لماذا تحتاج الاتصالات الخارجية والداخلية إلى العمل معًا
نشرت: 2022-10-20التواصل الفعال ضروري لإنتاجية مكان العمل ونمو الشركات. يمكن تصنيف قنوات الاتصال هذه على أنها داخلية وخارجية: تتضمن الأولى التواصل بين الموظفين داخل الشركة ، بينما تنظر الثانية في المعلومات التي يتم مشاركتها مع أصحاب المصلحة خارج المنظمة. يلعب كلا شكلي الاتصال دورًا مهمًا في الحفاظ على كفاءة عمل المنظمة.
تعد القنوات المفتوحة للاتصال الداخلي مهمة لكل من العاملين في المكتب وفرق التطوير عن بُعد ، حيث يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة. عندما تتعطل الاتصالات الداخلية ، فهذا يعني وجود موظفين مرتبكين وانخفاض الإنتاجية. كما أنه سيعيق النمو الإجمالي حيث سيشعر الموظفون بالغربة عن بعضهم البعض والمؤسسة.
من الضروري أيضًا أن يكون لديك قنوات اتصال خارجية قوية حتى يتمتع عملك بسمعة طيبة مع الغرباء. تشمل مظلة الاتصال الخارجي العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين والسكان الأكبر. تفرض قنوات الاتصالات الخارجية أيضًا مخاوف مالية مثل أسعار الأسهم والتمويل ، مما يجعل هذه القنوات وسيلة مهمة لمشاركة المعلومات.
يجب أن تعمل الاتصالات الداخلية والخارجية معًا لإنشاء قناة سلسة لتدفق المعلومات. في حين أنه من الصحيح أن أعضاء الفريق الداخليين يتواصلون بشكل مختلف مع بعضهم البعض مقارنة بالتواصل مع العملاء عبر بروتوكول VoIP أو البريد الإلكتروني للشركات الصغيرة ، إلا أنه لا يزال من المهم أن يكون لدى الشركة صورة ورسالة متسقة.
المصدر: استطلاع راجان للرواتب وتقرير ثقافة مكان العمل لعام 2022
لكن من المهم أن تتذكر أن هذا يمكن أن يحدث فقط عندما يتم استخدام هذين الشكلين من التواصل بين الأشخاص في وئام. في هذه المقالة ، سنستكشف بشكل أكبر سبب أهمية عمل الاتصالات الداخلية والخارجية معًا.
الاتصالات الداخلية مقابل الاتصالات الخارجية
قبل أن نتعمق في كيفية ولماذا تعمل طرق الاتصال هذه معًا بشكل أفضل ، دعنا نلقي نظرة أعمق على ما تعنيه:
الاتصالات الداخلية
الاتصال الداخلي هو تدفق المعلومات الذي يمر بين أعضاء المنظمة. هناك العديد من الأدوات - من خلال السحابة والمحلية - يمكن استخدامها لزيادة هذا التدفق وجعله فعالاً قدر الإمكان. يتضمن الاتصال الداخلي رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الموظفين ، وقوائم الأهداف والغايات ، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ، والمبادئ التوجيهية ، والمزيد.
هناك أربعة أنواع من الاتصال الداخلي:
عمودي : أعضاء الفريق على مستويات هرمية مختلفة يتحدثون مع بعضهم البعض
إلى أسفل : يتواصل الموظف في منصب قيادي أعلى مع أحد أعضاء الفريق الأدنى في التسلسل الهرمي
إلى الأعلى : يتحدث الموظفون مع مديريهم أو المشرفين
أفقيًا : يناقش الأعضاء على نفس المستوى الهرمي العمل
الاتصالات الخارجية
الاتصال الخارجي هو المعلومات التي تشاركها الشركة مع أشخاص خارجها. فكر في منظمة تنشر بيانًا صحفيًا مهمًا حول حدث خيري ، أو تقوم بتحميل إعلان PSA لعامة الناس. أي شيء يتم إبلاغه لأصحاب المصلحة ليس من الشركة يعتبر اتصالًا خارجيًا ، بما في ذلك جهود الدفاع عن الموظفين. يمكن أن تكون هذه رسمية وغير رسمية.
رسميًا ، تُستخدم قنوات الاتصال الخارجية لبناء الوعي بالعلامة التجارية وصورة العلامة التجارية والسمعة. تريد الشركات أن يكون لدى العملاء صورة معينة عنها. هذا هو السبب في أنهم ينشئون إعلانات تجارية ، ويصقلون برامج مناصرة العلامة التجارية للموظفين ، ويصدرون تقارير تسلط الضوء على منتجهم أو خدمتهم. تقوم بعض المؤسسات أيضًا بإنشاء مراكز اتصال للوصول إلى أصحاب المصلحة بينما يستخدم البعض الآخر حلول PBX السحابية. يتعلق الأمر بإنشاء تدفق شفاف للتواصل مع الشركاء الخارجيين.
