خمس طرق تجعل التكنولوجيا الأعمال أكثر فعالية

تحلم كل شركة بأن تصبح آلة جيدة التجهيز بدون إهدار للوقت أو المال. في حين أن هذا قد يكون بعيد المنال قليلاً ، إلا أننا أقرب الآن مما كنا عليه في أي وقت مضى. تتطور التكنولوجيا باستمرار ، وتحصد العديد من الشركات مجموعة واسعة من الفوائد.

مع استمرار تحسن تقنيات الأعمال ، يتم إنشاء فرص جديدة للكفاءة. تتوفر العديد من الأدوات بالفعل لتبسيط سير العمل ، والقضاء على الهدر ، وجعل الأعمال أكثر كفاءة.

فيما يلي 5 أمثلة على التقنيات المستخدمة بالفعل لمساعدة الشركات على العمل بكفاءة أكبر.

1. تعني البرامج السحابية أنه يمكنك الوصول إلى أي شيء من أي مكان

يتم طرح مصطلح "السحابة" على أنه كلمة طنانة في كثير من الأحيان. ما هي السحابة حقا؟ ببساطة ، تعد السحابة واحدة من أفضل الأدوات التي يمكن لأي شركة تسخيرها لتصبح أكثر إنتاجية. يمكن أن تساعد معرفة الحوسبة السحابية واستخداماتها على الفور الأعمال التجارية على أن تصبح أكثر مرونة وتساعد على خفض التكاليف.

وبشكل أكثر تحديدًا ، تشير السحابة إلى خادم بعيد يمكن الوصول إليه عبر الإنترنت. أفضل الأمثلة على الشركات التي تستفيد من تطوير التطبيقات السحابية هي العلامات التجارية الضخمة مثل Netflix أو Google Docs. تستضيف Netflix جميع أفلامها على خوادم بعيدة ، ويمكن للعملاء الوصول إلى هذه الخوادم عبر الإنترنت باستخدام مستعرض ويب. المبدأ الأساسي هو أن الخادم البعيد يحتفظ بجميع البيانات ، ولكن يمكنك الوصول إليه في أي مكان لديك اتصال بالإنترنت ، على العديد من الأجهزة المختلفة.

يعد هذا أحد الأصول الرئيسية في مساعدة محترفي الأعمال على العمل بكفاءة أكبر ، حيث يمنحهم قدرًا لا يصدق من المرونة. يمكن للموظفين الآن الوصول إلى أي مستند أو تطبيق يحتاجون إليه بغض النظر عما إذا كانوا في المكتب أم لا. أثناء العمل من المنزل ، لديهم نفس القدر من الأدوات والمستندات التي لديهم في المكتب ، أو أثناء الإجازة يمكنهم مراجعة أي مشكلات حساسة للوقت بسهولة.

تلعب السحابة دورًا رئيسيًا في مساعدة الشركات بأكملها على أن تصبح أكثر كفاءة من خلال استخدام مساحتها المادية بشكل أفضل وتقليل تكاليف الصيانة. من خلال الاحتفاظ بمعظم البيانات على السحابة ، لا يتعين عليك شغل مساحة مكتبية بخوادم كبيرة ولكن يمكنك بدلاً من ذلك استخدام هذه المنطقة لوسائل أكثر إنتاجية. بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام مساحة خادم من شركة ، لم تعد مضطرًا لصيانة أجهزتك الخاصة.

2. أدوات اتصالات الأعمال تجعل المحادثات أسهل

تعد القدرة على التواصل عبر الشركة في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة. يعتبر التفاعل والتواصل البشري الواضح والمتكرر هو المفتاح لمساعدة الجميع على البقاء منتجين من خلال تقديم ملاحظات سريعة وقابلة للتنفيذ ، والمساعدة في حل المشكلات ، ومشاركة التوقعات بشأن المشاريع.

يتضمن ذلك دردشة الفيديو والمراسلة والمزيد. مثال على ذلك هو 8x8 ، شركة VoIP. هناك أيضًا Slack و Zoom و RingCentral والمزيد. تعد أدوات الاتصال أساسية لأي عمل تجاري ناجح يشجع على التعاون ، أو لديه عمال عن بُعد ، أو يريد ببساطة أن يظل منظمًا في مهام سير العمل الخاصة بهم. هذا أمر ضروري لأي مكان عمل حديث.

3. تبسيط المهام المتكررة الصغيرة مع وضع الأمان في الاعتبار

يمكن أن تؤدي المهام المتكررة الصغيرة إلى عرقلة عمل فعال. إذا وجدت طريقة لجعل هذه المهام أسهل أو حذفها تمامًا ، فستوفر وقتًا وجهدًا أكثر مما كنت تعتقد.

