دليل البدء السريع لإدارة فرق تصميم الويب وإنشاء الويب عن بُعد

مع وجود أكثر من نصف عام 2021 خلفنا ، فقد غمرتك مجموعة من المحتويات المتعلقة بعالم القوى العاملة البعيدة والمختلطة ، وبالطبع ، عبارة "أوقات غير مسبوقة" بشكل صحي.

دعنا نركز على نوع واحد من الفريق الذي شهد أحد أكبر الزيادات في عملهم نتيجة لذلك - تصميم الويب.

في هذه المدونة ، سنوفر دليل البدء السريع لإدارة فريق تصميم الويب عن بُعد وكيفية استخدام أدوات إدارة المشروع لمواجهة بعض أكبر التحديات التي يواجهونها.

حتى قبل تفشي جائحة عام 2020 ، كانت المواقع الإلكترونية مطلوبة ، سواء للشركات الجديدة أو ، على العكس من ذلك ، لتجديد استراتيجية التسويق للشركات القائمة.
قام عدد كبير من الشركات بالانتقال إلى الإنترنت في عام 2020. شهدت GoDaddy ، منصة استضافة الويب الرائدة ، زيادة بنسبة 48٪ في عدد المشتركين الجدد الذين يدفعون رسومًا من فبراير إلى أبريل ، مع ما يقرب من 17٪ من حصة السوق.

كان هذا بمثابة بداية لاتجاه مستمر يحدث موجات في القوى العاملة. لمواكبة الطلب على إنشاء مواقع الويب وتصميمها وجميع احتياجات التسويق الرقمي ، تتزايد أيضًا الحاجة إلى مصممي الويب وفرق الدعم. وفقًا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي ، فإن التوقعات الوظيفية لمطوري الويب والمصممين الرقميين للسنوات العشر القادمة هي 8٪ ، أسرع بكثير من المتوسط.

يتطلب فريق الويب أو فريق تصميم وإنشاء الويب مجموعة مهارات رائعة وغالبًا العديد من الموارد البشرية للتعاون بفعالية وتحقيق نتائج مذهلة وسهلة الاستخدام.

من بين أعضاء الفريق ، سيكون هناك خبراء في كل شيء من الإستراتيجية والتخطيط وإدارة المشاريع وتصميم واجهة المستخدم والتصميم الجرافيكي إلى تكنولوجيا الويب وإنتاج الموقع.

مع كل من هذه الأدوار تأتي أنماط عمل ومهام سير عمل محددة.

إن الربط بين جميع اللاعبين الأساسيين وإدارتهم مع الحفاظ على اتصال واضح وعدم إغفال الهدف ليس بالأمر السهل تحقيقه. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان كل عضو في الفريق أو فريق فرعي يعتمد على طريقة فريدة تمامًا للتخطيط وإكمال وقياس والإبلاغ عن عملهم. شارك في عدد قليل من أعضاء الفريق الذين يعملون في المنزل ، أو من المنزل ، أو يعملون لحسابهم الخاص - فلديك احتمال كبير للفواق في المستقبل.

هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات إدارة المشروع. عندما تعمل مع فرق بعيدة ، فإن برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت هو أفضل وسيلة لجمع الجميع وسير عملهم معًا في مكان واحد مع تقليل أو التخلص من الوقت الضائع في سوء التواصل والمهام اليدوية.

حتى من الوصف المختصر لفريق تصميم الويب عن بُعد ، من السهل رؤية الحقيقة وراء القول المأثور القديم ، "الشيطان يكمن في التفاصيل".

في دليل البدء السريع هذا لإدارة فرق تصميم الويب عن بُعد ، يتمثل هدفنا في منحك أرضية مستقرة لمساعدتك في تقييم وفهم الاعتبارات الفريدة لفريقك (فرقك). وبالطبع ، سنقترح أيضًا بعض الأدوات والميزات المتميزة التي يمكن أن تساعدك على بدء نجاحك والحفاظ عليه.

هيا بنا نبدأ.

سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو عضوًا في الفريق أو ربما متخصصًا في اكتساب المواهب يقوم بإنشاء فريق تصميم ويب عن بُعد ، فمن المهم أن يكون لديك رؤية وفهم واضحان لمن تعمل معه وماذا تعمل. ابدأ بطرح هذه الأسئلة على نفسك التي يمكن أن تساعدك في رسم استراتيجيتك:

• ما مقدار الخبرة التي يجلبها كل عضو من أعضاء الفريق إلى طاولة المفاوضات؟ هل تعمل مع مهنيين صغار أو متوسطين أو كبار في الغالب؟
  
  
• كم عدد نقاط الاتصال التي تخطط للحصول عليها مع الفرق الأخرى في المنظمة؟ هل سيكون مؤلفو الإعلانات على اتصال مباشر بمصممي الويب؟ ما هي مسارات الاتصال والموافقة الموجودة قبل إضافتها إلى صفحة الويب؟

• ما هي الأدوات الأساسية لنجاح فريق تصميم الويب الخاص بك؟ يمكن أن يساعدك هذا النوع من الأسئلة في تحديد مجموعة التقنيات الموجودة لديك أو تضييق نطاقها.