لماذا تحتاج الاتصالات الداخلية والخارجية إلى العمل معًا
وفقًا لـ SmallBizGenius ، يشعر 82٪ من المستهلكين بمزيد من الإيجابية تجاه العلامة التجارية بعد قراءة محتوى مخصص. ما يعنيه هذا هو أنه من المرجح أن يثق الناس بشركة تتحدث معهم بطرق مفيدة ولا ترسل لهم معلومات غير مفيدة. لا يمكن أن يحدث الاتصال الخارجي المتسق إلا في شركة لديها قنوات اتصالات داخلية قوية.
يمكن للموظفين الذين يعرفون ما هي علامتهم التجارية توصيل هذه الرسالة الأساسية إلى جمهور أوسع. يجب إطلاعهم باستمرار على نوع المعلومات التي يمكنهم توصيلها ، ونبرة الصوت التي يجب عليهم استخدامها ونوع صورة العلامة التجارية التي يحاول العمل بناءها. يمكن أن تنهار المنظمة مثل بيت بطاقات مكدس بشكل فضفاض إذا كانت كلتا قناتي الاتصال هاتين لا تعملان جنبًا إلى جنب.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على ما يحدث عندما تعمل الاتصالات الداخلية والخارجية معًا:
1. زيادة عائد الاستثمار (ROI)
في حين أنه من الصحيح أن الشركات تضع مؤشرات أداء رئيسية مختلفة (KPIs) لمختلف الإدارات ، فإن الهدف الحقيقي هو جني الأرباح. لا أحد يذهب إلى عالم الأعمال فقط ليقوم بعمل منشورات جمالية على وسائل التواصل الاجتماعي ويطلق عليها اليوم. في النهاية ، الأمر كله يتعلق بالمبلغ الذي تبيعه ومدى نجاحك في ذلك.
تتمتع العلامات التجارية التي تربط اتصالاتها الداخلية والخارجية بعائد استثمار أعلى مقارنة بالعلامات التجارية التي لا تفعل ذلك. هذا بفضل الاتصال المتسق عبر جميع نقاط الاتصال داخل وخارج مؤسستك ، مما يؤدي إلى خدمة و / أو جودة موحدة. سيتمكن عملاؤك من الاعتماد على شركتك لتقديم الأفضل باستمرار ، مما يضمن لك الولاء والعملاء المحتملين الجدد.
المصدر: دليل لفهم وتحسين الاتصالات الداخلية في عملك
2. يعزز نمو الأعمال
تتوسع الأعمال الناجحة بسرعة. اشترت Meta Instagram لتسهيل النمو واستحوذت Google على YouTube. غالبًا ما تنخرط العلامات التجارية سريعة النمو في عمليات الاستحواذ والاندماج ، لكن لا ينبغي أن تكون هذه التحركات مفاجأة للأشخاص الذين يعملون لديها.
يجب إخبار الموظفين بالتغييرات التي تطرأ على شركتهم في أسرع وقت ممكن ، ويجب ألا يكتشفوا ذلك من مصادر خارجية. لا يؤدي هذا إلى إعاقة ثقة الموظف وإنتاجيته فحسب ، بل يمكنه أيضًا تأخير إطلاق المنتجات وإبطاء تنفيذ أدوات برامج التكامل والمبادرات الداخلية الأخرى. إذا لم يتم إبلاغ موظفيك أو تدريبهم ، فلن يتمكنوا من توصيل هذه المعلومات للعملاء أو الشركاء أو البائعين ، مما يؤدي إلى إبلاغهم بتحديد المواقع المشوشة.
عندما يتم إبلاغ الموظفين (اتصالات داخلية) ، يمكنهم نشر المعلومات بطريقة هادفة (اتصالات خارجية) ، مما يمنحك سمعة أقوى وصورة أفضل للعلامة التجارية. سيساعد هذا أيضًا في تعزيز نمو عملك حيث لن تكون هناك أعطال في تنفيذ أدوات التكنولوجيا أو البرامج الجديدة.
3. ينشئ العديد من السفراء للعلامة التجارية
يؤدي الاتصال الداخلي الفعال إلى مناصرة الموظف الذي يؤدي بعد ذلك إلى إنشاء سفراء للعلامة التجارية لعملك. من المفيد للغاية أن يكون لديك مدافعون عن الموظفين من داخل العلامة التجارية يؤمنون حقًا بالرسالة الأساسية للمؤسسة. يمكنهم بعد ذلك تقديم معلومات مفيدة ، والمشاركة في محادثات ذات جودة أفضل ، وتزويدك بمجموعة أفضل من المواهب يمكنك التوظيف منها.
