كيفية تحقيق التعاون في وسائل التواصل الاجتماعي: دليل مؤسسي

الأشياء الأولى أولاً: الفريق

يمكن أن يكون بناء فريق فعال لوسائل التواصل الاجتماعي وإدارته أمرًا شاقًا.

لماذا ا؟

يجب أن يكون الفريق كبيرًا بما يكفي لإدارة هوية الوسائط الاجتماعية لشركتك بالكامل ، ولكن ليس كبيرًا لدرجة أنها تصبح غير فعالة.

المفتاح لإبقاء فريقك على المسار الصحيح هو الحفاظ على وجود مركز على وسائل التواصل الاجتماعي. بالتأكيد ، يمكنك إنشاء حساب لكل شركة فرعية أو إطلاق منتج ، ولكنه لن يؤدي إلا إلى تضخم فرقك ، وإعاقة الاتصال ، وزيادة التكاليف.

بدلاً من ذلك ، حاول اتباع نهج مركزي لتنظيم فرق وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. يجب أن يكون الفريق الموجود في المقر الرئيسي الخاص بك هو المحور الرئيسي ، ويكون مسؤولاً عن الإستراتيجية العامة والرسائل.

يجب أن تتبع الفرق الموجودة في المكاتب الإقليمية الخاصة بك خطة الفريق المركزي ، وتعديلها وفقًا لخصائص المنطقة المحددة - على سبيل المثال ، من خلال تنفيذ حملات العطلات المحلية.

سيؤدي هذا النهج إلى تحسين عملية التعاون عبر وسائل التواصل الاجتماعي عبر فرقك ومساعدتهم في الحفاظ على السرعة.

لتوضيح أن هناك فائدة من مركزية سير عمل إدارة الوسائط الاجتماعية ، إليك مثال من الحياة الواقعية:

قررت شركة Reebok ، وهي شركة للأحذية والملابس الرياضية ، دمج 200 صفحة على Facebook و 100 قناة على YouTube و 30 حسابًا على Twitter. على Facebook ، على سبيل المثال ، تركوا 3 صفحات نشطة فقط.

على الرغم من هذه التخفيضات الجذرية على ما يبدو ، تمكنت الشركة من زيادة متابعي Twitter بنسبة 17 ٪ وادعت أنها كانت قادرة على التركيز بشكل أكبر على مشاركة العملاء ، بدلاً من تسويق المنتجات.

المغزى من القصة؟ إن التواجد الكبير والمعقد على وسائل التواصل الاجتماعي لا يؤتي ثماره دائمًا. من ناحية أخرى ، سيؤدي الاحتفاظ بعدد أقل من ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية إلى تبسيط عملية التعاون الاجتماعي ومساعدة فرقك على التركيز على ما هو أكثر أهمية - جمهورك.

تسهيل تعاون وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام الأدوات المناسبة

تعد إدارة وجود شركتك على مواقع التواصل الاجتماعي أمرًا مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً إذا لم تتعاون فرقك بشكل صحيح.

والخبر السار هو أنه يمكنك مساعدتهم على العمل بكفاءة أكبر (وتوفير الموارد!) من خلال استخدام الأدوات المصممة لتبسيط سير عمل إدارة الوسائط الاجتماعية لشركتك.

فيما يلي بعض أفضل أدوات التعاون التي ستجدها فرقك في متناول اليد:

• Slack - عندما يتعلق الأمر بالتعاون الفعال بين الفرق والإدارات ، فإن الاتصال السلس أمر لا بد منه. يُمكّن Slack أعضاء فريقك من إرسال رسائل جماعية بسهولة لمشاريع أكبر أو الدردشة في قنوات خاصة بالمهام.
• Trello - Trello هي أداة رائعة للحصول على صورة أكبر لمشاريع فريقك الجارية. إنه مرئي للغاية وقابل للتخصيص بالكامل ويأتي مع خيار رائع لإرفاق الملفات ، حتى تتمكن من مراقبة جميع المهام والأصول في نفس الوقت.
• Dropbox - إذا احتاجت فرقك إلى تخزين كميات كبيرة من الصور ومقاطع الفيديو على وسائل التواصل الاجتماعي ، فسيحبون Dropbox. يتيح هذا التطبيق سهل الاستخدام للمستخدمين تخزين ما يصل إلى 2 غيغابايت من الملفات مجانًا ، ويمكن للجميع الوصول إليها بسهولة.

