بينغ. لديك رسالة جديدة. لا يمكن تشتيت انتباهك - أنت في منتصف المهمة في وقت ضيق. بينغ. ضربات FOMO - قد تكون رسالة عاجلة. تتوقف عن العمل للتحقق من الرسائل. لا شيء يحتاج إلى اتخاذ إجراء في الوقت الحالي ، لذا يمكنك الرجوع إلى مهامك. بينغ. بينغ. المزيد من الإشعارات. هذا البريد الإلكتروني الترويجي يصرف انتباهك مرة أخرى! الآن تريد كتم صوت جميع الإشعارات ، ولكن قد يفوتك شيء مهم ...

تبدو مألوفة؟ يحدث ذلك طوال الوقت ، سواء كنت في المكتب أو تعمل من المنزل. تعمل تقنيات التعاون الحديثة مثل الدردشة الجماعية ومؤتمرات الفيديو على تسهيل العمل معًا في الوقت الفعلي من أي مكان في العالم ، وقد أدى التحول العالمي الأخير إلى العمل عن بُعد إلى زيادة اعتمادنا عليها.

إنه لأمر جيد حتى تغرق في الإخطارات غير المقروءة واجتماعات الفيديو. خاصة في الفرق الموزعة والبعيدة ، يؤدي التقصير في الاتصال في الوقت الفعلي إلى عمل الأشخاص لساعات فردية من أجل التعاون - مما يؤدي إلى ضعف التوازن بين العمل والحياة الشخصية وإرهاق الموظفين.

الحل؟ الاتصال غير المتزامن .

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

يحدث الاتصال غير المتزامن (غير المتزامن) عندما لا يُطلب من فريقك أن يكون متصلاً بالإنترنت معًا ، لذلك ليس هناك توقع لاستجابة في الوقت الفعلي. إرسال بريد إلكتروني دون توقع رد فوري ، وترك رسالة في قناة Flock لإبقاء زملائك في العمل محدثين ، ومشاركة الملاحظات الصوتية كلها أشكال من التواصل غير المتزامن.

فوائد الاتصال غير المتزامن

يمنح الاتصال غير المتزامن الموظفين مزيدًا من التحكم في وقتهم ، ومزيدًا من الاستقلالية ، ومشتتات أقل ، لذلك يركزون على القيام بعمل رائع. إنه مثالي للفرق البعيدة والموزعة وداخل المكتب على حدٍ سواء. من تحسين الإنتاجية إلى موظفين أكثر سعادة ، فيما يلي الفوائد الرئيسية للاتصال غير المتزامن:

يحافظ الموظفون على تركيزهم وإنتاجيتهم

يتطلب الاتصال المتزامن (في الوقت الفعلي) إجراءً فوريًا — فأنت توقف مؤقتًا كل ما تعمل عليه للرد على رسالة أو الرد على مكالمة أو حضور اجتماع. هذا يدمر تدفقك على الفور ، مما يجعل من المستحيل تقريبًا القيام بعمل مركز.

تقول جلوريا مارك ، التي تدرس الإلهاء الرقمي في جامعة كاليفورنيا في إيرفين ، إننا نستغرق حوالي 25 دقيقة للعودة إلى المهمة الأصلية بعد انقطاع . لذا ، حتى في المهام العادية ، فإن المقاطعة ست مرات في اليوم تؤدي إلى خسارة كبيرة في الإنتاجية.

مع الاتصال غير المتزامن ، يمكنك التحكم في وقتك وتركيزك. أنت تقرر متى تتحقق من بريدك الوارد ، أو تشغل "عدم الإزعاج" على Flock ، على سبيل المثال ، أو تلغي كتم صوت إشعارات التطبيقات الأخرى. هذا يعني أنه يمكنك أنت وزملاؤك العمل معًا دون مقاطعة بعضكما البعض ، وتخصيص وقت للعمل المركز. لا تزال تتلقى جميع الرسائل ردًا ، ولكن في الوقت المناسب لكل فرد من أعضاء الفريق. يمكنك حفظ الاجتماعات لساعات متداخلة (أو ساعات محددة كل يوم للفرق داخل المكتب) ، لذلك يظل الجميع يركزون على عملهم.

