نظام الهاتف المستضاف: الميزات والفوائد والإيجابيات والسلبيات

ما هو نظام الهاتف المستضاف؟

نظام الهاتف المستضاف أو نظام الهاتف السحابي هو إعداد هاتف عمل يعمل عبر اتصال بالإنترنت ويتم استضافته في السحابة بواسطة بائع تابع لجهة خارجية. مقارنة بأنظمة الهاتف التقليدية بالمدرسة القديمة التي تطلب منك أن يكون لديك خادمك ومعداتك الخاصة في الموقع ، يمكن لنظام الهاتف المستضاف توفير أموال عملك في تكاليف الصيانة وتكلفة المعدات.

هناك نوعان رئيسيان من أنظمة الهاتف المستضافة ، وهما:

1) نظام الهاتف المستضاف على السحابة: تتصل جميع الهواتف بمركز بيانات VoIP خارجي. يتم تكوين الهواتف مع تسجيل دخول فردي وتتم برمجتها مسبقًا للتسجيل في خادم SIP.
يأتي نظام PBX السحابي مزودًا بجميع الميزات الأساسية التي تحتاجها القوى العاملة الحديثة. البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ، والردود الآلية ، ومؤتمرات الفيديو - سمها ما شئت. من منظور الإدارة ، هذا هو أسهل منصة PBX للإدارة.
2) PBX SIP Trunking : احتفظ بـ PBX الحالي الخاص بك ، ولكن تم إكمال التوصيل من خلال صندوق يعتمد على VoIP لجميع الخطوط الخارجية التي تحتاجها. في حالة حدوث مشكلة في PBX ، يمكنك توجيه المكالمات الهاتفية إلى أي مكتب فعلي أو افتراضي.

يمنحك نظام الهاتف المستضاف أو تبادل الفرع الافتراضي (PBX) جميع مزايا نظام هاتف المكتب التقليدي دون تكاليف الأجهزة باهظة الثمن.
بصرف النظر عن تكاليف الإعداد الأولية للهواتف وأجهزة المودم وأجهزة التوجيه والمحولات المتوافقة ، ليست هناك حاجة لتخصيص رأس مال إضافي لنظام الهاتف المستضاف.
أوه ، إنه يتحسن. يمكن أن تتضمن أنظمة الهاتف المستضافة أنظمة الهاتف PBX و VoIP التقليدية. إذا كان لديك بالفعل IP PBX ، فإن كبل SIP يحول إعداد PBX الحالي الخاص بك إلى شبكة هاتف تعمل بالطاقة عبر الإنترنت.
دعنا نتعمق أكثر ونفصل بعض المفاهيم الأساسية:

• ما هو نظام الهاتف المستضاف؟
• كيف يعمل النظام المستضاف؟
• مزايا نظام الهاتف المستضاف
• عيوب النظام القائم على السحابة
• 7 ميزات مهمة للبحث عنها

كيف يعمل حل VoIP المستضاف؟

يمكنك استقبال المكالمات من خلال نظام هاتف مستضاف مع خدمة PBX السحابية . يدير هذا الخادم عبر الإنترنت المكالمات الواردة والصادرة باستخدام صندوق SIP ، باستخدام اتصال VoIP.
وإليك كيف يعمل:

1. يعثر عملك على مزود هاتف مستضاف يوفر خدمة PBX على السحابة. أنت بعد ذلك متصل بمراكز البيانات خارج الموقع.
2. تتلقى مكالمة واردة تذهب إلى نظام PBX المستضاف.
3. يقوم نظام PBX المستضاف بتحويل بيانات المكالمة إلى حزم رقمية ، والتي يمكن نقلها عبر اتصال الإنترنت. هذا هو جزء VoIP من نظام هاتفك المستضاف.
4. يقوم PBX بتوجيه المكالمة الواردة إلى هاتف مكتبك.
5. يرن هاتف مكتبك وأنت تلتقط. يتم تحويل الحزم الرقمية مرة أخرى إلى رسائل صوتية ويتم إنشاء اتصال. يمكنك التحدث إلى المتصل الخاص بك باستخدام PBX المستضاف باعتباره الوسيط.

