اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): ما الذي يجب أن تعرفه إذا كنت تعمل في العلاقات العامة

خلال شهر مايو ، ربما لاحظت تدفق رسائل البريد الإلكتروني من الشركات التي تطلب موافقتك أو موافقتك على مواصلة تلقي الاتصالات. في حال لم تكن قد سمعت ، فإن قانون اللوائح العامة لحماية البيانات (GDPR) الجديد في الاتحاد الأوروبي هو المسؤول عن ذلك. إنه أيضًا سبب اضطرار العديد من الشركات إلى حذف عدد كبير من البيانات الشخصية للمستخدمين. التهديد باحتمال فرض غرامة تصل إلى 20 مليون يورو هو العامل الدافع وراء حقيقة أن الشركات كانت تصرخ من فوق أسطح المنازل لجذب انتباهك ، في محاولة لتقييم من يمكنه الاحتفاظ بالبيانات أو تعديلها أو حذفها.

قد تسأل نفسك كيف يؤثر ذلك بشكل مباشر على أنشطتك اليومية في العلاقات العامة أو التواصل . في هذه المقالة نود أن نتطرق إلى الموضوع بحيث ، بصفتك محترفًا في العلاقات العامة ، ستفهم جيدًا الحدود القانونية التي تؤثر على رسائل البريد الإلكتروني والدعوات وما إلى ذلك وأهمية إدارة جهات الاتصال الخاصة بك بشكل صحيح ، بما في ذلك تلك الخاصة بالصحافة أو الشخصيات المهمة أو المؤثرين.

إرسال بريد إلكتروني في العلاقات العامة: هل تؤثر اللائحة العامة لحماية البيانات عليّ أيضًا؟

يؤثر قانون اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على أي عمل تجاري يتعامل مع بيانات شخصية تخص مواطنين أوروبيين . هذا يعني أنه بغض النظر عن مكان إقامتك ، سواء كان ذلك في الولايات المتحدة أو اليابان أو الأرجنتين ، يجب أن تضع في اعتبارك القيود التي يفرضها هذا القانون. في كثير من الحالات ، ليس لدينا سجل بالمصدر الذي جاءت منه بياناتنا ، مما يعني أننا محظوظون إذا عرفنا اللغة التي يتحدث بها جهة الاتصال. إذا كان لديك قاعدة بيانات كبيرة إلى حد كبير ، فيجب أن تواجه حقيقة أنه من المستحيل التحكم في 100٪ من المعلومات الموجودة على جهات الاتصال الخاصة بك.

لذلك ، إذا كان قسم التسويق والاتصالات لديك يتعامل مع قائمة طويلة من الصحفيين أو المؤثرين أو الشركاء - ولكن لا توجد معلومات حول كيفية حصولك على جهات الاتصال هذه أو من أين نشأت - فيجب عليك مراعاة قيود القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، حتى لو لم تكن في الاتحاد الأوروبي .

يرتبط أحد المطالب التي يفرضها هذا القانون الجديد على الشركات بـ "التحكم" في البيانات الشخصية. بعبارة أخرى ، بصفتنا شركات ، من المتوقع أن نعرف نوع البيانات التي نقوم بتخزينها ، وكيف ومتى ولماذا نقوم بذلك ، بالإضافة إلى ضمان عدم إمكانية تصفية هذه البيانات أو فقدها بأي حال من الأحوال. هذا يعني أنه عند التعامل مع أو إنشاء أوراق Excel وجداول البيانات في Google Drive والقوائم في Word وما إلى ذلك ، يجب التحكم فيها بشكل جيد للغاية ؛ خاصة لأنها أنظمة حساسة يمكنك من خلالها بسهولة فقدان المعلومات أو إساءة تنظيمها.