ساعد فرقك في الوصول إلى الأهداف من خلال التعاون بكفاءة أكبر

ابدأ الآن

ستساعدك أدوات مثل Slack و Trello و Dropbox على تقليل أوجه القصور في تدفق إدارة مشروع فريقك.

ولكن ماذا عن تعاونك على وسائل التواصل الاجتماعي والمهام المتعلقة على وجه التحديد بإدارة تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي - مثل نشر المحتوى أو قياس الأداء؟ كيف تتأكد من إتمام هذه المهام بفعالية عبر فريقك وعلى نطاق عالمي؟

الإجابة هي تزويد فريقك بأداة التسويق المناسبة عبر وسائل التواصل الاجتماعي التي ستمكنك من تحقيق ما يلي:

• جهز فريقك بحل متكامل - سيؤدي استخدام أداة واحدة لإدارة الوسائط الاجتماعية إلى تحسين سرعة سير العمل في شركتك إلى حد كبير. ذلك لأن امتلاك جميع الأدوات في مكان واحد والقدرة على الوصول إليها بسهولة ، دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات والأنظمة الأساسية ، يعد توفيرًا كبيرًا للوقت.
• تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يمكنهم الوصول إلى الأداة على الفور - تواجه العديد من الفرق مشكلة في استخدام الأدوات المقدمة بكفاءة بسبب عمليات تسجيل الدخول المتعددة وكلمات المرور التي يستخدمونها. لتجنب هذه المشكلة وللتأكد من أن كل عضو في الفريق يمكنه الوصول بسرعة إلى الأداة ، قم بتزويدهم بحل يمكن الوصول إليه من خلال تسجيل دخول وكلمة مرور واحدة. بمعنى آخر ، استهدف البرامج التي تأتي مع ميزة تسجيل الدخول الفردي .
• تحقق من أن فرقك تعمل معًا بسلاسة - لضمان إكمال جميع المهام في الوقت المحدد وتحقيق الأهداف ، من الأهمية بمكان أن تعمل جميع فرقك جنبًا إلى جنب باستخدام نفس البرنامج. يعد الوصول المشترك إلى التقويم التحريري ولوحات معلومات البيانات وتقارير الأداء أمرًا أساسيًا للتعاون بكفاءة عبر الفرق والإدارات في جميع أنحاء العالم.
• قم ببناء تدفقات عمل مُحسَّنة مصممة خصيصًا لاحتياجات عملك - أحد المكونات المهمة الأخرى للعمل الجماعي الناجح هو معرفة النطاق الدقيق لمسؤوليات الفرد. ستؤدي القدرة على تعيين أدوار ومسؤوليات واضحة ضمن فرقك إلى تحسين طريقة تنظيمهم وتحديد أولويات مهامهم.
• تسريع الاتصال بين الفرق والإدارات - على الرغم من أن Slack يعد أمرًا رائعًا لمناقشات المشروع على نطاق أوسع ، يجب أن تكون فرقك أيضًا قادرة على التواصل داخل أداة إدارة الوسائط الاجتماعية التي يستخدمونها. لماذا ا؟ سيؤدي تبادل الرسائل مباشرة داخل مساحة المهمة إلى تسريع حلقة الملاحظات وجعلها أكثر دقة.

إن وجود حل يسمح لك بإنجاز جميع هذه الأهداف الخمسة سيساعد فرقك على العمل معًا بشكل أسهل وأسرع. نتيجة لذلك ، ستتمكن من تحقيق أهدافك التسويقية عبر وسائل التواصل الاجتماعي بنجاح.

الآن ، دعنا نلقي نظرة على بعض العمليات التي يمكنك تقديمها لتحسين عملية التعاون على وسائل التواصل الاجتماعي في مؤسستك.

الدخول في التدفق: عملية التعاون الفعالة

لديك الفريق والأدوات.

حان الوقت الآن للتوصل إلى خطة سير عمل فعالة لوسائل التواصل الاجتماعي. لن يجتمعوا بطريقة سحرية بالطبع. لا يزال هناك عمل يتعين القيام به. ولكن في هذه المرحلة ، لديك كل ما تحتاجه لإعداد عملية تعاون محسّنة.

انتقل إلى أداة تعاون الوسائط الاجتماعية الجديدة تمامًا ، لأن هناك ثلاثة أشياء سترغب في إنشائها لجعل فريقك أو فرقك تعمل معًا بكفاءة:

قم بإعداد عمليات فريقك لتسهيل التعاون.

سترغب في البدء في تعيين أدوار الفريق والمسؤوليات والأذونات وتطوير مهام سير عمل الموافقة.

