كيف تعمل معالجة الفواتير

إذا كان التدفق النقدي هو شريان الحياة لمعظم الشركات ، فإن معالجة الفواتير هي قلبها النابض.

لتوسيع هذه الاستعارة إلى أبعد من ذلك: تؤدي أوجه القصور في معالجة الفواتير إلى سوء حالة العمل بشكل عام وخطر كبير بحدوث مشاكل أسوأ إذا لم تتم معالجتها.

يتعلم عدد متزايد من الشركات أن أتمتة سير عمل معالجة الفواتير هو العلاج الذي يحتاجون إليه.

دعونا نلقي نظرة فاحصة.

ما هي معالجة الفاتورة؟

معالجة الفواتير هي إدارة الفواتير. يتضمن كل خطوة من وقت استلامها حتى عندما تكون في دفتر الأستاذ العام بعد الدفع.

يتم إجراؤها عادةً من قبل قسم الحسابات الدائنة بمساعدة برنامج معالجة الفواتير الآلي.

الخطوات السبع لمعالجة الفاتورة

فيما يلي الخطوات النموذجية المتخذة في معالجة الفاتورة.

قد تكون هناك اختلافات طفيفة في هذه العملية داخل كل شركة أو فريق حسابات الدفع. قد تعالج بعض الشركات الفواتير بشكل مختلف وفقًا لما إذا كانت مرتبطة بأمر شراء (PO) أم لا ، على سبيل المثال.

1. استلام الفواتير

بالنسبة لأولئك الذين يشاركون بشكل مباشر في العملية ، قد يبدو "تلقي الفواتير" اسمًا بسيطًا مضللًا لهذه المهمة. يعني "الاستلام" علاقة سلبية ومباشرة.

في الواقع ، قد يكون "الصيد" أو "الرعي" وصفًا أفضل.

يمكن أن تصل الفواتير في عدة أشكال (مادية أو رقمية أو حتى بالفاكس) عبر وسائل مختلفة (عناوين بريد إلكتروني متعددة أو مرسلين). قد يصلون أيضًا مبكرًا أو متأخرًا أو لا يصلون على الإطلاق!

إذا لم يتم استلام الفاتورة في الوقت المناسب أو القناة المناسبة ، فهناك احتمال أن تضيع في النظام.

لذا ، باختصار ، فإن الوصول إلى النقطة التي تلقيت فيها الفاتورة ليس دائمًا أمرًا سهلاً (انظر رقم 7 أدناه).

2. إدخال بيانات الفاتورة

بمجرد استلام الفواتير ، يجب تصنيفها وتحديد أولوياتها. يتم ذلك عن طريق التحقق من بيانات كل منها وإدخالها في أنظمة المحاسبة الأخرى.

تأتي الفواتير بأشكال عديدة وقد تحتوي على أخطاء. في حالة الفواتير الورقية ، غالبًا ما تحتاج إلى مسح ضوئي لإنشاء نموذج رقمي.

جزء مهم من عملية إدخال البيانات هو تعيين رموز دفتر الأستاذ العام (رموز فريدة لكل إدخال دائن أو مدين) لكل فاتورة. يساعد هذا في تسهيل خطوات المعالجة التالية وإعداد التقارير.

يمكن أن تستغرق عملية إدخال البيانات هذه وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء ، خاصة إذا تم إجراؤها يدويًا (انظر أدناه ، "أخطاء الفاتورة الشائعة").

3. التحقق من الفاتورة (المطابقة مع المستندات الداعمة)

دفع الفواتير عمياء دون التحقق من التفاصيل سيؤدي في النهاية إلى حدوث أخطاء.

يجب التحقق من الفواتير مقابل الأدلة الداعمة ، مثل أوامر الشراء (PO) أو الإشعارات الدائنة أو غيرها من المعلومات التي تحسب التكاليف المدرجة فيها.

بدون نظام معالجة الفواتير الآلي (انظر أدناه ، "المعالجة الآلية للفواتير") ، يجب جمع المستندات الداعمة من مواقع مختلفة.