الآن بعد أن عرفت هذا ، نحن على يقين من أنك ستفهم سبب كون الإجابة على السؤال أعلاه هي "نعم" مدوية - حتى إذا كنت تعمل في العلاقات العامة وأن أنشطتك اليومية لا علاقة لها بالقانون أو أقسام التسويق عبر البريد الإلكتروني. تذكر أن تضع هذه القيود والمطالب في الاعتبار من أجل اتباع قانون الناتج المحلي الإجمالي عند التعامل مع البيانات الشخصية والاتصالات مع جهات الاتصال الخاصة بك.

إرسال بريد إلكتروني كصحفي: هل يمكنني الاستمرار في الاتصال بهم وتخزين بياناتهم في قسم اتصالات الموضة أو نمط الحياة لدينا ؟

من الواضح أن قاعدة بيانات الصحفي تتضمن جمع البيانات الشخصية الخاصة بمهنيين آخرين في هذا المجال والتعامل معها ، وهو ما يؤثر أيضًا على قانون اللائحة العامة لحماية البيانات. لن يضر إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان مجموعة مثل [email protected] لأنك في هذه الحالة تخاطب فريقًا إعلاميًا وليس فردًا. ومع ذلك ، عند التعامل مع أي جهة اتصال في قاعدة البيانات الخاصة بك بالاسم الأول والأخير وعنوان البريد الإلكتروني (حتى لو كان بريدهم الإلكتروني للعمل) ، يدخل قانون اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ.

هناك ثلاثة خيارات أو بدائل يمكن لشركتك التفكير فيها عند مواجهة هذا الموقف:

• اللجوء إلى قاعدة بيانات خارجية: هناك موفرو قواعد بيانات خارجيون يمكنهم إعفاءك من أي متاعب محتملة تتعلق بالحصول على موافقة جهات الاتصال الخاصة بك. إن العمل مع أحد مزودي الخدمة هؤلاء يعني أنك ستلعبها بأمان ، لأنهم هم المسؤولون عن أي سوء معالجة للبيانات الشخصية. من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون استخدام الأدوات المتصلة بمجتمع مهني من الصحفيين (مثل GPS Radar) طريقة رائعة لضمان الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات أثناء الاتصال بالصحفيين الآخرين - كما أن المراسلات على مثل هذه المنصة تبدو طبيعية أكثر.
  .
• نفذ إستراتيجية للحصول على الموافقة : أفضل شيء تفعله - إذا كان لديك قاعدة بيانات خاصة بك - أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ من أنك تحترم قيود القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، هو الحصول على موافقة من جهات الاتصال الخاصة بك حتى تتمكن من الاستمرار في تخزين بياناتهم الشخصية وأرسل لهم الاتصالات. ضع في اعتبارك استراتيجية تقدمية ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى جميع جهات اتصالك الصحفية بشكل فردي تطلب موافقتهم ، أو توجههم إلى صفحة يمكنهم من خلالها منح موافقتهم بنقرة واحدة ، مثل الأمثلة التي ستراها أدناه بواسطة Stradivarius أو Bershka.
  .
  .
• استفد من الأساس القانوني "للمصالح المشروعة" : تستخدم العديد من الشركات الآن استثناء "المصالح المشروعة" لتبرير التفاعلات ، مثل التفاعلات بين إدارات الاتصالات والصحفيين. لا يتطلب استثناء "المصالح المشروعة" أن تمنح جهات الاتصال الخاصة بك موافقتك على تخزين بياناتهم أو إرسال اتصالات إليهم ، طالما أن الاتصالات تتضمن "نقل المعلومات ضمن نطاق عمل" وأن ذلك يهم المتلقي عندما يتعلق الأمر بحياتهم المهنية . هذا الاستثناء غامض تمامًا والأمر متروك لشركتك لتقرير ما إذا كان الأمر يستحق الاستخدام ، بناءً على أنواع الاتصالات التي تخطط لإرسالها. فقط تأكد من أنه إذا انتهى بك الأمر إلى القفز في عربة "المصالح المشروعة" ، فأنت ترسل فقط معلومات جهات الاتصال الخاصة بك والتي ستفيدهم عندما يتعلق الأمر بعملهم المتعلق بالصحفي وأنه ليس لها أي مصلحة تجارية.

