كيفية الحصول على تعليقات فعلية من الموظفين كمدير لتكوين علاقات ثقة أقوى - 12 نصيحة عمل
نشرت: 2023-06-14"نحتاج جميعًا إلى أشخاص يقدمون لنا ملاحظاتهم. هكذا نحسن ".
- بيل جيتس
عند قراءة هذا الاقتباس ، قد يقول البعض منكم "حسنًا ، إنه ليس اقتباسًا قويًا على الإطلاق".
ومع ذلك ، أنا لا أوافق.
انها بسيطة لكنها قوية جدا. إنه حرفيا المكون الذهبي للعمل الجماعي.
إذا كنت تريد أن يعمل فريقك على تحقيق حلمك ، فيجب أن تعرف كيفية تقديم الملاحظات والحصول عليها. سوف تستمر إلى العظمة خطوة بخطوة.
إذا لم تتبع هذه النصيحة ، وتعتقد أنك جيد جدًا لسماع آراء الآخرين ، فلن تكون قادرًا على حل المشكلات وستتسبب هذه المشكلات ببطء ولكن بثبات!
اسمحوا لي أن أشرح كيف يمكنك الاستفادة من التعليقات بأفضل طريقة!
ما هي ملاحظات الموظف؟
ملاحظات الموظف هي أي معلومات يتم مشاركتها (بشكل رسمي أو غير رسمي) من قبل الموظفين حول أدائهم أو قدراتهم أو استعدادهم للعمل كجزء من فريق. يمكن أن تأتي التعليقات من كل من المديرين والزملاء ، وعندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، يمكن أن تساعد في إنشاء مكان عمل أفضل وأكثر انسجامًا.
ملاحظات الموظفين هي أداة فعالة للغاية. لديها القدرة على نمو موظفي مؤسستك وتطويرهم ، وزيادة مستويات الثقة والتواصل ، وبناء العلاقات بين الموظفين والمديرين ، إذا تم ذلك بشكل صحيح.
لسوء الحظ ، في محاولة لتجنب الانزعاج ، غالبًا ما يتم تجاهل الملاحظات أو تجاهلها تمامًا . عند القيام بالتعليقات بشكل صحيح ، ستزيد من روح الفريق مع زيادة المشاركة والإنتاجية أيضًا. ومع ذلك ، إذا قمت بذلك بطريقة قذرة للغاية ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى إلحاق ضرر أكبر من نفعك.
تعتبر التعليقات الإيجابية والسلبية ضرورية لأنها تساعد في كسر العادات السيئة ، وتشجع المواقف الإيجابية ، وتسمح للفرق بالعمل بكفاءة أكبر نحو أهدافهم.
يشعر الموظفون بأنهم جزء من الشركة بمجرد أن يبدأوا في تلقي التعليقات.
يعد تقدير الموظف أمرًا ضروريًا لزيادة الإنتاجية والحفاظ على مستويات عالية من المشاركة. إنها أيضًا جزء مهم من الاتصال التنظيمي وواحدة من أفضل الأدوات المتاحة للمديرين.
قيمة التعليقات الإيجابية للموظفين واضحة. يعزز الإجراءات الإيجابية ويرتبط بزيادة مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم.
ملاحظات الموظف ، الإيجابية والسلبية ، ضرورية. يساعد الموظفين على تقدير نقاط القوة والضعف لديهم ويقلل من السلوك السلبي عند تقديمه بشكل بناء.
يمكن أن يكون للتغذية الراجعة الصحيحة ، التي يتم تقديمها في الوقت المناسب ، تأثير كبير على عادات الموظفين ومهاراتهم ووظائفهم في النهاية.
أصبح بناء العلاقات بين العمال والمديرين أكثر أهمية من أي وقت مضى مع نمو اقتصاد الوظائف المؤقتة وزيادة عدد الموظفين الذين يعملون بشكل مستقل.
لا يمكن المبالغة في أهمية ملاحظات الموظف في تطوير هذه العلاقات. الاستماع إلى ملاحظات الموظفين والعمل عليها لا يقل أهمية عن تقديم الملاحظات.
