الصفقة الكبيرة حول نظافة البيانات: ما هي و 6 خطوات لتحقيق ذلك
نشرت: 2018-10-16البيانات تقود استراتيجية تسويق فعالة. لم يتم التحدث بكلمات أكثر صدقًا. في الواقع ، ذكرت شركة McKinsey أن أكثر من 50٪ من الشركات الأفضل أداءً تستخدم البيانات لزيادة إيراداتها.
ومع ذلك ، فإن البيانات الأولية وحدها ليست كافية - فالبيانات النظيفة هي ما يُترجم إلى النجاح. هنا يأتي دور ممارسات نظافة البيانات المنتظمة والمستمرة.
يستخدم المسوقون نقاط اتصال بيانات مختلفة لإنشاء شخصيات العملاء ، واستهداف شرائح جمهور مختلفة ، وتحليل اتجاهات المستهلكين ورؤىهم. كل شيء يشير إلى استخدام البيانات.
ولكن بينما يدرك المسوقون الحاجة إلى البيانات ، فإن أهمية البيانات النظيفة ليست معروفة جيدًا حتى الآن. يستعرض هذا الدليل أساسيات صحة البيانات وكيف يمكن للشركات تحقيق ذلك.
ما هي نظافة البيانات ولماذا هي مهمة؟
يشير نظافة البيانات إلى جميع العمليات المتضمنة في التأكد من نظافة البيانات.
البيانات النظيفة هي بيانات خالية من الأخطاء ومتسقة ودقيقة. البيانات القذرة ، من ناحية أخرى ، هي بيانات ذات معلومات مكررة وتفاصيل غير كاملة وحتى بيانات قديمة. يمكن أن تدخل هذه الأخطاء فعليًا إلى نظامك في أي وقت - سواء في نقطة الدخول أو عند التحديث يدويًا.
تأتي بيانات العمل من العديد من المصادر ، لذلك من الحتمي أن تكون هناك بعض الأخطاء.
بعض هذه المصادر تشمل:
- الدراسات الاستقصائية
هذه استعلامات أو نماذج يمكن للمستجيبين الإجابة عليها في بضع دقائق. عادة ، يتم وضع الاستطلاعات على مواقع الويب أو مشاركتها عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
- المعاملات
يحتوي هذا النوع من البيانات على تفاصيل حول العملاء مثل موقعهم المحدد والمنتجات التي اشتروها ومستوى تفاعلهم. يتم جمع بيانات المعاملات عندما ينشئ المتسوقون عبر الإنترنت حساباتهم أو يجرون أول عملية شراء من متجر عبر الإنترنت.
- قواعد بيانات
هناك العديد من مزودي الرصاص المتاحين للشركات ، ويستخدمون جميعًا قواعد البيانات للوصول إلى معلومات الاتصال. فيما يلي بعض من أفضل مصادر وقواعد البيانات. - الحملات التسويقية
من الشائع تقديم شيء ذي قيمة للعملاء المحتملين مقابل معلومات الاتصال. يمكن القيام بذلك عبر اشتراك في رسالة إخبارية أو برنامج ولاء أو نسخة تجريبية مجانية أو حتى دليل إرشادي.
فوائد صحة البيانات
من خلال تنظيف البيانات ، لا يتعين على الشركات التعامل مع عواقب المشكلات التي تسببها البيانات القذرة. من الناحية المثالية ، يمكن لفرق المبيعات والتسويق استخدام البيانات لتحديد الحسابات والصناعات المستهدفة. ولكن إذا كانت البيانات "قذرة" ، فلن تتمكن فرق المبيعات والتسويق من تنفيذ الاستراتيجيات بأفضل ما لديهم من قدرات.
تشمل الفوائد الأخرى لنظافة البيانات ما يلي:
- زيادة الكفاءة والإنتاجية
هل تعلم أن البيانات القذرة تسببت في خسارة بعض الشركات لما يصل إلى 12٪ في الإيرادات؟ يمكن أن يؤدي أيضًا إلى جهود التسويق في الاتجاه الخاطئ بسبب المعلومات الخاطئة. باستخدام البيانات النظيفة ، تحصل على اتجاه أكثر دقة دون إضاعة الموارد المالية وغيرها.
