13 من أفضل الممارسات والأدوات لإدارة قائمة البريد الإلكتروني [2023]

منذ بدايته ، أصبح البريد الإلكتروني أسلوب حياة ، خاصة للشركات. تمت ترجمته اليوم إلى قضاء ساعات في إدارة البريد الوارد.

هل ترغب في تحقيق أقصى استفادة من حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني؟ ثم ابدأ في إدارة قائمة البريد الإلكتروني .

تعد إدارة قائمة البريد الإلكتروني ، كما هو موضح في هذه المقالة ، أمرًا بالغ الأهمية للحصول على نتائج رائعة من جهودك التسويقية. لن يؤدي ذلك إلى إبعاد جمهورك فحسب ، بل سيكلفك أيضًا أموالًا على المدى الطويل.

ما هي إدارة قائمة البريد الإلكتروني؟

كل ما تفعله لإدارة قائمتك البريدية ، والحفاظ على قائمة بريدية سليمة ، واكتساب مشتركين جدد وتقسيم جهات الاتصال الموجودة لديك سيؤدي إلى معدلات فتح عالية.

إن ضمان معدل فتح مرتفع يعني أن المشتركين من المرجح أن يقرأوا بريدك الإلكتروني ويتخذوا الإجراء المقصود. لكن ليست كل جهات الاتصال في القائمة مفيدة. يمكن أن يحدث ذلك إذا قام المشتركون في القائمة بحظر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أو إرسال بريد عشوائي إليها أو إذا كانت جهات اتصال القائمة البريدية مزيفة.

يمكن أن تؤثر رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم فتحها أو في مجلدات البريد العشوائي سلبًا على سمعة شركتك كمرسل وتؤثر على نجاح حملاتك التسويقية.

بالطبع ، لا يمكنك إيقاف هذه العملية ، لكن إدارة قائمتك يمكن أن تساعد في تقليل الفوضى وتعطيك نتائج أفضل.

لماذا تعتبر إدارة قائمة البريد الإلكتروني مهمة؟

مشتركو البريد الإلكتروني مهتمون بمنتجك أو خدمتك. ومع ذلك ، فإن جميع جهات الاتصال الخاصة بك لها احتياجات وأهداف مختلفة ، لذلك لا فائدة من إرسال نفس البريد الإلكتروني ما لم تكن رسالة إخبارية أو رسالة بريد إلكتروني لتحديث سياسات الشركة.

قد يكون إرسال البريد الإلكتروني الصحيح إلى المستلمين المناسبين أمرًا شاقًا إذا لم يتم تنظيم قائمتك البريدية بشكل صحيح. يمكن أن يكون اختيار المشترين يدويًا من قائمة غير منظمة أمرًا مستهلكًا للوقت ويتطلب عمالة مكثفة. لذلك فإن إدارة القائمة مهمة.

فوائد إدارة قائمة البريد الإلكتروني

إدارة القوائم فكرة عظيمة. إنها استراتيجية يمكنها تحويل برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك إلى استراتيجية توفر عائدًا كبيرًا على الاستثمار.

من خلال إدارة جهات اتصال بريدك الإلكتروني ، يمكنك:

• اكتسب فهمًا أفضل لجمهورك ، بما في ذلك العناصر الأساسية التي تحقق أكبر قيمة لعملك.
  
  
• ستحصل على معلومات أكثر موثوقية ، ويمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة للحصول على المزيد من النتائج من حملتك.
  
  
• احتفظ بقائمة بالعناوين الصحية خالية من فخاخ البريد العشوائي والاتصالات غير ذات الصلة وعناوين البريد الإلكتروني المزيفة.
  
  
• تدفع معظم خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني بناءً على حجم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك أو عدد الإحالات التي ترسلها ، مما يوفر لك المال.

أفضل أفضل ممارسات وأدوات إدارة قائمة البريد الإلكتروني

1. قسّم جمهورك المستهدف

سيساعدك تقسيم المشتركين الجدد إلى مجموعات ذات اهتمامات مماثلة على استهدافهم بشكل أفضل وزيادة أرباحك في أي وقت من الأوقات.

هناك أربعة أنواع من تجزئة السوق ، أي الديموغرافية والنفسية والسلوكية والجغرافية. على وجه الخصوص ، يسمح لك التقسيم الديموغرافي والنفسي والجغرافي بتقسيم جمهورك المستهدف بناءً على العمر أو الجنس أو المستوى التعليمي أو القيم أو الشخصية أو نمط الحياة أو الموقع.

يعتبر التقسيم السلوكي أكثر تعقيدًا ويعتمد على أنماط سلوك العملاء.