تطورت ملاحظات الموظفين إلى استراتيجيات استماع مستمرة تبني الثقة بين المديرين والموظفين في عالم اليوم. تؤدي ملاحظات الموظف اليومية إلى تفاعل أعلى بشكل كبير ، بالإضافة إلى مجموعة كاملة من المزايا الأخرى.
دعونا نلقي نظرة على سبب أهمية ملاحظات الموظفين ، وبعض الأمثلة الواقعية لتعليقات الموظفين ، وكيف يمكن للمديرين التصرف واتخاذ الإجراءات لخلق ثقافة الاستماع.
ما هي دورة ملاحظات الموظف؟
بالنسبة للمدير ، يتكون تقدم ملاحظات الموظف من ثلاثة أجزاء:
- فهم ما يفعله الموظف ؛
- إعطاء ردود الفعل؛
- تلقي ردود الفعل.
فهم عملية عمل الموظفين
من المهم أن يكون لديك صورة جيدة لما يقوم به كل فرد في الفريق عندما يتعلق الأمر بتعليقات الموظفين.
يمكنك الحصول على نظرة عامة جيدة على ما يقوم به فريقك باستخدام برنامج الإبلاغ الأسبوعي عن الحالة. لا يعد إعداد تقارير الحالة الأسبوعية أبسط أنواع إدارة الموظفين فحسب ، ولكنه يوفر أيضًا فرصة لتقديم ملاحظات فورية للموظفين من خلال المراجعات الأسبوعية أو ميزات الإعجاب / التعليق التي يعرفها الجميع.
إعطاء ملاحظات الموظفين
عندما يتعلق الأمر بإدارة الأشخاص في شركتك ، لا يمكنك الاعتماد فقط على التعليقات السنوية أو الفصلية. يحتاج الموظفون إلى ملاحظات منتظمة.
قد يبدو أن تقديم الملاحظات الأسبوعية يضيع الكثير من الوقت إذا كنت مسؤولاً عن فرق أو أقسام أكبر. ومع ذلك ، لا يلزم بالضرورة تقديم التعليقات في اجتماع فردي أو في بعض التنسيقات الأخرى التي تستغرق وقتًا طويلاً.
يمكن أن تكون ملاحظات الموظف نصًا موجزًا مثل جملتين أو سهلاً مثل الضغط على الزر "أعجبني" لإظهار أنك على دراية بما يفعلونه وتوافق عليه.
12 إستراتيجية لإعطاء ملاحظات فعالة وقابلة للتنفيذ
مهما كان دورك في شركتك ، سيُطلب منك بالتأكيد تقديم ملاحظات في مرحلة ما. الثناء سهل لأن الجميع يتمتعون بمجاملة لطيفة. من ناحية أخرى ، يصعب تقديم النقد البناء ... وأصعب بكثير سماعه وقبوله.
يبدو أن الهدوء هو الخيار الأسهل ، لكنه سيكون أكثر صعوبة بالنسبة لك ولزملائك في العمل على المدى الطويل لأن المشكلات ستستمر في التفاقم. عندما يحين وقت التحدث ، بدلاً من اختيار طريقة سريعة للخروج ، خذ نفسًا عميقًا واستخدم الاستراتيجيات الموضحة أدناه.
فيما يلي 12 نصيحة لمساعدة المديرين والقادة على الحصول على تعليقات منتظمة وفعالة من الموظفين ستؤدي إلى نتائج إيجابية.
1- تجنب إعطاء النصائح غير المرغوب فيها
يعتقد ثلث الأشخاص فقط أن التعليقات التي يحصلون عليها ذات قيمة. نظرًا لأنه لا يُطلب عادةً ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث الكثير من التوتر لدى الشخص الذي يستقبله.
إذا لم يطلب تقريرك المباشر تعليقات على وجه التحديد ، فتأكد من طرح أسئلة حول متى وكيف وما إذا كانوا يرغبون في تلقيها.
