دليل إدارة توقيع البريد الإلكتروني خطوة بخطوة

تعد توقيعات البريد الإلكتروني إحدى أكثر قنوات التسويق فعالية من حيث التكلفة. يمكن لأي شركة أو علامة تجارية شخصية أو مؤسسة ضخمة الاستفادة منها عن طريق الحصول على حركة مرور متسقة أو إنشاء المزيد من الاشتراكات أو تحقيق أي هدف استراتيجي آخر.

يمكن لتسويق توقيع البريد الإلكتروني الذي تم إعداده بشكل صحيح أن يحقق لك ما يقرب من 350 ضعفًا من الإيرادات التي تنفقها عليه. ليس 350٪ ، 350 مرة (35000٪). إليك المزيد من البيانات لإثبات صحة هذه النقطة.

إن أكثر الأشياء المدهشة في إدارة توقيع البريد الإلكتروني هو أنها أسهل بكثير في التنفيذ والاستخدام من أي قناة تسويق أخرى (مثل PPC أو الإعلانات المصورة).

لذلك ، ستجد هنا جميع النصائح والحيل الأساسية الموجودة في إدارة توقيع البريد الإلكتروني.

قبل أن نبدأ . هناك العشرات من أدوات إنشاء توقيع البريد الإلكتروني التي تغطي بعض احتياجاتك. ولكن لا يسمح لك أي منها بإنشاء توقيعات جميلة وإدارتها بشكل كافٍ مع أو بدون تكامل Google Workspace و Microsoft 365.

لذلك ، أنشأنا نظامًا أساسيًا احترافيًا لإدارة توقيع البريد الإلكتروني يغطي التصميم المتميز والإدارة السلسة ودعم العملاء المفيد.

بغض النظر عما إذا كنت قد قررت استخدام Newoldstamp ، فلنتحدث عن كل خطوة يجب أن تتخذها في إدارة توقيع البريد الإلكتروني.

الخطوة الأولى: إنشاء تصميم احترافي لتوقيع البريد الإلكتروني

يمكنك بالطبع الانتقال مباشرة إلى الخطوة التالية ، لأنك أتيت إلى هنا لإدارة التوقيعات ، وليس إنشائها. لكن اسمعني أولا.

من الصعب حقًا تعديل شيء قديم بدلاً من إنشاء شيء من الصفر. توقيع البريد الإلكتروني لا يختلف.

يتمثل التحدي الأكبر في إنشاء قالب توقيع بريد إلكتروني قابل للتخصيص بسهولة ويمكن تكراره لجميع موظفي الشركة. يجب أن تفكر في الحقول التي ستكون مشتركة لكل قسم ، وما حجم وشكل الشعار ، والصور التي سيستخدمها الجميع.

وبالتالي ، حتى تصميم توقيعات البريد الإلكتروني يجب أن يعتمد على استراتيجيتك. بادئ ذي بدء ، فكر في سبب حاجتك إلى توقيعات البريد الإلكتروني. ما الهدف الذي تحاول تحقيقه؟ علي سبيل المثال:

• أريد فقط نقطة توعية بالعلامة التجارية في رسائل البريد الإلكتروني لموظفيي.
• أحتاج إلى توقيعات مماثلة عبر الشركة بأكملها.
• أريد استخدام توقيعات البريد الإلكتروني كقناة تسويق.
• أحتاج إلى توقيعات لأن المنافسين لي يستخدمونها.

كل سبب على ما يرام ، حتى آخر واحد.

لكن كل من هذه الأسباب يعني أنه يجب عليك فهم تصميم التوقيع الذي يناسبك بشكل أفضل.

بشكل أساسي ، إذا كنت تقوم بإنشاء تصميم توقيع لفريق صغير ، يمكنك أن تكون مبدعًا وأن تقوم بتوقيع مختلف لكل عضو في الفريق. هناك احتمالات ، ليس لديك سياسة علامات تجارية صارمة. ولكن يمكنك الاستفادة إلى أقصى حد من كل توقيع إذا كان مخصصًا.

على سبيل المثال ، إذا كانت سارة متخصصة في العلاقات العامة ، فقد ترغب في تضمين لافتة مرتبطة بمجموعة الوسائط. أيضًا ، قد يكون لديها تفاصيل اتصال أكثر من أعضاء الفريق الآخرين ، حيث إنها تتحدث غالبًا مع الشركاء عبر البريد الإلكتروني ، والهاتف ، والمحادثات ، وما إلى ذلك.

وإذا كنت بحاجة إلى توقيع شركة سيستخدمه العشرات أو المئات من الأشخاص ، فحاول أن تبقيه بسيطًا.