- اتخاذ قرارات مستنيرة
البيانات النظيفة تعني تحليلات نظيفة. تعني التحليلات النظيفة اتخاذ قرارات أفضل وأكثر استنارة عندما يتعلق الأمر بالتنبؤات ومقاييس المبيعات والتسويق الأخرى. - تجربة أفضل للعملاء
تساعد المعلومات المحدثة حول العملاء المتوقعين أو العملاء على ضمان قدرتك على توصيل الرسالة الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين. سيؤدي ذلك إلى تجربة عملاء أفضل بشكل عام وأكثر تخصيصًا.
- استهداف أكثر دقة وتقسيم العملاء
سيضمن الحصول على بيانات نظيفة أن جهود تقسيم العملاء لن تذهب سدى. ستسمح لك المعلومات الصحيحة حول جهات اتصال معينة باستهداف العملاء المتوقعين المؤهلين بشكل فعال. - تحليلات دقيقة
إذا كانت بياناتك متسخة ، فمن المرجح أن تكون تحليلاتك وإحصاءاتك خاطئة. تضمن لك البيانات النظيفة النتائج الكمية الصحيحة حتى تتمكن من استخلاص الرؤى النوعية الصحيحة.
6 أفضل الممارسات لصحة البيانات
لم يعد الأمر في الحقيقة يتعلق فقط بالوصول إلى البيانات والمعلومات - إنه الحصول على البيانات الصحيحة. فيما يلي ست ممارسات تتعلق بنظافة البيانات يجب على عملك وضعها في مكانها الصحيح.
# 001: توحيد البيانات عند نقطة الإدخال
يمكن أن تدخل البيانات إلى نظامك من خلال مختلف الوسائل والقنوات المذكورة أعلاه.
الآن ، عادةً ما يكون إدخال البيانات الخاطئ أحد الأسباب الأولى للبيانات القذرة. كيف؟ لنفترض أن لديك نموذجًا على موقع الويب الخاص بك يسمح للمستخدمين بتنزيل دراسة حالة. ثم لديك نموذج آخر لأولئك الذين يرغبون في تحديد موعد مكالمة مباشرة. كلا النموذجين بهما حقول لأرقام الهواتف.
يستخدم أحد النماذج حقلاً نصيًا ، ويستخدم الآخر قائمة منسدلة لرمز المنطقة وحقل نصي لبقية الرقم. هذا يعني أن أرقام الهواتف في نظامك تظهر بشكل مختلف. ماذا لو قام المستخدم بملء حقل النص وترك رمز المنطقة؟ هذا يجعل البيانات غير قابلة للاستخدام بالفعل.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان أحد النماذج يتطلب رقم الهاتف والآخر لا يتطلب ، فهناك احتمال كبير أن تحتوي بعض إدخالات البيانات على تفاصيل اتصال غير كاملة.
نصيحة أساسية: يجب أن تدخل كل نقطة بيانات نظامك بطريقة قياسية بغض النظر عن القناة التي أتت منها.
إليك ما يمكنك فعله:
- افحص جميع حقول البيانات لديك وجميع نقاط الدخول.
- تحقق من تنسيقات رسائل البريد الإلكتروني والاختصارات والعناوين وأرقام الاتصال.
- قم بتوحيد جميع التنسيقات عبر جميع نقاط الدخول.
- قم بإنشاء إجراء تشغيل قياسي (SOP) أو دليل خطوة بخطوة.
- قم بطرح الإجراء التشغيلي الموحد على الفريق بأكمله.
الآن ، لمجرد أن البيانات نظيفة عند إدخالها ، فهذا لا يعني أن البيانات ستكون نظيفة إلى الأبد. بمرور الوقت ، قد تحتاج بعض تفاصيل الاتصال إلى التغيير أو التعديل إذا كان العملاء المحتملون ينقلون الشركات أو يغيرون معلوماتهم الشخصية.
# 002: إزالة البيانات عديمة الفائدة
المزيد ليس دائمًا أفضل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالبيانات.
إذا لم تطبق ممارسات حفظ البيانات بانتظام ، فسينتهي بك الأمر في النهاية إلى الحصول على الكثير من البيانات غير القابلة للاستخدام. في الواقع ، تعتقد المؤسسات أن 25٪ من بياناتها غير دقيقة.
