كيفية إعطاء المهام لأعضاء الفريق

تم تقسيم المشروع إلى معالم وأهداف وغايات مقسمة إلى مهام ، والآن حان الوقت لتعيينها. ولكن عندما تفتح النظام الأساسي لإدارة المشروع ، فإنك تواجه عملية غير جذابة تتمثل في صياغة المهام واختيار الشخص الذي ستكلفه به.

حسنًا ، في هذه المقالة ، نقدم نصائح حول كيفية جعل تلك اللحظة الأولى المختلطة أكثر وضوحًا. هناك نصائح قابلة للتنفيذ ، وتعلم الفرق بين تخصيص المهام وتفويضها ، والمعايير المقترحة حول كيفية اختيار أفضل شخص للوظيفة.

للحصول على نظرة عامة أكثر دقة ، إليك جدول محتويات:

كيف تقوم بتعيين مهام الموظفين؟

نعتقد عادةً أن تعيين المهام عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتركز على مسح قوائم المهام للحفاظ على استمرار المشروع. ومع ذلك ، يجب أن يكون تعيين المهام في الواقع عملية أكثر توجهاً نحو الموظف وتتطلب تفانيًا وجهدًا إضافيًا ، مما يؤدي إلى نتائج مذهلة. لكن ماذا نعني بذلك؟

تعمل المهام المعينة بشكل صحيح على دفع موظفيك ومشاريعك والشركة بشكل عام إلى الأمام. إليك الطريقة.

1. أنها تعزز المساءلة والثقة بين المديرين والموظفين ؛
2. يساعدون في تعليم مهارات جديدة ومهارات قديمة مثالية ؛
3. أنها تسمح للموظفين بالتعرف على الفرق الأخرى وسبل العمل ؛
4. يصبح من الأسهل عمل تقديرات المشروع ؛
5. يجعل قواعد رائعة لمراجعات الأداء ، وما إلى ذلك.

يمكن أن تستمر القائمة ، لكننا سنتوقف عند هذا الحد الآن.

بالطبع ، لا تأتي هذه الفوائد طويلة المدى بدون بعض الدم والعرق الذي يضرب به المثل في مرحلة التخطيط. دعنا نلقي نظرة على الأفكار العامة حول تعيين مهام الموظف ، والخطوات المحددة التي يمكنك اتخاذها.

الدافع يأتي من معرفة الصورة الأكبر

عندما نتحدث عن الصورة الأكبر في إدارة المشروع ، فإننا نتحدث عن مهمة كل عضو في الفريق التي تؤثر على زملائه في المستقبل. نظرًا لأن جميع المهام عادةً ما تكون أجزاء صغيرة من اللغز ، فمن المفيد تذكير الموظفين بكيفية مساهمة عملهم. علي سبيل المثال:

• يمكن أن تشكل المسودة عالية الجودة أساسًا رائعًا للإصدار النهائي ، ويمكن إكمالها بسرعة أكبر.
• يمكن أن يؤدي العرض التقديمي المُجهز جيدًا إلى إقصاء الأسئلة غير الضرورية والاستفسارات الإضافية عبر البريد الإلكتروني.

ليس من المستغرب أن يعمل الناس بشكل أفضل وأكثر إنتاجية ، عندما يعلمون أن عملهم له تأثير على مستوى الشركة.

وهكذا ، عندما تقوم بتعيين المهام ، حاول التأكيد على مدى ملاءمتها للصورة الأكبر. إن مجرد قول: " إنك تفعل X سيساعد في Y و Z " وكيف ينعكس ذلك على المشروع ككل سيتيح للموظف معرفة أن المهمة التي تم تكليفه بها مهمة.

اجعل موظفيك متحمسين للالتزام

إن إخبار الناس بالصورة الأكبر وإظهار ما هو ممكن لا يمكن إلا أن يحققهم حتى الآن. يكفي إشعال الشرارة الأولية ، ولكن لكي يلتزموا بشكل كامل بالمهمة ، تحتاج إلى تحديد ما تستلزمه هذه المهمة.