يمكن أن يكون سفراء العلامة التجارية للموظفين في متناول اليد إذا كنت تريد المزيد من التسويق الشفهي أيضًا. خذ ، على سبيل المثال ، الأشخاص الذين يعملون في مجال التكنولوجيا ، حيث تشارك الشركة في تحديث الكمبيوتر المركزي للمعاملات التجارية عبر الإنترنت. هذا مجال محدد جدًا ، ولكن يمكن أن يكون هناك أشخاص ضمن النطاق الاجتماعي المباشر لموظفي الشركة الذين يعملون في مجال التكنولوجيا. يمكن أن يؤدي استهداف هذه المجموعة السكانية إلى تحفيز الاهتمام بمنتج الأعمال ، مهما كان محددًا. في النهاية ، يمكن أن يؤدي هذا إلى زيارة المزيد من الأشخاص للصفحة المقصودة للعمل وتجربة الميزة الجديدة.
سيكون سفراء العلامات التجارية الداخليون المتحمسون أيضًا حريصين على إبلاغ الجمهور الأوسع عن أي تحسينات في الأعمال التجارية. سيضمنون أن المعلومات التي يتم مشاركتها متوافقة مع صورة العلامة التجارية وسيكتبون نسخة متوهجة تساعدك على جذب المزيد من العملاء.
4. يسمح للموظفين بتعلم مهارات جديدة
ماذا يحدث عندما تحتاج إلى توظيف شخص يتولى قنوات الاتصال الشاملة الخاصة بك؟ هل تختار شخصًا خبيرًا في الاتصالات الداخلية أو مشاركة المعلومات الخارجية؟ الإجابة الصحيحة هي أنك لست مضطرًا للاختيار. الموظف المثالي لهذا الدور هو الشخص الذي يفهم كيفية القيام بالأمرين معًا.
عندما تقوم بمواءمة اتصالاتك الداخلية والخارجية ، فإنك تمنح الموظفين الحاليين قبعات مختلفة وترفع مستوى مهاراتهم. على سبيل المثال ، يمكن لشخص ما في دور تكنولوجيا المعلومات التعرف على الخدمات المصغرة للتطوير ، مما يؤدي إلى دور عمل مختلط مفيد. يمكنهم استخدام نفس الاستراتيجيات التي يستخدمونها مع أصحاب المصلحة الخارجيين للحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق الداخليين أيضًا.
هذا ينطبق على كل من العاملين في مكان بعيد وفي الموقع. قد يبحث متخصص التسويق في "ما هي الاتصالات السحابية" ويستخدم برامج الاتصالات الداخلية الخاصة به لنقل المعلومات الداخلية المهمة. لن يكتفوا ببناء صورة متسقة للعلامة التجارية داخليًا فحسب ، بل سيقومون أيضًا بمحاذاة الجميع حول كيفية تقديمها خارجيًا ، مما يوفر على الشركة عناء توظيف شخصين حيث يمكنهم استخدام واحد.
هل هناك مخاطر متضمنة؟
كما هو الحال مع أي استراتيجية ، هناك بعض المخاطر التي تنطوي عليها عند دمج الاتصالات الداخلية والخارجية:
تفكيك جهود الاتصال
هناك احتمال أن تتجاوز الاتصالات الخارجية القنوات الداخلية وتفكيك جهودك. هذا لأن الاتصالات الخارجية غالبًا ما تُمنح الأولوية ، مع الأخذ في الاعتبار أنها تساعد الشركات بشكل مباشر في تحقيق الربح.
قنوات الاتصالات الداخلية لها تأثير غير مباشر وقد ينتهي الأمر بأصحاب الأعمال الذين يركزون على المبيعات إلى تهميشهم. يمكن أن يؤدي الجمع بين الاثنين إلى تولي الخارجية لقنوات الاتصالات الداخلية ، مما قد يجعل الموظفين يشعرون بالتقليل من القيمة أو العزلة.
أخطار أمنية
كما هو الحال مع الكثير من الطهاة الذين يحركون القدر الذي يضرب به المثل ، يمكن أن يتسبب الكثير من المهنيين المختلطين في بعض المخاطر الأمنية. لا يمكن استبعاد الخطأ البشري عندما يكون لديك نفس الشخص يبحث عبر قنوات الاتصال الداخلية والخارجية. قد ينشرون عن طريق الخطأ شيئًا غير مخصص لأصحاب المصلحة الخارجيين على صفحة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة.
هناك أيضًا احتمال أن يتمكنوا عن طريق الخطأ من مشاركة المعلومات الحساسة المتعلقة بالموردين مع الموظفين أو أعضاء الفريق. قد يؤدي ذلك إلى مواقف صعبة مثل خروقات البيانات أو فقدان الثقة داخل الفريق.
يجب على أصحاب الأعمال توخي الحذر عند الجمع بين الاتصالات الداخلية والخارجية لأنه من الممكن أن يتشوش شخص ما بين الأدوار المختلفة أو ينزلق. لذلك من المفيد أن تأخذ وقتك عند دمج جهود الاتصال الخارجية والداخلية.