يعد استخدام أداة إدارة كلمات المرور طريقة رائعة للبدء ، حيث تساعد في مشاركة الملفات والمستندات وأمانها. باستخدام أداة إدارة كلمات المرور ، يمكنك التحكم في الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى مواقع محددة ، ويمكنك التحكم في وقت وكيفية الوصول إليها. يؤدي هذا أيضًا إلى تقليل الوقت الذي يبحث فيه الأشخاص باستمرار عن كلمات المرور أو يضايقون الموظفين الآخرين من أجل الوصول إلى موقع أو مستند.

هناك حل رائع آخر لمهام الأعمال اليومية ببساطة وهو التفكير في أتمتة مهام الأعمال الخلفية من خلال تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية. من خلال إزالة المهام الرتيبة التي يتعين على الموظفين التعامل معها ، يمكن للشركات الوصول إلى مستويات جديدة من الإنتاجية.

يمكن أن تقلل الأتمتة من معدلات الخطأ إلى صفر بالمائة ويمكنها تنفيذ عدد كبير من المهام المتكررة عبر العديد من الأنظمة الأساسية. يمكن للشركات أيضًا تحرير العديد من الموارد التي كانت تُستخدم سابقًا ، والسماح للموظفين بمزيد من وقت الفراغ لإنجاز المشاريع الكبيرة. تتيح أتمتة المهام البسيطة مزيدًا من التنقل الصاعد مع الموظفين الحاليين وهي طريقة رائعة للحفاظ على عملك في صدارة المنافسة.

4. تعمل برامج الدفاع عن الموظفين على تعزيز مشاركة الموظفين

يمكن أن يؤدي إشراك الموظفين بشكل أكبر في بيئة عملك إلى دفع أرباح لشركتك. لا يمكن لبرنامج الدفاع عن الموظفين فقط تزويد الموظفين بقطع من المحتوى لمشاركتها ولكن أيضًا تتبع المشاركة عبر قنوات التواصل الاجتماعي.

وجود موظفين يستثمرون في شركتك يخلق إحساسًا جيدًا بصداقة الفريق ، ويخلق مصلحة مشتركة بين جميع الموظفين بغض النظر عن مستواهم. يُعد إنشاء هذا الاتصال بين الموظفين طريقة رائعة لرفع الروح المعنوية ، ويمكن لمشاركة المحتوى أن تضع الشركة في صورة إيجابية قد لا يراها الناس لولا ذلك.

يمكن لمشاركة الموظفين أن تجعل موظفيك أكثر فعالية في عملهم. وجدت دراسة أجراها قسم الاقتصاد في جامعة وارويك أن الموظفين الذين كانوا سعداء كانوا أكثر إنتاجية بنسبة 12٪. لا تؤدي زيادة مناصرة الموظفين إلى زيادة تصور شركتك فحسب ، بل تساعد أيضًا في أن تصبح أكثر كفاءة في بيئة العمل اليومية.

5. برنامج إدارة المشاريع يساعد في التعاون

إن التأكد من استمرار المهمة ولديك خطة مناسبة لكيفية إنجاز المشاريع أمر بالغ الأهمية للأعمال. يمكن أن يوفر استخدام برامج إدارة المشاريع من أجل تتبع التقدم وتعيين المهام والميزات المفيدة الأخرى أفضل الخدمات لموظفيك.

Hive هي واحدة من أكثر أدوات إدارة المشاريع استخدامًا التي تستخدمها شركات Fortune 500. يمكن أن تساعد المنصة عملك في تنظيم مهام المشروع وكل مهمة يجب على الموظف إكمالها. يمكن الوصول إلى عرض ملخص لكل مهمة من أجل إعطاء نفسك صورة أكبر لما يجب إنجازه في كل مرحلة من مراحل المشروع.

تعد أدوات إدارة المشاريع إضافة رائعة لأي عمل مهما كان حجمه. تعد إدارة الوقت جزءًا مهمًا من كل مهمة تقوم بها الشركة. يمكن أن يؤدي التأكد من إنجاز كل مشروع بأكبر قدر ممكن من الفعالية إلى توفير قدر كبير من الوقت والجهد.

يعد اعتماد التكنولوجيا الجديدة طريقة رائعة لرؤية التحسينات في كفاءة الأعمال بسرعة. من استخدام البرامج السحابية لسهولة الوصول إلى الملفات والمستندات لدمج أدوات العمل للاتصال السلس. يمكن أن تساعد إزالة المهام المتكررة والتأكيد على مناصرة الموظف في رفع الروح المعنوية والحفاظ على مشاركة الأشخاص. يمكن أن يوفر العثور على برنامج إدارة المشروع المناسب لك الهيكل والتنظيم اللذين يحتاجهما كل مشروع. جرّب أيًا من هذه التقنيات لتحسين كفاءة عملك.