كيف تعمل أتمتة الفواتير والبطاقات على تبسيط تدفقات الدفع

من فضلك Drumroll ... يسعدنا الإعلان عن إطلاق أحدث ميزاتنا - إرسال الأموال وفواتير Juni لتبسيط تدفقات الدفع الخاصة بك.

تحدثنا إلى روبن أرنبرت ، نائب الرئيس للشؤون المالية لدينا ، حول مشاكل تدفق الدفع التي تواجه فرق تمويل التجارة الإلكترونية وكيف يمكنك حلها باستخدام أحدث ميزاتنا.

‍

ما هي مشكلة تدفقات المدفوعات؟

تقضي فرق الشؤون المالية الكثير من الوقت في تدفقات الدفع اليدوية. يجلبون الكثير من المسؤولين الماليين ، مثل التسوية والمحاسبة وإدارة الحسابات المستحقة الدفع. يستغرق هذا وقتًا يمكن إنفاقه بشكل أفضل في الغوص العميق في البيانات لفهم الأعمال وكيفية تحسينها.

لقد تحدثنا عن فرق المالية لتقدير أنه يمكنهم قضاء ما يصل إلى 80٪ من وقتهم في جمع البيانات المالية و 20٪ فقط في تفسيرها. من الناحية المثالية ، تريد قلب هذا التقسيم الزمني بحيث يتم إنفاق الغالبية على فهم عملك بدلاً من المسؤول المالي. الإدارة المالية ضرورية ، ولكنها ليست بالضرورة المكان الأفضل لقضاء وقتك. إن فهم عملك هو ما يمكن أن يحقق قيمة من خلال تحليل البيانات لإعطاء رؤى قابلة للتنفيذ.

يعد جمع البيانات مشكلة بسيطة يجب إصلاحها عند استخدام أدوات آلية مثل Juni. من خلال أتمتة جمع البيانات المالية ووضعها في تنسيقات مفهومة ، يمكنك توفير الوقت لإنفاقه على المهام التي تخلق بالفعل قيمة لعملك.

‍

تبسيط مدفوعات البطاقات لمصروفات الموظفين

يمتلك معظم الموظفين بطاقات الشركة التي يستخدمونها لدفع النفقات والاشتراكات. اعتمادًا على إعداد عملك ، قد يكون لديك بطاقة واحدة مشتركة بين العديد من البطاقات أو الفردية لكل موظف.

مهما كان الإعداد الخاص بك ، يمكن أن ينتج عنه الكثير من الإيصالات ، والتي يمكن أن تكون استنزافًا كبيرًا في الوقت المحدد. الإيصالات تعني التسوية ، ولا تريد قضاء الوقت في مطاردة الموظفين ، وتحميل الإيصالات بنفسك ، وإدارة حدود الإنفاق يدويًا.

هناك طريقتان سهلتان لحل هذه المشكلة: توزيع الملكية وأتمتة الضوابط.

من الطرق الممتازة لتوزيع ملكية الميزانية عبر المؤسسة أن يكون لكل موظف بطاقته الخاصة. مع Juni ، يمكنك إنشاء العديد من البطاقات الافتراضية التي تحتاجها! يمكنك بعد ذلك تعيين عناصر تحكم لمراقبة الإنفاق على مستوى البطاقة أو تقييده أو حظره.

نتيجة لذلك ، سيصبح الموظف مالكًا للميزانية وسيكون مسؤولاً عن النفقات التي تمر عبر بطاقته - بما في ذلك الإيصالات. من خلال القيام بذلك ، فإنك تقوم بشكل أساسي بتجميع الإيصالات. يقوم موظفوك بتحميل إيصالاتهم إلى Juni ، ولديك جميع المعلومات التي تحتاجها بالإضافة إلى المعاملات.

مع كل هذه المعلومات في الوقت الفعلي ، يسهل عليك الحصول على نظرة عامة حول إنفاق الشركة.

اجعل عملية الدفع أسهل من خلال إرسال الأموال

تكمل ميزة إرسال الأموال مجموعة ميزات الخدمات المالية والحسابات والبطاقات متعددة العملات. الآن ، يمكنك توزيع ملكية المزيد من المعاملات وتوفير ساعات من الوقت مع Juni.

باعتبارها واحدة من أكثر الميزات المطلوبة لدينا حتى الآن ، يمكنك بسهولة الدفع لمقدمي الخدمات الأوروبيين من خلال تحويلات SEPA و SWIFT. أرسل الأموال مباشرةً من حسابك دون استخدام بطاقة Juni الخاصة بك ، واعتني بالنفقات مثل الفواتير وكشوف المرتبات والإيجار باستخدام أموال Juni الخاصة بك ، وقم بتحسين رؤية فريقك وتحكمه في حساب Juni الخاص بك.

