آداب البريد الإلكتروني: 17 قاعدة مهمة لكتابة بريد إلكتروني احترافي!

دعنا نواجه الأمر ، تلعب رسائل البريد الإلكتروني دورًا لا غنى عنه في مساعيك التسويقية. يمكنهم إما صنع أو كسر سمعة علامتك التجارية. والحقيقة هي أن الرسائل الإلكترونية سيئة الصياغة لديها القدرة على ترك انطباع سلبي دائم لدى المتلقين.

لكن لا تخف! من خلال تبني مجموعة من إرشادات آداب البريد الإلكتروني ، يمكنك التنقل بسهولة عبر المزالق المحتملة وإتقان فن كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية استثنائية تترك تأثيرًا مدويًا على أي شخص يستقبلها.

في هذه المدونة ، سوف نتعمق في عالم آداب البريد الإلكتروني ونتعلم كيفية التواصل مع الذوق. لذا اجلس واسترخي واستعد للشروع في رحلة مبهجة لتنوير البريد الإلكتروني. دعونا نتعمق ، أليس كذلك؟

ما هي آداب البريد الإلكتروني؟

يشير آداب البريد الإلكتروني إلى مجموعة الإرشادات والممارسات التي تحكم السلوك السليم عند إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. يغطي جوانب مختلفة مثل استخدام اللغة والبنية والقواعد والنبرة. بشكل أساسي ، يتعلق الأمر بكتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بطريقة مقبولة اجتماعيًا ومهنيًا.

غالبًا ما تتضمن آداب البريد الإلكتروني مبادئ الوضوح والاحتراف واللياقة لضمان التواصل السليم والحفاظ على العلاقات الإيجابية.

قد تختلف آداب البريد الإلكتروني حسب المستلم والسياق. هذا صحيح بشكل خاص عند التمييز بين رسائل البريد الإلكتروني المهنية والشخصية. على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الأصدقاء والزملاء لها توقعات واتفاقيات مختلفة مقارنة بالرسائل الإلكترونية المرسلة إلى رئيسك في العمل.

الآن لماذا تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهمة للغاية ، كما تسأل؟ دعنا نكتشف ذلك في القسم التالي!

لماذا تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهمة؟

يعتبر آداب البريد الإلكتروني أمرًا بالغ الأهمية لأنه يحدد نغمة التواصل الفعال ويساعد على بناء علاقات قوية في العالم الرقمي. تخيل أنك تلقيت بريدًا إلكترونيًا مكتوبًا بشكل سيء أو غير مهذب - ما هو شعورك؟ باتباع آداب البريد الإلكتروني الصحيحة ، يمكنك:

1. ترك انطباع إيجابي

عندما تستخدم آداب البريد الإلكتروني المناسبة ، فإنك تُظهر الاحترام والمهنية والمراعاة للمتلقي. هذا يخلق انطباعًا إيجابيًا يمكن أن يعزز سمعتك الشخصية والمهنية. من المرجح أن يستجيب الأشخاص بشكل إيجابي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ويعتبرونك متصلاً موثوقًا به وجديرًا بالثقة.

2. ضمان الوضوح والفهم

يتطلب التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني الوضوح. باتباع آداب البريد الإلكتروني ، مثل استخدام سطور واضحة للموضوع ، ورسائل موجزة ومنظمة جيدًا ، وقواعد النحو الصحيحة وعلامات الترقيم ، فإنك تضمن سهولة فهم رسالتك. هذا يقلل من فرص سوء التواصل والارتباك والحاجة إلى التبادلات الطويلة ذهابًا وإيابًا.

3. الحفاظ على المهنية

البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال رسمية في العالم المهني. تساعدك آداب البريد الإلكتروني الصحيحة في الحفاظ على صورة احترافية. إن استخدام اللغة المناسبة ، ومخاطبة المستلمين باحترام ، وتجنب اللغة العامية أو المصطلحات ، يدل على مستوى من الاحتراف والمصداقية. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص عند التواصل مع الزملاء أو العملاء أو الرؤساء أو الشركاء التجاريين.