مع نظام الهاتف السحابي الكامل ، يمكن لأي جهاز متصل بالإنترنت إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية. يتضاعف هاتفك المحمول والكمبيوتر المحمول وسطح المكتب والخط الأرضي كهاتف عملك.
وظيفة ذات صلة: PBX مقابل VoIP: أهم 26 اختلافات يجب معرفتها قبل الشراء

6 مزايا نظام الهاتف المستضاف

فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لامتلاك نظام هاتف قائم على السحابة لا يمكن أن يقدمه الإعداد التقليدي:

1. سهل التركيب

يمكن أن تكون عملية إعداد نظام الهاتف التقليدي طويلة ومعقدة ومكلفة. لكن نظام الهاتف المستضاف لا يعاني من أي من هذه المشاكل.
يتم تثبيت وإعداد نظام قائم على السحابة عبر الإنترنت ، لذلك لا تحتاج إلى أن يأتي أي شخص إلى مكتبك للبدء. هذا يجعلها أرخص أيضًا - وهو أمر رائع للشركات الصغيرة أو تلك التي لديها فرق عمل بعيدة .

2. توفير التكاليف

أنظمة الهاتف المستضافة أرخص من بدائلها التقليدية لسببين. الأول: لست بحاجة إلى شراء مجموعة جديدة من المعدات. باستخدام نظام الهاتف السحابي ، يمكنك استخدام المعدات التي لديك بالفعل. يتضمن:

• الهواتف الذكية
• الهواتف المكتبية
• الأجهزة المحمولة والهواتف المحمولة (بما في ذلك الهواتف الذكية التي تعمل بنظام iOS أو Android)
• أجهزة VoIP

يوفر نظام هاتف العمل المستند إلى السحابة توفيرًا في التكاليف عندما يتعلق الأمر بالصيانة أيضًا. لا تحتاج إلى استدعاء مهندس للحضور إلى المكتب وإصلاح المشكلة. يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات لديك إصلاح مشكلات VoIP الأكثر شيوعًا دون الاتصال بمزود الخدمة.

3. منصة اتصالات موحدة

تتيح لك منصات الاتصال الموحدة التواصل داخليًا وخارجيًا باستخدام أداة واحدة.
باستخدام واحد ، يمكن للفرق المختلفة - مثل المبيعات أو دعم العملاء - بناء استراتيجياتها بالكامل حول حل VoIP المستضاف. يقدم المزود المناسب العديد من الميزات إلى جانب القدرة على إجراء المكالمات. يمكنك إرسال رسائل فورية إلى أعضاء الفريق ، واستضافة مؤتمرات الفيديو ، والاتصال بعملائك - كل ذلك من خلال نفس نظام الهاتف المستضاف.
(مرة أخرى ، هذا له تأثير على توفير التكاليف: لست بحاجة إلى إنفاق الأموال مقابل أداة تؤدي وظيفة واحدة فقط.)

4. المرونة للفرق البعيدة

هل لديك فريق بعيد؟ سواء كنت في رحلة عمل خارجية أو تعمل من المنزل ، يمكنك قبول المكالمات باستخدام نظام الهاتف المستضاف. لست بحاجة إلى أن تكون في المكتب لالتقاط هاتف المكتب السلكي.
ذلك لأن معظم مزودي أنظمة الهاتف المستضافين يقدمون برامج لمستخدميهم. يمكن لفريقك البعيد تنزيل برنامج هاتف العمل الخاص بهم على أجهزتهم. يقوم موفر PBX بإجراء الاتصال وتحويل المكالمات الواردة أو الصادرة إلى جهازك. لن يلاحظ المتصلون أي فرق - خاصة عندما يقدم مزودك معرّفات المتصل المقنعة.

5. قابلية تطوير أفضل

من المهم أن يكون لديك نظام هاتف ينمو كما ينمو عملك. إن إجراء مكالمة هاتفية من نظام هاتفك التقليدي كلما أضفت عضوًا جديدًا في الفريق ليس أمرًا محبطًا فقط. إنها باهظة الثمن أيضًا.
هذا هو السبب في أن إحدى أكبر مزايا وجود نظام هاتف مستضاف هي قابلية التوسع. إضافة عضو جديد بالفريق؟ ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى النظام الأساسي السحابي لمزودك والحصول عليه.

6. إنه أكثر أمانًا

ليس من المستغرب سبب قلق الشركات بشأن أمن نظام هواتفهم ؛ متوسط ​​تكلفة اختراق البيانات هو 3.92 مليون دولار .
الهندسة الاجتماعية هي واحدة من أكثر أنواع خروقات البيانات شيوعًا. يحدث ذلك عندما يقلد المتسللون مزود الهاتف ويطلبون منهم تسليم المعلومات. يمكنهم استخدام هذه البيانات للسيطرة على نظامك.
ومع ذلك ، تتمتع أنظمة الهاتف المستضافة بطبقة إضافية من الحماية ضد الهندسة الاجتماعية. غالبية مزودي VoIP ذوي السمعة الطيبة لديهم أدوات قوية لإدارة الهوية. لن يتم خداعك مطلقًا لتسليم معلومات من أحد المتطفلين.
وهناك تشفير قوي للتأكد من عدم تمكن المتسللين من التنصت على مكالمات العمل.

