5 تكتيكات لزيادة فرصك في الحصول على تطابق برامج رائع

فقط 27٪ من مشتري الأعمال الصغيرة يشترون البرامج التي تلبي أو تتجاوز توقعاتهم دون تنازلات. استخدم هذه الممارسات التي أثبتت جدواها والتي تؤدي إلى نجاح اختيار البرامج.

عندما يحين وقت شراء برنامج لشركتك الصغيرة ، فإن طريق النجاح يبدو واضحًا تمامًا: حدد المشكلة ، ثم ابحث عن البرنامج الذي يحل هذه المشكلة على أفضل وجه في حدود ميزانيتك. في ظل هذه الظروف البسيطة ، يجب أن تكون كل عملية شراء للبرامج هي الفائز ، أليس كذلك؟

لكن ألقِ عقبات مثل تغيير الميزانيات والأولويات ، وأصحاب المصلحة المنفصلين ، والمواعيد النهائية الضيقة ، والمعلومات المتنافسة من عدد هائل من المصادر ، وهذا المسار الذي كان واضحًا في يوم من الأيام للنجاح يصبح أكثر غموضًا.

بصفتك مالكًا أو قائدًا لمشروع صغير ، فأنت تعلم أن الفشل ليس خيارًا. لا يمكننا أن نتفق أكثر. مع وجود مساحة صغيرة للأخطاء المكلفة ، يجب أن يتم تشغيل كل برنامج من المنزل. لهذا السبب قمنا باستطلاع آراء قادة الأعمال الصغيرة حول عمليتهم في اختيار البرامج ، وحددنا خمسة تكتيكات يمكن أن تزيد من احتمالات نجاح عملية شراء البرامج.

فكر في هذه التكتيكات الخمسة على أنها أضواء إرشادية يمكن أن تضيء طريقك إلى النجاح ، وتمنحك الثقة في قرار الشراء النهائي. إذا كنت مستعدًا ، فتابع القراءة لتتعرف على صيغة العثور على برامج رائعة تلبي احتياجاتك.

ما مدى صعوبة الحصول على تطابق رائع على برامج الأعمال؟

مع وجود العديد من العقبات في الطريق ، وعدد متزايد من خيارات البرامج للاختيار من بينها ، فإن العثور على برنامج يتحقق بشكل مؤكد من جميع الصناديق الخاصة بك ليس مضمونًا إذا كنت شركة صغيرة.

على العكس من ذلك، في الواقع. في استطلاع Capterra الذي شمل 1000 من قادة الأعمال الصغيرة الذين لديهم تأثير على قرارات شراء البرامج ، تمكن 27٪ فقط من تأمين ما نسميه "المطابقة الكبرى" في آخر عملية شراء للبرنامج لمؤسستهم (انقر هنا للتعرف على منهجيتنا لتحديد مباراة):

بعبارة أخرى ، تؤدي عملية شراء واحدة فقط من بين كل أربع عمليات شراء لبرامج الأعمال الصغيرة إلى "تطابق رائع": صفقة تلبي التوقعات أو تتجاوزها دون تنازلات.

هذا هو! أما البقية فيكون إما مساومة على رؤيتهم الأصلية ، أو شراء برامج لا تلبي التوقعات - مما يؤدي إلى مزيد من المشاكل ، أو شراء برامج إضافية ، أو ، في أسوأ الحالات ، ندم على الشراء يجبر الشركات الصغيرة على البدء من جديد.

لذا ، كيف تصبح واحدًا من القلائل الذين نجحوا بدلاً من أن تصبح واحدًا من القلة التي تفشل؟ تكمن الإجابات في التكتيكات الخمسة التي ذكرناها أدناه.

يمكن تنفيذ هذه التكتيكات في أي شركة صغيرة ، بغض النظر عن البرامج التي تشتريها أو معرفتك الفنية ، ويمكن أن تحسن احتمالية اختيار البرامج التي تلبي جميع احتياجاتك. هيا بنا نبدأ.

التكتيك رقم 1: التركيز على الأهداف الداخلية بدلاً من الضغوط الخارجية

كجزء من استطلاع Top Technology Trends لعام 2020 من Capterra ، طلبنا من مشتري برامج الأعمال الصغيرة تحديد العوامل الثلاثة الأولى التي أدت إلى استثمارهم في التكنولوجيا الجديدة. تظهر النتائج أن قرار شراء البرنامج يمكن أن يأتي من مجموعة متنوعة من الدوافع المختلفة:

ربما تكون قد تعرفت على دوافعك الخاصة لشراء البرامج من هذه القائمة. وهذا هو الدافع - سبب شراء البرامج في المقام الأول - حيث يمكن أن تبدأ المشاكل بالحدوث.