يمكن أن تكون البيانات غير المفيدة أيًا مما يلي:
- يجب إزالة العملاء المتوقعين أو جهات الاتصال الموجودة في قائمتك السوداء
- جهات اتصال غير نشطة أو تم فصلها عن الأشهر الماضية
- عناوين البريد الإلكتروني التي لم تعد موجودة بسبب استقالة جهة الاتصال من الشركة السابقة
- سجلات مكررة
قد يؤدي الاحتفاظ ببيانات عديمة الفائدة في CRM الخاص بك إلى ضرر أكبر مما يحدث.
على سبيل المثال ، سيؤدي إرسال حملات البريد الإلكتروني إلى عناوين لم تعد موجودة بعد الآن إلى زيادة معدل الارتداد. يمكن أن يؤدي إرسال تذكير إلى جهة اتصال مكررة أيضًا إلى تدمير جهود التخصيص عندما ينتهي بك الأمر بإرسال بريد إلكتروني مرتين.
# 003: استفد من إدارة علاقات العملاء وتحديثها بانتظام
هل تعلم أن 71٪ من مندوبي المبيعات شاركوا أنهم يضيعون الكثير من الوقت في إدخال البيانات؟ هذا هو الوقت الذي يمكن استخدامه للتواصل أو الترويج.
هذا هو السبب في أن الشركات المتوسعة تستثمر عادةً في برامج إدارة علاقات العملاء (CRM) - لتحسين إدارة كل من خط الأنابيب والعملاء الحاليين.
ومع ذلك ، فإن نظام CRM لا يقل قوة عن مدى نظافة البيانات.
تتغير بيانات العمل بانتظام ، لذا من الضروري تنظيف نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بشكل دوري كجزء من ممارسات نظافة البيانات الخاصة بك. اتبع هذه الخطوات كجزء من نظافة CRM الخاصة بك:
- قم بتعيين شخص مسؤول يكون مسؤولاً عن ضمان نظافة CRM.
- إنشاء جدول ثابت ومنتظم لتنظيف البيانات في CRM.
- استفد من عمليات الدمج والأتمتة التي قد يمتلكها برنامج CRM لديك. على سبيل المثال ، تسمح لك بعض أدوات CRM بتقسيم عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة تلقائيًا.
# 004: التحقق من دقة البيانات
قدر الإمكان ، قم بتضمين الأدوات التي يمكنها التحقق من صحة البيانات عند نقطة الدخول. ومع ذلك ، كما ذكرنا سابقًا ، تتغير بيانات العمل بانتظام. ماذا يعني هذا؟ هذا يعني أنك ستحتاج إلى إجراء تدقيق وتحديث منتظمين - وبالتالي التحقق من الصحة.
قم بتشغيل تجريبي على شريحة بيانات صغيرة واحترس من أي تنبيهات حول أخطاء مثل:
- مكرر
- بيانات مفقودة
- قيم البيانات التالفة
آخر نصيحة لأفضل الممارسات هذه: قم بتعيين جدول منتظم للتحقق من صحة البيانات بعد التحقق من إدارة علاقات العملاء.
# 005: الامتثال التدريبي للوائح خصوصية البيانات
يهدف كل من قانون حماية البيانات العامة (GDPR) والتحكم في الاعتداء على المواد الإباحية والتسويق (CAN-SPAM) إلى حماية المستخدمين عبر الإنترنت من تلقي رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها.
تتطلب هذه المعايير من الشركات النظر في ممارسات إدارة البيانات الخاصة بهم. الهدف النهائي هو التأكد من تمتع المستخدمين عبر الإنترنت بمزيد من التحكم في بياناتهم الشخصية.
ما يجب القيام به لضمان توافق بياناتك:
- تدقيق وتقييم جميع أنظمة وعمليات إدخال البيانات الخاصة بك.
- توقف عن جمع أجزاء صغيرة من البيانات غير ذات صلة. كلما قمت بذلك ، زادت فرصة جمع البيانات القذرة. ركز على جمع البيانات التي يمكن أن تساعد في المبيعات والتسويق فقط.
- راجع حقول البيانات المستخدمة في إنشاء قوائم العملاء المحتملين. انقل التفاصيل الأكثر حساسية إلى المراحل اللاحقة من عملية البيع.
- إتلاف أو أرشفة أي بيانات عندما لم تعد هناك حاجة إليها لغرض جمعها.
