كم من الوقت يجب أن تستغرق شركتك لمعالجة الفاتورة؟
نشرت: 2022-12-12مثل أي عمليات تجارية ، يجب أن يأخذ التعامل مع الفواتير أقل قدر ممكن من مواردك الداخلية. عادة ما تكون السرعة مؤشرًا جيدًا على الكفاءة.
يجب أن تكون معالجة الفاتورة سريعة وفعالة ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك دفع الفواتير على الفور.
ولكن ما مدى سرعة معالجة الفاتورة ، وما هي المدة التي تستغرقها أكثر من اللازم؟
فيما يلي تفصيل للمدة التي يجب أن تستغرقها معالجة الفاتورة ، وما الذي قد يبطئها ، ونصائح لتسريعها.
ما هي معالجة الفاتورة؟
تشير معالجة الفواتير إلى كل خطوة متضمنة في إدارة الفواتير.
عندما يتم استلام الفواتير ، فإنها تعتبر "فواتير مفتوحة". إنهم بحاجة إلى المرور بعدة خطوات من أجل أن يصبحوا "مغلقين" ، أي مكتمل.
تتعامل إدارات الحسابات الدائنة (AP) مع معظم هذه الخطوات ، بما في ذلك:
- استلام الفواتير
- إدخال بيانات الفاتورة
- التحقق من الفواتير
- اعتماد الفواتير
- تقديم الفواتير للدفع
- حفظ الفواتير في دفتر الأستاذ العام
- الاتصالات حول معالجة الفواتير
يمكن لأتمتة AP معالجة العديد من هذه الخطوات ، لكن البعض الآخر يتطلب إدخالًا يدويًا. غالبًا ما تحتاج العملية برمتها إلى تعاون الزملاء والعملاء من الإدارات المختلفة.
كم من الوقت تستغرق معالجة الفواتير؟
الجواب القصير هو أن يتوقف.
تعتمد المدة التي تستغرقها معالجة الفاتورة إلى حد كبير على حجم شركتك ونوع البرنامج الذي تستخدمه (إن وجد) وشروط الدفع والتمويل المعنية.
في المتوسط ، يجب أن يستغرق الأمر ما بين ثلاثة أيام إلى أسبوعين من وقت استلام الفاتورة حتى يتم إيداع الأموال في حساب عميلك.
إذا استغرقت معالجة الفواتير أكثر من أسبوعين ، فهناك بعض المشكلات الشائعة التي قد تكون مسؤولة. في هذه الحالة ، من المحتمل أن تكون هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتسريع العملية (انظر أدناه ، "ما الذي يسرع عملية الفوترة؟").
شروط الدفع الصافية 30 و 60 و 90
تمدد العديد من الشركات صافي 30 مصطلحًا مع فواتيرها ، مما يعني أن لديك 30 يومًا لتسديد الدفعة. حتى أن البعض يعطي صافي 60 أو 90 أو حتى شروطًا أعلى.
يساعدك هذا في التدفق النقدي الخاص بك ويمنحك فرصة لتقييم المنتج أو الخدمة التي اشتريتها قبل أن تدفع ثمنها.
قد يكون للصناعات والمنافذ المختلفة داخل الصناعات معايير مختلفة لشروط الدفع الخاصة بها.
على سبيل المثال ، تدفع العديد من شركات الشحن لوسطاء الشحن 60 أو 90 أو حتى 120 يومًا بعد إصدار الفاتورة. يقود بعض وسطاء الشحن إلى اللجوء إلى عوملة الفواتير من أجل الحفاظ على تدفقهم النقدي.
قد يؤثر الدفع قبل متطلبات صافي المدة سلبًا في بعض الأحيان على التدفق النقدي الخاص بك. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك البدء في معالجة الفاتورة. تحتاج ببساطة إلى تأجيل الخطوات النهائية حتى تاريخ الاستحقاق.
من ناحية أخرى ، قد يقدم بعض الموردين خصومات على السداد المبكر . على المدى الطويل ، يمكن أن يوفر هذا عملك الكثير من المال.
لماذا القياس مهم لوقت معالجة الفاتورة
يمكن أن يؤثر حجم عملك بشكل كبير على المدة التي تستغرقها معالجة الفواتير.
إذا كنت شركة كبيرة ، فقد يكون لديك أنظمة وتبعيات أكثر تعقيدًا من متوسط الشركات الصغيرة والمتوسطة.