على وجه التحديد ، وجدنا أنه عندما تركز الشركات على دافع داخلي من خلال شراء البرامج ، مثل زيادة الإنتاجية أو الكفاءة ، فإن فرصهم في الحصول على "تطابق رائع" تكون أعلى من المتوسط. من ناحية أخرى ، عندما يركزون على دافع خارجي مثل الضغوط التنافسية ، فإن احتمالية المطابقة العظمى تأخذ هبوطًا حادًا.

على الرغم من كونه العامل الثالث الأكثر شيوعًا الذي يدفع عمليات شراء التكنولوجيا للشركات الصغيرة ، إلا أن الضغوط التنافسية تنتج مباريات رائعة بنسبة 9٪ فقط من الوقت.

السبب بسيط: الانصياع للضغوط التنافسية يؤدي إلى استثمارات برمجية سيئة النية ذات أهداف سيئة التحديد. بدون مقياس مثل الإنتاجية أو الكفاءة لقياس النجاح بدقة ، ودون التفكير فيما إذا كان استثمار برنامج معين منطقيًا لوضع عملك الفريد ، فإن احتمالية الندم على الشراء عالية.

التكتيك رقم 2: تشجيع أصحاب القرار على المشاركة بشكل كامل

هذا صحيح: يكون للأشخاص في فريق شراء البرنامج تأثير كبير على نجاح الشراء. لكن ربما ليس بالطريقة التي تتخيلها.

على سبيل المثال ، قد تفترض أن بعض الأدوار أو الأقسام تحتاج إلى المشاركة. وجدنا أن الأمر ليس كذلك. سواء كانت فرق الاختيار تضم أعضاء من تكنولوجيا المعلومات أو الموارد البشرية أو قيادة الشركة ، فليس لها تأثير كبير على احتمالية تأمين مباراة رائعة.

وبدلاً من ذلك ، وجدنا أن مستوى مشاركة وتأثير كل عضو في فريق شراء البرامج أكثر أهمية. دعونا نلقي نظرة على كل عامل على حدة.

تجنب المشاركين العرضيين الذين لا يستطيعون الالتزام الكامل

لقد سألنا المستجيبين عن عدد المشاركين النشطين (الأشخاص المدرجين في كل أو معظم المناقشات المتعلقة بشراء البرامج) والمشاركين العرضيين (الأشخاص غير المشاركين في المناقشات المنتظمة التي "تنخفض" فقط من وقت لآخر) الذين شاركوا في قرارات شراء البرامج. وجدنا أن أولئك الذين ليس لديهم مشاركين عرضيين لديهم احتمالات أفضل لتأمين مباراة رائعة على البرنامج.

يشرح Gartner سبب قدرة المشاركين العرضيين على إعاقة جهود شراء البرامج (البحث الكامل متاح لعملاء Gartner):

"غالبًا ما لا يكون لدى المشاركين العرضيين السياق الكامل لجميع المناقشات التي جرت مع أعضاء فريق الشراء. ونتيجة لذلك ، فإنهم إما يضيفون قيمة محدودة إلى العملية ، أو قد يجلبون وجهات نظر متحيزة تقلل من قيمة عمل فريق المشروع ".

حيثما كان ذلك ممكنًا ، شجع جميع أعضاء فريق اختيار البرامج على المشاركة النشطة. أعد جدولة الاجتماعات والعروض التوضيحية حسب الحاجة لتشمل الجميع ، وقم بإزالة الأعضاء الذين لا يمكنهم الالتزام الكامل بالعملية.

تقليل عدد الأعضاء الذين ليس لديهم تأثير على القرار

سألنا أيضًا عن كيفية تقسيم فرق اختيار البرامج بين صانعي القرار ، وأصحاب النفوذ ، وأولئك الذين ليس لديهم تأثير على القرار.

ما وجدناه هو أنه كلما قل عدد المشاركين الذين ليس لديهم تأثير على القرار ، كانت النتيجة أفضل. في الاستبيان الذي أجريناه ، كان متوسط ​​المشاركين الذين حصلوا على "مباراة رائعة" عضوًا واحدًا أقل مع عدم وجود تأثير للقرار على فريقهم مقارنة بأولئك الذين ليس لديهم "تطابق رائع".

قد يبدو هذا الاختلاف صغيرًا (شخص واحد!) ، ولكن مع عدم وجود أي تأثير على قرار الشراء النهائي ، فإن كل عضو إضافي في فريقك ليس له تأثير على القرار سيؤدي إلى تشويش عملية الاختيار ويجعل من الصعب الوصول إلى توافق في الآراء.