يجب أن يكونوا قادرين على تصور كيفية القيام بالعمل ، وما هي المهارات التي يجب استخدامها ، وكيفية الوصول إلى النتيجة المرجوة. كلما كانت التعليمات أكثر وضوحًا ، زاد الدافع للعمل.

ببساطة ، أعط توجيهات حول كيفية القيام بالمهمة ، وتأكد من فهمهم. لا يمكنك قراءة أفكار بعضكما البعض ، لذلك من المهم أن يكون الجميع على نفس الصفحة.

اطلب شفافية المهمة

واحدة من أفضل الممارسات التي يمكن أن تستخدمها الشركة هي الشفافية بين زملاء العمل.

يتم تحقيق ذلك من خلال جعل الجميع يدخلون مهامهم اليومية في جدول زمني. الغرض من الجداول الزمنية هو الحصول على فكرة دقيقة عما يعمل عليه الجميع في أي وقت.

عندما يعرف الأشخاص من يعمل على المهام ، يسهل عليهم معرفة ما إذا كان الشخص متاحًا أم مشغولاً ، وإلى أي مدى هم في مهمة ، وما إلى ذلك.

لذلك ، عندما تقوم بتعيين مهام للموظفين ، قم بتسميتها بالمواعيد النهائية. بدلاً من ذلك ، يمكنك طلب تقييمات الموظفين حول المدة التي سيستغرقها العمل ، واستخدام تلك الأطر الزمنية.

المصدر: الجدول الزمني لفريق Clockify

تعد سجلات الدوام طريقة رائعة لمراقبة المهام والأشخاص الذين يقومون بها. انت تصل الى:

• معرفة من يكافح مع ماذا (يساعد في تقييم مجموعات مهارات الناس) ؛
• من ينهك عبء العمل ويكون متاحًا للقيام بمهام إضافية ؛
• ما إذا كانت تقديرات الوقت تحتاج إلى تصحيح ؛
• تحديد أي وقت ضائع.

حافظ على إطار زمني واضح تمامًا

بينما نناقش الجداول الزمنية وشفافية المواعيد النهائية ، من المهم الإشارة إلى أن الأوقات التي تحددها لإكمال المهام يجب أن تكون واضحة المعالم.

كما ذكرنا ، فإن الطريقة الأكثر أمانًا لتحديد المواعيد النهائية هي استشارة الموظفين. إنهم أفضل في تقييم المدة التي سيستغرقونها بسبب صعوبة المهام ، والمواعيد النهائية الإجمالية ، والمعايير التي يجب الوفاء بها ، والمهارة المطلوبة لإكمالها.

عندما يكون لهم رأي في المدة التي ينبغي أن يقوموا بها بمهمة ما ، يميل الناس إلى الشعور بأنهم أكثر عرضة للمساءلة عن العملية برمتها. سيبذلون قصارى جهدهم للانتهاء في الوقت المناسب ، حيث شاركوا بنشاط في تحديد الموعد النهائي.

ضع توقعات واضحة للغاية

يجب أن يتضمن تعيين مهمة دائمًا توقعاتك (المشرف) المشار إليها. علي سبيل المثال:

• هل يحتاج عرض الشعار إلى أكبر عدد ممكن من المسودات ، أم مجرد بضع قطع مكتملة؟

إذا طلبت من مصمم عمل بعض المسودات لعرض شعار ، فيجب عليك تحديد نوع الجودة التي تبحث عنها. اشرح ما إذا كنت تبحث عن بعض الرسومات والمسودات لاجتماع العصف الذهني ، أو إذا كنت تريد عرض قطع نظيفة ورائعة.

بالإضافة إلى ذلك:

• كم قطعة يجب أن يفعلها المصمم؟
• هل هناك لوحة ألوان محددة يحتاجون إلى اتباعها؟
• ما هي أهمية المهمة؟ هل هذا هو اليوم الذي يقررون فيه أخيرًا الشعار ، أم أنه لا يزال في مرحلة العصف الذهني؟ (يقرر جودة العمل نفسه)

عند تعيين المهمة باستخدام الأسئلة أعلاه ، فإنك تساعد المصمم على فهم مقدار الجهد الذي يحتاجه بالضبط لاستثماره. يصبحون أكثر حماسًا بتعليمات واضحة ، لأنهم يعرفون ما هو متوقع منهم. ليس هناك خوف من انتقاد عملهم لشيء لم يتم نقله في البداية. ومن جهتك ، يمنع انتهاك المواعيد النهائية أو النتائج الفرعية.

