أفضل 5 برامج لإدارة المستندات المالية

حافظ على تنظيم بياناتك المالية باستخدام برنامج إدارة المستندات المالية.

تخيل هذا: أنت محاسب ، وكل يوم تقضي ساعات في إدارة البيانات المالية والميزانية العمومية والسجلات المالية الأخرى. نظرًا لأن هذه المستندات غالبًا ما تحتوي على بيانات حساسة ، يجب عليك تخزينها وتنظيمها بشكل آمن. إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على أفضل طريقة للقيام بذلك ، يمكنك استخدام حل إدارة المستندات.

يسمح لك برنامج إدارة المستندات بتخزين المستندات المالية بطريقة يمكنك من تنظيمها واستردادها بسهولة. تتيح لك الأداة أيضًا حماية بياناتك بكلمة مرور وتفويض مستخدمين محددين للوصول إليها.

تسلط هذه المقالة الضوء ، بالترتيب الأبجدي ، على أفضل خمسة برامج لإدارة المستندات المالية بناءً على تقييمات المستخدمين. لكل منتج ، نقوم بتضمين تقييمات المستخدمين الإجمالية جنبًا إلى جنب مع المعلمة الأعلى تصنيفًا ، ومقتطفات المراجعة من المتخصصين في الصناعة ، وتسعير المنتج. قراءة المزيد.

1 مربع

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات المالية الذين استخدموا Box لإدارة المستندات:

"لقد تحولنا من استخدام التخزين الداخلي للمستندات والمعلومات ، وكانت المرونة والتكامل تجربة رائعة. وجدت أن Box يوفر مساحة تخزين كافية وأن العروض المخصصة تسهل التصفح وتفضيل المواقع الأكثر استخدامًا. "

"Box سهل الاستخدام وتعمل تطبيقات أجهزة الكمبيوتر والهواتف بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك ، تعد الواجهة عبر الإنترنت بديلاً رائعًا إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر بدون برامج مثبتة مسبقًا ، وتسعير Box مناسب مع سعة تخزين مجانية تبلغ 10 جيجابايت للاستخدام الخاص والخصومات المتاحة للدفع السنوي المسبق ".

"Box Software هو برنامج تخزين سحابي موثوق به ومشفّر وإدارة المحتوى يمكّن المستخدمين من مشاركة الملفات الكبيرة وتخزينها ، وتركيز جميع الملفات في موقع مركزي لسهولة الوصول إلى الملفات ومزامنتها."

"أكثر ما يعجبني في Box هو سهولة الاستخدام. فهو مصمم لجميع المستخدمين في الاعتبار. وجود كل ملفاتي في مكان واحد يجعل من السهل الوصول إلى ما أبحث عنه."

"يعجبني كثيرًا أن هذا البرنامج سهل الاستخدام للغاية ، فقد استخدمت منتجًا آخر مشابهًا لـ box.com حيث يقوم بشكل أساسي بنفس الشيء ولديه جميع الميزات نفسها ، ولكن موقع Box.com أكثر سهولة ويسهل اكتشافه بدون اي اتجاه."

اقرأ جميع تقييمات Box هنا.

2. دروب بوكس ​​الأعمال

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات المالية الذين استخدموا Dropbox Business لإدارة المستندات:

"أفضل شيء في Dropbox هو سهولة الدمج في أجهزتنا الحالية. عند التثبيت في نظام التشغيل Windows 10 ، يظهر مجلد Dropbox في File Explorer على أنه مجرد مجلد آخر ، كما أنه سهل الاستخدام كما لو كان جزءًا من محرك الأقراص الثابتة. مدمج مباشرة في طابعة / ماسح إبسون الخاص بنا ويمكننا مسح المستندات ضوئيًا مباشرة إلى Dropbox والعمل مع المستند على الفور. مشاركة الملفات مع أطراف ثالثة سهلة مثل إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني. "