التكتيك رقم 3: التحقق من صحة المعلومات من خلال مصادر مستقلة

عندما تبدأ أنت وفريقك البحث عن خيارات البرامج المختلفة ، ستكتشف سريعًا أن المعلومات من بائعي البرامج موجودة في كل مكان. ابحث عن فيديو توضيحي ، ومن المحتمل أن البائع أنتجه. حاول تحديد ما إذا كان المنتج يحتوي على ميزة معينة أم لا ، ومن المحتمل أن يكون موقع البائع على الويب هو النتيجة الأولى في بحث Google الخاص بك.

اعتمد كل من المشترين من "جريت ماتش" و "غير المطابقين" في استبياننا على المعلومات المقدمة من البائع أثناء بحثهم. هذه المعلومات مهمة وبصراحة لا يمكن تجنبها. لكن ما يميز مشتري Great Match هو أنهم يتخذون خطوة إضافية للتحقق من صحة ما تعلموه من خلال مصادر مستقلة.

وفقًا للنتائج التي توصلنا إليها ، فإن مشتري Great Match و non-Great Match متطابقون تقريبًا في المصادر التي يستخدمونها لفحص بائعي البرامج. الاختلاف الوحيد هو أن مشتري Great Match من المرجح أن يستخدموا أيضًا مصادر مستقلة مثل مراجعات المستخدمين وخبراء الجهات الخارجية والأقران.

يمكن أن يساعد فحص البائعين من خلال هذه المصادر المستقلة في ضمان حصول فريقك على معلومات موثوقة ودقيقة - معلومات غير منحازة لجعلك تقوم بالتوقيع على الخط المنقط. إذا أرشدك البائع نحو معلومات مستقلة (بدلاً من توجيهك بعيدًا عنها) ، فهذه أيضًا علامة جيدة على ثقته في أن جودة منتجهم تتحدث عن نفسها.

التكتيك رقم 4: استفد من فترات التجربة المجانية

يمكنك قراءة جميع أبحاث البرامج الموجودة ومشاهدتها واستيعابها ، ولكن في النهاية ، لا شيء يضاهي الجلوس وتجربة البرنامج بنفسك.

الفترة التجريبية المجانية التي يقدمها معظم البائعين هي أداة لا تقدر بثمن لتقييم خياراتك واتخاذ قرارات أفضل. يدعم بحثنا هذا: من المرجح أن يؤمن المشترون الذين يصنفون فترات التجربة المجانية على أنها أهم مصدر للمعلومات لتقييم بائعي البرامج بعمق "تطابقًا رائعًا".

هذا ليس كل شئ. عندما قال المستجيبون إن التجارب المجانية غالبًا ما أثارت اهتمامهم بمنتج ما ، أو كانت أكبر مساعدة في تقديم قضية لتضمين منتج في قائمتهم المختصرة ، فقد أدى ذلك إلى نجاح مماثل في Great Match (42٪ و 41٪ ، على التوالي).

إلى جانب منح فريقك فرصة للحصول على التدريب العملي ومعرفة مدى سهولة استخدام النظام ، تعد التجارب المجانية أيضًا إحدى الطرق الوحيدة التي يمكنك من خلالها الضغط على برنامج الاختبار في موقف فريد بالنسبة لشركتك الصغيرة. يمكنك اختبار سير العمل وتحديد فجوات العملية لمعرفة كيفية أداء البرنامج في السيناريو المحدد الذي تخطط لاستخدامه.

باختصار ، لا توجد طريقة أفضل لتقييم خيارات البرنامج لديك. استخدم تلك الإصدارات التجريبية المجانية ، أيها الناس!

التكتيك رقم 5: مقاومة إعادة النظر في قائمتك المختصرة

بعد البحث ومناقشة خيارات البرامج التي تبدو واعدة ، ستقوم أنت وفريقك بتقسيم هذه الخيارات إلى قائمة مختصرة من البائعين الذين يستحقون دراسة أعمق.

هناك إغراء للتلاعب بقائمتك المختصرة بعد الانتهاء منها. بحثنا واضح: لا تفعل ذلك. لقد وجدنا أنه كلما قمت بزيارة القائمة المختصرة مرة أخرى في كثير من الأحيان لإضافة بائعين إضافيين ، قل احتمال حصولك على تطابق رائع.

قد تعتقد أنك دقيق من خلال إعادة النظر في قائمتك المختصرة ، لكنك حقًا غير حاسم.

