أهمية نظافة البيانات لتنفيذ CRM الخاص بك

في عالم الأعمال ، البيانات هي كل شيء. إنه ما نستخدمه لاتخاذ قرارات مستنيرة ، وتوجيه جهودنا الإعلانية ، وتتبع تقدمنا ​​- وكل ذلك ، يمكن أن يساعدنا CRM في ذلك.

من المهم أن تكون بياناتنا نظيفة ودقيقة.

لسوء الحظ ، لا تأخذ العديد من الشركات الوقت الكافي للحفاظ على بياناتها بشكل صحيح - وهو خطأ يمكن أن يؤدي إلى تقارير غير دقيقة ، وفقدان فرص المبيعات وحتى انخفاض الأرباح. وعندما يحين وقت تنفيذ CRM أو الحفاظ على CRM محدث ، يمكن أن يؤدي ضعف صحة البيانات إلى إعاقة أهداف عملك.

ما هي صحة البيانات؟

نظافة البيانات هي مصطلح شامل يشمل المراحل المختلفة لجعل مجموعة البيانات أكثر صحة واكتمالًا وملاءمة للغرض.

وهذا يعني ضمان إدخال البيانات بدقة وخالية من التكرارات والأخطاء وتنسيقها بشكل صحيح.

يعد الحفاظ على صحة البيانات أمرًا ضروريًا لأي منظمة تعتمد على البيانات في اتخاذ القرار. بدون بيانات نظيفة ، قد يكون من الصعب تتبع التقدم وتحديد الاتجاهات واتخاذ القرارات السليمة.

تساعد حماية البيانات أيضًا على الحماية من مخاطر الأمان ، مثل البيانات المسربة. من خلال تنظيف قواعد البيانات بانتظام ، يمكن لمؤسساتك المساعدة في ضمان موثوقية البيانات وأمانها.

لماذا نحتاج إلى صحة بيانات جيدة؟

"لماذا؟" الأمر بسيط؛ يتم استخدام البيانات لتحقيق هدف. إذا كانت البيانات غير صحيحة أو غير كاملة أو غير مقروءة (سواء بالنسبة للأشخاص أو أجهزة الكمبيوتر) ، فلا يمكن استخدامها لتحقيق هذا الهدف. كما يقال كثيرًا في مجال الحوسبة:

"القمامة في ، والقمامة خارج."

تحديد المصطلحات في مؤسستك.

غالبًا ما يتم استخدام مصطلحات مثل "نظيف" و "جيد" و "صالح" و "تم التحقق منه" بالتبادل. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، هذه أشياء مختلفة للغاية.

في مؤسستك ، من الأفضل أن يكون لديك إحساس عام بالعمليات الموجودة وأن تدرك أن شخصًا ما قد يكون لديه - في رأسه - تعريف مختلف قليلاً عند مناقشة البيانات "النظيفة".

ولكن بعد قولي هذا ، إليك بعض التعريفات القياسية التي يمكنك استخدامها لجعل الجميع متوافقين.

تعريف البيانات "النظيفة":

مجموعة البيانات "النظيفة" هي مجموعة تم إعدادها بحيث تكون جاهزة للتحليل. يعني هذا عادةً إزالة أي بيانات غير ضرورية أو غير صحيحة ، بالإضافة إلى تنسيق البيانات بطريقة تسهل التعامل معها.

تعريف البيانات "الصالحة":

البيانات "الصالحة" دقيقة وكاملة وتم جمعها باستخدام المنهجيات المناسبة.

تحديد البيانات "التي تم التحقق منها":

البيانات "التي تم التحقق منها" هي البيانات التي تم التحقق من دقتها من قبل مصدر مستقل.

الحفاظ على صحة البيانات لتنفيذ CRM الخاص بك

لسوء الحظ ، من السهل جدًا أن تُدفن بواسطة كومة متزايدة باستمرار من البيانات غير الدقيقة التي لا يمكن السيطرة عليها والتي تفرط في إدارة علاقات العملاء الخاصة بك.

تصبح البيانات قديمة. لا يتم دعم اصطلاحات التسمية ، ويتم تحديث مكدس التكنولوجيا ، وتصبح مجموعة البيانات الخاصة بك غير منظمة.

