الوثيقة التي يجب أن تمتلكها كل شركة خدمة لتوظيف أعضاء الفريق الجدد
نشرت: 2019-01-23هذه المقالة حول التوظيف والإدارة في شركة خدمية بقلم شارون ديلاي ، مستشار الموارد البشرية الذي يقدم خدمات شركات خدماته في جميع أنحاء شرق الولايات المتحدة.
شارون ديلاي
يعد تعيين الموظفين وإدارتهم أحد أكثر الأشياء تحديًا التي يمكن أن يقوم بها صاحب أعمال الخدمة. ما الذي ستقدمه لوثيقة بسيطة واحدة تقوم بكل ما يلي؟
- يقدم إرشادات حول أدوار ومسؤوليات الوظيفة
- يسمح لك بإجراء تحليل لتحديد حالة الإعفاء من الوظيفة
- يقدم الإطار الذي حوله يتم إنشاء التعويض
- قم بإعداد أسئلة المقابلة لملء المنصب
- يحدد المسار الوظيفي للفرد الذي يشغل المنصب
- يحدد التوقعات الرئيسية ، بما في ذلك بيئة العمل وهيكل التقارير للوظيفة
- يعمل كمستند أساسي لمراجعة الأداء
- يحدد المعلومات اللازمة لقرارات الإقامة والمغادرة
- يعمل كمقياس عندما يحين وقت فصل الموظف ضعيف الأداء عن شركتك
الوصف الوظيفي
انظر إلى الوصف الوظيفي . يلعب هذا المستند الذي تم إساءة معاملته كثيرًا والذي غالبًا ما يتم تجاهله دورًا مهمًا في تعيين أعضاء الفريق وإدارتهم وفصلهم. يجب أن يكون حجر الزاوية في أي علاقة بين صاحب العمل والموظف قبل فترة طويلة من تعيينك الأول.
كثيرًا ما نسمع من الصناعات التي تعتبر "معدل دوران مرتفع" أن تطوير الوصف الوظيفي يعد مضيعة للوقت. عندما تفهم الاستخدامات المتعددة للوصف الوظيفي ، ستفهم سبب كونه أداة مهمة لتوظيف أعضاء الفريق وترقيتهم.
قبل أول تعيين لك
يعد إجراء تحليل شامل لما تحتاج إليه من منصب للقيام به لعملك أمرًا بالغ الأهمية. ابدأ بسؤال نفسك لماذا تحتاج هذا المنصب الجديد. هل تبحث عن قائد مثلك؟ أو شخص ما ليكون جزءًا من فريقك في الميدان؟ تذكر أنه قد تكون هناك خدمات يمكنها القيام ببعض الأعمال بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة وكفاءة (مسك الدفاتر ، والرد على الهواتف ، والموارد البشرية ، وما إلى ذلك) ، من خلال التعاقد بدلاً من التوظيف.
أسئلة يجب طرحها عند استكمال الوصف الوظيفي
- ما هي الأدوات والموارد اللازمة للقيام بهذه المهمة؟ هل يتم العمل بشكل أساسي على جهاز كمبيوتر؟ هل سيشغل الشخص أدوات أخرى تتطلب تدريبًا محددًا؟ هل سيحتاج المنصب إلى أن يكون قادرًا على الرد على الهاتف والتحدث مع العملاء
- ما هو مستوى التعليم أو الشهادة المطلوبة والمرغوبة للقيام بهذه الوظيفة؟ عدد قليل جدًا من الوظائف تتطلب في الواقع درجة علمية ، لذا كن حذرًا جدًا بشأن ما تحتاجه وترغب فيه.
- ما هي المسؤولية الإشرافية لهذا المنصب وكم عدد المناصب؟ هل يجب أن يحصل المنصب على موافقتك على جميع القرارات ، أم أن المنصب يتمتع بسلطة اتخاذ القرار المهمة؟
- ما هي الظروف المادية والبيئية؟ هل الموقف يتطلب الكثير من الجلوس طوال اليوم؟ هل الموقع في مستودع يتطلب الكثير من المشي؟ هل هناك الكثير من الحركة المتكررة؟ تقييم موضوعي لجميع الاعتبارات المادية والبيئية للوظيفة.
- ما هو تعويض المنصب؟ سيساعدك البحث عن الرواتب بناءً على الأدوار والمسؤوليات ، بالإضافة إلى المسميات الوظيفية المحتملة ، على فهم التأثير المالي للوظيفة.
- كيف ستقيم وتقيس ما إذا كان الشخص في المنصب يقوم بالوظيفة وفقًا لتوقعاتك؟ سجل تلك المعلومات.
حتى إذا كنت تعتقد أن لديك تعاملًا جيدًا مع المسؤوليات في شركتك ، فلا يزال هذا تحليلًا جيدًا لإكماله. يضمن أن يكون لديك وصف وظيفي شامل ومحدث لمساعدتك على الاستجابة للتغييرات في الإعفاء من العمل الإضافي المتوقعة في عام 2019.
كتابة الوصف الوظيفي
بمجرد الانتهاء من هذه الأسئلة والإجابة عليها بموضوعية ، يكون لديك إطار عمل لوصف الوظيفة. لقد أجريت أيضًا تحليلًا سيساعدك على تحديد ما يلي:
- حالة الإعفاء من الوظيفة ، أو ما إذا كان سيتعين عليك دفع أجر إضافي أم لا مقابل أي ساعة عمل تزيد عن 40 ساعة في أي أسبوع عمل.