2. تأكد من إعداد نماذج الاشتراك بشكل صحيح

حتى إذا كان لديك بالفعل قائمة بريدية ، فستحتاج إلى التأكد من إعداد نماذج الاشتراك بشكل صحيح.

لا تعتبر نماذج التسجيل الخاصة بك آمنة فحسب ، بل تقوم أيضًا بجمع بيانات المستخدم بشكل صحيح وإضافة جهات اتصال جديدة إلى قاعدة بيانات بريدك الإلكتروني في الوقت الفعلي.

سيؤدي القيام بذلك إلى توفير مشكلة تصفية المشتركين غير المهتمين بعرضك أو الذين ليس لديهم نية للانضمام إلى قائمتك.

3. ساعات محددة للبريد الإلكتروني

يؤدي النظر إلى صندوق الوارد الخاص بك لتسجيل الرسائل فور وصولها إلى مقاطعة سير عملك وإنتاجيتك. بدلاً من التحقق من بريدك الوارد كل 15 دقيقة ، خصص بضع دقائق يوميًا للتشغيل من خلال صندوق البريد الخاص بك.

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات ، وخصص 15 دقيقة 3 مرات في اليوم للرد على الرسائل. هذا يعني أنك لن تقضي أكثر من 45 دقيقة في إدارة بريدك الوارد يوميًا.

4. استخدم علامات جهات الاتصال

بينما يمكن أن يساعدك التقسيم في تجميع المشتركين الجدد في مجموعات يمكن إدارتها ، فإنك في بعض الأحيان تحتاج إلى المزيد لاستهدافهم بشكل أكثر فعالية. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام علامات جهات الاتصال ، أو بمعنى آخر ، مزيد من المعلومات.

يمكن أن تتخذ كتيبات الاتصالات أشكالًا مختلفة. يمكنك تصنيف فئات المستخدمين على أنها "تم فتح ندوة عبر الإنترنت" أو "تم تنزيل الكتاب الإلكتروني" بناءً على نشاطهم. باستخدام علامات المحتوى ، يمكنك بسهولة تتبع مكان وجودهم في رحلة المستخدم وتحديد ما تريد إرساله لتحويلهم.

5. رحب بجهات الاتصال الجديدة ببريد إلكتروني ترحيبي

من السهل إعداد البريد الإلكتروني الترحيبي ، كما أن فعاليته أمر لا بد منه لأي عمل تجاري.

عندما ينضم مشتركون جدد إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، فإن تفاعلهم واهتمامهم بعلامتك التجارية في أعلى مستوياته على الإطلاق.

بعد كل شيء ، قرروا عمدًا ملء هذا النموذج وإعطائك عنوان بريدهم الإلكتروني لأنك أثارت اهتمامهم. والآن ينتظرون بفارغ الصبر خطوتك التالية.

أفضل طريقة لترك انطباع أول رائع على المشتركين الجدد هي إرسال بريد إلكتروني ترحيبي رائع لهم أو حتى سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتهيئة.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية تحقق معدلات مشاركة عالية جدًا ، فإنها يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على سمعة المرسل على الإنترنت.

6. إدارة رسائل البريد الإلكتروني الجماعية في صندوق بريد مشترك

من الأخطاء الشائعة التي ترتكبها العديد من الفرق عند استخدام البريد الإلكتروني للفريق عدم اختيار صندوق بريد مشترك فيما يتعلق بأفضل ممارسات إدارة البريد الإلكتروني للشركة.

كما تعلم ، يتلقى جميع أعضاء مجموعة البريد الإلكتروني نسخة من رسالة واردة. هذا يعني أنه يجب على الجميع قراءتها ، حتى أولئك الذين لا علاقة لهم بها. إنه قاتل للوقت حيث يقضي كل فرد في المجموعة وقتًا ثمينًا في فتح هذه الرسالة وقراءتها.

مع علبة بريد مشتركة ، يتم تجنب هذه المشكلة أخيرًا. بشكل افتراضي ، كل شخص لديه صندوق بريد ، لذلك عندما يقرأ أحد أعضاء الفريق رسالة أو يرد عليها أو يستقبلها ، يعرف كل شخص آخر في الفريق أنه قد تم إرسال الرسالة.

7. اتبع قائمة النظافة

تعد قائمة النظافة جزءًا لا يتجزأ من إدارة قائمة البريد الإلكتروني . يؤدي تنظيف قائمتك بانتظام إلى تحسين سمعة المرسل وتوفير معلومات حول المشتركين والاشتراكات. سيساعدك الحفاظ على نظافة قوائمك في إيصال رسائلك إلى صناديق البريد الوارد للمشتركين لديك.