ربما تم إرسالها من وإلى أفراد مختلفين ، وقد لا يكون الشخص الذي يجمعها على دراية بالاتصالات الحالية الأخرى أو المستندات الداعمة التي تعدلها.

قد تكون أيضًا احتيالية. حذر بنك باركليز مؤخرًا من أن عمليات الاحتيال في الفواتير (المحتالون الذين يتظاهرون بأنهم شركات تقوم بتحديث تفاصيل دفع الفواتير الخاصة بهم) آخذة في الازدياد ويمكن أن تصل إلى 55٪ من إجمالي الأموال المفقودة للمحتالين في المملكة المتحدة.

4. اعتماد الفاتورة

بمجرد تنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه ، يحتاج شخص ما إلى الموافقة على كل فاتورة قبل السداد.

تختلف عمليات سير عمل الموافقة ولكن بصفة عامة ، فإن متطلبات الموافقة عالمية. أي من يقوم بالموافقة على الفاتورة يحتاج إلى:

• الفاتورة
• جميع المستندات الداعمة
• أي معلومات أخرى (ملاحظات ، استفسارات ، تذكيرات بالمواعيد النهائية ، إلخ.)

5. تقديم الفاتورة للدفع

بحلول الوقت الذي تصبح فيه الفواتير جاهزة للدفع ، يجب أن يكون الفرد (الأفراد) المسؤول عن الموافقة على الفاتورة واثقًا من عدم وجود خطأ بشري أو مشكلات أخرى معلقة.

يعتمد تحديد ما إذا كانت الفواتير للدفع الفوري أو اللاحق على كل فريق حسابات مستحقة الدفع وكل فاتورة.

إذا كانت هناك أي ظروف مخففة ، مثل فاتورة متأخرة ، فيجب أن يتم وضع علامة عليها من قبل المرسل في هذه المرحلة.

6. حفظ الفواتير في دفتر الأستاذ العام

يجب حفظ الفواتير في دفتر الأستاذ العام بمجرد دفعها.

من الواضح أن الفقدان أو التأخير أو ارتكاب الأخطاء في هذه المرحلة يمكن أن يسبب مشاكل كبيرة في التقارير الداخلية والتدفق النقدي.

يمكن أن تضر العلاقات الخارجية. إذا لم يتم تسجيل الفاتورة ، فقد يتم إرسال تذكيرات غير صحيحة بالتأخير إلى العملاء.

7. الاتصالات حول معالجة الفواتير

تتطلب كل خطوة من خطوات معالجة الفاتورة التواصل بين فريقك وعملائك. يمكن أن يشمل ذلك:

• تاكيد الاستلام
• التعديلات
• توضيحات للأخطاء (أو الأخطاء المحتملة)
• اسئلة عامة

قد تلعب وظائف الحسابات الدائنة الأخرى دورًا أيضًا ، مثل المطالبة ، واستخدام فواتير الإشعارات الائتمانية ، وخصومات السداد المبكر ، وخصم الفواتير ، وتمويل الفواتير.

يحدث هذا عادةً وسط بحر من المهام الأخرى التي تحدث في نفس الموقع: صندوق البريد الإلكتروني.

وجدت دراسة أجراها Abode أن متوسط ​​العامل الأمريكي يقضي 3.1 ساعة في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل كل يوم. هذا يعني أنه بحلول الوقت الذي يحين فيه فحص عملية الفاتورة ، ستكون المعلومات الجديدة قد دفنتها بشكل أكبر.

أخطاء الفاتورة الشائعة

سواء كانت أخطاء قليلة نسبيًا أو التأثير التراكمي للعديد من الأخطاء الصغيرة ، فقد تكون أخطاء الفواتير مكلفة.

في تجربتنا ، اثنان من أكثرها شيوعًا:

1. أخطاء الإعفاء من ضريبة المبيعات

تختلف قواعد ضريبة المبيعات والاستخدام في كل ولاية. يتم إصدار شهادات الإعفاءات الضريبية من قبل المشتري للبائع ، الذي يجب عليه تخزينها كدليل لعمليات التدقيق. قد يكون من الصعب معرفة متى وكيف يتم تطبيقها بالضبط ، وغالبًا ما تؤدي الأخطاء في هذا المجال إلى أخطاء في الفاتورة.