بالعودة إلى مثال سارة ، تخيل الآن أنها رئيسة قسم العلاقات العامة بالكامل. يحتاج كل فرد في هذا القسم إلى توقيعه للقيام بنفس الشيء. نظرًا لكونهم شركة احترافية كبيرة ، يستخدم أعضاء فريق سارة أداة CRM لإدارة جميع المحادثات في مكان واحد. لذلك ، ليست هناك حاجة لهم لإضافة عدة عناوين بريد إلكتروني وأرقام هواتف.

شيء آخر جدير بالذكر هو التأكد من أن التوقيعات الخاصة بك لا تبدو رائعة للغاية إذا كنت ستقوم بتشغيل حملات لافتة توقيع البريد الإلكتروني. يجب أن يذهب معظم الانتباه البصري إلى اللافتة ، وليس تخطيط التوقيع.

إذا كنت تستخدم حملات لافتة توقيع البريد الإلكتروني ، فمن الأهمية بمكان أن يتعرف مستلمو البريد الإلكتروني على عرض خاص بدلاً من التحقق من جميع تفاصيل الاتصال الخاصة بالمرسل. إذا أرادوا القيام بهذا الأخير ، فسيجدون ما يحتاجون إليه على أي حال.

الخطوة 2. التوقيعات المكررة لجميع أعضاء الفريق

إذن ، لقد وافقت على تصميم التوقيع لكل قسم من أقسام الشركة (دعنا نسميها توقيعًا افتراضيًا). حان الوقت الآن لتقرر كيف ستنشئ توقيعات لجميع زملائك.

بالنسبة لفريق صغير من اثنين من عشرة أشخاص ، يمكنك ببساطة نسخ التوقيع الافتراضي وتغيير أسمائهم وعناوين بريدهم الإلكتروني.

يمكنك أن تفعل الشيء نفسه لأكبر عدد تريده من التوقيعات ولكن لا يجب عليك فعلاً.

تخيل مقدار الوقت الذي ستستغرقه سارة لتكرار تفاصيل الاتصال وتغييرها لكل موظف. وإذا طلبت منهم القيام بذلك بأنفسهم ، فستحتاج إلى التحقق مما إذا كان الجميع قد أخذ هذه المهمة على محمل الجد.

لذا ، هناك حل رائع حقًا لسارة.

طبق نفس التنسيق على عدة تواقيع تلقائيًا

من البديهي أنه يجب أن تكون قادرًا على تطبيق نفس التنسيق على توقيعات متعددة تلقائيًا ، أليس كذلك؟

نشعر بنفس الشعور في Newoldstamp. لذلك ، هناك ميزة مثل هذه تمامًا.

يمكنك تعيين أي توقيع لديك كتوقيع رئيسي. بعد ذلك ، سيكون لجميع التوقيعات التي تضيفها إلى القسم الحالي نفس التنسيق.

الأمر نفسه ينطبق على المزيد من الإدارات. يمكن أن يكون لكل شخص توقيع رئيسي ، بحيث لا يضطر قسم المبيعات والتسويق إلى مناقشة كيف يعجبهم توقيعاتهم :)

CSV- تحميل جميع جهات الاتصال

يمكنك أتمتة عملية إنشاء التوقيع الخاصة بك إلى أبعد من ذلك.

على سبيل المثال ، هناك ميزة CSV في منصة توقيع Newoldstamp حيث تقوم بتنزيل قالب جدول بيانات وإدراج معلومات الاتصال الخاصة بأعضاء فريقك هناك.

بعد ذلك ، ما عليك سوى تحميل ملفك وستتم إضافة جميع التوقيعات تلقائيًا إلى القسم المحدد.

والآن قد تفكر ، ولكن هل يمكنني أتمتة الأمر أكثر ، حتى لا أضطر إلى القيام بكل روتين التنزيل والتحميل؟

نعم تستطيع. مع تكامل توقيع البريد الإلكتروني.

لكن هذه خطوة أخرى كاملة للمناقشة.

الخطوة الثالثة. وزع التوقيعات على جميع الموظفين

قبل أن أصل إلى عمليات الدمج ، دعنا نرى الخيارات المتاحة لك لإرسال التوقيعات إلى زملائك في الفريق.

إرسال التوقيعات "باليد"

يمكن إرسال كل توقيع لديك في مدير التوقيع إلى مالكه المستقبلي. ما عليك سوى النقر فوق الزر "مشاركة" وإرساله.

تواقيع الإرسال بالجملة

قد يستغرق إرسال كل توقيع على حدة بعض الوقت ، حسب حجم شركتك. بدلاً من ذلك ، يمكنك تحديد جميع التوقيعات في قسم واحد وإرسالها بنقرة واحدة.