تجنب خلق التبعية بأن تكون أقل مشاركة

ليس من غير المعتاد أن يطلب الموظفون من المشرفين عليهم إبداء رأيهم في مهمة معينة أو عن أدائهم.

تنشأ المشكلة عندما يجعل المشرف نفسه منخرطًا للغاية في العملية. عندما يشعرون أن المشروع قد ينهار إذا لم يكن لديهم أعينهم على كل جزء متحرك طوال الوقت. وعندما يكون لديك ، على سبيل المثال ، 20 شخصًا ينتظرون موافقة هذا الشخص أو نصيحته أو استشارته ، فإن سير العمل يمر بحالة من الجمود.

ووقت الانتظار هو وقت ضائع.

بالإضافة إلى ذلك ، يفقد الناس الدافع والصبر ويصابون بالإحباط ، لأنهم قد يفعلون أشياء أخرى.

لذا ، تعلم ألا تقفز في كل مرة يطلب فيها الناس مساعدتك. عيّن أشخاصًا موثوقين يمكنهم التعامل مع المشكلات الأصغر ، بينما تتعامل مع الصورة الكبيرة. تعرف على كيفية إنفاق طاقتك في الأماكن التي تحتاج إليها أكثر.

على سبيل المثال - يستمر تأجيل تقديم عرض تقديمي للمستثمرين المحتملين لأن شخصًا ما يحتاج منك للتحقق من البريد الإلكتروني للعميل الذي يريد إرساله ، وآخر يريد توقيعك على نموذج ، والثالث يريد أن يسأل شيئًا عن ملاحظات الموظف القادمة .

لكي لا تكون مرهقًا ، وتضيع وقتك في مهام وضيعة ، إليك حيث يمكنك البدء:

كيفية التخفيف من مخاطر الإفراط في المشاركة عند التعيين

• تذكر أنك تطابق المهام مع الأشخاص

مما يعني أنه من خلال مطابقة الأشخاص المناسبين مع المهام المناسبة ، ستكون مشاركتك ضئيلة للغاية. خذ وقتك لتختار بعناية من سيفعل ماذا. ما الهدف من تعيين المهام إذا كان لا يمكن إجراؤها بدونك؟

• احصل على مقياس من 10 نقاط للحكم على أهمية العناصر

ما مدى أهمية جوانب معينة من دورك القيادي؟ هل أنت ضروري للغاية في كل اجتماع أو أثناء كل مكالمة؟ ما المهام التي تحتاج إلى موافقتك ، وأي المهام يمكن أن يوافق عليها شخص تحت إشارتك؟

رتب هذه العناصر على مقياس من 0 إلى 10 ، بناءً على أهميتها لك وللمشروع. يجب أن تحظى المهام ذات الأولوية القصوى باهتمامك الكامل. وما يمكن تفويضه ، يجب أن يكون.

• حلل جدولك

هناك حاجة إلى طاقتك ووقتك على نطاق أوسع بكثير. أفضل طريقة لمعرفة ما إذا كنت تضيع الوقت في الانخراط بشكل مفرط هي النظر إلى جدولك الزمني. حدد مقدار الوقت الذي قضيته في العناصر ذات الأولوية المنخفضة ، وقم بتقييم المشكلات التي كان من الممكن حلها بدونك.

• ضع في الاعتبار الأولويات والمواعيد النهائية

تدخل فقط عند الضرورة القصوى. أنت مسؤول عن الأشياء التي يتم إنجازها في الوقت المحدد ، بواسطة الأشخاص الأكثر تأهيلاً للمهام المعينة. حدد أولوياتك لكل مشروع ، واهتم فقط بهذه القضايا ، ما لم يكن هناك خطر انتهاك الموعد النهائي.

