كيف تقرر ما إذا كانت الطلبات الساخنة مناسبة لعملك

بعض الناس يحبونها.

بعض الناس يكرهونه.

يمكن أن تعمل المكاتب الساخنة في مكتبك بإحدى طريقتين. أو في مكان ما بينهما.

إذن ، ما هو مفتاح النجاح في طرح المكاتب الساخنة؟

تحضير.

في هذا الدليل ، نقدم لك كل ما تحتاج إلى معرفته قبل اتخاذ قرار بشأن تنفيذ بيئة المكتب السريع في عملك.

1. ما هو المكتب الساخن؟
2. ما هو الفرق بين المكتب الساخن ومشاركة المكتب؟
3. هل المكتب الساخن فكرة جيدة؟
4. مزايا وعيوب المكاتب الساخنة
5. ما الشركات التي تستخدم مكاتب ساخنة؟
6. كيف تجعل المكاتب الساخنة تعمل؟

لنبدأ من البداية.

تشمل بيئة المكاتب الساخنة النموذجية ما يلي:

• هاتف مكتبي.
• جهاز كمبيوتر شخصي أو قاعدة توصيل كمبيوتر محمول (والتي قد تحتوي على هاتف رقمي بدلاً من هاتف مكتبي).
• رصد.
• منافذ الطاقة لتوصيل الأجهزة الأخرى.

خارج هذه العناصر الأساسية في المكتب ، عادةً ما يشتمل مكتب المكتب الساخن على غرف اجتماعات قابلة للحجز وطابعة مشتركة ومرافق مكتبية مشتركة أخرى.

لماذا يسمى المكتب الساخن؟

مصطلح مكتب ساخن ، مبني على قول "مقعد ساخن". يستخدم هذا للضيوف في البرامج الإذاعية أو التلفزيونية حيث يكونون النقطة المحورية في العرض لفترة محدودة من الوقت.

في كثير من الأحيان ، يتم طرح أسئلة غير مريحة أو سريعة النيران ثم يغادرون. المدى الزمني القصير يجعل المقعد "ساخنًا".

فكر في المواعدة السريعة أو لعب البطاطا الساخنة. لا يستمر أي من النشاطين لفترة طويلة ، مما يجعلهما "رائعين".

على الرغم من أنك لست بحاجة إلى التخلي عن مقعدك على الفور ، إلا أنه يجب عليك مسحه في نهاية اليوم حتى تتم إعادة ضبط بيئة مكتب العمل الساخن في الغد ويمكن لأي شخص اختيار مكان الجلوس.

ملاحظة : استخدمت بعض المنظمات سياسات حجز المكتب أو مشاركة المكتب لإدارة مكاتب العمل شبه الدائمة.

ما هو الفرق بين المكتب الساخن ومشاركة المكتب؟

من المهم أن نفهم أن المكاتب الساخنة ليست مشاركة مكتبية.

مشاركة المكتب هي ببساطة تقسيم استخدام مكتب معين بين أشخاص محددين.

على سبيل المثال ، يمكن لمحمد استخدام المكتب الذي يحتاجه أثناء النهار ، ويمكن لجولي استخدام نفس المكتب عندما تتولى نوبة العمل الليلية.

على نحو فعال ، خصص محمد وجولي مساحات عمل خلال مناوبات كل منهما ؛ لكنهم يتشاركون نفس المكتب حرفيًا.

تعني المكاتب الساخنة أن المكتب 123 في لندن مجاني لأي شخص .

إليك مثال أساسي على المكاتب الساخنة أثناء العمل:

• الإثنين : وصل محمد إلى عمله وقام بتسجيل الدخول إلى المكتب 123 في مكتب لندن.
• الثلاثاء : يسافر محمد إلى مكتب سان فرانسيسكو ويستخدم المكتب رقم 456. في لندن ، تستخدم جولي الآن مكتب 123.
• الأربعاء : تستخدم جولي المكتب 123 في لندن مرة أخرى. محمد عائد إلى لندن لذا لا يحتاج إلى مكتب.
• الخميس : وصل "باري" مبكرًا إلى عمله وتسجيل الدخول إلى المكتب رقم 123 في لندن. يجد كل من محمد وجولي مكاتب بديلة مجانية.
• الجمعة : 50٪ من الأعمال المكتبية من المنزل. لا باري ولا محمد ولا جولي في المكتب. المكاتب مجانية لاستخدام أي شخص.

