4 رؤى مظلمة لتعدين البيانات لأصحاب الأعمال الصغيرة

تخيل أنك تدعو مئات الضيوف إلى حفلة في منزلك. يضع كل ضيف يدخل معلومة عن نفسه في صندوق داخل باب منزلك مباشرة.

هل تريد أن تنظر داخل هذا الصندوق؟

سيقول الغالبية العظمى من الناس ، "نعم".

ومع ذلك ، يقول أصحاب الشركات الصغيرة بحزم "لا" ، كل يوم لا يقومون بالتنقيب عن بياناتهم المظلمة وتحليلها.

بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة ، فإن هذا الصندوق المجازي المجاور للباب عبارة عن وفرة من البيانات التي تنتظر تقديم رؤى قابلة للتنفيذ ومربحة في أعمالهم.

ما هي البيانات المظلمة للأعمال الصغيرة؟

صاغت شركة Gartner المصطلح في الأصل وتعرّف البيانات المظلمة على أنها "تجمع مؤسسات أصول المعلومات وتعالجها وتخزنها أثناء أنشطة الأعمال العادية ، لكنها تفشل عمومًا في استخدامها لأغراض أخرى".

تخيل الآن إذا تركت هذا الصندوق بجوار بابك الأمامي ونظر جار فضولي من خلال النافذة الأمامية لإلقاء نظرة خاطفة على الداخل. أو ما هو أسوأ ، لص يقتحم منزلك ويسرق صندوقك. لم تتح لك الفرصة أبدًا لمعرفة ما كان بداخله.

بالنسبة لموظفي إدارة السجلات في شركتك الصغيرة ، فإن هذا المربع مليء بالمسؤوليات المحتملة.

اعتمادًا على حجم نشاطك التجاري ، وطول الفترة التي يخزن فيها المعلومات ، وكمية البيانات التي يتم جمعها ، يمكن أن ينمو "مربع" واحد من البيانات ليصبح كومة من الصناديق التي تجعل من المستحيل عليك الوصول إلى مقدمتك باب.

تعد مجموعة الصناديق مشكلة لأنك مسؤول قانونيًا عن جميع البيانات التي تجمعها ، سواء كنت تستخدمها أم لا.

وفقًا لبحث أجراه معهد Ponemon في عام 2017 ، فإن كل سجل به معلومات حساسة أو سرية تمت سرقته يساوي 141 دولارًا أمريكيًا من الخسائر في إيرادات عملك ، ويتم سرقة 58 سجلًا في الثانية على مستوى العالم. يمكن أن يضيف ذلك إذا أخذ المتسللون أكثر من سجل واحد (وهم سيفعلون ذلك).

أيضًا ، لا يُعد الجهل بوجود البيانات أو إهمال استخدامها أعذارًا مقبولة عندما يقوم المدققون بالتحقيق في سجل إدارة البيانات بعد خرق أو شكوى. في النهاية ، فإن مهمتك هي ضمان التعامل مع المعلومات وتخزينها والتخلص منها بشكل صحيح. إذا لم تفعل ذلك ، فسوف تعاني من العواقب. ما العواقب التي تطلبها؟

• الولايات المتحدة: على الرغم من أن الولايات المتحدة ليس لديها قانون مخصص لحماية البيانات وفقًا لـ Lexology ، فإن عواقب سوء التعامل مع بياناتك تعتمد على عدد كبير من قوانين الولايات والقوانين الفيدرالية التي تتضمن "عقوبات مالية والتزامات مؤكدة ... وأوامر تحظر الانتهاكات المستقبلية . "

• الاتحاد الأوروبي: في مايو 2018 ، ستدخل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الخاصة بالاتحاد الأوروبي حيز التنفيذ ، والتي على عكس أصولها ، ستغير كيفية تعامل الشركات الأمريكية مع بياناتها. يمكن لغرامات انتهاك القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أن تدر عائدات عملك بملايين اليورو اعتمادًا على المخالفة.

4 رؤى للتنقيب في البيانات المظلمة

ستساعدك النصائح الأربع أدناه على الاستفادة من بياناتك وحماية نفسك من الغرامات وفقدان الإيرادات. في رحلتنا عبر إدارة البيانات المظلمة ، سنناقش:

• التعدين - معالجة مخاوفك من البيانات وتطوير دليل بسيط لتسليط الضوء على بياناتك والبدء في استخدامها. أيضًا ، ميزات برنامج التنقيب عن البيانات المظلمة الرئيسية التي يجب البحث عنها في عملية اختيار الأداة الخاصة بك.

• الإدارة — تحديد أنواع مختلفة من البيانات المظلمة والوظائف و / أو الشهادات التي يمكنك توظيفها / تدريبها لبدء استخدام بياناتك المظلمة.

• الأمان - كيفية التعامل مع أمان بياناتك المظلمة في عالم مليء بالقرصنة ، والميزات الرئيسية التي تحتاجها في أدوات التحكم وأمن البيانات المظلمة لديك.