• قم بصياغة قائمة بالأشخاص الذين يمكن الاعتماد عليهم

إذا كنت تعرف موظفيك (أو أعضاء الفريق) جيدًا بما فيه الكفاية ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد أولئك الذين يمكن الاعتماد عليهم بشكل أكبر وعلى استعداد لتحمل المزيد من المسؤوليات.
اكتب الأسباب التي يمكن أن تساعد من خلال الانخراط في العناصر ذات الأولوية المنخفضة بدلاً منك. عندما يحين الوقت ، حشدهم وقدم لهم الفكرة ، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الحل يساعد في دفع المشروع إلى الأمام. عندما يتم تفويض السلطة إلى عدة أشخاص ، تقل فرص حدوث تأخير في سير العمل.

يقع هذا أيضًا في مجال تفويض المهام ، والذي سنصل إليه لاحقًا.

كيف تقرر المهام التي يجب تعيينها لأي موظفين؟

1. تعيين على أساس الأولوية

بطبيعة الحال ، ستكون بعض المهام أكثر أهمية من غيرها. عندما تقسم مشروعًا إلى مهام ، اقض بعض الوقت في تقييم مستوى أولويتها.

يجب أن تكون المهام ذات الأولوية العالية هي الأولى في قائمتك لتخصيصها. سواء كان ذلك بسبب أنها حساسة للوقت ، أو تتطلب المزيد من الجهد والتفاني.

يمكن تخصيص المهام ذات الأولوية المنخفضة كمواد مالئة لأول شخص متاح.

2. تعيين على أساس توافر الموظف

هناك عامل آخر يجب مراعاته عند تعيين المهام وهو من هو المتاح في الوقت الحالي.

مع تقدم المشروع ، ستتم إضافة مهام جديدة. سيتعين عليك تخصيص عمل جديد ، ولكن من المحتمل أنك لن تتمكن دائمًا من اختيار من تريد. خاصة إذا اقترب الموعد النهائي ، يجب أن يكون الشخص الذي لديه أصغر عبء عمل هو خيارك الأول.

إن التحميل الزائد على فرد مشغول بالفعل لمجرد أنه أكثر مهارة أو لأنك تثق به أكثر من أي شيء يضع ضغطاً لا داعي له عليه. إنه سبب للإحباط والنتائج السيئة وانخفاض الإنتاجية.

وكما ذكرنا ، إذا كان لديك جدول زمني يحتوي على نظرة عامة على جميع المهام والموظفين الذين يعملون عليها ، فسيكون من الأسهل بكثير تحديد من هو حر ومن ليس كذلك.

3. تعيين على أساس مستوى مهارة الموظف

يجب أن تذهب المهام ذات الأولوية العالية إلى موظفين لديهم خبرة أكبر في مجال أو مهارة معينة. ومع ذلك ، يجب عليك أحيانًا إعطاء مثل هذه المهام للموظفين الآخرين أيضًا ، لمساعدتهم على النمو ويصبحوا موثوقين. إن تكليف الأشخاص بمهام صعبة يمكن أن تعزز خبرتهم أمر ضروري للإنتاجية والروح المعنوية.

ناهيك عن أن لديك العديد من الموظفين ذوي المهارات العالية.

يمكن تعيين المهام ذات الأولوية المنخفضة لأي شخص ، على الرغم من مستوى خبرته. إنها فرصة جيدة للممارسة أو اكتساب مهارات جديدة أو إخراج مهام أصغر من الطريق لإفساح المجال لمهام أكثر أهمية.

4. تعيين على أساس التفضيل

أخيرًا وليس آخرًا ، يمكن أن يلعب التفضيل أيضًا دورًا كبيرًا في كيفية تعيين المهام.

من المسلم به أن بعض الموظفين يفضلون مهام معينة على أخرى. لذلك قد يكون من الجيد تعيين المهام في اجتماع مع الفريق. أثناء مناقشة الأولويات والمواعيد النهائية والتوافر ، اسألهم عن المهام التي يرغبون في العمل عليها.

إذا أبدى شخص ما اهتمامًا بنوع معين من العمل ، فينبغي (مع بعض الاعتبارات) ، السماح له بأخذه. بعد كل شيء ، يكون الأشخاص أكثر إنتاجية عندما يتم تكليفهم بشيء يجده جديدًا أو مثيرًا.