ستمنح موظفك مزيدًا من التحكم وتزيد من احتمالية تصرفه بناءً على الملاحظات التي قدمتها إذا قمت بذلك. اسمح للموظفين بالتحكم في أجندة التغذية الراجعة من خلال جعلهم يشعرون بالرضا عن معرفة أنهم أحرار في طلب ذلك.
2- تقديم ملاحظات "حية" في الوقت المناسب
هل سبق لك أن احتفظت بشيء ما بالداخل لأسابيع أو شهور قبل أن تخبر شخصًا ما عن رأيك؟ لن تكون أول من يفعل ذلك ، لكنه ليس أفضل شيء تفعله أبدًا (صدقني ، أعرف من التجربة).
عندما تنتظر ، يمكن أن تتحول المشكلات الصغيرة إلى مشكلات كبيرة ، وإذا بدأت في الإشارة إلى المشكلات التي تعود لأسابيع أو شهور أو حتى سنوات ، فمن المرجح أن يصبح الشخص الذي يتلقى التعليقات دفاعيًا. لقد حرمتهم أيضًا من القدرة على التطور خلال الفترة التي حجبت فيها ملاحظاتك.
أصبح العمل رقميًا وعن بُعد الآن ، فكيف يمكنني جمع التعليقات في الوقت المناسب؟
يمكن أن تقرأ هذا من منزلك أو من أقرب مقهى أو من شاطئ البحر (كلنا فعلنا ذلك).
ونعلم جميعًا أنه بينما تعمل المنصات مثل Teams أو Slack على تسهيل الاتصال عن بُعد ، فإن الأمر يختلف عن الانتقال إلى الطاولة التالية وطرح سؤال على زملائك.
الشيء نفسه ينطبق على ردود الفعل.
لا يشعر الجميع بالراحة عند مشاركة ما يريدون قوله على قناة أو مجموعة رقمية.
وليس من الفعال أن تطلب من جميع الموظفين ملء نموذج Google في كل مرة يحدث فيها شيء جديد.
لا تقلق.
لقد جعلنا هذه العملية أسهل لأصحاب العمل والمديرين والموظفين.
تقدم UserGuiding الآن إمكانات مسح متقدمة (ولكنها سهلة الاستخدام).
باستخدام UserGuiding ، لا يمكنك فقط الانضمام وإشراك الموظفين الجدد بشكل أسرع وأسهل ، ولكن يمكنك أيضًا جمع أي نوع من التعليقات وإجراء أي نوع من الاستبيان بسهولة.
هل تريد كيف وجد فريقك نظام CRM الجديد؟
اسألهم من خلال استبيان تصنيف النجوم الخاص بـ UserGuiding ، أو استطلاع رأي الإبهام لأعلى ، جنبًا إلى جنب مع سؤال التغذية الراجعة.
هل تحتاج إلى معرفة مدى رضا الفرق الأخرى عن أداء التعاون الخاص بك؟
اسمح لهم بتقييمه من خلال 1-5 أو 1-10 أو استطلاعات الاختيار من متعدد مباشرة على منصة التعاون التي تستخدمها.
اجعل الأسئلة ونظام التعليقات متاحًا في كل مكان ، في قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل ، أو في مركز الموارد ، أو مباشرة على الشاشة.
يبدأ سعر UserGuiding من 89 دولارًا شهريًا لجميع الميزات ودعم العملاء السريع.
3- استخدم اللباقة ولكن لا تلطخ أي شيء بالسكر
"الساندوتش" أسلوب شائع لتقديم النقد البناء ، لكنني لا أوصي به. الفكرة هي توجيه النقد بالمجاملات لتخفيف وطأة النقد.
لأكون صريحًا ، يبدو أن هذا غير صادق بالنسبة لي ، ويمكن لمعظم الناس معرفة ذلك.
لذا ، بدلًا من تحطيم النقد ، إعطاءه لهم مباشرة ... ولطف!