التعاون الحيادي للمنطقة الزمنية

يضمن الاتصال بشكل غير متزامن أن اختلافات المنطقة الزمنية لا تقف في طريق العمل. في مكان العمل البعيد ، لا يمكنك زيارة مكتب شخص ما لمناقشة فكرة ما. لذلك عندما يتم تنسيق العمل عبر المناطق الزمنية / ساعات العمل المرنة ، فمن غير المجدي توقع استجابات في الوقت الفعلي أو مطالبة الموظفين بالقفز إلى اجتماعات افتراضية خارج ساعات عملهم.

يزيل الاتصال غير المتزامن الحواجز التي تحول دون مشاركة المعرفة من خلال السماح للموظفين بتسجيل الوصول ومناقشة الأفكار ومشاركة التقدم في وقتهم الخاص. بالإضافة إلى ذلك ، فهذا يعني أن فريقك يمكنه توفير ساعات تداخل ثمينة للأشياء المهمة حقًا - اجتماعات الفريق ، 1: 1s ، المقاهي اليومية ، إلخ.

موظفين أكثر سعادة وصحة

يسمح الاتصال غير المتزامن للموظفين بالاستجابة في وقتهم الخاص - لا يوجد خوف من الخوف ، مما يجعل التعاون عن بُعد أقل إجهادًا. كما يشجع الاعتماد المفرط على الاتصال في الوقت الفعلي على ثقافة "التشغيل الدائم" في العمل. هذا الروتين المجهد يجعل الإرهاق أمرًا لا مفر منه.

يقوم معظم العاملين عن بُعد في الواقع بتعيين ساعات الاتصال حتى يعرف زملاء العمل متى سيكونون متاحين للمحادثات والاجتماعات في الوقت الفعلي. النتائج؟ فرق أكثر سعادة وصحة وإنتاجية.

يشجع التواصل المدروس

يساعد التواصل بشكل غير متزامن عبر البريد الإلكتروني أو مهام Asana أو حتى التعليقات في محرر مستندات Google على تقليل الاستجابات غير المتزامنة وتشجيع التفكير قبل رد الفعل. يمنح فريقك الوقت لمعالجة جميع المعلومات التي يحتاجون إليها ، قبل كتابة ردود مدروسة وعقلانية وأكثر ثاقبة.

كما كتب مؤسس Basecamp ومديرها التنفيذي Jason Fried ، "معظم الأشياء التي تستحق المناقشة بإسهاب تستحق المناقشة بالتفصيل بمرور الوقت." دردشة الفريق - في الوقت الفعلي أو غير ذلك - ليست دائمًا أفضل مكان لتلك المحادثات. يمكن لطبيعة الدردشة ذات السطر الواحد في كل مرة أن تجعل من الصعب تقديم فكرة بشكل كامل دون مقاطعة من استجابة زميل العمل. يقول جايسون ذلك بشكل أفضل: "تخيل أنك في اجتماع تحدث فيه الجميع سطرًا واحدًا في كل مرة ، وظل الناس يقاطعونك أثناء محاولتك توضيح وجهة نظرك. هل من الممكن أن تصل إلى أي مكان؟ ولن يستغرق الأمر إلى الأبد؟ "

يحسن التوثيق والشفافية

ما يحدث في الاجتماع دائمًا يبقى دائمًا في الاجتماع ، ما لم يدون شخص ما ملاحظات. في المقابل ، يتم توثيق الاتصال غير المتزامن افتراضيًا. عندما تترك تعليقًا على مهمة Asana ، يكون السجل موجودًا ويمكن الرجوع إليه بعد شهور. من خلال الاتصال بشكل غير متزامن ، يقوم أعضاء الفريق بإنشاء سجل مكتوب يسهل البحث عنه ومشاركته والرجوع إليه وفقًا لسرعتهم الخاصة. كل الاتصالات في Flock ، على سبيل المثال ، يمكن البحث فيها بسهولة ويمكن لأعضاء الفريق تثبيت الملفات / الرسائل الرئيسية للرجوع إليها لاحقًا. أخيرًا ، يمكن أن يؤدي الحصول على وثائق عملية إلى تحسين الشفافية عبر المؤسسة ، ومنع حدوث أعطال في الاتصال ، وتسهيل عملية مزامنة الجميع.