لذا ، كيف يمكنك الهروب من هذا العذاب الوشيك لسوء صحة البيانات؟

الخطوة 1: فحص

عرض المشكلة:

هناك مجموعة بيانات موجودة (إما في CRM أو على وشك الدخول في CRM) لا نعرف حجمها أو شكلها أو نظافتها.

الخطوات التي نتخذها لمعالجة المشكلة:

يُعرف أيضًا باسم "استكشاف البيانات" ، يتضمن فحص البيانات النظر في البيانات في حالتها الحالية ، وتكوين فهم لها ، وكيفية ارتباطها بمجموعات البيانات الأخرى ، والبحث عن الأخطاء ، وتقييمها مقابل أبعاد جودة البيانات.

بالنسبة للمعلمين الفنيين لدينا ، تشتمل مرحلة الفحص على الأنشطة التالية:

التنميط:

إحصائية موجزة تكشف عن أنواع الأعمدة ، واكتمالها ، لا. القيم الفريدة وتوزيعها الرياضي والعلاقات المحتملة مع مصادر البيانات الأخرى

الترتيب:

من خلال توحيد تنسيق بياناتنا ، يكون من الأسهل تنفيذ جميع الإجراءات اللاحقة ، بما في ذلك التصور والتنظيف.

رسم الخرائط:

يجب أن تتطابق المعلومات الواردة من خارج CRM مع الحقول الموجودة داخل CRM. رسم الخرائط هو عملية تمتد عبر مرحلتي الفحص والتنظيف ؛ يتضمن مواءمة البيانات الجديدة مع الهياكل الحالية وإضافة / إزالة الخصائص لتلبية احتياجات مالك CRM. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل تحديد تغييرات التنسيق (تقسيم حقل الاسم الكامل لمطابقة بنية HubSpot للاسم الأول واسم العائلة) أو معقدًا مثل إنشاء كائنات مخصصة جديدة تمامًا ، مع علاقات فريدة خاصة بهم.

الخطوة الثانية: التنظيف

عرض المشكلة:

هناك مجموعة بيانات موجودة (إما في CRM أو على وشك الدخول في CRM) تفتقد إلى المعلومات و / أو تم تنسيقها بشكل غير صحيح. هذا يؤثر سلبًا على عملنا الحالي داخل CRM ، أو على قدرتنا على استيراد مجموعة البيانات إلى CRM.

الخطوات التي نتخذها لمعالجة المشكلة:

يتضمن تنظيف البيانات أيضًا مجموعة متنوعة من الأنشطة المناسبة لمجموعات البيانات المختلفة. بشكل عام ، تتم إزالة البيانات غير الصحيحة أو تصحيحها أو احتسابها من خلال مجموعة من أدوات التدخل اليدوي وأدوات مناقشة البيانات الذكية. أثناء مرحلة التنظيف ، نتخذ إجراءات للتأكد من أن البيانات تلبي الأبعاد ذات الصلة لجودة البيانات. تشمل الأشياء التي يجب البحث عنها ما يلي:

رسم الخرائط ، تابع:

بعد تحديد الحقول المتطابقة من الناحية المفاهيمية ، يجب علينا إعادة تنسيق بياناتنا إلى تنسيق يناسب CRM. يمكن أن يتضمن ذلك أفضل الممارسات البسيطة مثل إعادة تسمية الأعمدة لتسهيل عملية الاستيراد ، أو عمليات أكثر تعقيدًا مثل تمييز العناصر المختلفة التي كانت موجودة في نفس الجدول (على سبيل المثال ، وضع علامات على "المكاتب الرئيسية" بشكل منفصل عن مواقع منافذ البيع ، أو فصل جهات الاتصال الداخلية عن جهات اتصال التسويق . إلخ.)