ملاحظة: طبق هذه القاعدة بحذر. قد يؤدي السماح للأشخاص بالقيام بالمهام التي يريدونها فقط إلى إعاقة نموهم الوظيفي. إن الخروج من مناطق الراحة الخاصة بنا والقيام أحيانًا بمهام لا نحبها هو كيف نتطور ونتعلم. لذلك ، لا تنس توثيق المهام أثناء تسليمها ، لاكتشاف هذه المشكلات المحتملة في وقت مبكر.

تخصيص المهام مقابل تفويضها

في حين أن الكلمات المتشابهة لغويًا ، فإن التفويض والتخصيص من حيث المهام هما شيئان مختلفان.

عندما تقوم بتخصيص المهام ، فأنت تقوم بتعيين المهام دون إعطاء الموظفين الكثير من السلطة أو التحدي أو المجال للنمو. يتضمن ذلك الاحتفاظ بكامل المسؤولية - كتابة المهام ، وتحديد المواعيد النهائية ، وتوفير الموارد ، والأدوات ، وما إلى ذلك. هذه عادة ما تكون مهام متكررة يمكن أن تصبح متكررة.

عند تفويض المهام ، فإنك تسمح لبعض هذه المسؤولية بالتلاشي من أصابعك. كل ما تفكر فيه هو الأهداف ، مع السماح للموظفين بمعرفة التفاصيل والوسائل للوصول إلى هناك.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أن التفويض صحيح والتخصيص خاطئ.

تخصيص المهام له مكانه الخاص. إنه بنفس الأهمية ، حيث أن الكثير من المهام تنزل إلى العمليات المتكررة التي لا تزال حيوية لتقدم المشروع. تفويض المهام هو مجرد فرصة جيدة للموظفين للتعلم ، وتحدي أنفسهم ، وتقييم مهاراتهم وأدائهم.

متى يجب تخصيص المهام؟

شارك مستشار الإدارة و BizDev Artem Albul مفهومه حول مهمة المهمة ، والتي أطلق عليها اسم "الخوارزمية". وأكد كيف أن هذه المعايير مفيدة فقط وفقط عندما ترغب في أن يقوم الموظفون بأداء المهام بناءً على إرشاداتك وتعليماتك (ويعرف أيضًا باسم التخصيص).

إليكم كيف حطم ألبول الخوارزمية:

المصدر: Artem Albul، TWA Consulting

كما نرى ، فإن تخصيص المهام ، في حين أن "التحكم" بشكل أكبر بين الاثنين ، يعطي أيضًا تعليمات متعمقة ويطلب تأكيدًا على وضوح المهمة. يعود الكثير من ذلك إلى وجود كل شخص في نفس الصفحة ، مما يترك مساحة قليلة أو معدومة لسوء التفسير (ولكن أيضًا الحرية الإبداعية).

كيف يجب أن تخصص المهام؟

مع كل ما ذكرناه في القسم السابق ، إليك الشكل الذي يمكن أن يبدو عليه تخصيص المهام خطوة بخطوة.

• قسم مشروعك

قم بتفصيل الأهداف والغايات وبعض المهام الفردية (وليس كلها ، احرص على عدم بدء الإدارة التفصيلية). ضع أهم المواعيد النهائية.

• تحديد أولويات المهام وفرزها

من المهم معرفة المهام التي يجب القيام بها بشكل أسرع / أفضل ، لتخصيص الموارد والقوى العاملة بشكل صحيح من البداية.

• قم بعمل قائمة بالفرق وأعضاء الفريق

قم بتعيين قادة الفريق (إذا لم يكن لديك) ، وبدلاً من ذلك ، اطلب مساهماتهم في مهارات الموظفين الفردية ، لاتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن من يحصل على ماذا.

• جدولة اجتماع

قم بعقد اجتماع مع قادة الفريق وتصفح النقاط أعلاه. قم بتعيين المهام وفقًا لتوافر كل فريق واهتمامه ومهاراته المطلوبة لدفع المشروع إلى الأمام بنجاح.