لا تؤدي إضافة الخيارات باستمرار إلى قائمتك المختصرة إلى تأخير العملية برمتها وإعطاء فريقك المزيد من البائعين للتقييم فحسب ، بل إنها تلقي بظلال من الشك على قائمتك المختصرة الأولية في المقام الأول. إذا كنت تميل إلى إضافة هؤلاء البائعين الآخرين ، فهل سبق لك أن توصلت بالفعل إلى أفضل الخيارات المتاحة لك؟

يمكن لأولئك الذين نادرًا ما يراجعون قائمتهم المختصرة أو لا يقوموا بذلك مطلقًا لأنهم كانوا دقيقين في أبحاثهم ، وقد بنوا ما يكفي من الثقة والإجماع في قائمتهم المختصرة بحيث لا يميلون إلى تغييرها. هذا هو هدفك.

متوسط ​​البرامج تنتج متوسط ​​النتائج

اليوم ، تعتمد الشركات الصغيرة بشكل متزايد على البرامج للعمل والوظيفة. البرمجيات هي حجر الزاوية في نجاح شركتك بقدر موظفيك أو المنتجات والخدمات التي تبيعها.

لن يؤدي الاستقرار على برنامج جديد لا بأس به إلى تحقيق النجاح. لهذا السبب تحتاج إلى عملية اختيار برنامج توفر لك أفضل منتج يلبي احتياجاتك في كل مرة. ستساعدك التكتيكات الخمسة التي تناولناها هنا على القيام بذلك بالضبط:

1. ركز على الأهداف الداخلية بدلاً من الضغوط الخارجية
2. شجع المشاركة الفعالة من المؤثرين على القرار
3. التحقق من صحة المعلومات من خلال مصادر مستقلة
4. استفد من فترات التجربة المجانية
5. مقاومة إعادة النظر في قائمتك المختصرة

لمزيد من النصائح حول كيفية أن تصبح خبيرًا في شراء البرامج ، راجع مدونة "نصائح شراء البرامج". تعرف على كيفية تحويل بائع برنامج إلى شريك برمجي ، على سبيل المثال ، أو ما هي التكاليف المخفية التي يتم إدخالها بالفعل في بطاقة أسعار هذا البرنامج.

بعد ذلك ، إذا كنت مستعدًا لبدء مقارنة خيارات البرامج ، فتوجه إلى صفحتنا الرئيسية للبحث والمقارنة واختيار البرنامج المناسب بكل ثقة. قد يكون شراء البرامج صعبًا ، لكن لا يجب أن يكون كذلك.

منهجية المسح

تم إجراء استطلاع Capterra Great Software Match 2020 في أكتوبر 2020. أجرينا استبيانًا حول 1000 عامل في الشركات الأمريكية التي يعمل بها 2-500 موظف و 1 - 250 مليون دولار من الإيرادات السنوية التي: 1) لها تأثير كبير على مشتريات التكنولوجيا لمنظمتهم ، و 2 ) قاموا بشراء برنامج لمؤسستهم بتكلفة لا تقل عن 500 دولار في السنة خلال الـ 24 شهرًا الماضية. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.

تم إجراء استبيان Capterra Top Technology Trends 2020 في أغسطس وسبتمبر من عام 2020. قمنا باستطلاع آراء 1000 من قادة الأعمال الصغيرة من الولايات المتحدة وكندا والمملكة المتحدة وأستراليا في شركات يعمل بها 2-499 موظفًا وعائدات سنوية تبلغ 5 - 250 مليون دولار. طُلب من المستجيبين المشاركة في شراء التقنيات للمؤسسة وشغل منصب على مستوى المدير أو أعلى في الشركة. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.

تعريف تطابق كبير

سُئل المستجيبون في استبيان Capterra's Great Software Match 2020 عما إذا كانوا يوافقون أو لا يوافقون على سلسلة من العبارات المتعلقة بعملية الشراء لشراء أحدث برنامج لمنظمتهم على مقياس من 1 ("لا أوافق بشدة") إلى 7 ("أوافق بشدة") .

لكي يتم اعتباره مستلمًا رائعًا ، كان على المستجيبين الإدلاء ببيان "البرنامج الذي اشتريناه في النهاية فشل (أو فشل) في تلبية توقعاتنا." أ 1 أو 2 ، ثم قم بأي مما يلي:

• أعط البيان "لقد اعتبرنا في البداية البرنامج أكثر طموحًا مما قررناه في النهاية." أ 1 أو 2.

أو

• أعط العبارة "البرنامج الذي اشتريناه كان حلاً متطورًا ومتميزًا." أ 6 أو 7.