سيساعد هذا التمرين كل فرد في الفريق على فهم النطاق الدقيق لمسؤولياتهم. نتيجة لذلك ، ستنخفض حواجز الاتصال بين الفرق والمكاتب ، وسيعمل سير العمل بسلاسة.

يعد تحديد الأدوار والمسؤوليات أيضًا طريقة مثبتة لتأمين سمعة علامتك التجارية. يمكّنك من ضمان إكمال جميع المهام بواسطة أعضاء الفريق المصرح لهم فقط ، وعدم إرسال أي رسالة أو منشور دون موافقة الشخص المناسب.

نظرًا لأن هيكل كل شركة فريد من نوعه ، فمن المهم أن تقوم بإعداد هيكل موافقة مخصص مصمم خصيصًا لاحتياجات عملك - ويمكن تعديله أو توسيع نطاقه بسهولة. يعد تطوير سير عمل مخصص طريقة رائعة لتسهيل التعاون عبر الفرق والمكاتب - حتى لو كانت المسافة بينهما آلاف الأميال.

قم بإنشاء لوحات معلومات مخصصة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لعملك بلمحة.

ستسمح لوحات المعلومات القابلة للمشاركة لفريقك بأكمله بالبقاء على اطلاع دائم بالبيانات وفهم ما يتعين عليهم القيام به لتحقيق أهدافهم.

باستخدام لوحات المعلومات المشتركة ، سيتمكن فريقك من الحصول على نظرة عامة على أداء الوسائط الاجتماعية لشركتك ، وفهم المكان الذي تقف فيه ، واتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة حول كيفية المضي قدمًا معًا.

أتمتة إعداد التقارير لإبقاء الجميع على اطلاع دائم.

أحد أسس الاتصال الفعال عبر الفرق هو الوصول إلى نفس البيانات والرؤى.

للتأكد من أن جميع فرقك ومكاتبك على نفس الصفحة ، حافظ على تحديثها بالتقارير الآلية . بهذه الطريقة ، ستتمكن من تسريع تدفق المعلومات والتأكد من أن كل شخص يمكنه الوصول إلى نظرة عامة متطابقة لمؤشرات الأداء الرئيسية ، وهو أمر بالغ الأهمية لدفع المشاريع إلى الأمام بنجاح.

في الوقت نفسه ، ستساعدك التقارير في الحصول على الإشراف على الأنشطة التسويقية لفرقك ومراقبة تقدمها. وبفضل الأتمتة ، يمكنك تلقي التقارير بانتظام دون الحاجة إلى التفكير في الأمر - شيء واحد لشطب قائمة مهامك المزدحمة.

استكشف هذه الميزات والمزيد

يتعلم أكثر

أكثر 5 أخطاء شائعة في التعاون على وسائل التواصل الاجتماعي (وكيفية تجنبها)

1. خطأ: إنشاء محتوى كثير جدًا أو قليل جدًا

يمكن أن يكون الحصول على الكمية المناسبة من المحتوى عملاً صعبًا - فأنت لا تريد تجويع جمهورك ، لكنك أيضًا لا تريد إغراقهم بالمحتوى.

كيفية تجنب ذلك: سواء كان ذلك بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو الخيارات السيئة في أوقات النشر أو حالات الجفاف في المحتوى ، فإن أخطاء النشر تحدث عندما لا يعمل فريقك بشكل متزامن.

تجنب هذا الخطأ الشائع باستخدام تقويم تحريري قوي يمكن لفريقك بأكمله الوصول إليه. ستكون قادرًا على البقاء على اطلاع بجدول النشر الخاص بك بحيث يتم دائمًا عرض المقدار المناسب من المحتوى لجمهورك في جميع الأوقات.

2. الخطأ: فقدان السرعة في انتظار الموافقات

لقد كنا جميعًا هناك - تريد التأكد من أن كل ما تنشره مطابق للمعايير وهذا يعني التحقق مرتين من كل منشور. ولكن يمكن أن تتراكم قائمة الانتظار الخاصة بك بسرعة وبعد ذلك يكون لديك أعضاء الفريق في انتظار الموافقات والتعديلات.

كيفية تجنب ذلك: استخدم حلاً يسمح لك بإدارة المحتوى الخاص بك أثناء التنقل لتقليل التأخيرات وفقدان الاتصالات التي يمكن أن تنشأ بين الفرق العاملة من مواقع مختلفة حول العالم. بفضل الموافقات الملائمة للجوّال ، يمكنك إعطاء الضوء الأخضر وإضافة تعليقات داخلية على المنشورات من أي مكان حتى لا يترك فريقك في الانتظار.