• بصفتك قادة الفريق - قم بتعيين المهام في المستقبل القريب
• تتبع إنجاز المهمة وقم بإجراء التغييرات اللازمة على طول الطريق

سواء كان الأمر يتعلق بدفع المواعيد النهائية أو إعادة تعيين المهام أو تغيير الموارد. هذا جيد تمامًا ومتوقع ، طالما أنه لا يحدث في كل مهمة قمت بتعيينها. ثم ، فهو مؤشر على ضعف التخطيط المسبق.

• تقديم الملاحظات وكتابة العروض

لا تنسَ تتبع التقدم وتدوين ملاحظات بالتفاصيل المهمة التي قد تساعد في عملية تخصيص / تفويض المهام التالية. إنها أيضًا معلومة مفيدة للموظفين حول ما يحتاجون إلى تحسينه.

يعد تخصيص المهام إلى حد ما أكثر تعقيدًا مما نريده. لكن هذا النوع من البحث والتحضير الشامل سيجعل المشاريع تعمل بسلاسة أكبر. سيكون الموظفون أيضًا أكثر رضا عن عملهم ، وستكون هناك عقبات أقل مع اقتراب المواعيد النهائية.

متى يجب تفويض المهام؟

التفويض هو ممارسة كبيرة في الثقة لكل من صاحب العمل / المشرف والموظف. يتعلم صاحب العمل كيفية التخلي عن بعض سيطرته على العملية ، بينما يتعلم الموظف كيفية تحمل المزيد من المساءلة عن عمله.

يتيح لك هذا التركيز على جوانب الصورة الكبيرة لعملك ، نظرًا لأنك تتعامل بشكل أقل مع المهام ذات الأولوية المنخفضة بالنسبة لك. أنت توفر الوقت والطاقة ، بينما تساعد الآخرين على الارتقاء في حياتهم المهنية.

كيف تفوض المهام بشكل فعال كقائد؟

كما ذكرنا ، يتضمن التفويض المزيد من استقلالية الموظف. هناك بعض المكونات الإضافية التي تجعل هذا النوع من تعيين المهام أكثر جاذبية من التخصيص ، مع فرص كبيرة للنمو.

ركز على تفويض الأهداف بدلاً من المهام الفعلية

عندما تفوض ، فإنك تركز على الهدف الذي يجب القيام به. لا يجب أن تعطي للموظفين تعليمات "التلوين بالأرقام" حول كيفية إكمال المهمة.

تحدث بوضوح عن النتيجة النهائية وما هي التوقعات التي لديك (أو الرؤساء). اترك وسيلة للوصول إلى هذا الهدف النهائي للموظفين أنفسهم. لأن الطريقة التي تحل بها مهمة ما قد تكون مختلفة تمامًا عن الطريقة التي ستحل بها. وهذا جيد تمامًا ، طالما أن النتيجة هي التي تبحث عنها.

اجعل الأهداف صعبة

عندما تكون الأهداف التي تفوضها سهلة للغاية ، فمن المحتمل أن يماطل الشخص أو يشعر أنك لا تثق به بشكل كافٍ. وإذا كانت صعبة للغاية ، فإنهم يصابون بالإحباط والقلق ويبدأون في الذعر.

إنها لفكرة جيدة أن تكون على دراية بمستوى مهارة الموظف ، حتى تتمكن من قياس مدى التحدي والمسؤولية التي يمكنهم تحملها. لكي يكونوا الأكثر إنتاجية ويحققون نتائج رائعة ، عليهم الدخول في "حالة التدفق".

المصدر: Optimal Experience، M. Csikszentmihalyi

شجع المناقشة والتغذية الراجعة

اسمح للموظفين بالتعبير عن آرائهم حول الموضوع.

يجب أن يسألوا أي شيء عن المهمة أو الأهداف أو التأثير العام لعملهم على المراحل اللاحقة أو سير عمل الآخرين. هذا يعني أنهم مهتمون بالمهمة والمشاركة.

وإذا لم يطرحوا أسئلة بأنفسهم ، فيمكنك دائمًا دفعهم إلى المبادرة.