• الاتصال - بمجرد إلقاء الضوء على بياناتك المظلمة وصياغة الرؤى ، فقد حان الوقت لإظهار عملك لأولئك الأكثر أهمية - أصحاب المصلحة.

1. نصيحة التعدين: لا تخف من الظلام (البيانات)

اسم "البيانات المظلمة" مخيف. بعد كل شيء ، تخرج الأشياء السيئة من الظلام - رجال البعبع ، مصاصو الدماء - تحصل على الصورة. لكن لا يجب أن يكون الكم الهائل من البيانات غير المهيكلة مخيفًا.

حان الوقت لإلقاء بعض الضوء على بياناتك المظلمة.

يقول Alan Dayley ، مدير الأبحاث في Gartner ، "بغض النظر عن أنواع البيانات المظلمة التي تجمعها مؤسستك ، أو كيف يتم تخزينها ، فإن مفتاح الحفاظ على البيانات بعيدًا عن الظلام هو التأكد من أن لديك وسيلة لترجمتها من من نموذج لآخر واستيعابها بسهولة في أي منصة تحليلات تستخدمها. "

بياناتك غير منظمة ويبدو أنه لا يمكن الوصول إليها الآن ، ولكن مع بعض التعديلات على هيكل المعلومات الخاص بك ، يمكنك اكتشاف ثروة من الاحتمالات الجديدة لعملك.

"من خلال استخدام التقنيات الجديدة حول ذكاء الأعمال وأدوات تكنولوجيا المعلومات ، يمكن للشركات الانضمام إلى مجموعات البيانات المهيكلة وغير المهيكلة معًا لتقديم نتائج عالية القيمة. عندما يتم القيام بذلك بشكل صحيح ، فإن الفوائد سوف تفوق بسهولة التكاليف التي ينطوي عليها استخراج البيانات المظلمة ، "كما يقول الكتاب في Datumize.

كيف تبدأ في التعامل مع وحش البيانات المظلمة؟

• تبدأ صغيرة. اختر نقطة صعبة تريد معرفة المزيد عنها داخل عملك ثم التزم بسحب هذه البيانات وتقييمها.

• تدقيق جميع مصادر البيانات الخاصة بك (التقليدية وغير التقليدية).

• حدد مصادر البيانات التي توفر أفضل المعلومات لإيجاد حل لمشكلة الألم لديك.

• تدقيق أدوات وتقنيات تحليل البيانات الخاصة بك. هذه لا يجب أن تكون خيالية. يمكنهم حتى أن يكونوا أحرارًا.

• استخدم معلوماتك الجديدة لتحسين نقطة الألم التي حددتها في مشكلة أصغر ، أو حتى حل المشكلة بالكامل.

نصيحة أساسية: لا تدع ضخامة البيانات تمنعك من البدء في استخدامها لعملك. ستكتسب الشركة التي تكشف عن الأسرار الكامنة وراء بياناتها المظلمة ميزة إستراتيجية على تلك الشركات التي لا تزال في الظلام.

للبدء في عملية استخدام بياناتك المظلمة بشكل أسرع ، ابحث عن برنامج استخراج البيانات بهذه الميزات:

ميزات برنامج التنقيب عن البيانات عبر Capterra

تذكر مع ذلك ، تمامًا كما لا يمكنك عصر الماء من الحجر ، لا يمكنك جعل بيانات القمامة ذات قيمة لمجرد أنك تسحبها من الظلام. كن حريصًا في تفسيرات البيانات الخاصة بك.

2. نصيحة الإدارة: لا يمكنك التعامل مع البيانات المظلمة بمفردك

هناك الكثير من البيانات المظلمة التي لا يمكن إدارتها بشكل صحيح دون مساعدة.

"Databerg" عبر Datumize

قدرت Harvard Business Review في عام 2012 أن "وول مارت تجمع أكثر من 2.5 بيتابايت من البيانات كل ساعة من معاملات عملائها."

لوضع ذلك في المنظور ، "بيتابايت هو واحد كوادريليون بايت ، أو ما يعادل حوالي 20 مليون من نصوص خزانات الملفات."

هذا عدد كبير من مربعات البيانات ، وكان ذلك قبل ستة أعوام.

تُلقي البراعة مزيدًا من الضوء على ما يمكن تضمينه في صندوق البيانات المظلم لديك:

تتضمن البيانات غير المنظمة أو الأولية نصًا خامًا ورسائل نصية ورسائل بريد إلكتروني (مثل رسائل البريد الإلكتروني التنظيمية الداخلية) ومقاطع الفيديو (مثل لقطات المراقبة) والصوت (مثل تسجيلات مركز الاتصال) وملفات الصور والبيانات من إنترنت الأشياء (IoT) أجهزة الاستشعار والبيانات الجغرافية (تحديد الموقع الجغرافي). يمكن أن تتضمن البيانات المظلمة بيانات منظمة أيضًا ، بافتراض عدم تحليل البيانات.