4. احترم وقت الآخرين

في عالم اليوم سريع الخطى ، يعد الوقت موردًا ثمينًا. إن ممارسة آداب البريد الإلكتروني الجيدة ، مثل إبقاء رسائلك موجزة وذات صلة ، واستخدام سطور موضوعية واضحة ومحددة ، واحترام المواعيد النهائية ، تُظهر مراعاة وقت المستلم. هذا يزيد من احتمالية الاستجابة السريعة ويعزز التواصل الفعال.

5. تعزيز العلاقات القوية

بناء العلاقات أمر ضروري في أي مكان ، بما في ذلك المجال الرقمي. تسمح لك آداب البريد الإلكتروني الصحيحة بإنشاء علاقات قوية ورعايتها. من خلال التعبير عن الامتنان واستخدام لغة مهذبة وودودة والاستجابة ، فإنك تخلق انطباعًا إيجابيًا وتُظهر استعدادك للتعاون بشكل فعال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين العمل الجماعي ، وتحسين العلاقات المهنية ، وزيادة فرص النمو.

6. الحفاظ على السرية

يعد أمان البريد الإلكتروني مصدر قلق كبير ، خاصة عند التعامل مع المعلومات الحساسة. تتضمن آداب البريد الإلكتروني الصحيحة حماية البيانات السرية باستخدام الحماية بكلمة مرور أو رسائل البريد الإلكتروني المشفرة أو طرق نقل الملفات الآمنة. يُظهر احترام خصوصية وسرية معلومات الآخرين احترافك ويساعد في حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به أو الانتهاكات. هذا يعزز الثقة ويضمن الامتثال للوائح الخصوصية.

من خلال فهم وتنفيذ هذه الجوانب من آداب البريد الإلكتروني ، يمكنك التنقل في مشهد الاتصالات الرقمية بفعالية وبناء اتصالات قوية ومثمرة مع الآخرين.

اتجاهات آداب البريد الإلكتروني

1. الرموز التعبيرية

أصبحت الرموز التعبيرية أكثر انتشارًا في اتصالات البريد الإلكتروني ، مما أضاف لمسة من العاطفة والتخصيص. ومع ذلك ، فإن استخدامها يعتمد على السياق والعلاقة مع المستلم. في الإعدادات الاحترافية ، لا يزال من المستحسن استخدام الرموز التعبيرية باعتدال وحذر. يمكن أن تكون الرموز التعبيرية مناسبة في المحادثات غير الرسمية أو الودية ، ولكن من الضروري قياس تفضيلات المستلم والنبرة العامة للبريد الإلكتروني.

2. التحية

لا تزال التحية التقليدية مثل "عزيزي" أو "مرحبًا" مستخدمة على نطاق واسع وتعتبر مناسبة في اتصالات البريد الإلكتروني الرسمية أو المهنية. ومع ذلك ، فقد أصبحت آداب البريد الإلكتروني أكثر استرخاءً ، وأصبح من الشائع بشكل متزايد حذف التحية تمامًا ، لا سيما في التبادلات السريعة أو عندما يكون للمرسل والمتلقي علاقة ثابتة. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن تكفي تحية بسيطة مثل "مرحبًا" أو البدء باسم المستلم.

3. رد من سطر واحد

مع ظهور الأجهزة المحمولة والحاجة إلى ردود سريعة ، اكتسبت الردود المؤلفة من سطر واحد شعبية. يتضمن هذا الاتجاه تقديم إجابات موجزة أو إقرارات في جملة واحدة أو حتى بضع كلمات. ومع ذلك ، فإن مدى ملاءمة الرد المكون من سطر واحد يعتمد على طبيعة البريد الإلكتروني وتوقعات المستلم. في حين أنه قد يكون مقبولاً للطلبات القصيرة والمباشرة ، إلا أن رسائل البريد الإلكتروني الأكثر تفصيلاً أو تعقيدًا قد تتطلب استجابة أكثر شمولاً.

