيرًا عند بناء اقتراحهم واستراتيجيتهم بعد ذلك:

• ماذا يريدون من المشروع؟
  قد تكون شراكة طويلة الأمد ، أو قد يحتاجون فقط إلى خدماتك لإطلاق المنتج.
• ما هو الإطار الزمني للمشروع؟
  قد يكون المشروع عاجلاً أو متوقعًا أو مجدولًا. اكتشف ذلك حتى لا يكون لديك أي مفاجآت.
• ما هي ميزانية عميلك؟
  إذا كان لديهم أي قيود تكلفة رئيسية ، فقد حان الوقت الآن لمعرفة ذلك. سيساعدك هذا في بناء اقتراح في موضعه ويتماشى مع توقعاتهم (يتم توقيعه بشكل أسرع).
• من هم أصحاب المصلحة الرئيسيين؟
  من الذي يجب أن تتواصل معه وكالتك للحفاظ على تدفق العملية؟ لا شيء يمنع تسجيل عميل جديد بشكل أسرع من عدم وجود خط اتصال مع أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين. لا أحد يحب أن يتم حظره من قبل حراس البوابة.

بعد ذلك ، اقض الكثير من الوقت في الاجتماع حسب الضرورة من أجل:

• افحص العمليات التجارية للعميل
• تعرف على ما يتوقعه العميل من وكالتك
• تزويدهم بحلول لمشاكلهم التسويقية الحالية أو المتوقعة
• قم ببناء خارطة طريق تقريبية للمشروع ورسومك حتى يعرفوا ما يمكن توقعه عندما يصل اقتراحك إلى صندوق الوارد الخاص بهم

يعد اكتشاف كل هذه المعلومات أمرًا ضروريًا لتسريع توقيع عملاء جدد ، وتجنب وابل من رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة من وكالتك التي تطلب معلومات فائتة.

2. يعتمد ذلك على مدى خبرة وكالتك

تلعب تجربة وكالتك دورًا كبيرًا في المدة التي تستغرقها لتوقيع عملاء جدد. بشكل عام ، الوكالات واثقة جدًا (79٪) بشأن إغلاق عملاء جدد في طور الإعداد:

إذن ما هي العوائق التي تواجهها الوكالات ذات الخبرة الأقل؟ عملية الإغلاق. من المرجح أن يكون لدى الوكالات ذات الخبرة عملية محددة لإضافة عملاء جدد إلى مسار التسويق الخاص بهم. على سبيل المثال ، يمكن أن يوفر لك كتالوج مُعد مسبقًا لقوالب العروض وعروض الأسعار وقوالب البريد الإلكتروني تحت تصرف وكالتك الكثير من الوقت أثناء الإعداد.

إذا لم يكن لديك قائمة تحقق ، فقم بإنشاء واحدة وتأكد من أن نقطة الاتصال بالعميل المحتمل تتحكم فيها. يجب أن تتضمن قائمة المراجعة المعلومات الأساسية المطلوبة لبدء العمل عند فتح حساب العميل مثل قوالب الاقتراح ، حتى يتمكن ممثل وكالتك من وضع علامة على المراحل بينما يتحرك العميل في مسار التحويل الخاص بك.

نصيحة احترافية: أرسل فورًا إلى عميل محتمل جديد بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا وتابعه بمكالمة هاتفية ، في موعد لا يتجاوز 24 ساعة بعد اتصاله بوكالتك. يحتاج العملاء إلى حل مشكلة ، ولهذا السبب اتصلوا بك في المقام الأول. إذا لم ترد على الفور ، فسيبحثون عن شخص أكثر سرعة.

3. يعتمد ذلك على صناعة العميل

كما تعلم ، فإن بعض العملاء أسرع من غيرهم في التوقيع. كل هذا يتوقف على الصناعة التي يعملون فيها.

ينتشر عمل الوكالة عبر مجموعة من الصناعات ، لذلك من المهم أن تضع في اعتبارك كيف ستؤثر كل صناعة على وقت التسجيل:

على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بالتوقيع مع وكالة غير ربحية ، فعليها تجاوز الكثير من الإجراءات الروتينية لإظهار الفصل بين الواجبات لمنع الاحتيال والامتثال لإرشادات الصناعة. سيؤدي هذا إلى إبطاء عملية التسجيل. الشيء نفسه ينطبق على العملاء في صناعات مثل medial الذين يتعاملون بانتظام مع معايير HIPAA الأمنية أو القانونية والتمويل الذين يجب أن يلتزموا بقوانين PCI-DSS.