"يعد Dropbox أحد أفضل التخزين السحابي الذي يتناسب تمامًا مع احتياجات العمل ، حيث يحتوي أيضًا على ميزة التوقيع الإلكتروني وورق Dropbox وحجم الملف الكبير لنقل البيانات والمستندات. يتيح لنا التكامل مع Slack أيضًا إرسال الملف إلى التطبيق أسهل. "

"يعد Dropbox Business أحد أدواتي المفضلة على الإنترنت لأنه يجعل استضافة الاجتماعات عبر الإنترنت أمرًا سهلاً. تعمل وسيلة البرنامج هذه على تبسيط تخزين الملفات ومشاركة المستندات المعقدة وعرضها. من واقع خبرتي ، تعزز هذه الأداة تعاون الفريق مع الحفاظ على بيئة آمنة. تُستخدم لتوفير العديد من مستويات الأمان لملفات المستخدم ، ويتم تعيين إجراءات أمان التطبيق على معايير عالية لضمان الحفاظ على أمان بيانات المستخدم. "

"لقد قدمت لي Dropbox Business أفضل تجربة في إدارة الملفات من خلال تقديم نظام أساسي واحد حيث يمكنني تحميل جميع الملفات وتنظيمها والتعاون فيها ومشاركتها وتخزينها بسهولة. سهولة الوصول إلى الملفات المخزنة من أي مكان وفي أي وقت."

"أكثر ما يعجبني في Dropbox هو أنه سهل الاستخدام ويحمي ملفاتك ، كما أنه ينظم ملفاتك بشكل صحيح."

جميع تقييمات Dropbox Business الحقيقية هنا.

3. Google Drive

فيما يلي بعض المقتطفات من المراجعات من متخصصي الخدمات المالية الذين استخدموا Google Drive لإدارة المستندات:

"سهل الاستخدام ، مع القدرة على تخزين ما يصل إلى 15 غيغابايت مجانًا. الخطط المدفوعة غير مكلفة وتسمح بمجموعة متنوعة من الوظائف الإضافية. رائعة للاستخدام لمشاركة الملفات مع الآخرين عبر الرابط أو البريد الإلكتروني ، كما توفر تكاملاً سلسًا مع Google Cloud خدمات النظام الأساسي لمعالجة البيانات والتحليلات. "

"الميزات التي أحبها أكثر من غيرها هي: التخزين المجاني ؛ وإمكانية الوصول إلى الإنترنت وفي وضع عدم الاتصال ؛ وخيار خصوصية الملف. نعم ، المنتج / البرنامج سهل الاستخدام وسهل الاستخدام حتى للمستخدمين غير التقنيين. نعم ، عمليات التكامل عندما يتعلق الأمر بعملي أو استخدامات أخرى مثل ؛ الوصول إلى الكتب الإلكترونية أو المستندات المجانية أمر سلس وسهل التحكم فيه. "

"يعجبني حقًا أن Google Drive متوافق مع جميع الأجهزة التي أمتلكها ، ويمكنني جمع جميع البيانات الموجودة على التخزين السحابي بسهولة شديدة في كل مرة أحتاج إليها ، ومعالجتها بسرعة كبيرة. رابط المشاركة ، أحدهما للوصول الخاص أو الآخر للوصول العام مما يجعل عملية المشاركة أكثر مرونة. "

"يوفر Google Drive مساحات تخزين سحابية ضخمة قادرة على الاحتفاظ بجميع ملفات ومستندات المؤسسة. تساعد ميزات التشفير وحماية الملفات مثل فحص الفيروسات في الحفاظ على جميع الملفات والمستندات آمنة للغاية من أي انتهاكات أمنية بما في ذلك الوصول غير المصرح به والبرامج الضارة والبريد العشوائي أو برامج الفدية أو التصيد. كما أن لديها وظائف نسخ احتياطي للبيانات مفيدة للغاية مما يجعل استعادة البيانات أمرًا سهلاً للغاية. بالإضافة إلى الاحتفاظ بملفاتك ومستنداتك منظمة ، فإنه يسهل مشاركتها. "

"محرك Google مشابه لأي نظام أساسي آخر لتخزين الملفات ، ولكن لديك أيضًا ميزة إضافية تتمثل في دمج أدوات الإنتاجية من Google مباشرةً. يمكنك حفظ جميع أنواع الملفات على Google Drive ، ويمكنك تنزيل FileStream ، مما يتيح لك التفاعل مع Google Drive عبر مستكشف ملفات نظام التشغيل الخاص بك. "

اقرأ جميع مراجعات Google Drive هنا .