تعد مشاركة المكتب مثالية لتقسيم الفترات داخل نفس العمل. على سبيل المثال ، مركز اتصال يوفر دعمًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

يحتاج جميع الوكلاء إلى مكتب ولكن ليس في نفس الوقت.

المكاتب الساخنة مناسبة بشكل أفضل لثلاثة استخدامات رئيسية:

1. مباني مشتركة مع مناطق مشتركة ومساحات عمل لمختلف الشركات. فكر في موقع WeWork أو حرم جامعي.
2. الشركات الكبيرة مع الموظفين الذين يأتون ويذهبون على أنماط غير منتظمة. فرق المبيعات التي غالبًا ما تكون على الطريق أو الموظفين الذين يقسمون وقتهم بين المنزل والمكتب.
3. الشركات الصغيرة التي لا تحتاج إلى عقارات كبيرة. إذا كان لديك 20 موظفًا فقط و 10 فقط في المكتب في وقت واحد ، فقلل من مساحة المكتب ووفر التكاليف.

هل المكتب الساخن فكرة جيدة؟

اعتمادًا على تصميم مكتبك ، يمكن أن يكون المكتب الساخن إما تحويليًا أو صعبًا.

إذا كنت تدير مبنى مشتركًا ، مثل WeWork ، فإن المكتب على مدار الساعة يعد فكرة رائعة. يمكن لأي راكب الوصول وتسجيل الدخول إلى مكتب به كل ما يحتاجه لبدء العمل.

حتى عندما تستأجر شركة واحدة مكتبًا كاملاً ، يمكنك توفير بيئة مكتبية ساخنة داخل تلك المساحة. إذا كان كل موظف يحضر إلى المكتب كل يوم ، فمن المحتمل أن تستأجر هذه الشركة مكتبها الخاص بدلاً من WeWork.

هذا يجعل المكتب الساخن هو الخيار الأمثل.

إذا كنت تدير مبنى به نشاط تجاري واحد فقط ، فلا يزال من الممكن أن تعمل المكاتب الساخنة. في الواقع ، أصبحت المكاتب الساخنة أكثر شيوعًا حيث لا يحتاج الجميع للحضور إلى المكتب بعد الآن.

سواء كنت موظفًا في الخطوط الأمامية يظهر مرة واحدة في الأسبوع أو موظف معرفة يعمل من المنزل ما لم يكن هناك اجتماع مهم ، فأنت بحاجة إلى مكتب ولكن ليس طوال الوقت.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه المكتب الساخن من تلقاء نفسه.

عند التفكير في المكاتب الساخنة ، ضع في اعتبارك هذه الأشياء الرئيسية:

• هل يعمل الناس من المنزل بشكل منتظم؟
• هل سيتم استخدام المساحة إذا قمت بإنشاء منطقة مكتب ساخنة مخصصة؟
• هل تحتاج إلى مساحة لجميع موظفيك إلى مكتب ساخن في نفس اليوم؟
• ما مقدار المال الذي ستوفره من خلال تنفيذ مكاتب جاهزة مقارنة بحجز مساحة غير مستخدمة لكل موظف؟

مزايا وعيوب المكاتب الساخنة

في حين أن مزايا المكاتب الساخنة واضحة ، إلا أنه من الصواب إبراز بعض العيوب المعتبرة أيضًا.

في حين أن الافتقار إلى اللمسة الشخصية غالبًا ما يكون بمثابة عيب ، تظهر الدراسات أن إعداد المكتب البسيط أكثر إنتاجية.

تقترح مبادئ 5S Lean Six Sigma ، على سبيل المثال ، أنه يجب عليك إنشاء بيئة عمل مرتبة والحفاظ عليها لتزدهر.

5S هي:

• الفرز : قم بإزالة الفوضى والعناصر غير الأساسية.
• تسوية : تخزين العناصر الأساسية في مكانها الصحيح.
• مقشر : الحفاظ على كل ما لديك على مكتبك نظيفًا ومرتبًا.
• التوحيد : قم بتوثيق الخطط ومشاركتها لأي تغييرات تطرأ على مكان عملك.
• الاستدامة : جعل القواعد الأربعة الأولى عادة.