غالبًا ما يكون الحصول على مستويات أكثر من الموافقة عبر الإدارات المختلفة هو سبب التأخير ، خاصةً عندما يكون الأفراد المطلوبون للموافقة في حالة مرضية أو في إجازة.
إذا كنت شركة صغيرة ومتوسطة الحجم ، فقد يكون لديك عدد أقل من الفواتير لمعالجتها ، ولكن من المحتمل أيضًا أن يكون لديك قسم حسابات دائنة أصغر للتعامل معها.
لذلك ، قد يؤثر حجم عمليات معالجة الفواتير على كيفية تقليل وقت المعالجة.
معالجة الفواتير لشركات الأعمال (B2B)
قد تتأثر طريقة إدارة معالجة الفواتير من قبل شركات B2B بشروط الدفع الأطول والتمويل الذي يمكن أن يكون متاحًا.
تمويل الفواتير (بما في ذلك خصم الفواتير وخصم الفواتير) هو نوع شائع من التمويل تستخدمه شركات B2B ، حيث تكون عمليات الشراء الكبيرة نسبيًا شائعة.
يضيف طبقة إضافية من الإدارة لمعالجة الفواتير للموردين في معاملات B2B. ومع ذلك ، يمكن أن يوفر لك مزيدًا من الوقت لمعالجة الفاتورة.
ما الذي يبطئ معالجة الفاتورة؟
1. أخطاء الفواتير
يمكن أن تكون الفواتير معقدة للغاية. غالبًا ما تحتوي على تفاصيل متعددة مطلوبة لتحديدها والتحقق من صحتها. هذا يعني أن هناك حاجة إلى حقول متعددة ، بما في ذلك أرقام الفواتير وتفاصيل الدفع والتواريخ والمزيد. يمكن ارتكاب الأخطاء في أي من هذه المجالات.
قد تصبح الفواتير الصحيحة أيضًا غير صحيحة إذا تغيرت الظروف. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إرجاع طلبك أو تغييره بعد استلام البضائع بالفعل. في هذه الحالات ، تكون الملاحظات الدائنة من المورد في متناول يديك.
فيما يلي نوعان من أكثر أنواع أخطاء الفواتير شيوعًا.
1.1 أخطاء الإعفاء من ضريبة المبيعات
في الولايات المتحدة ، تختلف قواعد المبيعات والضرائب من ولاية إلى أخرى. يجب الاحتفاظ بشهادات الإعفاء الضريبي كوثائق داعمة لعمليات التدقيق. الأخطاء المتعلقة بهذه المشكلة شائعة نسبيًا.
1.2 أخطاء ضريبة القيمة المضافة (VAT)
ضريبة القيمة المضافة هي منطقة معقدة نسبيًا. تتراوح أخطاء ضريبة القيمة المضافة من الأخطاء الإملائية البسيطة إلى استردادها بشكل غير صحيح أو عدم استعادتها في حالات معينة.
2. أخطاء الاتصال
في الوقت الحاضر ، يتلقى موظف المكتب العادي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. لذلك ، من السهل "ضياع الفواتير في البريد".
وفي كل من الشركات الكبيرة والشركات الصغيرة والمتوسطة ، قد تنشأ أخطاء أو تأخيرات من إرسال الفواتير أو إرسالها إلى الشخص الخطأ داخل مؤسستك.
3. الاحتيال في الفاتورة
يشير الاحتيال في الفواتير عمومًا إلى فعل الأطراف الثالثة الخبيثة التي تخدع الشركات عن طريق إرسال الفواتير بينما تتظاهر كشركاء حقيقيين.
لذلك ، قد تتلقى فاتورة تبدو وكأنها من المورد الخاص بك. قد يتسبب ذلك في دفعك للمحتال بدلاً من المورد الخاص بك. يعتمد هذا النوع من الاحتيال على أن يكون المستلم مشغولاً للغاية بحيث يتعذر عليه التحقق من صحته.
لن تفقد هذه المعاملة أموال عملك فحسب ، بل ستكلفك الوقت والموارد لتصحيحها.
في أسوأ السيناريوهات ، قد يتسبب ذلك في تجاهل الفواتير الأصلية من المورد الخاص بك لأنك تفترض أنها قد دفعت بالفعل. قد يؤدي ذلك إلى دفع غرامة تأخير أو حتى إتلاف علاقاتك مع العملاء.
