مذكرة الخصم مقابل مذكرة الائتمان - ما هو الفرق؟

في عالم الأعمال التجارية (B2B) ، يمكن أن تكون قيم الطلبات والمعاملات كبيرة. عندما تتغير بشكل غير متوقع ، يمكن أن تظهر التحديات المالية بسرعة.

يمكن أن تؤدي مثل هذه الحالات إلى تعقيد عمليات معالجة الفواتير ، والتي بدورها يمكن أن تؤثر سلبًا على عملية الأمر إلى النقد (O2C).

لحسن الحظ ، هناك أشياء يمكن أن تفعلها الشركة للتخفيف من التأثير - بما في ذلك إشعارات الخصم والإشعارات الدائنة .

دعونا نفحص هذه الخيارات بالإضافة إلى أوجه التشابه والاختلاف بينهما.

ما هي مذكرة الخصم؟

ملاحظات الخصم (أو مذكرات الخصم ) هي مستندات لإخطار الشركات بالائتمان المستحق وطلب سداده.

تُضفي ملاحظات الخصم الطابع الرسمي على طلبات إرجاع مشتريات الائتمان. يتم إصدارها من قبل المشترين للبائعين عبر نفس قنوات الفواتير.

إلى جانب مبلغ الدين المستحق ، تسرد مذكرة الخصم أيضًا تفاصيل أخرى ذات صلة بالمعاملة. يتضمن ذلك تفاصيل العنصر والتواريخ وأسباب الإصدار وما إلى ذلك.

هل مذكرة الخصم هي فاتورة أم ائتمان؟

ملاحظة الخصم ليست فاتورة ولا شكلاً من أشكال الائتمان. إنه إخطار وتسجيل لالتزام دين.

ما هي مذكرة الائتمان؟

الإشعارات الدائنة (أو المذكرات الدائنة ) هي مستندات يتم إصدارها كإيصالات للفواتير أو الطلبات الخاطئة أو التي تم تغييرها.

يتم إصدارها من قبل المورد للعميل ويمكن أن تغطي جميع - أو بعض - قيمة الفاتورة.

بدونها ، سيكون من الصعب إدارة مسك الدفاتر والسجلات الائتمانية. سيؤدي إزالة الفواتير القديمة وإنشاء فواتير جديدة إلى إرباك تسلسل أرقام الفاتورة ومسارات التدقيق.

هل إشعار الائتمان استرداد؟

ملاحظة الائتمان مماثلة ولكنها ليست مماثلة للمبلغ المسترد . الأول هو إرجاع متأخر لقيمة ائتمانية محددة إلى المشتري ، في حين أن الأخير هو سداد مباشر لهم.

تحقق الإشعارات الدائنة نفس النتيجة تقريبًا مثل عمليات الاسترداد عبر وسائل مختلفة. تقريبًا ، لأنه في حين أن الاسترداد النقدي والسلع والخدمات المستقبلية قد تصل إلى نفس قيمة الائتمان ، فإنها لا تزال غير متماثلة .

ربما ، على سبيل المثال ، تقل حاجة الشركة إلى سلع أو خدمات معينة عندما تسترد إشعارًا دائنًا.

تفترض ملاحظات الائتمان أيضًا وجود علاقة مستمرة بين المورد والمشتري. المبالغ المستردة لا.

هل مذكرات الائتمان وائتمان المتجر هما نفس الشيء؟

ملاحظات الائتمان وائتمان المتجر متشابهان ولكنهما ليسا متماثلين مرة أخرى.

يتم استخدام تعريف "مذكرة الائتمان" في B2B لوصف المستندات المستخدمة للمساعدة في موازنة دفاتر المحاسبة.

ائتمان المتجر هو مصطلح شامل يستخدم في الغالب في سياقات B2C. يغطي القسائم المقدمة كهدايا ، أو من خلال مخططات الولاء ، أو مقابل المنتجات المرتجعة.

مذكرة الخصم مقابل ملاحظة الائتمان: أوجه التشابه الرئيسية

1. الغرض: الإخطار

يتم استخدام كل من إشعارات الخصم والائتمان كشكل من أشكال الإخطار.

قد يكون مستلم كلا النوعين من المذكرات على علم (أو قد لا يكون) بوجود مشكلة - أو تغيير في - أمر أو معاملة.

أو قد لا يكونون على دراية كاملة بتفاصيله. بمعنى آخر ، يقدم كل نوع من المذكرات توضيحًا بشأن المبلغ السالب (أو المبلغ الإيجابي) المستحق.

2. الغرض: السجلات المحاسبية

ملاحظات الخصم والمذكرات الدائنة كلاهما مستندات أساسية لسجلات المحاسبة. بدونها ، ستفتقد مسارات التدقيق إلى معلومات مهمة.

3. أسباب الإصدار

هناك عدة أسباب رئيسية لضرورة إصدار إشعارات الخصم والائتمان.

قد تكون الطلبات خاطئة أو تالفة أو ببساطة لا تصل كما هو موصوف أو في الوقت المحدد. قد تختلف في الحجم أو الحجم أو الشكل أو الجودة أو التوقيت. قد يرفض المشترون أو قد يدرك البائعون خطأهم.