• هل هناك شيء تريد مني توضيحه؟
• هل لديك بالفعل أي أفكار حول كيفية القيام بهذه المهمة؟
• هل الوقت الذي اتفقنا عليه كافٍ لك؟
• هل ستحتاج إلى موارد أو أدوات أو دعم آخر؟
• هل ترى أي مشاكل أو مخاطر؟

تساعدهم أسئلة مثل هذه على الشعور بالتقدير والاعتراف بجهودهم ، وتجعلهم يعرفون أنك تهتم بالمهمة ومدى أدائهم الجيد. فقط كن حريصًا على عدم المبالغة في ذلك ، أو ستبدأ في الظهور كمدير دقيق.

امنح الموظفين حرية التصرف ، ولكن اعرض الدعم

عند الحديث عن الإدارة التفصيلية ، فإن التفويض يعني أنك تسمح للناس بحل مشاكلهم بأنفسهم. يجب ألا يكون هناك سبب يدعو المدير للتدخل والتحكم أو الإشراف على أي خطوة في العملية ، ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية.

ومع ذلك ، ما يجب عليك فعله هو إخبارهم بأنك متاح لأي نصيحة إذا شعروا بأنهم عالقون. لمجرد حصول الموظفين على السلطة في مهمة معينة ، وتركهم لأجهزتهم الخاصة ، لا يعني ذلك أن المشروع يجب أن يعاني حتى يرفعوا أنفسهم.

من وقت لآخر ، اسألهم عما إذا كانوا بحاجة إلى أي شيء منك ، وتأكد من أنهم يعرفون أنك موجود للحصول على أي نوع من الدعم أو الاستشارة أو الوساطة. من الممارسات الجيدة الأخرى أيضًا منحهم فرصًا تعليمية إضافية - مثل التدريب والمؤتمرات والدورات التدريبية ، إلخ.

تفويض الأهداف التي تدفع الناس إلى الأمام

اختر المهام التي تعزز المهارات وتستخدم كل خبراتهم ، بدلاً من الأشياء التي يجب القيام بها ببساطة. علي سبيل المثال:

• المهام التي تتطلب منهم تحسين مهارات الاتصال الجماعي لديهم ؛
• تعلم كيفية تخصيص المهام الصغيرة ؛
• الإشراف على عمل الآخرين ومراقبة الجودة ؛
• تعلم العمل بأداة جديدة ؛
• عقد اجتماع (أو أكثر) ، إلخ.

اكتشف المهارات التي قد يرغب موظفوك أو يحتاجون إلى تطويرها ، ثم خطط لتفويضاتك وفقًا لذلك. تريد منهم أن يكملوا المهمة بينما يتعلمون شيئًا جديدًا في نفس الوقت.

كيفية اختيار من تفويض إليه

اقترح بول بيسلي ، كبير المديرين والمستشارين في Beyond Theory ، قائمة مراجعة أنيقة عندما تختار موظفًا لتفويضه. إنه يهدف إلى تبسيط العملية وتسريعها.

لإكمال المهمة المفوضة بنجاح ، يحتاج الموظف الذي اخترته إلى:

ق - مهارة أداء وإكمال مهمة

ت- الوقت اللازم لإكمال المهمة ، وإذا لزم الأمر تعلم المهارة المطلوبة

أ- سلطة التعامل مع كل ما يتعلق بالمهمة

ص - المستوى اللازم للمسؤولية

R - الاعتراف بإكمال المهمة بنجاح

هذه القائمة عبارة عن مجموعة من المعايير المهمة التي يجب تغطيتها عندما تفكر في الشخص الذي سيتم تعيينه لمهمة معينة. ومع ذلك ، بناءً على مكانتك ونوع الخدمة وحجم الشركة والمشروع المطروح ، من المرجح أن تتغير المعايير. ويجب أن يلبي احتياجاتك ، وليس العكس.

أخطاء تفويض المهام الشائعة يجب تجنبها

مع كل ما يقال ، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها المديرون وأرباب العمل ، وأحيانًا دون أن يدركوا ذلك.