2. أخطاء ضريبة القيمة المضافة (VAT)

تعتبر معايير تطبيق ضريبة القيمة المضافة معقدة. غالبًا ما تكون الأخطاء التي ارتكبت في هذا المجال ناتجة عن سوء تفسير الحالة أو الإشراف وليس الأخطاء المطبعية.

المعالجة الآلية للفواتير

تحتوي كل خطوة من خطوات معالجة الفاتورة على احتمالية حدوث أخطاء. قد يتم تعليق الموافقة أيضًا من قبل الموظفين في إجازة ، ودوران الموظفين في قسم الحسابات الدائنة ، وما إلى ذلك.

هناك طريقة واحدة لإضافة درجة من الاستقرار والكفاءة إلى العملية: أتمتة معالجة الفواتير.

يمكن للأتمتة تسريع وتحسين عمليات التجميع والمعالجة. يمكنه أيضًا أتمتة الإخطارات للموظفين الداخليين.

برنامج معالجة الفواتير

يمكن أن يؤدي استخدام برنامج معالجة الفواتير الصحيح إلى تغيير قواعد اللعبة في عملك.

بينما تعمل بعض البرامج على أتمتة العمليات المذكورة أعلاه ، قد تتضمن الحلول الأخرى القدرة على تقديم ائتمان تجاري كجزء من عملية الفوترة.

هذا يعني أنه يمكن لمقدمي خدمات B2B الاستعانة بمصادر خارجية لعملية الفوترة والتحصيل بأكملها لطرف ثالث يكفل الدين. بهذه الطريقة ، يتم الدفع للبائع في غضون أيام قليلة من استلام الطلب مع منح عملائه فترة أطول لتسوية فاتورتهم.

استنتاج

تشمل معالجة الفواتير كل خطوة ، من استلام الفواتير إلى دفعها وتسجيلها في دفتر الأستاذ العام.

على الرغم من أن جميع الاتجاهات تشير إلى نمو الفواتير الرقمية ومعالجة الفواتير ، لا تزال الفواتير الورقية مستخدمة في بعض الظروف وتحتاج إلى مسحها ضوئيًا في شكل رقمي.

يتطلب سير عمل المعالجة الانتباه إلى التفاصيل والتواصل. إنها عرضة للتأخير بسبب الأخطاء والتأخيرات في سير عمل الموافقة الموجود داخلها.

تعد أتمتة معالجة الفواتير إحدى الطرق لتحسين معالجة الفواتير بشكل ملحوظ. فهو يقلل من عدد الأخطاء المحتملة ويجعل الاتصالات والموافقة مركزية.

يقوم برنامج الأتمتة باستخراج بيانات الفواتير وتسجيلها بسرعة ، بما في ذلك الحقول المخصصة. لا يقتصر الأمر على القيام بذلك بشكل أسرع مما يمكن القيام به يدويًا ولكن بشكل أكثر دقة أيضًا.

قد يرغب مقدمو خدمات B2B في الذهاب إلى أبعد من ذلك لأنهم يفكرون في نوع برنامج التشغيل الآلي الذي يناسب احتياجات أعمالهم.

يمكن للبائعين B2B نشر حل مثل TreviPay الذي يقدم ائتمانًا تجاريًا مكتتبًا بالكامل عند السداد. يعمل هذا الخيار بشكل فعال على الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الفواتير والتحصيل بالكامل مع تشجيع زيادة الإنفاق وولاء العملاء.

يمكن أن يكون للآثار الإيجابية لسير عمل المعالجة المحسن تأثير كبير على صحة وكفاءة عملك. اعتمادًا على الخيار المختار ، يمكن أن يساعد أيضًا بائعي B2B على تكوين علاقات عملاء أوثق وأكثر ربحية.