إدارة جهات الاتصال: 3 قواعد لمساعدتك على التنظيم

لا تطالب اللائحة الجديدة الشركات بإدارة الاتصالات بمسؤولية واحترام فحسب ، بل تتطلب أيضًا سيطرة صارمة على البيانات الشخصية . هذا يعني معرفة نوع المعلومات الشخصية التي تقوم بتخزينها بالضبط ، والحصول على سجل بالموافقة من جهات الاتصال الخاصة بك ، وتحديث قاعدة البيانات الخاصة بك والتحكم فيها باستمرار.

هذا هو السبب في أن وجود أداة رقمية تساعدك على مركزية جميع البيانات الشخصية (بما في ذلك بيانات الصحفيين والمؤثرين وجهات الاتصال بكبار الشخصيات ، وما إلى ذلك) أمر ضروري حتى الآن ، لمساعدتك على تلبية متطلبات قانون GPDR.

أتساءل كيف يجب أن تنظم جهات الاتصال الخاصة بك من الآن فصاعدًا؟ فيما يلي ثلاث طرق:

1. بناءً على موافقتهم : ستصادف جهات اتصال مؤقتة (أولئك الذين دعوتهم إلى حدث وبعد هذا الحدث ، تحذف لأنك لا تملك موافقتهم على الاحتفاظ ببياناتهم) أو جهات اتصال دائمة (أولئك الذين أعطوا موافقتهم أو جهات اتصال تندرج تحت استثناء "المصالح المشروعة").
2. بناءً على نشاطهم: تحدد لائحة GDPR التزامًا تم تجاهله حتى الآن من قبل العديد من الشركات. يتطلب الأمر التحكم المستمر في قاعدة البيانات الخاصة بك وهذا عندما يكون وجود سجل واضح لنشاط جهات الاتصال الخاصة بك أمرًا أساسيًا . عندما يتعلق الأمر بجهات الاتصال بالصحافة ، فمن الشائع جدًا أن يكون هناك معدل دوران كبير في الشركات الإعلامية (الصحفيون الذين يغادرون أو ينتقلون إلى قسم آخر ، وما إلى ذلك) ، وهذا هو السبب في استخدام نظام قاعدة بيانات يمكنك من خلاله استخدام عوامل تصفية "النشاط" (على سبيل المثال ما إذا كانوا قد نقروا على أي من اتصالاتك خلال العامين الماضيين) ، فسيكون ذلك مفتاحًا للبقاء في طليعة لعبة اللائحة العامة لحماية البيانات.
3. استنادًا إلى التصنيف: توخ الحذر بشأن نوع المعلومات الشخصية التي تخزنها لأنه يجب أن يكون لها ما يبررها . هذا يعني أنه يجب عليك تجنب تخزين التفاصيل مثل المقاس ، ما لم تتضمن علاقتك بجهة الاتصال هذه إرسال عينات من الملابس أو الملحقات التي قد يرتدونها. كن حذرًا مع أي ملاحظات حول الحالة الاجتماعية أو الاحتياجات الغذائية أو حتى أعياد الميلاد ، لأنه حتى الآن ، يجب أن تكون مبررة ، وإذا كانت كذلك ، فإن استخدام الحقول المخصصة في أداة إدارة جهات الاتصال الخاصة بك سيساعدك في العثور بسرعة على هذا النوع من المعلومات.

اجعل من السهل على المستخدمين إلغاء الاشتراك أو تعديل البيانات أو قراءة سياسة الخصوصية.