4. مايكروسوفت 365

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات المالية الذين استخدموا Microsoft 365 لإدارة المستندات:

"برنامج إنتاجي مناسب حقًا يحتوي على كل ما قد تحتاجه للمدرسة أو العمل أو الاستخدام الشخصي. ويحتوي على قدر مناسب من التخزين لوثائقك للتأكد من أنه يمكنك الوصول إليه في أي مكان. ولديه العديد من الإمكانات التي تسمح حتى للمستخدمين الأساسيين بالتواجد قادرة على تحقيق أفضل النتائج ولديها أيضًا العديد من الميزات المتقدمة لمن يريدون شيئًا أكثر. "

"إنها تمكن شركتنا بأكملها من أن تكون أكثر إنتاجية ، وأن تتعاون بشكل أسهل وتوفر لنا الكثير من المال على تكاليف البرامج."

"يقدم Office 365 مجموعة من المنتجات من البريد الإلكتروني إلى التخزين السحابي ، فهم يعملون باستمرار على تحسين المنتجات لتسهيل الاستخدام. يمكن للمستخدم الوصول إلى المستندات ورسائل البريد الإلكتروني من أي مكان ، والتسعير معقول للغاية ، ويعمل بشكل رائع للشركات الصغيرة والكبيرة ، والمنتجات عالمية ، ويمكنك التعاون مع أي شخص من أي مكان في العالم. يمكنك دمج آلاف التطبيقات في المنتجات المختلفة فهي سهلة الاستخدام "

"Office 365 هو أسلوب حياة بالنسبة لي ويسمح لي بالقيام بعملي والحصول على نتائج رائعة. تتيح لي سهولة الاستخدام أن أكون مبدعًا كما أريد ، وتوفر معظم المنتجات قوالب وأفكار تصميم وهي مساعدة رائعة. إذا كنت تريد منتجات سهلة الاستخدام ولا تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في محاولة التعلم ، فإن Microsoft 365 مثالي لك. "

"سهل الاستخدام وبديهي مع اختصارات لوحة المفاتيح. وظائف البحث مفيدة وموقع الحساب المركزي يجعل تنزيل البرنامج أمرًا سهلاً."

جميع تقييمات Microsoft 365 الحقيقية هنا .

5. الفكرة

* تحليل دقيق اعتبارًا من ديسمبر 2022

المعلمة الأعلى تقييماً: القيمة مقابل المال - 4.87

يشيع استخدامها من قبل: الشركات الصغيرة

التسعير: 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا (يتم الدفع سنويًا)

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات المالية الذين استخدموا فكرة لإدارة المستندات:

"تبدو واجهة المستخدم الرسومية بسيطة ولكنها أنيقة وعصرية للغاية. جميع العناصر سلسة وسهلة التنظيم. تجربة التحرير كانت رائعة."

"الفكرة خطوة عملاقة من الطريقة التي اعتدت على تنظيم عملي بها ... (مراسلة نفسي على Slack ، أو باستخدام أدوات تثبيت سطح المكتب). أحب مدى قابليتها للتخصيص في حين أنها سهلة الاستخدام للغاية. دقائق وفوراً أصبحت أكثر تنظيماً في عملي. لم أستكشف القوة الكاملة لـ Notion حتى الآن ولكن حتى الآن أحب القدرة على إنشاء صفحة جديدة وربطها بالصفحة الأصلية ".