3. الخطأ: النشر في الوقت الخطأ

النشر في الوقت الخطأ يمكن أن يحد من وصولك ويؤدي إلى أخطاء محرجة يمكن أن تضر بسمعة علامتك التجارية ومصداقيتها.

كيفية تجنب ذلك: سواء كان الأمر يتعلق بتغييرات المنطقة الزمنية أو مجرد مواعيد نهائية غير واضحة للنشر ، فإن التواصل الأفضل مع الفريق سيساعدك على تجنب هذه الأخطاء الكبيرة. تعمق في تحليلاتك لترى متى يكون جمهورك أكثر نشاطًا على وسائل التواصل الاجتماعي وشاركها مع فريقك لتعزيز وصولك ومشاركتك.

والأفضل من ذلك ، أتمتة العملية بتوصيات دقيقة حول أفضل أوقات النشر المصممة لكل صفحة من صفحاتك ، حتى لا تفوتك ذروة المشاهدة مرة أخرى.

4. الخطأ: ترك أسئلة العملاء وتعليقاتهم دون إجابة

هذه واحدة من أسرع الطرق لفقدان العملاء. إذا كانت علامتك التجارية بعيدة وغير تواصلية ، فستتراكم المشكلات الصغيرة والإحباطات التي قد يعاني منها عملاؤك ، وبعد ذلك ، قبل أن تعرف ذلك ، سيكون العملاء قد نقلوا أعمالهم إلى أحد منافسيك. تعد إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بشكل فردي أسهل طريقة لارتكاب هذا الخطأ.

كيفية تجنب ذلك: خاصة مع فرق الوسائط الاجتماعية الكبيرة ، من المهم بالنسبة لك استخدام أداة إدارة المجتمع التي تجمع فريقك وجميع قنوات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك معًا في نظام أساسي واحد.

سيساعدك هذا على تجنب العديد من المزالق التي قد تواجهها عندما يدير العديد من الأشخاص الشبكات الاجتماعية بشكل فردي عبر القنوات. يمكن أن تساعدك نماذج إجابات الأسئلة المتداولة على توفير المزيد من الوقت والحفاظ على التناسق في أسلوبك واستجابتك.

5. الخطأ: الوقوع في شرك أزمة وسائل الإعلام الاجتماعية

هناك العديد من الأسباب التي تجعل العلامات التجارية تنخرط في أزمات وسائل التواصل الاجتماعي. في بعض الأحيان ، تكون هذه استجابة خاطئة لسؤال العميل ، أو حملات إعلانية غير حكيمة ، أو شيء لا يمكن التنبؤ به مثل الخطأ الفني.

مهما كان السبب ، فإن العواصف النارية على وسائل التواصل الاجتماعي حول الانزلاق يمكن أن تلحق ضررًا حقيقيًا بعملك إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح.

كيفية تجنبه: ابقَ على نبضات جمهورك على وسائل التواصل الاجتماعي وتتبع المشاعر في المحادثات حول علامتك التجارية التي يجرونها. من المهم أيضًا أن يتمكن فريقك من الوصول إلى هذه المعلومات ، حتى يتمكنوا من تنسيق الردود معًا. لن يساعدك هذا فقط في التعامل مع أي أزمات إذا حدثت ، ولكنه سيساعدك على تجنبها في المقام الأول.

الوجبات الجاهزة

تعد عملية التعاون الفعال عبر الوسائط الاجتماعية أمرًا ضروريًا لأي عمل - ولكن بشكل خاص للعلامات التجارية للمؤسسات التي تحتاج فرقها إلى العمل معًا عبر الحدود.

على الرغم من أنها قد تبدو مهمة شاقة ، إلا أن تطوير خطة تعاون محسّنة يتم بسهولة باستخدام الأدوات المناسبة. إن التأكد من أن كل عضو في الفريق يعرف المهام التي يتحمل مسؤوليتها ، ويمكنه الوصول إلى لوحات المعلومات بنقاط البيانات الرئيسية ، والبقاء على اطلاع دائم بالتقارير المنتظمة - بغض النظر عن منطقة العالم التي يقيمون فيها - سيؤدي إلى تحسين أداءك إلى حد كبير سير العمل والمساعدة في تحقيق أهدافك التسويقية عبر وسائل التواصل الاجتماعي.