تتضمن لائحة الاتحاد الأوروبي الجديدة هذه أيضًا مواصفات تتعلق بالإبلاغ عن الحق في "إلغاء الاشتراك" ، أو حذفه من قاعدة بيانات الشركة. يجب أن يكون هذا حاضرًا في كل قطعة اتصال ترسلها فرق التسويق والاتصالات الخاصة بالأزياء أو الرفاهية أو مستحضرات التجميل من الآن فصاعدًا. لهذا السبب من الأساسي أنه عند إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية - سواء كانت متعلقة بالصحافة ، أو دعوات للأحداث ، أو إعلانات إطلاق منتج ، وما إلى ذلك - من خلال أداة آلية (CRM ، ومنصات التسويق عبر البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك) ، فأنت تقوم بتضمين روابط لسياسة الخصوصية الخاصة بك ، صفحات إلغاء الاشتراك و "تعديل البيانات".

هناك أدوات بريد إلكتروني توفر تلقائيًا صفحات مقصودة يمكن للمستخدمين أن يطلبوا فيها بسهولة حذف بياناتهم أو تعديلها.

تأكد من تضمين الوصول إلى هذه الصفحات المقصودة في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أو استخدام نظام يدمج هذه الروابط تلقائيًا.

عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني في العلاقات العامة أو الاتصالات ، هناك دائمًا شك كبير: هل يمكنني إرسال رسائل بريد إلكتروني من عنوان بريدي الإلكتروني الشخصي؟ الإجابة هي "نعم" ، طالما أنها ذات طبيعة شخصية أو حتى مهنية ، وليست جزءًا من إرسال جماعي ، ولا تنطوي على تخزين البيانات الشخصية ؛ في هذه الحالة لا تحتاج إلى موافقة صريحة.

إنشاء بروتوكول لإزالة البيانات

النقطة الأخرى التي تتناولها اللائحة العامة لحماية البيانات هي حق المستخدم في الوصول إلى جميع البيانات الشخصية المخزنة من قبل الشركة . إذا كنت ستتلقى هذا النوع من الطلبات من جهة اتصال ، فستحتاج إلى أن تكون سريعًا قدر الإمكان حيث يحدد القانون إطارًا زمنيًا مدته 72 ساعة لتقديم هذا النوع من المعلومات.

في أي حال ، إذا تلقيت طلبًا من جهة اتصال لإزالتها من قاعدة بياناتك ، فلديك ما يصل إلى 72 ساعة لحذف جميع المعلومات المتعلقة بهذا المستخدم. تذكر ، كما أشرنا من قبل ، يوصى بشدة بتجميع جميع بيانات جهات الاتصال الخاصة بك في نظام يمكنه أن يوفر لك المرونة التي تحتاجها للتعامل مع البيانات الشخصية .

لا تتردد في تصفح Slideshare أدناه والذي يتضمن النقاط التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند استخدام أدوات إدارة جهات الاتصال التي تجعل حياتك أسهل مع قانون GDPR الجديد.

كما ترى ، فإن القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ليس شيئًا وثيق الصلة فقط بقسم الشؤون القانونية أو أقسام التسويق عبر البريد الإلكتروني ، بل هو شيء يجب أن يكون جميع محترفي العلاقات العامة على دراية به عند أداء المهام اليومية . إذا كان لا يزال لديك أي شكوك حول إرسال بريد إلكتروني في العلاقات العامة ، فننصحك بالاطلاع على دليلنا: PRLike a Pro: إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى العلامات التجارية للأزياء والرفاهية ومستحضرات التجميل. ولا تتردد في ترك تعليق أدناه!

* بينما تم تصميم محتوى هذه المقالة لمساعدة فرق العلاقات العامة على فهم تأثير اللائحة العامة لحماية البيانات لأنشطتهم التجارية اليومية ، فقد لا يتم تفسير المعلومات الواردة هنا على أنها استشارة قانونية ويجب عليك استشارة مستشارك القانوني فيما يتعلق بالترجمة الفورية. التزاماتك الفريدة بموجب قانون الناتج المحلي الإجمالي واستخدام منتجات الشركة وخدماتها لمعالجة البيانات الشخصية.