هل تمانع في الساعة؟ أم أن الوقت يمانع فيك؟

العمل من المنزل له امتيازاته المحددة ، مثل القدرة على إلقاء حمولة من الغسيل أو القيام بفصل يوغا سريع عبر YouTube. لكن عندما أخبر الناس بأنني WFH ، أعتقد أنهم يتخيلون أن هذه الأنشطة هي ما أقوم به معظم اليوم. سيدة الترفيه.

الحقيقة هي أنني في الواقع أنجز الكثير في مكتبي المنزلي أكثر من أي وقت مضى في المكتب التقليدي. هذا لأنني أدير وقتي جيدًا.

كمسوقين ، نحن مسؤولون عن الكثير. يبدو أحيانًا أنه من المستحيل إلقاء نظرة على قائمة المهام ومعرفة كيفية إنجازها بالكامل. سواء كنت تعمل من مكتب تقليدي أو مقهى أو على الطريق أو من المنزل ، فإن إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية. فيما يلي بعض النصائح والاستراتيجيات التي استخلصتها على مر السنين.

1. قم بعمل قائمة مهام

أولاً ، عليك أن تعرف ما الذي تواجهه. قم بعمل قائمة بكل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها لمشروع ما أو خلال الأسبوع. اخرج كل ما في عقلك. لا يهم ما إذا كان على الورق أو جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الخاص بك. فقط اسحب كل التفاصيل من عقلك. أحب القيام بذلك في بداية اليوم - أو الأفضل من ذلك ، في نهاية اليوم السابق ، لذا فأنا أعرف ما سأفعله.

2. حدد أولوياتك

بعد ذلك ، حان الوقت لتقييم ما يجب القيام به ومتى. يوصيك النموذج الرباعي ، المأخوذ من كتاب ستيفن كوفي السبع عادات للأشخاص ذوي الفعالية العالية ، برسم مهامك في أربعة مربعات لتقييم ما يجب القيام به أولاً - الأشياء المهمة جدًا التي يجب القيام بها في أسرع وقت ممكن ، والأشياء التي لا تأتي في الوقت المناسب ولكنها لا تزال مهمة (على سبيل المثال. ، التخطيط) ، في الوقت المناسب ولكن ليس مهمًا ، وليس في الوقت المناسب / غير مهم. هذا مجرد نموذج واحد من العديد من النماذج لكيفية تخطيط مهامك. أيًا كان النموذج الذي تستخدمه ، من المهم تصنيف مهامك إلى ما هو مهم للغاية ، وما هو ضروري ولكنه ليس أولوية عالية ، وما هو المهمة "اللطيفة". عادةً ما يتم تصنيف قائمتي الخاصة إلى "كبيرة" و "صغيرة" و "لطيفة". بسيط.

3. قسم عملك إلى أجزاء

في هذه المرحلة ، أجد أنه من المفيد حقًا تحديد يومي. آخذ هذه العناصر ذات الأولوية من أعلى وأبدأ في رسمها على التقويم في أجزاء. بالنسبة لي ، هذه الدلاء بسيطة حقًا: "قبل الغداء" و "العمل بعد الظهر". يمكنني إضافة فئة "أول طلب عمل" أخرى إذا كان هناك شيء ملح حقًا.

4. تعيين المواعيد النهائية

بمجرد معرفة ما يجب أن يحدث بشكل عام ، أحصل على مزيد من التفاصيل وأخصص مواعيد نهائية مصغرة ليومي. أنا مخطط ، نعم. لكن مثل الكثيرين منا ، أعمل بشكل أفضل أيضًا تحت الضغط ، حتى لو فرضت على نفسي. يوم عمل لا نهاية له وخالٍ من المواعيد النهائية هو وصفة للمماطلة بالنسبة لي. هذه المواعيد النهائية القصيرة تساعدني على التركيز.

على سبيل المثال ، كان لدي العديد من المشاريع الكبيرة في هذا الأسبوع. لقد كان كثيرًا ويبدو أنه لا يمكن التغلب عليه. لكنني قضيت بعض الوقت في تخطيط المشاريع وتخصيص الأوقات لكل عنصر مستحق. بدا التقويم الخاص بي شيئًا ما مثل هذا:

• 9-10 صباحًا تسليم المشروع 1 1
• 10-10: 15 استراحة قهوة (المزيد حول هذا لاحقًا)
• 10: 15-12 المشروع 2 الناتج 1
• 12-2 استراحة
• 2-4 اجتماعات / مكالمات جماعية
• 4-4: 10 استراحة سريعة لتفقد قطة الجار
• 4: 10-5 أنهي اليوم وقم بعمل قائمة مهام ليوم غد

أعلم أنه شديد. لكنني أنجزت كل عملي وانتهى بي الأمر ببعض الوقت الإضافي في نهاية يوم الجمعة.

5. هل أنت شخص الصباح أو بعد الظهر؟

متى تنجز أفضل أعمالك؟ بالنسبة لي ، أقوم بعملي الأكثر فاعلية في أول شيء في الصباح أو قبل ترك الوقت مباشرة. قد تصل إلى خطوتك في منتصف النهار. ضع ذلك في الاعتبار عند التخطيط لجدولك.