يمكن أن تكون أوامر B2B معقدة وقد تكون عرضة للتغيير بعد إصدار الفاتورة بشكل صحيح . إذا تم تخفيض قيمة الأمر ، فسيقوم قسم حسابات الموردين الدائنة بإصدار إشعار دائن. إذا زاد الأمر ، فسيصدر إشعار خصم.

أخطاء الفاتورة ليست شائعة. يمكن أن تتراوح من الشحن الزائد عن طريق الخطأ إلى نسيان إضافة الخصومات التي يقدمها فريق المبيعات. تساعد ملاحظات الخصم والائتمان في تصحيح كل إدخال دفع ومحاسبة غير صحيح ناتج عن هذه الأخطاء.

4. اصدار المرونة

يمكن إرسال إشعارات الخصم والائتمان قبل أو بعد استلام المشتري للفواتير.

إذا لم يتم إصدار فاتورة بعد ، تتم إضافة إشعار دائن إليها يطرح تكلفتها الإجمالية. إذا كان قد تم إصداره بالفعل ، فسيتم تضمين إشعار الدائن مع الفاتورة التالية.

5. قنوات الإصدار

يجب إرسال كل من إشعارات الخصم والإشعارات الدائنة من خلال نفس قنوات الفواتير العادية ، أي أقسام الحسابات.

6. تنسيق الملاحظات

يشبه كل من تنسيقات المدين والائتمان الفواتير. يشملوا:

• إصدار أسماء الشركات المتلقية لها ، وعناوينها ، وبياناتها المصرفية ، وبيانات الاتصال الخاصة بها
• تاريخ إصدار المذكرة
• رقم تسلسلي أو رقم تعريف أو رمز خاص بالملاحظة
• تفاصيل السلع أو الخدمات ذات الصلة بالملاحظة - بما في ذلك الحجم ورقم الطلب وتاريخ الطلب ومعدلات العناصر والتكلفة الإجمالية وما إلى ذلك.

ملاحظة الخصم مقابل ملاحظة الائتمان: الاختلافات الرئيسية

1. مُصدر المذكرة

يتم إصدار الإشعارات الدائنة من قبل الموردين ، بينما يتم إصدار سندات الخصم من قبل المشترين أو البائعين.

2. الذمم الدائنة مقابل الذمم المدينة

تعكس ملاحظة الخصم حسابات المشتري المستحقة القبض . يتم تسجيله في دفتر إرجاع الشراء. تعكس مذكرة الائتمان حسابات المشتري المستحقة الدفع . يتم تسجيله في دفتر إرجاع المبيعات.

3. الإقرار مقابل الطلب

تشير مذكرة الائتمان إلى إقرار المُصدر بالائتمان المستحق.

تمثل مذكرة الخصم طلب ائتمان للبائع. في بعض الحالات ، قد يكون محل نزاع.

ملاحظات الائتمان والخصم مقابل المطالبة

يعد Dunning جزءًا من معالجة الفواتير ومجموعات B2B. يغطي الإخطارات والاتصالات حول استرداد الفواتير غير المسددة.

مثل مذكرة الخصم ، فهي تذكير بالدفع المستحق. ومثل إشعار الائتمان ، يتم إصداره من قبل البائع.

ومع ذلك ، فهي مرتبطة بفاتورة (فواتير) حالية ، وليست تعديلات على الفواتير الحالية.

كيفية تقليل إصدار مذكرة الخصم وإصدار إشعار الدائن

تعتبر مذكرات الخصم والائتمان جزءًا طبيعيًا من علاقات ومدفوعات B2B. إنها في المقام الأول وسيلة للحفاظ على سجل محاسبي واضح.

ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد تكون الحاجة المستمرة لإصدار سندات الخصم أو الدائن من أعراض عمليات التحصيل أو التدفقات النقدية الأوسع للموردين أو البائعين.

يعد تحسين عمليات مجموعات B2B أو استخدام أو توفير تمويل B2B من الخيارات التي يمكن أن تعالج هذا الأمر.

خاتمة

ملاحظات الخصم والإشعارات الدائنة هي مستندات تستخدم لمحاسبة الأعمال.

ملاحظة الخصم هي إشعار وطلب سداد التزام دين. يتم إصدار إشعار دائن لتصحيح الأخطاء أو التغييرات التي تم إجراؤها على فاتورة أو أمر موجود.

يساعد إصدار كلا النوعين من السندات على الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية وتقديم إيضاحات بشأن المبلغ المستحق السالب أو الموجب.

لديهم أوجه تشابه ، مثل غرضهم وأسباب إصدارهم ، ولكن لديهم أيضًا بعض الاختلافات الرئيسية ، مثل الطرف الذي يصدرها وما إذا كانت تؤثر على حسابات الدفع للمشتري أو البائع أو الذمم المدينة.

تعتبر الإشعارات الدائنة والمدينة جزءًا طبيعيًا من عملية إعداد الفواتير. ومع ذلك ، إذا كانت الشركة لديها مشاكل في التدفق النقدي ، فيجب أن تفكر في طرق لتحسين عملياتها الداخلية مثل توفير خيارات تمويل B2B للعملاء. يوفر هذا بديلاً عمليًا للمعاملات القائمة على النقد البحت.