- حافظ على البيانات عن طريق غرس إجراءات أمنية إضافية على CRM الخاص بك وقواعد البيانات الأخرى التي تصل إليها بانتظام.
- تأكد دائمًا من أن سياسة الخصوصية الخاصة بك في متناول المستخدمين عبر الإنترنت
ماذا تفعل في حالة وجود شكوى تتعلق بالخصوصية
- قم بتغطية القواعد الخاصة بك. قم بإجراء تحقيق داخلي شامل ومفصل ، وتأكد من توثيق العملية برمتها.
- يجب التعامل مع جميع شكاوى الخصوصية باتساق ومستوى معياري.
- أصلح المشكلات في أسرع وقت ممكن.
- وثق هذه العملية برمتها.
# 006: استعن بفريق بيانات للقيام بالعمل
معرفة كيفية تنفيذ أفضل ممارسات صحة البيانات أمر واحد. تنفيذها فعليًا بشكل منتظم ومتسق هو شيء آخر.
أنت تعرف قدرة فريقك وما إذا كان بإمكانهم التعامل مع العمل الذي يدخل في تنظيف البيانات. قد يكون تعيين فريق من المتخصصين في البيانات بديلاً جيدًا. بعد كل شيء ، يمكنهم تنفيذ جميع المهام المذكورة أعلاه من التدقيق وإزالة البيانات القذرة والتحقق من الصحة.
العملية معقدة وتتطلب وقتًا كافيًا بين أيدي الناس. بينما يمكن لفريقك بالتأكيد أن يقوم بعملية تطهير البيانات ، سيكون عليك إعادة تقييم ما إذا كان هذا هو أفضل استخدام لوقتهم.
بعد كل شيء ، يكون متخصصو البيانات أكثر خبرة وسيكونون أكثر كفاءة - بينما يمكن لفريق المبيعات والتسويق لديك قضاء المزيد من الوقت في النمو.
كيف يعمل تنظيف البيانات؟
هذا عرض سريع لكيفية عمل تنظيف البيانات عادةً.
يبدأ عادةً بمراجعة شاملة يتم إجراؤها إما بواسطة أحد أعضاء فريقك أو بواسطة خدمة إدارة بيانات احترافية. يتبع الجزء كثيف العمالة (ملء البيانات المفقودة ، وإزالة التكرارات ، وحذف جهات الاتصال المدرجة في القائمة السوداء ، وما إلى ذلك).
على الرغم من أن تنظيف البيانات قد يكون شاقًا ، إلا أنه مهم جدًا حقًا. لا توجد طريقة أخرى لتحقيق مستوى نظافة بيانات جيد دون تنفيذ أفضل الممارسات.
الخلاصة: نظافة البيانات ليست شيئًا يحدث لمرة واحدة
بصرف النظر عن كونها كثيفة العمالة ، فإن تحقيق نظافة البيانات ليس شيئًا لمرة واحدة. إذا كانت بياناتك نظيفة اليوم ، فمن الممكن أن تتسخ مرة أخرى غدًا.
ومع ذلك ، فإن قاعدة البيانات المحدثة وذات الصلة ضرورية لمبادرات المبيعات والتسويق الناجحة. كلما زادت دقة بياناتك ، زادت جودة عملائك المحتملين ، وزادت احتمالية تحويلهم.
ولكن مرة أخرى ، إذا كنت تعاني من نقص الوقت والقوى العاملة ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية هو أفضل رهان لك.
يمكن لفريق الاستعانة بمصادر خارجية أن يكون بمثابة امتداد لعملك. على سبيل المثال ، يمكن أن ينتقل TaskDrive بالفعل إلى CRM الخاص بك ، وتحديث جميع المعلومات ، وإزالة ما يجب أن يكون ، وكذلك تقديم تفاصيل اتصال إضافية وحديثة. كل هذا سيمكن فرق المبيعات والتسويق لديك من التركيز بشكل أكبر على بناء العلاقات والاستعداد الذهني للمحادثات القادمة.
لا تتردد في تحديد موعد مكالمة معنا أو ترك ملاحظة - فلنتحدث عن كيفية تفريغ إنشاء العملاء المحتملين وتنظيف البيانات حتى تتمكن من التركيز على أشياء أخرى مؤثرة مثل مبادرات المبيعات.