4. تسجيل الخروج

يستمر استخدام الإشارات التقليدية مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات" أو "المخلص لك" على نطاق واسع في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. ومع ذلك ، أصبحت آداب البريد الإلكتروني غير رسمية في السنوات الأخيرة ، وأصبحت عمليات تسجيل الخروج البديلة مثل "أطيب التحيات" أو "شكرًا" أو حتى اسم المرسل فقط أكثر شيوعًا. يجب أن يتماشى اختيار تسجيل الخروج مع أسلوب وشكلية البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى العلاقة الحالية مع المستلم.

تذكر أن آداب البريد الإلكتروني يمكن أن تختلف تبعًا للصناعة المحددة أو ثقافة الشركة أو التفضيلات الشخصية. من الممارسات الجيدة دائمًا مراقبة أسلوب التواصل عبر البريد الإلكتروني للمتلقي والتكيف وفقًا لذلك للحفاظ على الاحتراف والاحترام.

قواعد آداب البريد الإلكتروني يجب أن يعرفها الجميع

1. استخدم عنوانًا مهنيًا

يتحدث عنوان بريدك الإلكتروني الكثير عن احترافك. تخيل تلقي بريد إلكتروني من "[email protected]" مقابل "[email protected]". أيهما يخلق انطباعًا أفضل؟ نعتقد أنك تعرف الجواب.

لذا تجنب استخدام عناوين غامضة أو غامضة واختر شيئًا يتضمن اسمك أو شركتك. استخدام عنوان احترافي هو آداب البريد الإلكتروني التي تظهر أنك تأخذ اتصالاتك على محمل الجد وتضيف مصداقية إلى رسالتك. بعد كل شيء ، يظهر عنوان البريد الإلكتروني المصقول أنك تعني العمل.

2. استخدم مسح خطوط الموضوع المباشر

تخيل هذا: صندوق وارد مزدحم مع سطور موضوع غامضة. أنت لا تريد أن يضيع بريدك الإلكتروني في هذه الفوضى ، أليس كذلك؟ تشبه سطور الموضوع عناوين رسائل البريد الإلكتروني - فهي تجذب الانتباه وتضبط النغمة. قم بصياغة سطر موضوع يلفت الانتباه ويلخص بإيجاز الغرض من بريدك الإلكتروني.

يساعد سطر الموضوع الواضح والمباشر المستلم على فهم الغرض من بريدك الإلكتروني في لمح البصر. يشبه الأمر منحهم خريطة طريق ، مما يسهل عليهم تحديد الأولويات والرد على رسالتك على الفور. إنها آداب بريد إلكتروني عالمية!

3. عرّف عن نفسك أولاً

تخيل مقابلة شخص ما لأول مرة دون أن تقول مرحبًا. محرج ، أليس كذلك؟ الأمر نفسه ينطبق على رسائل البريد الإلكتروني. عند الوصول إلى جهات اتصال جديدة أو بدء محادثات مهنية ، ابدأ بتقديم نفسك لفترة وجيزة. إنها آداب البريد الإلكتروني التي تمهد الطريق وتؤسس اتصالاً من البداية.

4. استخدم علامات الترقيم المناسبة

هل تلقيت بريدًا إلكترونيًا يُقرأ مثل جملة لا تنتهي أبدًا؟ إنه أمر محير ومرهق. علامات الترقيم الصحيحة هي البطل الخارق في آداب البريد الإلكتروني الذي يوفر لك اليوم ، مما يجعل رسالتك واضحة ومنظمة وسهلة الفهم. يساعد في توضيح المعنى وتجنب سوء الفهم وخلق تجربة قراءة سلسة. لذلك ، استخدم تلك الفواصل والنقاط وعلامات الاستفهام بحكمة لضمان فهم رسالتك بوضوح. تنقيط بعيدا!

5. حافظ على لهجتك المهنية

في عالم رسائل البريد الإلكتروني ، يعد استخدام النغمة الصحيحة أمرًا ضروريًا. حتى إذا كانت لديك علاقة ودية مع المتلقي ، حافظ على نبرة احترافية. إنه مفتاح بناء الثقة والاحترام والتواصل الفعال. تجنب استخدام لغة غير رسمية أو عامية أو نكات قد يساء تفسيرها. بدلًا من ذلك ، حقق توازنًا بين أن تكون ودودًا والحفاظ على السلوك المهني.