‍

تسريع دورة دفع الفاتورة

تحتوي مدفوعات الفواتير (الحسابات المستحقة الدفع) على مجموعة مختلفة من التحديات لمدفوعات البطاقات ، ولكن الأتمتة يمكن أن تفتح قيمة ضخمة لأنها جزء صعب من عملية الدفع.

عادةً ما تنتشر دورة دفع الفواتير عبر مجموعة متفرقة من الأدوات. تبدأ دورة الدفع النموذجية بصندوق بريد إلكتروني مخصص حيث يرسل الموردون فواتيرهم. سيقوم شخص ما بفحص الفاتورة يدويًا ومعرفة ما إذا كانت صحيحة وتحتاج إلى الدفع. بعد ذلك ، يحتاجون إلى مسح تفاصيل دفع الفاتورة أو إدخال تفاصيل الحساب المصرفي والمبالغ واختيار مصدر الأموال. ستحدث هذه الدورة على فترات مختلفة حسب الحجم.

بمجرد دفع الفاتورة ، تأتي بعد ذلك المحاسبة ، والتي تتضمن اختيار النوع الصحيح من المصاريف وضريبة القيمة المضافة بحيث يمكن إدخالها في دفتر الأستاذ العام الخاص بك. أخيرًا ، ستنعكس المصاريف في أداء الأعمال من خلال بيانات الربح والخسارة والميزانية العمومية.

هذه خطوات يدوية متعددة وأدوات متعددة ووقت طويل جدًا في عملية يمكن تبسيطها باستخدام الأتمتة. من خلال أتمتة دورة دفع الفاتورة ، يمكنك تقليل المهام اليدوية والحفاظ على العملية داخل برنامج واحد. يمكن أن تقلل الأتمتة من الأخطاء وتزيد من التناسق وتوفر الوقت في المهام التي لا تحتاج إلى القيام بها يدويًا.

وفر أيامًا من دورة الدفع الخاصة بك مع Juni Invoices

يمكن لـ Juni إجراء عملية دفع فواتير الوسائط بالكامل في تدفق دائري واحد ، مما يسهل عملية جمع الفواتير ومعالجتها ودفعها.

نقوم تلقائيًا بجمع فواتير Facebook و Google Ads الخاصة بك ، ونقوم بمسحها ضوئيًا للحصول على التفاصيل ، ومطابقتها مع المعاملات حتى لا تضطر إلى ذلك. يؤدي هذا إلى إزالة قدر كبير من العمل اليدوي ، لذلك كل ما عليك فعله هو تحديد كيفية دفع فاتورتك.

اعتمادًا على نوع المصاريف ، قد يكون من المنطقي استخدام الائتمان بدلاً من الخصم. يمكنك استخدام تحليلات التدفق النقدي من جوني لمعرفة ما إذا كان من المنطقي الحصول على رصيد أم لا. ستتمكن أيضًا من التخلص من الضغط على دورات التدفق النقدي الخاصة بك من خلال التمويل الذي يمنحك ما يصل إلى 90 يومًا للسداد *.

بعد ذلك ، ادفع فواتير الوسائط وجدولة المدفوعات المستقبلية ببضع نقرات. بالطبع ، يمكنك تعيين أدوار المستخدم الخاصة بك لتحديد من يمكنه المشاركة في كل مرحلة من مراحل العملية.

أخيرًا ، يمكنك التصدير إلى برنامج المحاسبة الخاص بك. مع تدفق أتمتة الفاتورة هذا ، لم تعد تقوم بالتبديل بين العديد من مقدمي الخدمة - كما أنك توفر الوقت الجاد وتقلل من مخاطر الأخطاء.

‍

تمكين الرؤى المالية السريعة

لذا ، ماذا تفعل بكل هذا الوقت الذي وفرته؟

كما ذكرنا في دليلنا لإتقان التنبؤ بالتدفق النقدي ، فإن الوقت الذي تستغرقه الشركات لإغلاق الحسابات الشهرية يمثل مشكلة حقيقية. يؤدي هذا إلى منع الفرق المالية من الحصول على صورة حالية وواضحة لمواردها المالية ، ولا يمكن أن تكون تفاعلية حقًا عند تتبع مراحل التنبؤ.

يحتاج التخطيط المالي الهادف إلى الأتمتة للحصول على المعلومات الصحيحة بسرعة حتى تتمكن الفرق من سد الفجوة. نظرًا لكون تدفقات الدفع جزءًا كبيرًا من هذه العملية ، اجعل من السهل تبسيطها بحيث يكون لديك الوقت للتركيز على التخطيط المالي وتحليل بياناتك وتحويلها إلى ذكاء أعمال.

* Juni Invoices متاحة للشركات التي تتخذ من الاتحاد الأوروبي مقراً لها فقط ، وتخضع للاكتتاب. تمويل وسائل الإعلام متاح للشركات المسجلة في هولندا والسويد فقط ، عند الأهلية. تطبق الرسوم والشروط والأحكام. انقر هنا لمزيد من التفاصيل .