5 أفضل ممارسات إشراك الموظفين

العمل عن بعد آخذ في الارتفاع. في الواقع ، أشارت دراسة أجرتها Upwork إلى أن 73٪ من جميع الأقسام سيكون لديها عمال عن بعد بحلول عام 2028. للحفاظ على أفضل المواهب ، يجب على المنظمات إيجاد طرق جديدة لإشراك الموظفين عن بعد.

يحتاج المديرون أيضًا إلى التعرف على التحديات التي تأتي مع إدارة الموظفين عن بُعد. ويحتاج القادة التنفيذيون إلى إلهام ثقافة شاملة تشارك جميع العمال.

فيما يلي أفضل 5 ممارسات لإشراك الموظفين عن بُعد

1. توضيح التوقعات

الموهبة الجيدة هي موهبة جيدة. لا يهم أين يعيش أو يعمل شخص ما. لكن التوقعات غير الواضحة يمكن أن تؤدي إلى الارتباك.

تريد إنشاء بيئة يمكن للموظفين فيها الازدهار شخصيًا ومهنيًا. لكن كيف تجد التوازن الصحيح؟

تتمثل إحدى الخطوات المهمة في إشراك الموظفين عن بُعد في إنشاء حدود واضحة. أولاً ، انظر إلى هيكل موظفي شركتك. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• كم عدد العمال لديك؟
• هل تتوقع المزيد من العمال عن بعد في المستقبل؟
• ما درجة العمل عن بعد الذي تريد تقديمه؟
• هل يمكن للموظفين العمل من المنزل حسب الحاجة؟ هل هناك قيود؟
• هل هناك موظفون نادرًا ما يأتون إلى المكتب أو يعيشون خارج الولاية؟

ثانيًا ، وضح التوقعات بناءً على الاحتياجات الفريدة لشركتك. فمثلا:

• كيف يجب على الموظفين توصيل جداولهم؟ إلى من؟
• كم يوما في الأسبوع يمكن للموظف أن يعمل من المنزل؟
• هل هناك أوقات معينة من السنة يجب أن يكون فيها الموظفون في المكتب؟

أخيرًا ، تأكد من توافق السياسات التنظيمية مع التوقعات. قم بتحديث السياسات بحيث تكون واضحة ويمكن لكل موظف في كل مستوى الوصول إليها.

قبل كل شيء ، يعد الاتصال والثقة عاملين أساسيين لإشراك الموظفين عن بُعد. تساعد الإرشادات الواضحة المديرين على اكتساب الثقة. على نفس المنوال ، سوف يفهم العمال عن بعد ما هو متوقع منهم. هذا مكسب للجميع في المنظمة.

2. استخدم التكنولوجيا المناسبة لتوصيل الموظفين

عندما يعمل الموظفون في مواقع مختلفة ، يكون التواصل أمرًا بالغ الأهمية. في الواقع ، يمكن أن يقلل التواصل الجماعي الناجح من الصراع ودوران الموظفين بنسبة 40-50٪. لكن المسافة الجغرافية تجعل الاتصال أكثر صعوبة. إذن كيف يمكنك تمكين الاتصال الناجح؟

يجب أن تزود القوى العاملة لديك بالأدوات التي تعزز الاتصال. لا تتوقع منهم أن يمروا عليك بالبريد الإلكتروني فقط وخط أرضي. ضع في اعتبارك مجموعة متنوعة من المنصات للعثور على الأنسب لثقافتك ، مثل:

• أدوات الرسائل الفورية والدردشة المرئية ، مثل Slack أو Google Chat
• منصات مؤتمرات الفيديو ، مثل Zoom أو GoToMeeting أو Skype
• برنامج المشروع والتعاون ، مثل Asana أو Monday.com
• تطبيقات المراسلة النصية ، مثل TextMagic

نصيحة للمحترفين: تذكر أن كيفية استخدامك للتكنولوجيا مهمة أيضًا. على سبيل المثال ، قد يبدو من الأسهل بدء مناقشة عبر رسالة فورية. لكن بعض المحادثات تستحق نهجًا شخصيًا أكثر ، مثل مكالمة هاتفية أو محادثة فيديو. يمكن أن يساعد التواصل وجهاً لوجه في تجنب سوء التفسير وسوء التواصل.

3. ابقَ نبضًا على مشاركة الموظفين

عندما يعمل الموظف خارج الموقع ، قد يكون من السهل عليه التحليق تحت الرادار. قد تعتقد أنهم مخطوبون في حين أنهم في الواقع غير منخرطين.

لذلك ، من المهم قياس مشاركة العاملين عن بُعد. يمكن أن يساعدك برنامج مشاركة الموظفين في البقاء على اتصال وفهم احتياجاتهم الخاصة.