• ما هي مسؤوليات كل عضو في الفريق والجدول الزمني وقدرة العمل؟ يمكن أن تتأثر هذه المجالات الثلاثة بشدة بالعمل عن بُعد ، ومن الأهمية بمكان أن يفهم جميع أعضاء الفريق هذه المعلومات ويمكن الوصول إليها في لمحة.

هناك بالتأكيد المزيد من الأسئلة التي يمكنك طرحها وتقييمها. ومع ذلك ، يمكن لهذه العناصر إنشاء إطار عمل لتطوير مهام سير عمل فعالة وتحديد أفضل أداة لإدارة المشروع لفريق تصميم الويب الخاص بك ، والتي سنغطيها بمزيد من التفصيل في القسم التالي.

تتمثل إحدى أهم وظائف التصميم في حل المشكلات التي يواجهها المستخدمون بطرق إبداعية - وقد يمثل ذلك تحديًا إضافيًا في حالة فرق التصميم عن بُعد. تقدم الاجتماعات والمزامنات فرصة لتوسيع خيال زملائه وتطوير الأنظمة الأساسية للنجاح.

كيف يمكن تحقيق ذلك بدون قاعات اجتماعات وألواح الكتابة وراحة الاجتماع وجهًا لوجه؟ وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار:

• قم بتضمين الأشخاص المناسبين ، وليس كل الأشخاص . إذا انتقل فريقك أو مؤسستك إلى بيئة عمل بعيدة أو مختلطة ، فمن المؤكد أن عدد الساعات الملتزمة بالاجتماعات قد زاد للجميع. كن إستراتيجيًا ومدركًا لمن يجب أن يكون في اجتماع فعلي مقابل من يمكنك مشاركة التحديثات في السياق معه على النظام الأساسي لسير العمل المخصص لديك.

• احرص دائمًا على وضع جدول أعمال واضح ، حتى بالنسبة لجلسات العصف الذهني . يعتبر الوقت أكثر أهمية مع الواقع القاسي لـ Zoom Figue. بصفتك منظمًا للاجتماع ، تأكد من تضمين جدول أعمال موجز مع دعوة الاجتماع والتزم به أثناء الاجتماع. سيساعدك ذلك بسرعة على "وضع دبوس" في الأفكار التي تظهر في الاجتماع ولكن يجب معالجتها في وقت آخر.

• حفظ مكالمات الفيديو لأهم الأشياء . قبل جدولة اجتماع آخر لتحديث الحالة ، ضع في اعتبارك ما إذا كان يمكنك توصيله بشكل أفضل على نظام أساسي آخر ، مثل محادثة أو سلسلة محادثات يمكن للجميع رؤيتها. استخدم الاجتماعات لأشياء أكثر تعقيدًا ، مثل شرح عملية جديدة أو حل المشكلات.

• ضع في اعتبارك طول وتواتر اجتماعاتك الاحتياطية . في حين أن عقد اجتماعات الوقوف اليومية قد يكون أمرًا عاديًا أو تقليديًا ، فكر في الأفضل لفريقك. على سبيل المثال ، قالت Caitlin Wagner ، مديرة التصميم الأولى في InVision ، إن فريقها قرر تغيير الأمور ، "... بدلاً من ذلك ، أنشأ الفريق إيقاعًا لمدة 30 دقيقة في وضع الوقوف يوم الاثنين / الأربعاء ، وانتقادات التصميم لمدة ساعة واحدة يوم الثلاثاء / الخميس ، و "نصف ساعة سعيدة" أيام الجمعة للتحدث عن مواضيع لا علاقة لها بالعمل ".

يمكن أن يسلط العمل عن بُعد الضوء على مشكلات مكان العمل أو يكون بمثابة فرصة لتقوية ثقافة الشركة الحالية أو البناء عليها. بصفتك مدير تصميم عن بُعد ، لديك الفرصة لتكون امتدادًا لذلك وأنت تدير فريقك. بعض الطرق لتعزيز ثقافة العمل عن بعد الإيجابية هي:

• استضافة ورش عمل وهاكاثون . من المهم جدولة وقت للجلسات خارج العمل الروتيني لمساعدة فريقك على صقل مهارات جديدة ، أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، أو حتى مجرد تخصيص الوقت لمشروع أو مبادرة كانت في مأزق لفترة من الوقت. لجعلهم أكثر جاذبية ، يمكنك دعوة محاضر ضيف أو جعل أحد أعضاء الفريق يخطط للجلسات. ستعكس هذه الأنشطة أيضًا اهتمام مؤسستك بالتنمية المهنية والشخصية لموظفيها.