استخدام Flock للاتصال غير المتزامن

يمكن تلخيص الفوائد العديدة للاتصال غير المتزامن باستخدام Flock في كلمة واحدة: إمكانية الوصول . يجمع Flock عملك بأكمله معًا تحت سقف واحد - مما يوفر خط رؤية مباشر لأفراد شركتك ومشاريعك وتقدمها. يتيح ذلك لكبار القادة مراقبة عمل الجميع عن كثب دون الحاجة إلى إدارة دقيقة. كما أنه يُمكّن الموظفين من التعاون عبر الوظائف دون الحاجة إلى المزامنة كل خمس دقائق.

من خلال بعض التعديلات على كيفية استخدام عملك لـ Flock كل يوم ، يمكن لموظفيك المزج بين أفضل اتصال في الوقت الفعلي وغير متزامن لإنجاز العمل - من أي مكان.

ضع التوقعات الصحيحة

امنح فريقك مساحة للتنفس والقيام بعملهم الأفضل. يمكن أن تتدفق التحديثات بشكل غير متزامن - قم بإنشاء قناة Flock خاصة لتحديثات الحالة غير المتزامنة - وسيتم إعلامك على الفور ، لذلك ليست هناك حاجة للتنفس في أعناقهم. عيِّن التوقعات الصحيحة بشأن الاتصال - حدِّد الأحداث في الوقت الفعلي مثل جلسات العصف الذهني والاجتماعات والقاعات الفردية وقاعات اجتماعات الشركة لبضع ساعات كل يوم والتخلف عن الاتصال غير المتزامن للباقي. بالنسبة للفرق الموزعة ، هذا يعني حجز ساعات التداخل للأشياء المهمة. يمكن أن يكون باقي يوم عملهم من أجل العمل المركز ، دون ضغط العمل لساعات فردية.

الافتراضي إلى الإفراط في التواصل

يجعل Flock التواصل سهلاً ، لكن هذا ليس سببًا لأن تكون كسولًا. يعني الاتصال غير المتزامن أن عمليات المتابعة تستغرق ساعات بدلاً من دقائق. إن توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات المسبقة يعني عددًا أقل من المتابعات ، ويحصل المستلمون على كل ما يحتاجون إليه عندما يذهبون إلى العمل ويقرأون رسالتك. لذا ، افتراضيًا للإفراط في التواصل والتأكد من أن رسائلك غير المتزامنة واضحة ومفصلة مع تضمين جداول زمنية حيثما أمكن ذلك.

تتبع العمل مع المهام المشتركة

استخدم مهام Flock المشتركة في الاجتماعات لتعيين عناصر العمل لفريقك ، وتعيين تواريخ الاستحقاق ، وتتبع التقدم. يتم إخطار جميع أعضاء القناة عند تحديث مهمة مشتركة أو وضع علامة عليها كمكتملة ، لذلك يظل الجميع متزامنًا بدون اجتماع "تحديثات" آخر. يرسل روبوت Flock للمهام المشتركة حتى تذكيرات للمعينين في اليوم الذي تحين فيه المهمة ، مما يجعل من المستحيل تفويت موعد نهائي.

استخدم الملاحظات الصوتية للحصول على شرح مفصل

الرسائل النصية رائعة ، ولكن أحيانًا يكون التحدث بصوت عالٍ أفضل ، ليس فقط لتوفير الوقت ولكن أيضًا للتعبير عن النية. تعتبر الملاحظات الصوتية مثالية عندما تريد مشاركة شرح مفصل أو ترك تعليقات دون أن يبدو فظًا. ما عليك سوى النقر فوق الزر لمشاركة ما يدور في ذهنك ، ويمكن للمستلمين الاستماع إليه في وقتهم الخاص. قد يساعد ذلك في استبعاد عدد قليل من اجتماعات "لدي سؤال صغير" من أيامك أيضًا.

تعيين تذكير لكل شيء

مع التفاعلات غير المتزامنة ، تأتي المتابعات مع توقع استجابة المستلمين في وقتهم الخاص. في بعض الأحيان ، تسقط الأشياء من خلال الشقوق وتضيع المحادثة. تجنب ذلك عن طريق إعداد تذكيرات للمهام والمتابعات ، مباشرة داخل Flock Channels أو مساحتك الشخصية.