6. ابحث عن إيقاعك

لا أقوم دائمًا بتحديد الوقت لكل مهمة. بعض الأيام تكون أقل انشغالًا أو أحتاج فقط إلى استراحة من جدولي العصابي. مع ذلك ، لا أسمح لنفسي بالعبث في مهمة أو يوم إلى ما لا نهاية ، دون تركيز. أنا ألتقط العداد الخاص بي.

اكتشفت مؤخرًا أن دماغي يبدأ بالتعب بعد 90 دقيقة. هذا عندما أشعر بالضباب وعدم التركيز وأحتاج إلى استراحة أو تبديل التروس. أثناء البحث عن هذا المنشور ، وجدت أنني لست وحدي. تبين أن 90 دقيقة إيقاع طبيعي للدماغ.

جرب هذا بنفسك: ابدأ عملك وراقب الساعة. متى تتضاءل؟ ربما تتثاءب ، أو تشعر بالحاجة إلى مد رجليك أو تناول فنجان من القهوة. هذه كلها مؤشرات جيدة عندما يتدلى مدى انتباهك وتحتاج إلى استراحة. بمجرد العثور على الإيقاع الخاص بك ، استخدم ذلك محاذاة مشاريعك مع العداد الخاص بك.

7. حظر التقويم المشترك الخاص بك

أنا من أشد المعجبين بحظر الوقت على عملي في تقويم رقمي (Outlook أو Google) كـ "اجتماعات". إنه يساعدني في رؤية كل ما أواجهه ليوم واحد - وما إذا كان من الممكن إنجاز كل شيء أو إذا كان لدي الكثير من المواعيد النهائية المتداخلة. كما أنه يساعدني على الاستمرار في العمل ، حيث تنبثق تنبيهات التذكير على مدار اليوم.

يجد بعض الأشخاص أن الترميز اللوني مفيد في هذه المرحلة أيضًا - خاصةً إذا كان العمل في مجموعة متنوعة من المشاريع أو المهام المختلفة لعملاء مختلفين. يمكن أن يساعدك التظليل اللوني في مسح التقويم ضوئيًا ورؤية ما يحدث في أي يوم بصريًا. (إنه مشغول جدًا بالنسبة لي - أحب التقويم الأنظف. لكني أرى الفائدة.)

هناك ميزة إضافية تتمثل في التقويم الرقمي لأولئك الذين يعملون في ثقافة الشركة المليئة بالاجتماعات. إذا تم حظر التقويم المشترك الخاص بك ، فقد تتمكن من الهروب من عدد قليل من تلك الاجتماعات والحفاظ على تركيزك على مكتبك. يمكنك أن تقول لهم "لقد حجزت في ذلك الوقت". ليس لأنني فعلت هذا من قبل ...

8. ملاحظة حول عمل الدماغ الأيمن / عمل الدماغ الأيسر

تجربتي مع المسوقين هي أنهم غالبًا ما يكونون منقسمين قليلاً في الدماغ ، جزء إبداعي ، تحليلي جزئي. نحن أيضًا مسؤولون عن مزيج من المهام التي تتطلب "عقلنا الرياضي" و "عقلنا الإبداعي". يعتبر الاعتراف بأنك بحاجة إلى عقليات مختلفة لتحقيق مهام مختلفة نقطة انطلاق جيدة. بل إن التخطيط ليومك حول هذه الاختلافات أفضل.

في بعض الأحيان ، يمكنني الحصول على قائمة وأريد العمل مع الكلمات طوال اليوم. أعتقد أنه يمكنني القيام بذلك طوال اليوم. لكن لا أستطيع. أنا أكثر فاعلية عندما أركز على العمل الإبداعي للدماغ الأيمن ، ثم أغير التروس لتحليلات الدماغ الأيسر. اعتدت على تجميع تقرير ملخص شهري للعميل ، مع تحديد جميع الأشياء التي قمنا بها في الشهر وإرفاق المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية به. تعمدت منع نصف يوم من أجل "عمل الأرقام". عندما يحين الوقت ، كنت أقوم بتشغيل بعض الموسيقى (التي يمكنني الاستماع إليها فقط عندما لا أقوم بتأليف الكلمات) ، وفتح تقرير التحليلات ، والبدء في تحليل الأرقام. عندما انتهيت ، أغلقت الموسيقى ، وأعود إلى الصمت ، وأبدأ في كتابة القصة.