دع زملائك في العمل يعرفون أنك لا تنتقدهم كفرد ، وإذا كنت مشرفهم ، فتأكد من فهمهم أن وظيفتهم ليست في خطر (ما لم تكن ، بالطبع ، ... في هذه الحالة ، يجب أن ستكون المرة الأولى التي تناقش فيها هذه القضية).
4- إظهار التعاطف الحقيقي
"إن إعطاء الملاحظات التي تكشف عن فجوة كبيرة في الوعي الذاتي يتطلب مزيدًا من الحذر. إذا كنت الشخص الذي يجب أن تتحمل السلوك السيئ لزميلك في العمل ، فتأكد من أنه يمكنك تنحية إحباطاتك جانبًا من أجل التعاطف الذي ستحتاجه في هذا الحديث. استعد لمنح زميلك في العمل بعض الوقت للتعامل مع صدمته الأولية عند سماع ملاحظاتك قبل الاقتراب منها. ضع في اعتبارك أنه يجب ألا تتأثر برد فعلهم الحاد على رسالتك ".
رون كاروتشي
5- أوضح أنك في نفس الفريق
هناك طريقتان لتعليقات الموظفين:
أنت مقابل هم: يجب أن تجلس معهم مع تعبير جاد على وجهك وأن تتعامل مع العلاقة كما لو كانت لعبة محصلتها صفر ، مع فوز واحد فقط منكم. أو…
أنت + هم مقابل المشكلة: يمكنك النظر إليها على أنها حالة مربحة للجانبين حيث تجتمعون معًا لمعالجة المشكلة والعمل معًا لحلها.
من الواضح أن هذا الأخير يوفر أكبر فرصة للنمو. إنه يوفر الحماية النفسية اللازمة لتعزيز بيئة مفتوحة ، فضلاً عن تمهيد الطريق لتغيير حقيقي.
6- كن محددًا وقدم السياق
عند التعامل مع مشكلة ما ، من المهم تضمين أمثلة محددة عن مكان حدوث المشكلة. كن محددًا قدر الإمكان حول متى وأين لاحظت المشكلة لأول مرة ، وكذلك سبب كونها مشكلة.
يمكن أن تبدو التعليقات الغامضة مألوفة لأننا لنواجه الأمر ، يجادل معظمنا بهذه الطريقة. إنه شيء نفعله عادةً مع أصدقائنا وعائلتنا وشركائنا ، لكنه نادرًا ما يكون مثمرًا.
تعتبر التعليقات الدقيقة والقابلة للتنفيذ أكثر فائدة ، حيث إنها تشجع الجميع على العمل معًا لإيجاد حل حقيقي. هذا هو بالضبط ما هو كل شيء عن ردود الفعل.
7- لا تنتظر المراجعة ربع السنوية
ملاحظات الموظف التي يتم تلقيها مباشرة بعد الحدث لها التأثير الأكبر على الأداء.
يرتفع مستوى مشاركة الموظفين عندما يتلقون التعليقات على أساس أسبوعي. إذا لم تتم معالجة المشاكل ، فقد تخرج عن نطاق السيطرة. نتيجة لذلك ، بحلول الوقت الذي تبدأ فيه مراجعة الأداء ربع السنوية ، ستتعامل مع العديد من المشكلات التي كان من الممكن تجنبها إذا تم طرحها في وقت مبكر.
هناك عيب آخر في حفظ التعليقات لعملية مراجعة الأداء التالية وهو أنه سيتم تجاهل المشكلات وانتهاء فرصة تقديم ملاحظات مفيدة.
ستساعدك التعليقات اليومية أو الأسبوعية على الهروب من تحيز الحداثة - والذي يمثل بشكل أساسي العمل الأخير ويحدث نادرًا جدًا بحيث لا يتوافق مع سير عمل الموظف - مما يجعل مراقبة ومراجعة عمل الزميل أسهل بكثير لجميع المعنيين.
8- انتبه لأي اختلال في توازن القوى
ربما حدث هذا لك أيضًا ... يقول رئيسك ، "هل يمكنني رؤيتك في مكتبي؟" وستشعر على الفور بهذا الشعور المزعج في معدتك ...