1. أن تكون غامضًا جدًا فيما يتعلق بالمواعيد النهائية (باستخدام: في أقرب وقت ممكن ، عندما تصل إليه ، أحتاجه بحلول الأمس). يخلق ضغطا لا داعي له.
2. أن تكون غير متاح للأسئلة والمخاوف. على الرغم من أنه لا يجب عليك إجراء إدارة دقيقة ، يجب أن تظل حاضرًا للحصول على الدعم إذا شعر الموظف بأنه عالق. قد يؤدي تجاهلهم أو تسليمهم إلى شخص آخر إلى عدم الثقة. ومع ذلك ، إذا كنت غارق في العمل عادة ، فحدد ساعات الاستشارة كل يوم أو أسبوع.
3. وجود توجيهات غير واضحة. يجب أن يكون تحديد الوقت المخصص لإكمال المهمة والتوقعات هو الحد الأدنى عند تفويض المهام.
4. عدم تقديم ملاحظات. لا توجد ردود فعل أسوأ من ردود الفعل السيئة. يجب أن يكون الموظفون على دراية عندما يقومون بعمل جيد أيضًا. في إحدى الشركات التي عملت بها ، كان الشعار هو: "إذا لم يشكو أحد من عملك ، فهذا يعني أنك تقوم بعمل جيد". وعلى الرغم من أنه يبدو منطقًا سليمًا ، إلا أنه تسبب في الواقع في الكثير من الإحباط. لقد تركنا بلا اتجاه ، وببساطة "نتحرك" من مهمة إلى مهمة ، ولا نعرف أبدًا ما إذا كان لأي منها تأثير إيجابي على أدائنا.
5. عدم الاستماع للموظفين. ضع في اعتبارك شعورهم تجاه المهمة أو الهدف. دعهم يقدمون لك ملاحظات وإذا كانت هناك مشاكل محتملة من البداية.
6. تكليف أشخاص آخرين بنفس المهمة. إذا لاحظت وجود شخص يكافح ، يجب أن تكون الغريزة الأولى هي سؤاله عن حاله وما إذا كان بحاجة إلى أي مساعدة. يميل بعض المديرين إلى تعيين موظفين آخرين لمساعدتهم دون استشارة ، مما يترك طعمًا مؤلمًا. سيشعر الموظف بأنه أكثر عجزًا وسيقل احتمالية توليه لمهمة مماثلة في المستقبل.
7. على افتراض أن الناس يعرفون ما تعنيه. هذه واحدة من أكبر المشاكل. عند صياغة مهمة ، كن واضحًا قدر الإمكان بشأن الأهداف والتوقعات. في كثير من الأحيان يعتقد المدراء أن هذه الأشياء ضمنية ، لكن الحقيقة هي - لا أحد قارئ للأفكار. لتجنب سوء فهم المعلومات أو سوء فهمها ، تواصل بشكل واضح ومباشر.

يمكن أن يكون هناك المزيد من الأخطاء ، خاصة في كل مجال وصناعة مختلفة. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحدد أكثرها شيوعًا ، سواء بواسطتك أو من قبل زملائك. قم بتدوين جميع الحالات التي لم تكن فيها مهام معينة على قدم المساواة ، واطلع على ما كان يمكن تغييره في عملية التعيين لإصلاحها. ربما لم يكن هناك ما يكفي من الوقت أو الموارد ، أو لم تكن واضحًا ، أو لم يكن الموظف مستعدًا لمثل هذه المسؤولية. استخدم نفس الإجراء في جميع تفويضات المهام المستقبلية. إنها الطريقة الوحيدة للتعلم وتسريع العملية.

ليستنتج

يجب أن تكون عملية تعيين المهام دقيقة للغاية ومدروسة. لا يتعلق الأمر فقط بالوصول إلى المعالم في الوقت المناسب. يتعلق الأمر بمساعدة الموظفين على تعلم مهارات جديدة ، والشعور بمزيد من الرضا عن مناصبهم في الشركة ، وتقوية الثقة بينك وبينهم ، وفي النهاية مساعدتك على إعادة التركيز على الصورة الكبيرة.

باتباع النصائح التي جمعناها ، ستكون على المسار الصحيح لإجراء بعض التغييرات الفعالة والصحية طويلة الأجل لشركتك.