فيما يلي بعض الأدوات والتكتيكات المهمة التي يجب مراعاتها:

اجتماعات فردية. يعتبر التواصل الفردي المنتظم أمرًا أساسيًا لتحسين العلاقات في مكان العمل. أنها تساعد المديرين والموظفين على الاتصال والمواءمة. أنها تقصر المسافة المادية بين المنظمة والموظف عن بعد. يجب على المديرين جدولة تسجيلات الوصول الأسبوعية مع الموظفين للبقاء على اطلاع بالقضايا المهمة.

برنامج تتبع الوقت . تساعدك تقارير تتبع الوقت التفصيلية على فهم مقدار الوقت الذي يقضيه أعضاء فريقك في مهام محددة وتمنحك نظرة عامة أفضل على أداء المشروع.

استجابة. ردود الفعل المستمرة تفتح الأبواب وتشجع على الحوار الصحي. يساعد المؤسسات على فهم ما يحتاجه الموظفون ويتوقعونه. ويساعد الموظفين على معرفة موقفهم وكيف يمكنهم التحسن. جمع ومناقشة الملاحظات بانتظام لضمان الشفافية والنمو.

الدراسات الاستقصائية. تساعد استطلاعات المشاركة القادة على مواكبة معنويات الموظفين. يساعدون القادة على التركيز على الأمور المهمة. بيانات مسح الشرائح والنرد للتركيز على الموظفين عن بعد. سيساعدك هذا على فهم تحدياتهم المحددة واستهدافها.

الأهداف. تساعد الأهداف الواضحة الموظفين على فهم استراتيجية الشركة. يعرضون كيفية مساهمة الفرق أو الأفراد في نجاح الشركة. كما أنها تساعد الموظفين على فهم أفضل السبل لتركيز وقتهم وجهدهم. يجب على المديرين مساعدة الموظفين على تحديد أهداف واضحة ومتسقة تحافظ على ارتباط عملهم بمهمة المنظمة.

تعرُّف. تعمل منصة التعرف من نظير إلى نظير في الوقت الفعلي كشبكة اجتماعية للموظفين. هذه طريقة رائعة للحفاظ على مشاركة الموظفين عن بعد. يمكن للموظفين التعرف على أي موظف على أي مستوى لعملهم الشاق. يمكن للفرق الاحتفال بالإنجازات معًا ورفع بعضها البعض.

4. إلهام ثقافة العمل عن بعد

السماح بالعمل عن بعد شيء واحد. لكن غرس ثقافة العمل عن بعد شيء آخر. لإنشاء ثقافة العمل عن بعد ، يجب أن تنسجها في نسيج مؤسستك. يجب أن يكون من السهل على الموظفين القيام بعملهم في أي مكان وفي أي وقت يحتاجون فيه إلى القيام بذلك.

أولاً ، ضع في اعتبارك بيئتك المبنية:

• هل تقدمون مساحة عمل مشتركة أو مكاتب مشتركة؟
• هل يمكن للموظفين عن بعد الوصول إلى جميع المعدات اللازمة؟
• هل مكتبك الرئيسي مجهز لاتصالات افتراضية سلسة؟

ثانيًا ، يجب مراعاة جداول العمال عن بُعد. يجب على الموظفين توصيل جداولهم وتوافرهم ، ويجب احترام تلك الجداول. مع الجداول الزمنية المتنوعة والمناطق الزمنية ، يجب على المديرين المساعدة في تحديد ساعات الاجتماع المناسبة.

أخيرًا ، تذكر أن القادة والمديرين هم من وضعوا النغمة في المنظمة. إذا كان المديرون دائمًا في المكتب ، فقد يرى الموظفون أن العمل عن بُعد ليس مثاليًا. شجع المديرين على العمل خارج الموقع عدة مرات في الشهر للمساعدة في تطبيع العمل عن بعد.

5. دمج أنشطة بناء الفريق خارج الصندوق

عندما لا تكون في نفس المكتب مع شخص ما ، فإن الأمر يتطلب المزيد من الجهد للتعرف عليه. غالبًا ما يشعر الموظفون عن بُعد بالعزلة ، خاصةً عندما يشارك باقي الفريق في تفاعلات وجهًا لوجه. ضع في اعتبارك أنشطة بناء الفريق الإبداعية لإشراك الموظفين عن بُعد ، مثل:

• اجتماعات المقهى
• مجموعة ساعات سعيدة
• مشاريع خدمة المجتمع
• ليالي الألعاب الافتراضية
• خلوات الفريق

أيضًا ، ابحث عن طرق لتضمين الموظفين عن بُعد أثناء احتفالات المكتب. على سبيل المثال ، أرسل لهم مكافأة خاصة أثناء نزهة الشركة. أو أرسل لهم بطاقة هدايا لحضور فصل لياقة بدنية أثناء حدث مماثل في الموقع.

في الختام ، تحتاج المؤسسات إلى التفكير بشكل خلاق في إشراك الموظفين عن بُعد. يجب أن يسعوا جاهدين لمقابلة الموظفين في مكان وجودهم لخلق ثقافة شاملة وجذابة.