بيانات غير ذات صلة:

البيانات غير المطلوبة في سياق المشكلة التي نحلها. في كثير من الأحيان ، عند الترحيل من CRM إلى آخر ، ستكون هناك سنوات من البيانات التاريخية التي لم تعد ذات صلة (على سبيل المثال ، الحقل الذي يشير إلى ما إذا كان المستخدم "حضر مؤتمر أبريل 2015")

مكرر:

حيث تظهر المعلومات عبر صف بأكمله أكثر من مرة. في CRM ، سيأخذ هذا عادةً شكل فرد أو شركة تظهر بشكل منفصل مقابل عناوين بريد إلكتروني منفصلة. اعتمادًا على السياق ، يمكن إما تجريد التكرارات أو تصغيرها في سجل واحد.

أخطاء في بناء الجملة:

يجب إزالة المسافة البيضاء البادئة أو اللاحقة ويجب توحيد الأسماء البديلة (الولايات المتحدة الأمريكية مقابل الولايات المتحدة).

التوحيد:

يجب أن يكون تنسيق النصوص والأرقام متسقًا ، أيًا كان التنسيق الذي تختاره (الأحرف الكبيرة بشكل صحيح ، أو الأحرف الكبيرة ، أو الأحرف الصغيرة ، أو أحرف الجمل ، وما إلى ذلك)

الخطوة 3: تحقق

عرض المشكلة:

هل يمكننا أن نؤكد أن بياناتنا صحيحة (أي صحيحة ، بقدر ما نستطيع) وتنقيتها؟

الخطوات التي نتخذها لمعالجة المشكلة:

تَحَقّق:

التحقق هو عملية التحقق من صحة مجموعة البيانات. يحدث هذا عادةً خلال عملية الاستكشاف والتنظيف ، وكذلك بعد ذلك.

يمكن أن يتضمن التحقق من البيانات التحقق من السجلات الموجودة الأخرى لتقييم دقتها ، بالإضافة إلى إجراء عمليات للتحقق من نجاح التنظيف. هل القواعد والقيود المنطقية (مثل تواريخ البدء التي تسبق تواريخ انتهاء الصلاحية) صامدة؟ هل تسللت الأخطاء من خلال؟ هل توجد مجموعة بيانات أخرى يمكننا الرجوع إليها؟ على سبيل المثال ، إذا كان لدى CRM الخاص بنا اتصال مباشر بقاعدة بيانات ، فهل نرى نفس المعلومات عبر كلا النظامين؟

ما هي آثار سوء نظافة البيانات في CRM الخاص بك؟

لقد تحدثنا كثيرًا عن وجود بيانات نظيفة لتطبيق CRM الخاص بك.

ولكن ، ماذا لو كان لديك CRM الخاص بك لفترة من الوقت - ماذا يحدث عندما يكون لديك بيانات CRM سيئة؟

بعبارات بسيطة - ستكون التفاعلات والتقارير معيبة.

في العصر الرقمي اليوم ، التخصيص هو كل شيء. نقوم بتخصيص رسائل البريد الإلكتروني الآلية والمحتوى الذي يراه الزوار على صفحات الويب ومقاطع الفيديو التي نرسلها. الآن ، ماذا يحدث إذا اتصلت بالسيد السيدة أو أرسلت إلى شخص ما بريدًا إلكترونيًا لا ينبغي أن يتلقاها.

تفقد الثقة والمصداقية.

الهدف من CRM الخاص بك هو أن تكون بمثابة "مصدر واحد للحقيقة" لجميع تفاعلات العملاء. هذا يعني أن بياناتك تحتاج إلى تنقية ودقيقة حتى تكون المعلومات الصحيحة متاحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

من الأفضل إجراء تنقية للبيانات مرة واحدة على الأقل كل عام.

وعندما لا تقوم بتنظيف بياناتك ، حافظ على القواعد الموحدة التي حددتها في تطبيق CRM الأصلي.

أفضل ممارسات صحة البيانات لتنفيذ CRM الخاص بك

كنقطة انطلاق جيدة ، إليك بعض أفضل الممارسات التي يمكن لمؤسستك تنفيذها للحفاظ على صحة البيانات:

1. استخدم اصطلاحات التسمية
2. توحيد عمليات جمع البيانات
3. استخدم الأتمتة لإزالة جهات الاتصال القديمة غير المستخدمة
4. قم بإعداد جدول الصيانة
5. تقديم قواعد المسؤول وأذونات المستخدم لإدخال البيانات