ما الذي يسرع معالجة الفاتورة؟
1. إنشاء أفضل الممارسات
هناك عدد من أفضل الممارسات التي يمكنها تحسين كفاءة معالجة الفواتير.
على سبيل المثال ، يمكنك تعيين شخص محدد أو أكثر في قسم المحاسبة الخاص بك ليكون مسؤولاً عن معالجة الفواتير. يساعد تعيين المهمة بهذه الطريقة على تجنب الالتباس مع العديد من العمليات الأخرى التي تتم في القسم ويساعد في ضمان التعامل مع الفواتير في الوقت المناسب.
يمكنك أيضًا الجلوس مع فريق المحاسبة الخاص بك والاتفاق على مواعيد نهائية محددة لكل خطوة من خطوات عملية إعداد الفواتير. من خلال القيام بذلك ، سيكون لديك مؤشر أداء رئيسي (KPI) يضمن معالجة المدفوعات بسرعة وكفاءة.
2. برنامج الفواتير
يمكن لبرنامج الفوترة المستند إلى السحابة أتمتة العديد من الخطوات المتضمنة في معالجة الفاتورة ، بدءًا من إرسال تذكيرات طلب موافقة الزملاء إلى إنشاء التقارير.
يمكنه أيضًا تقليل الأخطاء وإنشاء بيانات قيمة ، والتي يمكن أن تمنحك نظرة ثاقبة لعمليات العملاء والموظفين وأنماط الإنفاق. يمكن استخدام هذه البيانات لأغراض التخطيط والتنبؤ التجاري.
قد تستمر بعض الشركات في استخدام العمليات الورقية اليدوية. هذه غير فعالة وتشكل خطرًا على العمل حيث يمكن فقد المستندات أو حتى إتلافها عن طريق الصدفة.
تتمثل إحدى أكبر مزايا برنامج الفواتير في منح قسم الحسابات الدائنة واجهة مركزية لتسجيل جميع الفواتير وتتبعها.
3. الفواتير الموحدة
الفواتير الموحدة هي عندما تدمج الشركات جميع فواتيرها خلال فترة محددة في فاتورة واحدة.
على سبيل المثال ، ربما تقوم عادةً بإجراء عمليات شراء في بداية كل شهر ومنتصفه ونهايته. بدلاً من استلام ومعالجة فاتورة منفصلة لكل عملية شراء ، يمكن للمورد الخاص بك دمجها وإرسالها في نهاية كل شهر.
سيوفر هذا لك وللبائع الكثير من العمل الإداري.
4. الحد من مخاطر الاحتيال
يجب أن تحافظ المؤسسات على سيطرة فعالة على بياناتها ومعلوماتها من خلال إنشاء بروتوكولات الوصول وإجراءات الأمان وحلول الأجهزة والبرامج.
يجب عليهم أيضًا التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بأهمية حماية البيانات من الوصول غير المصرح به أو سوء الاستخدام.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المؤسسات ضمان وصول الموظفين إلى المعلومات التي يحتاجون إليها فقط للقيام بعملهم.
استنتاج:
تتكون معالجة الفواتير من عدة خطوات منفصلة ، والتي يمكن أن تشمل العديد من اللاعبين والاعتماد المتبادل داخل المؤسسة.
بافتراض أنك لم ترتكب أي أخطاء ، يجب أن تكون شركة صغيرة ومتوسطة الحجم قادرة على معالجة الفاتورة في فترة تتراوح بين بضعة أيام وأسبوعين .
الشركات الأكبر حجمًا لديها فواتير أكثر لمعالجتها ومن المرجح أن تستفيد من برنامج أتمتة AP . هذا يقلل من الأخطاء ويجعل تسجيل المدفوعات وتتبعها أسهل.
غالبًا ما يكون لدى الشركات شروط صافية مرتبطة بفواتيرها. هذا يعني أنهم يحتاجون فقط إلى الدفع بعد فترة محددة. قد يؤدي الدفع في وقت أسرع من هذا إلى تقليل التدفق النقدي المتاح لديك ، ولكنه قد يوفر خصومات على السداد المبكر.
سيساعدك أيضًا إنشاء أفضل الممارسات وتوحيد الفواتير وتقليل مخاطر الاحتيال على تقليل الوقت واحتمالية حدوث أخطاء في نظام معالجة الفواتير.
اكتشف المزيد حول كيف يمكن لبرنامجنا المساعدة في تحسين وتسريع عملية تحرير الفواتير الخاصة بك .