صناعة الأدوية ، على سبيل المثال ، لديها بعض اللوائح الأكثر صرامة. في كثير من الأحيان ، لن تتمكن وكالتك من الترويج مباشرة لمنتج ما دون انتهاك اللوائح. يقول Adi Borovick ، ​​مدير التسويق متعدد القنوات المستقل ، إن هذا يعني أن الوكالات يجب أن تبتكر طرقًا جديدة ومبتكرة لزيادة المشاركة والوعي لعملائها من المستحضرات الصيدلانية.

على سبيل المثال ، تستخدم العديد من الشركات وسائل التواصل الاجتماعي لدفع مشاركة العلامة التجارية ، ومع ذلك ، مع منتج صيدلاني ، يكون هذا أكثر صعوبة بسبب المتطلبات عند تقديم مطالبة تجاه منتج ما.

لهذا السبب ، يستخدم العديد من المسوقين حملات توعية بالأمراض لا تحمل علامات تجارية لدفع المشاركة الاجتماعية.

هذا يعني أنه عندما تحاول تسجيل عميل في صناعة الأدوية ، سيحتاجون إلى دليل على أنه يمكنك إنشاء حملات لا تشارك فقط ولكنها متوافقة أيضًا.

تقل احتمالية تعرض صناعات مثل التجارة الإلكترونية والبرمجيات لهذه الحواجز ، خاصة إذا كانت شركة ناشئة. هذه الصناعات غير مقيدة بالروتين القانوني أو بقائمة طويلة من صانعي القرار المسؤولين عن الميزانيات. هذا يعني أنه لا يوجد العديد من الحلقات التي يمكن لوكالتك القفز خلالها لإبرام صفقة.

4. يعتمد على الاتصال

يعد الاتصال الثابت والفعال جزءًا مهمًا من إشراك عميل جديد. لن يوفر لك التواصل الجيد وقتك مع التوقعات فحسب ، بل يمكنه أيضًا توجيه عميلك الجديد إلى نوع الإطار الزمني الذي تتوقع وكالتك انضمامه إليه.

الخطوة 1: قم بإعداد نقطة اتصال مباشرة

بمجرد أن يُظهر العميل المحتمل اهتمامًا بالتوقيع معك ، امنحه نقطة اتصال مباشرة. سيوفر هذا الوقت إذا كان لدى العميل أي أسئلة حول الخدمات أو الأسعار لأنه يمكنه الاتصال بممثل الوكالة المعين مباشرة.

الخطوة 2: قم بإعداد أداة الاتصال والجدول الزمني المفضل

بمجرد جمع معلومات الاتصال بالعميل المحتمل ، اسأله عن قناة الاتصال المفضلة لديه. سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو Google Hangouts أو Slack ، اعمل مع العميل على مستواه بحيث يظل خط الاتصال مفتوحًا قدر الإمكان.

بعد ذلك ، قم بإعدادهم وفقًا لجدول اتصالات حتى يعرفوا المدة التي تتوقع أن يستغرقها تسجيلهم في وكالتك.

على سبيل المثال ، يمكن قراءة الأسبوع الأول "لقاء واكتشاف جلسة" في يوميات العميل المحتمل. وبعد ذلك ، قد يكون الأسبوع الثاني هو "وضع اللمسات الأخيرة على الإستراتيجية وتكاليف المشروع" وأخيراً ، قد يبدو الأسبوع الثالث مثل "توقيع العقد النهائي وبدء عملية الإعداد". سيعرف عميلك السرعة التي تتوقع أن تتحرك بها الأشياء ، ولكن سيكون هناك أيضًا وقت لمراجعة أي استراتيجيات أو مقترحات بين المعالم.

لكي يعمل جدول الاتصال بسلاسة ، اسأل عميلك:

• ما المنطقة الزمنية التي تقع فيها؟
• متى هم متاحون ليتم الاتصال بهم؟

في هذه المرحلة ، أخبر العميل أيضًا عندما تكون نقطة الاتصال المباشرة الخاصة به متاحة. سيساعد توضيح كل شيء منذ البداية على تسهيل عملية أكثر سلاسة وأسرع عند الانتقال من خلال الاستراتيجيات والعقود.