• جعل الإعداد الافتراضي من الدرجة الأولى . قد يؤدي الانضمام إلى فريق جديد عن بُعد في بعض الأحيان إلى شعور الموظفين الجدد بعدم الارتياح ، أو الخروج من الحلقة ، أو الإرهاق. فيما يلي ستة من أفضل الممارسات للإعداد الافتراضي الممتاز:
  • ابدأ تجربة الإعداد قبل اليوم الأول . من الضروري أن تجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب قبل "تسجيل الدخول" لأول مرة. ضع في اعتبارك إرسال حزمة ترحيب تحتوي على مواد مثل كتيبات الشركة ، وإلقاء نظرة أولية على خطة الإعداد الخاصة بهم ، وغنيمة الشركة.
  • احصل على جدول إعداد مُعد ودليل موارد . اجعل التعيينات الجديدة في الأسبوع أو الأسبوعين الأولين سلسة قدر الإمكان من خلال خطة تحدد كل شيء بالنسبة لهم ، ومن سيقابلونه ، والمعلومات المهمة ، والموارد التي يجب أن يبدأوا في التعرف عليها. في monday.com ، كل موظف جديد لديه لوحة إعداد خاصة مع هذه الأنواع من المواد.

• • عيّن "رفيقًا". يؤدي تعيين زميل مفيد ليس مديرًا مباشرًا إلى تحقيق شيئين في وقت واحد - يحصل الموظف الجديد على المساعدة في حالات الدخول والخروج المتعلقة بالعمل وغير ذلك وإنشاء اتصال في فريقه على الفور. كما قام موقع monday.com أيضًا بتعيين رفقاء لجميع التعيينات الجديدة.

• • ادمجهم على الفور في مهمة بسيطة. واحدة من الضغوطات الرئيسية التي يمكن أن يشعر بها الموظفون الجدد هو الشعور بأنهم لا يعرفون ما الذي يعملون عليه بالإضافة إلى مواد القراءة والاجتماعات التمهيدية. بالإضافة إلى أوراق الموارد البشرية أو مهام إعداد تكنولوجيا المعلومات ، امنحهم مهمة بسيطة تساهم في تحقيق هدف الفريق حتى يشعروا بالمشاركة وبناء الثقة.

• • استضافة دورات تدريبية افتراضية. في حين أن الأدلة المكتوبة والمرئية مثل الطوابق والكتيبات لها مكانها ، تأكد من تضمين عدد قليل من جلسات التدريب المباشرة والمسجلة لموظفيك الجدد - خاصة عندما يتعلق الأمر باستخدام أدوات وبرامج محددة.

يمكن أن يشكل العمل عن بُعد تحديًا للقيادة عندما يتعلق الأمر بالتنقل في علاقات العمل التي لم تعد وجهاً لوجه. يمكن أن تسبب أعطال الاتصالات وتناقضات جداول العمل صداعًا حقيقيًا. فيما يلي بعض التوصيات:

• حافظ على التواصل مفتوحًا. أخبر زملائك في الفريق أو التقارير بأنك متاح للمخاوف والتوجيه مع تحديد التوقعات حول ما يمكنك تقديمه ومتى تكون الأوقات والطرق المناسبة لذلك. على سبيل المثال ، لا ينبغي أن تكون المخاوف بشأن التطوير المهني أثناء العمل عن بُعد محادثة على Slack.

• زيادة تقدير الموظف. مع وجود وقت مكتب أقل أو منعدم ومخاوف من زيادة البريد الإلكتروني ، قد يكون التعرف على الموظفين شيئًا يتم إهماله لبعض الفرق البعيدة. نحن نشجعك على إيجاد طرق مبتكرة للتعامل مع هذا الأمر ، سواء كان ذلك من خلال تخصيص قناة Slack للاحتفالات والتكريم أو إنشاء رسالة إخبارية. إعلام الموظفين بالتقدير يقطع شوطًا طويلاً.

• كن بطلاً لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. تأكد من توضيح أن التوازن بين العمل والحياة لفريقك مفهوم ومن أولوياته. يمكنك أن تكون مثالاً يحتذى به عندما يتعلق الأمر بوضع جدولك الخاص والمرونة مع جدول الآخرين.

• تجنب التفاصيل الدقيقة. تتطلب الإدارة الجيدة عن بُعد تخطيطًا مدروسًا وثقة. للحصول على صورة أوضح لما يعمل عليه فريقك في لمح البصر بينما تكون قادرًا على ترك التعليقات والأسئلة ، يمكنك استخدام نموذج مثل هذا من monday.com.