تفرز الغدد الكظرية الكورتيزول عندما يكتشف دماغك خطرًا (هرمون التوتر). ينغلق عقلك على الأفكار الجديدة حيث يندفع الدم إلى الأجزاء البدائية من عقلك ، مما يعدك للركض أو القتال. لقد كنا جميعًا هناك ، ولكن من السهل أن تنسى ما يبدو عليه الأمر عندما تكون صاحب اليد العليا في المحادثة.
9- حافظ على خصوصيته
لا تنتقد علنًا أبدًا.
حتى المديح يتم تسليمه بشكل أفضل في اجتماع خاص. بعض الناس يكرهون حقًا أن يكونوا محور الاهتمام لأسباب مختلفة. قد تفكر حتى في تقديم ملاحظات مكتوبة لموظفيك. سيتيح لك ذلك مزيدًا من الوقت للتفكير بعناية والتفاعل بشكل أكثر تفكيرًا.
التعليقات ليست فقط مزعجة للمتلقي ؛ يمكن أن يكون أيضًا مزعجًا للمانح. قد تساعد في تخفيف بعض الضغط الأساسي عن طريق تحويل المكان إلى بيئة غير رسمية.
10- اجعل الحديث طريقاً ذا اتجاهين
إن محاضرة شخص ما حول كيفية تحسينه هو بنفس فعالية التحدث إلى جدار من الطوب. عند تناول مواضيع حساسة ، لا تنس أهمية الاحترام ، ولا تتحدث إلى شخص ما عندما يكون فتح المحادثة والتحدث معه أكثر إنتاجية.
شجع المتلقي على الرد على ملاحظاتك وطرح أسئلة متابعة. إذا تم تحديد المشكلة ، فستتعاون أنت وزميلك لإيجاد حل أو مسار عمل مناسب.
11- التركيز على الأداء لا الشخصية
ركز على سلوك الموظف (ما يفعله) بدلاً من التركيز على خصائص شخصيته (من يكون). ضع في اعتبارك المثالين التاليين من "سر إعطاء النقد البناء" وفكر في نوع التعليقات التي ترغب في الحصول عليها.
مثال 1: "غرورك يسبب مشكلة".
مثال 2: "عندما تقاطعني أمام أحد العملاء ، فإن ذلك يسبب مشكلة".
يعتبر المثال 2 طريقة أفضل بكثير للنقد لأنه يركز على تصرفات الشخص ، بينما المثال 1 يسخر من شخصية الشخص ، مما لن يساعده على التغيير.
12- استمر في المحادثة من خلال المتابعة
التقييم صعب ويتطلب قدرا كبيرا من التفكير والجهد. بدلاً من التعامل مع تفاعلات التغذية الراجعة على أنها أمر واحد وفعل ، تابع بتقريرك المباشر وأظهر التقدير عندما ترى تقدمًا.
سيظهر هذا اهتمامك بتقدمهم وسيشجعهم على مواصلة العمل الجيد.
ملاحظات الموظف هي جزء مهم من التطوير والنمو. ستساعد هذه النصائح المديرين والقادة في تقديمها بشكل أفضل ، مما ينتج عنه ثقافات تعاونية وتواصلية وعالية الأداء.
إذا كنت تريد نتائج أفضل ، فاعمل على ملاحظاتك.
خاتمة
بالعودة إلى فكرة أن الحصول على التعليقات هو القاعدة الذهبية للعمل الجماعي وتحقيق العظمة ، أقترح أنه ليس فقط المديرين ولكن أيضًا جميع الأطراف الأخرى في الفريق يجب أن يركزوا على التعليقات.
كما أردت أن أؤكد خلال المقال ، ليس فقط التعليقات التي لديك هي المهمة ولكن أيضًا كيفية نقل هذه التعليقات للآخرين. هذا هو السبب في ضرورة تعلم إعطاء الملاحظات والحصول عليها في كل مكان.
آمل أن تكون هذه المقالة مفيدة لأولئك الذين يكافحون من أجل الحصول على التعليقات وإبداء الرأي!