عيوب نظام الهاتف المستضاف

نحن نعلم أن نظام الهاتف المستضاف له العديد من المزايا. ولكن عندما يتعلق الأمر بالجوانب السلبية ، فإن الحقيقة هي: ليس هناك الكثير.
هناك شيء واحد ستحتاج إلى مراعاته وهو ما إذا كان لديك اتصال إنترنت قوي بما يكفي لإجراء مكالمات VoIP. هذا سهل نسبيًا إذا كنت في مكتب.
ومع ذلك ، إذا كان لديك فريق بعيد ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن كل عضو في الفريق لديه إمكانية الوصول إلى اتصال إنترنت قوي لإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية.
تحتاج مكالمات VoIP إلى تحميل وتنزيل عرض نطاق ترددي لا يقل عن 100 كيلوبت في الثانية لكل سطر. بالإضافة إلى ذلك ، أنت بحاجة إلى ما لا يقل عن ميغابايت من النطاق الترددي المتاح والمخصص لعشرة مكالمات VoIP متزامنة عالية الجودة.
تقدم شركات النقل الكبرى سرعات جيجابت (1000 ميجابت في الثانية) لمشتركي الأعمال. بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ، سيكون اتصال DSL أو الألياف الضوئية واحدًا كافياً.

ومع ذلك ، فإن أكبر عيب في VoIP المستضاف هو أنه لا يحتوي على طبيعة دائمة التشغيل للهواتف التقليدية. تتطلب أنظمة الهاتف المستضافة الطاقة لكل من الهواتف والبنية التحتية للشبكة لتوفير الوصول إلى الإنترنت.
لهذا السبب تعتبر أنظمة هاتف PBX التقليدية بشكل عام أكثر موثوقية: لأنها لا تعتمد على مصدرين خارجيين للطاقة.

7 ميزات مستضافة لنظام الهاتف للبحث عنها

هناك الكثير من مزودي أنظمة الهاتف المستضافين للاختيار من بينهم. لا يقدم كل منهم الميزات التي يحتاجها عملك.
فيما يلي العديد من الميزات المتقدمة التي يجب البحث عنها عند اختيار مزود خدمة VoIP:

1) البريد الصوتي إلى النسخ عبر البريد الإلكتروني

لن يكون مفاجئًا أن تسمع أن البريد الصوتي هو ميزة أساسية يجب أن يتمتع بها نظام هاتفك. بدونها ، فإنك تخاطر بعدم معاودة الاتصال بعد أن تفوتك مكالمتهم - وربما تفقد أحد العملاء.
ومع ذلك ، فإن إيجاد الوقت لتصفح رسائل البريد الصوتي هذه قد يكون أمرًا صعبًا. باستخدام هذه الميزة ، يمكنك نسخ رسائل البريد الصوتي الخاصة بك وإرسالها مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك. لست بحاجة إلى الاستماع إلى الرسالة للرد. ما عليك سوى الاستماع إلى نسخ البريد الصوتي والحصول على سجل دائم حول موضوع المكالمة الواردة.

2) ميزات مؤتمرات الفيديو

أماكن العمل تحتضن العمل عن بعد الآن أكثر من أي وقت مضى. هذا يعني أن الشركات تبحث عن موفري أنظمة الهاتف المستضاف الذين يقدمون مؤتمرات الفيديو كجزء من الحزمة الخاصة بهم.
يمكن أن يتضاعف نظام PBX الافتراضي الخاص بك كأداة لعقد المؤتمرات لفريقك. لا مزيد من الوظائف الإضافية لمؤتمرات الفيديو مثل Google Meet أو Skype أو Zoom! فقط تأكد من التحقق جيدًا من تضمين هذه الميزة في الحزمة التي اخترتها.

3) الأمن والموثوقية

تعد موثوقية أنظمة الهاتف المستضافة مصدر قلق للعديد من الشركات الجديدة في مجال التكنولوجيا السحابية. لكن ، لا تخف: اتصالات VoIP (إن لم تكن أكثر أمانًا) من الأجهزة السلكية التقليدية.
المفتاح هو اختيار مزود VoIP آمن ، مثل Nextiva. تتمتع شبكتنا بوقت تشغيل بنسبة 99.999٪ ويتم إجراء الاتصالات من خلال مراكز بيانات من فئة الناقل. بمعنى آخر: يكاد يكون من المستحيل على شخص ما اختراق الاتصال والتنصت على مكالماتك الهاتفية.
وظيفة ذات صلة: هل VoIP آمن؟ نظرة متعمقة على أمان وتشفير VoIP