يمكننا أن نترك تهديدًا ثلاثيًا لنجوم هوليوود ، لكننا نعتقد أن أفضل طريقة للقيام بها هي تصميم الويب الذكي عن بُعد وفرق الإنشاء. لبدء مشاريع جديدة بسرعة ، وتحقيق أقصى استفادة من العمل الحالي لفريقك ، وضمان الاتساق والجودة ، نوصي باستخدام نظام تشغيل العمل.

وغني عن القول إلى حد كبير أن مصممي الويب والمبدعين نادرًا ما يعملون بمفردهم تمامًا ، مع كل البحث والتطوير الذي يدخل في المشروع. يعمل نظام التشغيل على إضفاء الطابع الديمقراطي على قوة البرنامج بحيث يمكن للمؤسسات بسهولة إنشاء التطبيقات وأدوات إدارة العمل التي تناسب احتياجاتهم بدلاً من التقيد بحدود أدوات إدارة المشاريع التقليدية. فيما يلي بعض ميزات نظام التشغيل monday.com Work OS المثالية لفرق تصميم الويب عن بُعد:

• تحديثات الحالة الحية والجدول الزمني: غالبًا ما تتضمن خطط مشاريع مشاريع التصميم المعقدة مصادر احترافية أخرى مثل المطورين أو مديري المنتجات. يمنح موقع monday.com الفرق القدرة على تحديث أصحاب المصلحة أو العملاء ذوي الصلة بحالة كل مهمة وأين يقف المشروع للمساعدة في تحقيق أهداف المشروع.

• قنوات منفصلة لكل تكرار أو مشروع: مع عمل أعضاء فريق تصميم الويب على أجزاء مختلفة من المشروع من مواقع أو أجهزة مختلفة ، من الضروري فصل المشروع إلى قنوات - إما حسب الموضوع أو تواريخ التكرار أو المهام التي يجب إكمالها . من خلال الحصول على هذه المعلومات والتخطيط في جدول زمني واحد أو تقويم يمكن للجميع الوصول إليه ، يكون هناك مجال أقل للخطأ ويضيع وقت أقل. ومع ذلك ، يمكنك إدارة الأصول المشتركة باستخدام شيء مثل قالب إدارة الأصول الرقمية هذا.
  

• التواصل في الوقت الفعلي ، في السياق: سيتم تشكيل أي عملية تصميم ويب من خلال مشاركة الأفكار والأفكار والتأمل مع الآخرين. سواء كنت عميلاً أو عضوًا في فريقك ، فأنت بحاجة إلى طريقة أكثر تنظيماً لمشاركة المراجع والأفكار حتى تتمكن من الحصول على التعليقات.

على منصة monday.com ، يمكنك أنت وأي شخص لديه حق الوصول إلى لوحة مشروعك إضافة الصور ومقاطع الفيديو والمؤثرات الصوتية وصور GIF وأي مصدر آخر للإلهام يمكنك التفكير فيه ، مباشرة في المهمة التي تعمل عليها. يتكامل موقع monday.com أيضًا مع أدواتك الحالية للحفاظ على كل ذلك معًا. يعد التخطيط الإبداعي باستخدام قالب Adobe Creative Cloud المفضل لدى فريق التصميم لأنه يمكنك مواءمة أدوات التصميم الخاصة بك وعملية العمل عن طريق مزامنة Adobe CC مع اللوحات الخاصة بك أثناء تحديد المشاريع وتتبع التقدم وتحميل الملفات أو الأصول الخاصة بك بسلاسة بحيث يمكن الوصول إليها دائمًا .

• منصات الاتصالات عن بُعد: أثناء مشاركة عملك عبر الإنترنت ، أصبحت هناك بالتأكيد بعض الاجتماعات والمحادثات التي تعمل بشكل أفضل بشكل شخصي ، أو في حالة وجود فريق بعيد ، في مكالمة فيديو.

تشمل الخيارات الشائعة Zoom و Google Hangouts والمزيد ، والتي يقدم monday.com تكاملات معها. أيًا كان اختيارك ، اجعله قياسيًا عبر أعضاء الفريق ، وتأكد من مزامنته مع تقاويم فريقك.

إن بناء وإدارة فريق تصميم ويب ناجح ومشروعات هي عملية تنطوي على التفكير المستقبلي والعمل الاستباقي والأدوات المناسبة للجمع بين الجميع وكل شيء معًا.

من خلال تقييم أهدافك وأولوياتك الحالية والمستقبلية ، يمكنك بعد ذلك اتخاذ القرارات الأكثر استنارة عند اختيار أدوات إدارة المشروع الأكثر أهمية ، وهي منصة منشئ مواقع الويب وشيء مثل نظام تشغيل العمل.