5 سمات للبحث عنها عند التعاقد مع منسق أحداث مؤسسية

سواء كنت تتطلع إلى شغل منصب منسق حدث مفتوح ، أو كنت تقوم ببناء فريق أحداث شركتك لأول مرة ، فإن الأمر يتطلب من الفرد تمامًا أن يكون في صناعة الأحداث. هناك أشخاص لإدارتهم ، وبرامج لإدارة الأحداث لتشغيلها ، وضيوف لدعوتهم ، وأماكن للاختيار من بينها ، وموردون للتنسيق.

لهذا السبب تحتاج شركتك إلى معرفة نوع الشخص الذي سينجح في مثل هذا المنصب. بدون المرشح المناسب الذي يتمتع بالمهارات والسمات اللازمة ، سيتأخر الإعداد للحدث ، وستضيع الفرص ، وستضيع الأموال.

لقد جمعت قائمة من خمس سمات للبحث عنها عند تعيين منسق أحداث جديد للشركة ، بالإضافة إلى الأسئلة التي يجب أن تطرحها للعثور على المرشح المناسب.

5 سمات منسق حدث مؤسسي ناجح

بعض هذه السمات قابلة للتطبيق على المناصب الإدارية في أي سوق ، في حين أن البعض الآخر مصمم خصيصًا للقيادة القائمة على الأحداث. إذا تمكنت من العثور على هذه السمات في مقدم طلب مؤهل ، فستجد الخيار الأمثل لشركتك.

1. مهارات القيادة

يتطلب أي منصب به كلمة "منسق" في المسمى الوظيفي مهارات قيادية ، لكنني أزعم أن هذا ينطبق بشكل أكبر على منسقي الأحداث.

تحصل على فرصة واحدة فقط عند الانطباع الأول ، ويتم تكليف منسق الحدث بقيادة فرق كاملة لتكوين هذه الانطباعات لكل عميل شركة جديد.

إن قيادة فريق نحو هدف مرن وتجريبي شيء ، لكن قيادة الفريق عندما تكون المواعيد النهائية غير مرنة مثل توقعات ضيوفك شيء آخر. هذا يمثل ضغطًا كبيرًا ، ويتطلب الأمر مهارات قيادية جادة لقيادة حدث ما إلى النجاح.

عند تعيين منسق أحداث ، إليك الصفات القيادية التي يجب أن تبحث عنها في المرشحين:

• التواصل الفعال: يعرف أفضل القادة متى يتكلمون ومتى يستمعون ، فهم دقيقون في كلماتهم ، ويمكنهم التقاط الإشارات غير اللفظية. ستتطلب إدارة فريق الحدث مساهمة ليس فقط من المنسق ، ولكن أيضًا من الفريق نفسه ، وسيخصص القائد الفعال الوقت لسماع مخاوف فريقه.
• المندوب: لا يمكن لأي منسق حدث أن يفعل كل شيء بنفسه ، وهذا هو الغرض من وجود فريق الحدث. سيكون لمنسق الحدث الفعال والقائد القدرة والاستعداد لتفويض المسؤوليات لكل عضو في الفريق وفقًا لقدراتهم.
• المفكر الإيجابي: يحدد القادة النغمة لبقية الفريق. وفي صناعة الأحداث ، مع كل المتغيرات المتغيرة لتخطيط وتنفيذ حدث ما ، هناك حاجة إلى نظرة إيجابية للتنقل في هذه المهام. يجب أن يُظهر منسق الأحداث وجهة نظره الإيجابية في مواجهة العديد من التحديات للحفاظ على معنويات الفريق الصحية.
• المسؤول: الأهم من ذلك ، يجب على أي منسق أحداث إظهار المسؤولية ليس فقط عندما تسير الأمور على ما يرام ولكن حتى عندما تسوء بشكل فظيع. يتطلب التأكد من أن كل عضو في الفريق في المكان الذي يحتاجون إليه وأن كل بائع جاهز للتنفيذ في يوم الحدث يتطلب الكثير من المسؤولية من جانب المنسق.

يجب أن يكون منسق الحدث الخاص بك قادرًا على إظهار هذه الصفات القيادية في تجاربهم السابقة في صناعة الأحداث.

2. الدراية التقنية

تتغير صناعة الأحداث باستمرار وتتطور مع الزمن ، خاصة مع إدخال التقنيات الجديدة.

يظل منسقو الأحداث الأكثر فاعلية على اطلاع دائم على هذه الاتجاهات الجديدة ويبحثون عن طرق لاحتضان هذه التغييرات في عملهم ، سواء كان ذلك برنامجًا جديدًا لإدارة الأحداث ، أو أدوات لتتبع الحضور ، أو طرقًا لجعل الحدث أكثر شخصية وتجريبية .

3. المهارات التنظيمية

لا يوجد "أنا" في الفريق ، ولكن هناك "أنا" في المنظمة ، وهو شيء يجب أن يعرفه كل منسق حدث جيد.

سيكون منسق الحدث مسؤولاً عن أنشطة فريق الأحداث والموردين وما سيقدمونه ، والتفاوض بشأن العقود وإنهائها ، والإشراف على تنفيذ الحدث ، وإبلاغك ، مشرفهم ، بتقدم الحدث.

للقيام بكل هذا ، سيحتاج مرشحك إلى مهارات تنظيمية ممتازة.

4. الإبداع

يقوم منسقو الأحداث بأكثر من مجرد إدارة فريق وجمع الأحداث معًا. التخطيط والتنسيق للحدث هو التحدي المستمر المتمثل في إيجاد طرق جديدة لإنجاز المهام القديمة ، مثل إدارة تسجيلات الحضور ، وتنسيق الموضوعات ، وجمع ملاحظات الضيوف.

يجد أفضل منسقي الأحداث طرقًا جديدة ومبتكرة لمعالجة هذه المشكلات بأفكار خارج الصندوق وتقنيات جديدة.

يجب أن يكون هؤلاء الأفراد ماهرين في إنشاء مشاهد وأصوات ممتعة من الناحية الجمالية في الأحداث ، مما يعني أنهم بحاجة إلى خبرة في تنسيق الألوان ، والكتابة الإبداعية للتسويق ، والديكور الداخلي ، على سبيل المثال لا الحصر.

5. مهارات إدارة الوقت

أخيرًا ، يجب على منسق الأحداث التوفيق بين جميع هذه المسؤوليات في الوقت المناسب للوفاء بالمواعيد النهائية للحدث. وإلا ، فإن فريق الأحداث الخاص بك سيفتقد إلى الأبد هذه المواعيد النهائية ، مما يترك البائعين والعملاء مستاءين للغاية من الجداول الزمنية التي لم يتم الوفاء بها والأحداث المتأخرة (أو غير المكتملة).

تحتاج إلى التأكد من أن مقدم الطلب الخاص بك يمكنه التعامل مع ضغوط إدارة وتنفيذ الأحداث الخاصة بك دون التخلف عن الركب.

ماذا يحتاج فريق أحداث شركتك أيضًا؟

هل هناك أي سمات أخرى تشعر أن منسق الحدث يجب أن تكون قد فاتتنا في هذه القطعة؟ إذا كان الأمر كذلك، تأكد من ترك التعليق أدناه!