4) تسجيل المكالمات

سواء كان الأمر يتعلق بمراجعات التقدم الفردية أو التدريب ، يمكن أن يساعدك تسجيل المكالمات في مراقبة تفاعلات العملاء. قد ترى أن أحد مندوبي المبيعات لديه معدل إغلاق أقل من غيره ، على سبيل المثال.
استخدم تسجيلات مكالماتهم لمعرفة سبب حدوث ذلك. قد تجد أنهم فشلوا في شرح أحد USPs الخاصة بك ، مما يساهم في ضعف معدل الإغلاق.

5) تحليلات المكالمات في الوقت الحقيقي

اسأل معظم الشركات عن مدى فعالية فرقهم وسيجدون صعوبة في معرفة ذلك. تستقبل أنظمة الهاتف التقليدية المكالمات الواردة وتطابقها مع هاتف مكتبي - هذا كل شيء. لا توجد إحصاءات إضافية متاحة.
ومع ذلك ، تقدم بعض أنظمة الهاتف المستضافة تحليلات للمكالمات في الوقت الفعلي. هذا يعني أنه يمكنك الإبلاغ عن مدى فعالية فرقك مع البيانات الفعلية ، مثل:

• المكالمات الواردة
• إجمالي المكالمات
• تم الرد على المكالمات
• مكالمات لم يرد عليها
• مكالمات مجانية
• المكالمات الداخلية / الخارجية
• وقت التحدث
• مكالمات دولية
• مكالمات البريد الصوتي
• المكالمات في قائمة الانتظار

6) الحاضرين السيارات

لا تحتاج إلى موظف استقبال لفحص المكالمات الواردة وتحويلها إذا كان موفر خدمة الهاتف المستضاف يقدم ردودًا تلقائية . تسأل هذه الرسالة الآلية عما يحتاج المتصل إلى المساعدة فيه ، وتمررها إلى الشخص الأكثر صلة.
يُعرف أيضًا باسم الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) ، يوفر نظام توجيه المكالمات هذا الوقت للجميع. يمكنك إعداد قواعد للنظام عبر الإنترنت. لذلك ، إذا اتصل شخص ما برقم هاتف عملك وضغط على # 2 للحصول على وكيل دعم العملاء ، فلديك بالفعل قواعد بشأن خط الوكيل الذي سيرن.
(إذا كان لديك مركز اتصال ، يمكنك حتى اختيار خطوط مجموعة من الوكلاء للرنين. يرسلها نظام الهاتف المستضاف إلى الوكيل المتاح التالي.)

7) جودة مكالمة رائعة

مصدر قلق مشترك للشركات التي تتحول إلى نظام هاتف قائم على VoIP هو جودة المكالمة . يفترضون أنه نظرًا لأن الاتصالات ليست سلكية (ويمكن أن تكون اتصالات الإنترنت غير مستقرة) ، فإن الجودة ستعاني.
هذا ليس صحيحا. في الواقع ، تعد مكالمات VoIP المستضافة أكثر وضوحًا من خطوط الهاتف التقليدية. ستحتاج إلى اتصال إنترنت لائق لا يقل عن 100 كيلوبت في الثانية ، ولكن معظم مزودي خدمة الإنترنت يوفرون ما لا يقل عن مائة ضعف (10 ميجا بايت). هذا يعني أنك على الأرجح قد أعددت بالفعل لإجراء مكالمات عالية الجودة وتلقيها من خلال نظام هاتف افتراضي حتى إذا كنت تجري مكالمات بعيدة المدى.

هل أنت جاهز للتبديل إلى نظام هاتف مستضاف؟

ليس هناك شك في أن نظام الهاتف المستضاف هو الطريق إلى الأمام. لقد ولت منذ فترة طويلة أيام الأسلاك النحاسية التي تخلق متاهات حول مكتبك ، والتكنولوجيا المتعبة التي تحتاج إلى استبدال كل بضعة أشهر.
لكن تذكر أن تتحقق من أن مزود خدمة الهاتف الجديد الخاص بك يقدم الميزات المتقدمة التي تحتاجها. بهذه الطريقة ، لن يحتاج عملك بالكامل إلى التعامل مع أنظمة الهاتف القديمة والمكلفة التي تسيطر على المكتب بأكمله.
يبدأ سعر نظام الهاتف السحابي (الذي يتضمن كل هذه الميزات) من 20.95 دولارًا فقط لكل مستخدم شهريًا. سيكون من الجنون أن تفوتك. احجز عرضًا اليوم.