9. لا تنس فترات الراحة

الاستراحات صحية. هناك الكثير من الأبحاث والتكتيكات المختلفة - كم يجب أن تكون فترة الراحة ، على سبيل المثال. لكن من الواضح أننا لا نستطيع الذهاب في كل وقت. مثلما نحتاج إلى النوم لأجسادنا ، نحتاج إلى الراحة لأدمغتنا. يقول ذي أتلانتيك: "الدماغ عبارة عن عضلة ، مثل كل عضلة ، تتعب من الإجهاد المتكرر". "" يميل أعلى 10 في المائة (من العمال) إلى العمل لمدة 52 دقيقة متتالية تليها استراحة لمدة 17 دقيقة. قالت جوليا جيفورد من The Muse ، "كانت تقضي هذه الدقائق الـ 17 بعيدًا عن الكمبيوتر ، من خلال التحدث في نزهة على الأقدام أو ممارسة التمارين أو التحدث إلى زملاء العمل".

أحيانًا يكون من الجنون أن أبتعد عن مكتبي عندما تكون هناك قائمة بطول ميل واحد وأنا في دوامة. أحاربها وأدفعها من حين لآخر - خاصة إذا كنت في فورة من الإلهام. لكن في معظم الأيام ، أحتاج إلى تلك الاستراحات لتصفية ذهني. عندما أعود ، أشعر أن لدي مجموعة جديدة من العيون على المشروع. (كذلك ، عندما لا آخذ فترات راحة على مدار اليوم ، أدفع ثمنها لاحقًا بدافع الغرابة والإرهاق).

من الناحية التكتيكية ، ما يبدو عليه هذا بالنسبة لي هو بضع فترات راحة قصيرة في وقت متأخر من الصباح واستراحة أطول في فترة ما بعد الظهر. قد تعني الاستراحات الأولى مجرد تناول فنجان من القهوة أو المشي في الخارج لإلقاء التحية على الجار والحصول على الهواء النقي. ثم يعود مباشرة إلى العمل. حوالي الساعة 2 مساءً ، أذهب إلى صالة الألعاب الرياضية لأتمرن. بعد ذلك ، أشعر بالانتعاش والاستعداد للعودة إليه.

لا تفزع إذا لم يكن لديك وقت لرحلة لمدة ساعتين إلى صالة الألعاب الرياضية. من الجيد تمامًا تناول الغداء أو الدردشة مع زميل لك أثناء تناول القهوة. نصيحة واحدة: حاول ألا تتحدث أو تفكر في العمل خلال تلك الفترة. هناك سبب يجعل "ثرثرة مبرد المياه" شيئًا. يساعد عقلك على الراحة.

أقوم أيضًا بتخصيص وقت في التقويم الخاص بي لهذه فترات الراحة الصغيرة. قد يبدو الأمر سخيفًا ، لكنه تلميح بصري للعناية بنفسي.

10. احصل على شريك المساءلة

نصيحتي الأخيرة: لا تفعل هذا بمفردك! اعتدت أن أجري محادثات مراسلة فورية مرتجلة مع عمل من منزل آخر في بداية اليوم. سنخبر بعضنا البعض عن أهم هدفين في اليوم ، ثم نتحقق في منتصف اليوم لنرى كيف كان كل منا يتقدم.

ابحث عن شخص يمكن أن يكون شريكك في المساءلة في إدارة الوقت. ربما يكون رفيقك في مكتبك ، أو أحد أفراد فريقك في مكتب بعيد. يجب فقط أن تكون شخصًا يمكنك تسجيل الوصول معه.

المكافأة: أدوات مفيدة

إليك بعض الأدوات التكتيكية التي قد تكون مفيدة عند التخطيط لأسبوعك

• ضبط مؤقت - يذكرك هذا بصوت مسموع بتبديل التروس. يمكن أن يكون منبهًا بسيطًا مدته 60 دقيقة أو تذكيرًا في التقويم يقول "تبديل التروس - اعمل على x". مجرد شيء يدفعك إلى العمل.
• حاول العمل على دفعات مدتها 25 دقيقة (تُعرف أيضًا باسم تقنية بومودورو) - أستطيع أن أرى هذا مفيدًا بشكل خاص لإسقاط مجموعة من تلك المهام ذات الأولوية المنخفضة في القائمة.
• تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة غير متعلقة بالعمل مثل CNN و Facebook - تراقب تطبيقات مثل TimeRabbit أو QualityTime سلوكك ، تمامًا كما يخبرك مسدس الرادار بمدى سرعتك في الطريق السريع.
• بالإضافة إلى تقويمات Outlook أو Google القياسية ، جرب أداة رقمية لإدارة العمل مثل Asana.
• خذ قيلولة قهوة (إنه شيء حقيقي!).
• ضع هاتفك الخلوي بعيدًا لمنع نفسك من إرسال الرسائل النصية أو تصفح Instagram أثناء ساعات العمل.
• تغيير المشهد - اعمل لبضع ساعات من المقهى أو حتى غرفة اجتماعات الشركة.

هذا كل شيء بالنسبة لي. صحيح ، لقد مر حوالي 90 دقيقة وأنا بحاجة إلى استراحة. إذا كنت ترغب في قراءة المزيد حول هذا الموضوع ، فراجع منشور المدونة هذا حول الحصول على إدارة الوقت إلى جانبك.

وأخبرني ، ما هي أساليب أو أدوات إدارة الوقت المفضلة لديك؟