6. قواعد نحوية جيدة للفوز

قد لا تكون القواعد النحوية هي الموضوع الأكثر إثارة ، لكنها العمود الفقري للتواصل الفعال. تضمن القواعد النحوية الصحيحة فهم رسالتك بوضوح ، وتجنب الالتباس ، وتبرز احترافك. إنه يوضح أنك تهتم بالتفاصيل ، وتهتم برسالتك ، وتحترم وقت المستلم. امنح بريدك الإلكتروني مزيدًا من التلميع من خلال تصحيح الأخطاء النحوية.

7. حافظ على تحياتك عارضة

على الرغم من أهمية الاحتراف وآداب البريد الإلكتروني ، فلا داعي لأن تكون آلة بريد إلكتروني آلية. يمكن أن يؤدي إضفاء لمسة من الدفء والود في تحياتك إلى جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر جاذبية. فكر في الأمر على أنه مصافحة افتراضية - يمكن أن تؤدي كلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" متبوعة باسم العائلة إلى وضع نغمة إيجابية للمحادثة.

8. اختر خطوط بسيطة

قد تكون الخطوط الفاخرة مغرية ، ولكن في رسائل البريد الإلكتروني ، تسود البساطة. التزم بخطوط نظيفة وسهلة القراءة مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman. هذا يضمن أن المستلم يمكنه استيعاب رسالتك دون عناء ، بغض النظر عن الجهاز أو عميل البريد الإلكتروني الذي يستخدمه.

9. حافظ على رموزك التعبيرية منخفضة المستوى

تضيف Emojis لمسة شخصية إلى محادثاتك الرقمية ، ولكن من المهم استخدامها بحكمة. في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ، اختر نهجًا منضبطًا. اختر رموز تعبيرية بسيطة ومفهومة عالميًا تضيف لمسة خفية من العاطفة دون التغلب على رسالتك. تذكر أن القليل هو أكثر عندما يتعلق الأمر بالرموز التعبيرية.

10. تقصير عناوين المواقع

تُعد عناوين URL الطويلة والخطيرة من العوامل التي تعطل تدفق البريد الإلكتروني الخاص بك. بدلاً من ذلك ، استخدم قوة خدمات تقصير عناوين URL مثل bit.ly. من خلال تكثيف هذه الروابط الطويلة في أشكال مضغوطة ، لا توفر مساحة ثمينة فحسب ، بل تجعل بريدك الإلكتروني أكثر نظافة وجاذبية من الناحية المرئية. إنه يشبه إعطاء عناوين URL الخاصة بك تغييرًا لأسلوب بريد إلكتروني أفضل.

11. تجنب الموضوعات المثيرة للجدل

في عالم مليء بآراء متنوعة ، من الأفضل الابتعاد عن الموضوعات المثيرة للجدل في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. هدفك هو تعزيز العلاقات الإيجابية ، وليس إشعال النقاشات النارية. كإحدى آداب البريد الإلكتروني ، التزم بالموضوعات المحايدة التي تتعلق بالغرض من بريدك الإلكتروني وتضمن تبادلًا متناغمًا ومثمرًا لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل.

11. تجنب الاختصارات

قد تكون LOL و IDK و TTYL شائعة في المحادثات غير الرسمية ، ولكن في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ، يمكن أن تجعلك تبدو غير محترف ومنفصلًا. لذا تجنب الاختصارات كجزء من آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك. خذ وقتًا إضافيًا لتهجئة الكلمات والعبارات بشكل كامل. سوف يتسم بريدك الإلكتروني بالوضوح والاحتراف ، ولا يترك مجالًا للارتباك.

12. تحقق من المرفقات

تخيل الضغط على زر الإرسال وإدراك أنك نسيت إرفاق ذلك المستند المهم الذي كنت تعمل عليه لساعات. يضمن التحقق المزدوج من المرفقات أنك ترسل الملفات الصحيحة ويقيك من هذا الشعور الغارق بإدراك أنك فقدت شيئًا مهمًا. إنه مثل إعطاء بريدك الإلكتروني الختم النهائي للكمال.