- المسؤوليات الرئيسية للمنصب في أي دورة عمل (يومية ، أسبوعية ، إلخ)
- ما هي الأدوات الإضافية التي ستحتاجها لشراء وضمان مستوى الكفاءة الذي يحتاجه المرشحون المحتملون.
- القدرات البدنية والقدرة على التحمل التي يتطلبها الموقف. على سبيل المثال ، إذا كان المنصب يعمل في أماكن ضيقة لجزء كبير من اليوم وكشف أحد المرشحين عن كونه خانقًا ، فقد لا تتمكن من استيعابهم.
- راتب تنافسي للمنصب الذي سيساعدك على ضمان جذب المواهب عالية الجودة التي تحتاجها.
- كيف ستقيم أداء الشخص الذي يتولى الوظيفة.
التوظيف والمقابلة
يصبح الوصف الوظيفي المحدد جيدًا ، عند تلخيصه ، إعلانًا وظيفيًا جذابًا ، وكذلك أساسًا لتطوير عملية المقابلة والأسئلة.
على سبيل المثال ، إذا كان المنصب يتطلب أن يكون المرشح على الهاتف قليلاً ، فأنت تعلم الآن أنه يجب إجراء المقابلة الأولية عبر الهاتف لتقييم التواجد الهاتفي للمرشح. إذا كان المنصب يتعامل مع المواد الكيميائية كجزء طبيعي من الوظيفة ، فيمكنك تطوير تقييم لاستخدامه أثناء عملية المقابلة حيث تقوم "باختبار" المرشحين على منتجات التنظيف المناسبة لاستخدامها في وظائف معينة وكيفية التعامل معها بأمان. يمكنك أيضًا تطوير أسئلة مقابلة ظرفية بناءً على المواقف الفعلية التي مررت بها في الوظيفة.
إن وجود وصف وظيفي مكتمل ومفصل للمراجعة أثناء المقابلة يسمح لك وللمرشح بمناقشة الوظيفة وإثبات قدرتهم على القيام بذلك كما هو معروض.
بعد تعيين عضو جديد في الفريق
يصبح الوصف الوظيفي الشامل دليلاً تدريبًا ممتازًا وأداة لتقييم الأداء.
إن الخطوط العريضة لمسؤوليات الوظيفة من منظور يومي ، أسبوعي ، شهري ، ربع سنوي ، سنوي ، يعني أنك حددت الترتيب الذي يحتاجه الشخص لتعلم المهام. الآن قم بتطوير قائمة مراجعة للتدريب لتعزيز مهام التدريب هذه وترتيب الإكمال. يمكن أن يؤدي ذلك في كثير من الأحيان إلى تقليل الوقت المستغرق للحصول على أداء الموظف وتحقيق إيرادات لعملك.
استعراضات الأداء
بالإضافة إلى ذلك ، في نقاط التقييم المحددة مسبقًا ، يمكنك بسهولة ملاحظة ما إذا كان الموظف الجديد قد أنجز المهام بشيك أو علامة ناقص بجوار كل مسؤولية. بالنسبة لتلك المهام التي لا تزال بحاجة إلى التعلم أو التحسين ، قم بتطوير وإرفاق ورقة أهداف واستخدامها كأساس لأي مناقشات أداء لاحقة. لقد أكملت للتو مراجعة الأداء والتوثيق في خطوة واحدة سهلة!
يوفر إتقان جميع مسؤوليات الوصف الوظيفي إشارة إلى الوقت الذي يحين فيه وقت الترقية أو المهام الموسعة. هذا يغذي التطوير الوظيفي لشعبك. تزيد فرص التطوير الوظيفي من المشاركة وتقلل من معدل دوران الموظفين.
عندما لا تسير الأمور
قد تكتشف أن موظفك الجديد لا يحقق اثنين من مسؤولياته الرئيسية. بغض النظر عن الأهداف التي حددتها أو التدريب الإضافي الذي قدمته (كما هو موضح في مستندات المراجعة أعلاه) ، فقد يكون الوقت قد حان للانفصال عن الموظف.
ستساعدك مراجعة الوصف الوظيفي وأي مراجعة للأداء ووثائق تحديد الهدف في تحديد ما إذا كان الوقت قد حان للانفصال.
إن استثمارك في الواجهة الأمامية لإجراء تحليل وظيفي شامل ، وصياغة مستند مكتوب ، ومراجعته مع المتدرب الجديد ، ثم استخدام الوصف الوظيفي كأداة لتقييم الأداء ، يخلق مسارًا ورقيًا يجب أن يقطع شوطًا طويلاً في مساعدتك محاربة دعوى إنهاء غير مشروعة ، إذا تم رفع دعوى ضدك.
عندما يكون الترويج في الترتيب
ينطبق الكثير من نفس الفكرة وراء تعيين شخص جديد وترقية شخص ما إلى منصب جديد بشكل متساوٍ. إن استثمار المزيد من الوقت في تطوير الوصف الوظيفي مقدمًا يوفر لك الوقت والجهد طوال فترة تولي المنصب عندما يتعلق الأمر بالتدريب والتطوير والتوثيق والمكافآت.
إذا كان أحد أعضاء الفريق يفي بالمعايير المحددة في الوصف الوظيفي الأصلي ويتجاوزها ، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في الترويج لها داخل شركتك.