5. يعتمد ذلك على التكنولوجيا التي تستخدمها الوكالة

ستؤثر مجموعة التكنولوجيا الخاصة بالوكالة على سرعة توقيع العميل. حتى قبل توقيع العميل وضمه ، يمكن للتكنولوجيا مساعدة الوكالة على البقاء على المسار الصحيح من خلال قوائم التحقق المنسقة مسبقًا والنماذج المعدة مسبقًا:

إذا قام العميل بتعبئة الأوراق اللازمة باستخدام نموذج مُعد مسبقًا ، فيمكنه تقليل الوقت الذي يستغرقه الموظف لإدخال بياناته يدويًا في نظامك. قد يبدو الأمر وكأنه فوز صغير ، لكن كل عملية اختراق صغيرة تساعد في تقليل الإطار الزمني لتوقيع عميل جديد.

فكر في أي مهمة متكررة تقوم بها وكالتك (على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني والعروض الترحيبية) ثم فكر فيما إذا كان من الممكن أن تكون آلية. إذا كانت الإجابة بنعم ، فابحث عن طريقة للقيام بذلك ووفر على فريقك الكثير من الوقت. يمكنك إعداد عمليات عميل جديدة على أداة إدارة مشروع مثل Trello حتى يتمكن فريق وكالتك من اتباع الخطوات حتى يصل عميلك إلى نهاية مسار التحويل الخاص بك:

مثل الكثير من أدوات إدارة المشروع ، يمكن لـ Trello حفظ القوالب حتى يتمكن فريقك من إرسال نماذج الاشتراك والأوراق بسهولة. يمكنك أيضًا حفظ قوالب لحملات الدفع لكل نقرة (PPC) أو إدارة إعلانات Facebook حتى تتمكن وكالتك من بناء اقتراح بسرعة البرق دون فقدان أي جودة.

ستضمن عملية مثل هذه خطوة بخطوة تغطية كل قاعدة عندما تحاول ضم عميل جديد. ولأن كل خطوة يتم إضفاء الطابع الرسمي عليها ، فلن نفقد شيئًا.

6. ما هو الوقت من السنة؟

قد لا تعتبر الوقت من العام عاملاً ، ولكن يمكن أن يلعب دورًا في مدى سرعة - أو بطء - توقيع العملاء للصفقة. خلال موسم العطلات ، على سبيل المثال ، قد تكون الشركات خارج مكاتبها ، مما يعني تأخر الرد على اتصالات البريد الإلكتروني والهاتف. بالإضافة إلى ذلك ، مع نهاية العام ، ربما يكونون قد أنفقوا بالفعل كل ميزانية التسويق الخاصة بهم. كلاهما من الأسباب المشروعة التي قد تستغرق وقتًا أطول لتوقيع صفقة معك.

على النقيض من ذلك مع بداية العام الجديد ، يمكن أن تكون عملية توقيع العميل أسرع لأن الشركات تعود من عطلة العطلة ، وتستجيب للاستفسارات بشكل أسرع ، وقد يكون لديها المزيد من الميزانية لتخصيصها في شراكة مع وكالة مثل وكالتك.

يعتمد الوقت المستغرق لتوقيع عملاء جدد على وكالتك

يعتمد الإطار الزمني لتوقيع عملاء جدد على مجموعة متنوعة من العوامل ولكنه يعتمد أيضًا بشكل كبير على فريقك.

إذا كنت تفعل كل شيء بشكل صحيح: عقد اجتماعات استكشافية ، واثقًا في إغلاق العملاء ، ولديك كومة تقنية قوية لأتمتة عملياتك ، فيجب أن تقوم بالتوقيع مع العملاء بسرعة نسبيًا.

ومع ذلك ، فإن عدم وجود عملية ثابتة للاجتماعات ، أو إرسال أمثلة على الإستراتيجية ، أو حتى وجود اختصار لكتابة المقترحات ، يمكن أن يؤدي إلى إطالة الوقت المستغرق لإغلاق الصفقة.

فكر في الطرق التي يمكن لوكالتك من خلالها أتمتة المهام وتبسيط عملية توقيع العملاء. لن تكون هذه خطوة إيجابية لفريقك فحسب ، بل سيحظى عملاؤك بتجربة أكثر سلاسة من تفاعلاتهم الأولى مع وكالتك أيضًا.

ومع ذلك ، فإن فهم أفضل الطرق لتنمية وكالتك يمكن أن يساعدك في جذب المزيد من العملاء وتحسين عمليتك بشكل أسرع. اشترك في عرض Instapage Enterprise اليوم.