تذكر استخدام قائمة نصائح النظافة التالية للحفاظ على نظافة قائمتك في جميع الأوقات:

• إزالة جهات الاتصال المكررة
• إزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة
• اكتب مع المراجع

8. إزالة المشتركين غير المشتركين تلقائيا

ماذا لو فشلت حملات إعادة المشاركة الخاصة بك؟ من الناحية المثالية ، بعد بضع محاولات غير ناجحة ، ستقوم بإزالة جهات الاتصال هذه من مراسلاتك المستقبلية أو إزالتها من القائمة تمامًا.

دائمًا ما يكون جذب جهات اتصال جديدة يسعدهم التعامل معك أمرًا أرخص.

هناك طريقتان للقيام بهذه العملية - يدويًا وتلقائيًا.

يتطلب العمل يدويًا البحث عن جهات الاتصال هذه ، تمامًا كما تفعل عند إنشاء الشرائح.

بمجرد العثور على المقطع وفشلت في إعادة إشراكهم ، حدد الكل وانقر فوق حذف من القائمة ".

العملية الآلية أكثر راحة ؛ ومع ذلك ، يجب أن تكون حريصًا على عدم إزالة الكثير من جهات الاتصال.

9. استخدم المجلدات والعلامات والمرشحات

كل مزود لديه مرشح افتراضي وتسمية فئة. ومع ذلك ، قد تختلف احتياجاتك وأولوياتك عن الشخص التالي. لذلك يمكن دائمًا تعديل هذه الخيارات.

يمكنك إعداد عوامل التصفية لإرسال رسائل بريد إلكتروني محددة إلى مجلدات محددة وإنشاء علامات وفئات لإدارة أولوياتك بشكل أفضل. باستخدام هذه المجلدات الصغيرة والإشارات المرجعية والمرشحات ، يعد الوصول إلى الرسائل المهمة بمثابة نزهة في الحديقة.

10. استخدام الردود الجاهزة

كم مرة اضطررت لإدخال نفس الرسالة أو مع اختلافات طفيفة في مواقف مختلفة؟ في رأينا معظم الوقت. إنه أحد الأسباب التي تجعلك تقضي وقتًا أطول في إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء.

من أفضل الممارسات لإدارة البريد الإلكتروني في مكان العمل استخدام الردود الجاهزة. باستخدام Gmail ، يمكنك حفظ القوالب المستخدمة بشكل متكرر والنقر فوقها في كل مرة ترسل فيها رسالة جديدة.

11. لا تشتري قوائم البريد الإلكتروني

شراء صندوق بريد هو أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه. ستكلفك القوائم الجاهزة أكثر لأنها تحتوي على عناوين بريد إلكتروني غير صالحة وجماهير غير مرتبطة بمنتجك / خدمتك.

أنشئ قائمتك من الصفر. لن تندم!

12. استخدم برامج إدارة البريد الإلكتروني وملحقاتها

مقدمو الخدمات البريدية لديهم خيارات محدودة لك. ومع ذلك ، فقد تم فتح عالم جديد من الاحتمالات مع تطبيقات إدارة البريد الإلكتروني التابعة لجهات خارجية على سطح المكتب والجوال. باستخدام هذا ، يمكنك حظر رسائل البريد الإلكتروني بنقرة واحدة وأتمتة العديد من المهام ، مثل حذف الرسائل أو أرشفتها ، وحظر المرسلين غير المرغوب فيهم ، وإلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية التسويقية.

13. استخدام نظام التسجيل للمشاركة

من خلال تحديد مشاركة كل مشترك في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك مع نظام تسجيل النقاط ، يمكنك قياس مشاركتهم.

قم بإضافة وطرح النقاط بناءً على نشاط جهة اتصال أتمتة التسويق. لذلك ، فإن الدرجات الأعلى تساوي المستخدمين أو العملاء الأكثر صحة وسعادة.

استنتاج

يعد الحصول على مشتركين مخلصين ومشاركين نيابة عنك طريقة رائعة للفوز في التسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تساعدك قائمة البريد الإلكتروني المُدارة جيدًا على زيادة عائد الاستثمار وضمان نجاح جهودك التسويقية. ولكن بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين اشتركت معهم ، يجب أن تتذكر أن الجودة لا تتحدد بالأرقام بل بالنتائج.

لإدارة اتصالات البريد الإلكتروني بشكل فعال وسهل ، تحتاج إلى اختيار برنامج البريد الإلكتروني المناسب ، و NotifyVisitors هو الحل الأفضل. إنه برنامج أتمتة تسويق كامل مصمم لجميع أنواع الأعمال ، مما يجعل التواصل بين الشركات والعملاء سهلاً قدر الإمكان.