13. تحقق دائمًا من اسم المستلم

لقد مررنا جميعًا بتلك اللحظة المحرجة عندما أخطأ شخص ما في كتابة اسمنا أو خاطبنا باسم خاطئ. تجنب هذا الخطأ الفادح المحرج من خلال قضاء بعض الوقت للتحقق من اسم المستلم قبل الضغط على إرسال. تُظهر آداب البريد الإلكتروني هذه أنك تقدر الاهتمام بالتفاصيل وتحترم خصوصية المستلم.

14. كن منتبهاً لروح الدعابة

الضحك شيء رائع ، لكنه يمكن أن يكون حقل ألغام في التواصل الكتابي. ما يدغدغ عظمك المضحك قد لا يثير نفس رد الفعل من الآخرين ، خاصة في السياق المهني. لذا ، تخطو برفق عند إدخال الدعابة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن للنكتة الموضوعة في مكانها الصحيح أن تخلق صداقة حميمة ، ولكن يمكن أن تؤدي النكتة الخاطئة إلى الإحراج أو سوء الفهم. لذا فإن آداب البريد الإلكتروني هي مراعاة جمهورك والتأكد من أن روح الدعابة الخاصة بك تتوافق مع نغمة المحادثة.

15. التدقيق اللغوي قبل الإرسال

"اسمح لي فقط بالضغط على إرسال ... انتظر ، ما الذي كتبته للتو؟" لقد كنا جميعًا هناك ، ونأسف لعدم وجود تصحيح نهائي. خذ لحظات قليلة إضافية لمراجعة بريدك الإلكتروني قبل إرساله إلى الهاوية الرقمية. اقرأها بصوت عالٍ ، وتحقق من الأخطاء الإملائية ، وتأكد من تدفق رسالتك بسلاسة. يضمن هذا الفحص في اللحظة الأخيرة أن تكون كلماتك مصقولة واحترافية وخالية من أي أخطاء غير مقصودة.

16. استخدم توقيع البريد الإلكتروني

يشبه توقيع بريدك الإلكتروني بطاقة عمل افتراضية ، مما يترك انطباعًا دائمًا بعد قراءة رسالتك لفترة طويلة. يضيف لمسة من الاحتراف ويزود المستلمين بمعلومات الاتصال الخاصة بك والمسمى الوظيفي والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. إذا كنت ترغب في اتباع آداب البريد الإلكتروني ، فقم بصياغة توقيع بريد إلكتروني جيد التصميم يعكس علامتك التجارية الشخصية أو المهنية ، ودعها تتحدث كثيرًا عن هويتك وماذا تفعل.

17. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

آه ، زر الرد بعيد المنال. لا تتركها مهملة ووحيده! اجعل من المعتاد الرد على الفور على جميع رسائلك الإلكترونية ، حتى لو كانت مجرد إقرار سريع. يظهر الاحترام لوقت المرسل ويساعد في الحفاظ على التواصل الفعال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الرد على الجميع يضمن بقاء كل من يشارك في الحلقة ويمنع وقوع أي معلومات مهمة من خلال الثغرات. لذا ، كن مجتهدًا ودع زر الرد يلمع.

يتم إحتوائه

تذكر أن آداب البريد الإلكتروني هي دليلك الموثوق به للحفاظ على الاحتراف ، ورعاية العلاقات ، وترك بصمة لا تمحى على المستلمين.

من خلال تبني هذه الإرشادات ، ستتمكن من إتقان فن صياغة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية الاستثنائية التي ترفع من سمعة علامتك التجارية دون عناء.

لذا ، في المرة التالية التي تضغط فيها على "إرسال" ، تذكر قوة آداب البريد الإلكتروني وشاهد مهارات الاتصال لديك ترتفع إلى آفاق جديدة. حظا سعيدا ووداعا ، أميجو!

يقرأ المزيد:

نهضة التسويق عبر البريد الإلكتروني: 23 مصطلحًا شائعًا للنجاح في عام 2023

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا مثاليًا للعمل؟ (العملية والنصائح)

عزز مبيعاتك من خلال مسار التسويق عبر البريد الإلكتروني الفائز!

انتحال البريد الإلكتروني: ما هو وكيف يتم منعه؟ (+ نصائح)

كيف تحافظ على قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك نظيفة؟