تطبيق هذه على أي بيئة عمل هو أمر مثمر. يفرض المكتب الساخن هذه العقلية ، لذلك لا أحد يملأ مكتبه يومًا بعد يوم.

ما الشركات التي تستخدم مكاتب ساخنة؟

سواء كانت شركات صغيرة تضم 10-20 موظفًا أو تكتلات عملاقة ، فإن جميع أنواع الشركات تستخدم المكاتب الساخنة.

Maersk ، أكبر شركة شحن في العالم مع أكثر من 80،000 موظف ، لديها أكثر من 100 موقع حول العالم. في مكتبه Maidenhead ، المملكة المتحدة ، هناك ستة طوابق مع إمكانات المكاتب الساخنة. يتم تخصيص طابق لكل فريق أو مجموعة من الفرق بحيث تكون الأقسام قريبة من بعضها البعض إذا لزم الأمر.

في حين أن هناك مجموعة ثابتة من المكاتب لفريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي ، فإن باقي الأرضية مفتوحة لأي شخص لشغل مقعد جديد كل يوم. تستخدم غرف الاجتماعات والمكاتب الخاصة حول محيط كل طابق.

في الطرف الآخر من المقياس ، تشارك StableLogic ، وهي شركة استشارية تكنولوجية تضم حوالي 20 موظفًا ، مساحات مكتبية في مبنى Regus.

بينما يقضي معظم المستشارين وقتًا في مواقع العملاء ، عندما يعودون إلى مبنى Regus ، يكون لديهم خيار إما مكتب سريع من مكتبهم الخاص أو الجلوس في منطقة مشتركة وتسجيل الدخول إلى هاتف مجاني.

تشمل الشركات المعروفة الأخرى التي تستخدم المكاتب الساخنة ما يلي:

• ديلويت
• مايكروسوفت
• كريدي سويس
• سيتي جروب
• العاب تركيب
• بنك أستراليا الوطني

نرى أيضًا مكاتب شاغرة في منظمات العمل المشترك مثل WeWork و Regus و Green Desk.

كيف تجعل المكاتب الساخنة تعمل؟

المكاتب الساخنة هي تجربة شخصية إلى حد ما. ولكن يمكنك تطبيق بعض المنطق الأساسي لإنجاح المكاتب الساخنة في عملك:

1. اختر حزمة التكنولوجيا المناسبة.
2. وضح المناطق المحجوزة بالفعل.
3. إبلاغ الموظفين بالفوائد التي ستجلبها المكاتب الساخنة.
4. وثيقة تعليمات تسجيل الدخول / الخروج وجعلها عامة.
5. تواصل عندما تنتقل إلى المكاتب الساخنة.
6. تذكر أنه لا يحتاج كل مكان إلى مكاتب ساخنة.
7. استخدم نظام حجز للفرق التي تحتاج إلى الجلوس معًا.
8. استخدم المناطق العامة وغرف الاجتماعات الجماعية للتعاون الجماعي.
9. ضع مجموعة من القواعد الخاصة بالمنزل حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه.
10. خطط لزيادة السعة عند جدولة الاجتماعات الكبيرة.
11. احتضن العمل عن بُعد حتى لا تصبح المكاتب الساخنة مكاتب دائمة.
12. السماح بإضفاء الطابع الشخصي المؤقت (مسح في نهاية اليوم أو بعد الحجز).

أفضل سياسة للمكاتب الساخنة لا قيمة لها إذا لم تكن التكنولوجيا التي تدعمها هي الأفضل في فئتها.

تأكد من أن أجهزة الكمبيوتر أو محطات الإرساء محدثة ويمكنها التعامل مع أعباء العمل من أنواع العمل المختلفة.

تأكد من تثبيت الهواتف الذكية أو أنك توفر أجهزة مادية.

مع دخولنا عصر الاتصالات السحابية أولاً ، ستحتاج إلى نظام هاتف سحابي (VoIP) يعمل على تشغيل مكاتبك الساخنة.

اقض بعض الوقت في التعرف على الثقافة والسياسات ، ثم اختر مزود التكنولوجيا المناسب.

إذا كان المكتب الساخن مناسبًا لعملك ، فتأكد من دعمه بواسطة أفضل نظام هاتف VoIP لعام 2022.