"من السهل جدًا الاستخدام والتوضيح والتنفيذ بقدر ما يتعلق بإدارة المهام والمشاريع. أستخدمه بشكل أساسي في العمل ، ولكن أيضًا أحبه لتحديد الأهداف الشخصية وتتبعها."

"أولاً وقبل كل شيء ، واجهة المستخدم ودية للغاية ليس فقط للتنقل نفسه ، ولكن أيضًا للعينين ، لأنها بسيطة ولا تشتت انتباه مثل هذه الأدوات الأخرى التي استخدمتها. إذا كنت ترغب في عمل وثائق بسيطة ، وفي النهاية تحتاج إلى ميزات أكثر تعقيدًا ، فمن السهل العثور على برامج تعليمية. وهناك دائمًا نموذج مفيد للمساعدة. "

"يستفيد فريقي من Notion للعمل معًا وإيواء جميع أعمالنا الجماعية. إنه المكان الذي نخزن فيه مواد التدريب ، بالإضافة إلى المساعدة في التخطيط لمشاريع جديدة. إنه يحتوي على الكثير من الميزات المضمنة وأنا معجب كبير بمدى سهولة هو أن يبحر ".

حقيقي جميع ملاحظات Notion هنا .

ما الميزات التي توفرها أدوات إدارة المستندات؟

تقدم أدوات إدارة المستندات ميزات أساسية مثل:

• التقاط المستندات : قم بمسح وتحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية ونقلها إلى البرنامج.

• تخزين المستندات : قم بتخزين المستندات في موقع مركزي لسهولة الوصول إليها.

• البحث عن نص كامل : ابحث عن نص محدد في المستند بأكمله ، وليس أقسامًا فقط.

تشمل جميع المنتجات المدرجة في هذه المقالة الميزات المذكورة أعلاه.

إلى جانب هذه الميزات الأساسية ، تميل أدوات إدارة المستندات أيضًا بشكل شائع إلى تقديم:

• ضوابط الوصول والأذونات

• الأرشفة والاحتفاظ

• أدوات التعاون

• تتبع الامتثال

• تصنيف الوثيقة

• تحويل الملف

• مشاركة الملفات

• التعرف الضوئي على الحروف

• التحكم في الإصدار

كيفية اختيار برنامج إدارة المستندات المناسب لعملك المالي

يمكن أن يمثل الاستثمار في أداة جديدة تحديًا إذا كنت لا تعرف ما الذي تبحث عنه. لمساعدتك على الاختيار الأفضل ، إليك بعض العوامل التي يجب أن تأخذها في الاعتبار أثناء اختيار برنامج إدارة المستندات لعملك المالي:

• تحقق من خيارات استرجاع المستندات : قد تحتاج في وقت ما إلى استرداد مستند قديم للتحقق من المعاملات. عندما يصل مثل هذا السيناريو ، سوف تحتاج إلى خيار للبحث عن الملفات المحذوفة أو المؤرشفة. اسأل البائع إذا كان برنامجهم يقدم خيارًا يمكنك استخدامه لاسترداد الملفات عند الحاجة.

• تحليل ميزات تنظيم المستندات : يجب أن يكون لدى مؤسستك المالية عدد كبير من المستندات لتخزينها. إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على البحث عن مستند معين ، فأنت تريد أداة تسمح لك بتنظيم المستندات بمساعدة الفهرسة أو الترقيم أو في شكل مجلدات. اسأل البائع إذا كانت أداة إدارة المستندات الخاصة به تأتي مع هذه الميزات.

• ابحث عن أداة مع تطبيق جوال : يتيح لك برنامج إدارة المستندات مع تطبيق جوال الوصول إلى مستنداتك أثناء التنقل. سيمكنك تطبيق الهاتف المحمول أيضًا من مسح المستندات الورقية عبر جهاز محمول وإنشاء نسخ رقمية. إذا كنت تعتقد أنه يمكنك الاستفادة من هذه الميزات ، فابحث عن حل إدارة المستندات المالية باستخدام تطبيق الهاتف المحمول.

أسئلة شائعة لطرحها على بائعي البرامج قبل الشراء