أو قم بدعوة الأشخاص لإنشاء توقيعاتهم الخاصة.

يمكنك استخدام ميزة منشئ التوقيع المخصص حيث سيتمكن زملاؤك من تغيير العناصر التي تسمح لهم بها فقط. مثل اسمهم وموقعهم.

أو استخدم عمليات التكامل. هذه هي أكثر الطرق ملاءمة لإدارة الكثير من التوقيعات. لكنها قد تنجح أيضًا مع فريق صغير.

نشر التوقيعات في Google Workspace (G Suite)

إذا كان لدى شركتك حساب Google Workspace ، فيمكنك تثبيت جميع التوقيعات تلقائيًا على حسابات الموظفين.

لاحظ أن مشرف Google Workspace هو الوحيد الذي يمكنه تنفيذ التكامل الأولي.

فيما يلي إرشادات كاملة حول كيفية دمج Newoldstamp مع G Suite (مساحة عمل Google).

بعد ربط الحساب ، يمكنك النقر على زر النشر في G Suite.

سيطلب منك تطبيق Newoldstamp التحقق من عناوين البريد الإلكتروني المأخوذة من التوقيعات للتأكد من أن لديهم جميعًا حسابات في Google Workspace.

بعد ذلك ، سيتم نشر جميع التوقيعات الخاصة بك إلى حسابات Gmail المقابلة.

فيما يلي إرشادات كاملة حول كيفية تثبيت التوقيعات تلقائيًا على Google Workspace.

قم بتثبيت التواقيع على Exchange أو Microsoft 365

بالنسبة إلى Exchange و Microsoft 365 ، تختلف عملية تثبيت توقيعات البريد الإلكتروني إلى حد ما.

بعد إعداد التكامل مع Active Directory ، ستتمكن من تطبيق سمات المستخدم التي ستعمل كمتغيرات لمعلومات الاتصال بزملائك في الفريق.

يمكنك إضافة هذه المتغيرات إلى التوقيع الرئيسي في Newoldstamp.

بمجرد القيام بذلك ، ستتمكن من نشر التوقيعات ، وسيتم تعيين سمات المستخدم تلقائيًا على بيانات الاتصال الخاصة بكل مستخدم (الاسم ، والوظيفة ، وعنوان البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك).

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إعداد التكامل بشكل صحيح ، فلننتقل إلى مكالمة سريعة. سأريكم حولكم وأساعدكم في تحريك الكرة.

الخطوة 4. تأكد من تثبيت التوقيعات

لا تحتاج فقط إلى إعداد التوقيعات ، ولكن أيضًا التأكد من أن الأشخاص قد قاموا بتثبيتها.

تحقق من المعرف في كل توقيع لمعرفة ما إذا كان قد تم تثبيته.

لاحظ أنه في معظم الحالات (باستثناء Outlook و Exchange و Microsoft 365 وما إلى ذلك) ، لا يتطلب تغيير الروابط واللافتات والصور في التوقيع إعادة تثبيته. لذلك ، يمكنك دائمًا تحديث بعض الأشياء ولن يحتاج جميع زملائك في الفريق إلى فعل أي شيء.

الخطوة 5. استخدم توقيعات البريد الإلكتروني كقناة تسويق

مع القدرة على تحديث توقيعات البريد الإلكتروني أثناء التنقل ، يمكنك البدء في إطلاق حملات تسويق توقيع البريد الإلكتروني.

هناك ميزة حملات لافتة بريد إلكتروني كاملة في Newoldstamp تتيح لك الترويج لأي محتوى من خلال تذييلات البريد الإلكتروني.

الزر أو البانر: تعرف على كيفية تشغيل حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني

باستخدام حملات Banner ، ستتمكن من جدولة أكبر عدد تريده من تحديثات الشعارات. يمكنك أيضًا استخدام لافتات مختلفة لأقسام مختلفة.

على سبيل المثال ، عندما يروج فريق التسويق لجزء من المحتوى المصنوع حديثًا ، يمكن للمبيعات الإعلان عن العروض الخاصة للشركة.

خاتمة

لا توجد أشياء تتعلق بعلوم الصواريخ في إدارة توقيعات البريد الإلكتروني. الشيء المهم هو التحقق منها من وقت لآخر وتحديث التفاصيل المهمة.

في الواقع ، يقوم ما يقرب من 70٪ من مستخدمي التوقيع بتحديثهم بمعدل أقل من مرتين سنويًا. مما يعني أن كل هؤلاء الأشخاص يفقدون فرصة استخدام إحدى قنوات التسويق الأكثر ثراءً بعائد الاستثمار.

هل تريد التميز عن المنافسين؟