البيانات عبر براعة ، الصورة عبر كابتيرا

إن كمية البيانات التي تجمعها كشركة صغيرة هي بالتأكيد أقل من Walmart ، لكنك لا تزال مسؤولاً عن ضمان توافق بياناتك مع جميع القوانين واللوائح ذات الصلة.

"تتوقع شركة Gartner أنه حتى عام 2021 ، ستفشل أكثر من 80٪ من المؤسسات في تطوير سياسة موحدة لأمن البيانات عبر المستودعات ، مما يؤدي إلى عدم امتثال محتمل وانتهاكات أمنية ومسؤوليات مالية."

أنت لا تريد أن تخسر المال بسبب الغرامات التي يمكنك تجنبها ، فكيف ستدير بياناتك المظلمة؟

قم ببناء إدارة البيانات المظلمة في البنية التحتية لإدارة السجلات الخاصة بك عن طريق تثقيف فريقك وتوظيف الأشخاص المناسبين.

تعني المعالجة الصحيحة لبياناتك المظلمة تعزيز الفريق الذي تم إعداده وتثقيفه بشأن البيانات المظلمة أولاً ، ثم تسليحهم بالأدوات اللازمة لتحويل بياناتك إلى عملية إرسال. على سبيل المثال ، فكر في تعيين مدير سجلات (RM) ، أو تدريب أحد موظفيك الحاليين على القيام بهذه المهمة. يعرف مديرو السجلات القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات التي تنظم المعلومات المخزنة ، وأن احتمال حدوث خطأ تنظيمي يزداد مع كمية البيانات التي يتم جمعها.

بعد ذلك ، امنحهم برنامج إدارة المستندات المناسب لتتبع جميع بياناتك.

مع وجود مدير علاقات ممتاز أو مسؤول امتثال رئيسي (CCO) ، من الممكن تنفيذ بروتوكولات إدارة المخاطر بكفاءة على الرغم من التدفق المستمر للبيانات الواردة.

نصيحة أساسية: استكمل إدارة السجلات وفرق الامتثال بأعضاء يفهمون اللوائح ويعرفون كيفية التعامل مع بياناتك المظلمة. يمكن لخبراء التنظيم منع تراكم الغرامات والمساعدة في تسليط بعض الضوء على كيفية هيكلة بياناتك المظلمة في أجزاء يمكن التحكم فيها.

ابحث عن الأفراد الذين يحملون هذه الألقاب أو الشهادات:

عبر موقع إنديد.كوم اعتبارًا من 29 مارس 2018

3. نصيحة أمنية: بياناتك المظلمة تعرض عملك للخطر

وفقًا لأبحاث شركة IBM ، فإن أكثر من 80٪ من البيانات هي بيانات مظلمة وبالتالي لا يتم استخدامها.

يتم بالفعل مراقبة البيانات المحددة وحمايتها (نأمل).

فكر في مخاطر الأمن السيبراني التي تعرضها بياناتك المظلمة. تعني عقلية "بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل" أن البيانات التي لا تركز عليها ليست آمنة ، وبالتالي فهي أكثر انفتاحًا على المتسللين ... وهذا يعني المزيد من الأموال في جيوب لصوص البيانات.

صرح Mika Javanainen من M-Files أن "البيانات المظلمة في شكل محتوى سري غير آمن وغير محمي يمكن أن تخلق أيضًا مخاطر أمنية ، والتي يمكن أن تؤدي إلى مسؤولية قانونية ومالية إذا تم الوصول إليها عن غير قصد من قبل أفراد غير مصرح لهم."

ضع في اعتبارك مقدار المعلومات القيمة التي قد تخزنها شركتك حول العملاء أو المعاملات التجارية التي تقع في فراغ البيانات المظلمة. يعرف المتسللون أنه موجود ويعرفون أنك لا تشاهدها.

اختيارات سهلة.

نصيحة أساسية: ابحث عن حل لإدارة البيانات يمكنه هيكلة بياناتك وحل أمان البيانات لتحديد الأهداف المحتملة للمتسللين. فقط من خلال الحصول على مزيج مثالي من الاثنين يمكن للشركات الصغيرة تجنب غرامات عدم الامتثال وحماية بيانات الشركة.

ابحث عن حلول برامج إدارة البيانات وأمن البيانات التي توفر هذه الميزات:

عبر كابتيرا

4. نصيحة الاتصال: أخبر أصحاب المصلحة بما تجده

لقد حددت بياناتك المظلمة وتتعلم أشياء رائعة عن المستخدمين لديك.

رائعة! لكن ماذا الآن؟

الآن عليك تقديم هذه البيانات إلى أصحاب المصلحة المعنيين بطريقة مفهومة وقابلة للتنفيذ. وهذا يعني جعل البيانات "سهلة" للفهم والاستخدام. على سبيل المثال ، أي من هذه الأمور أكثر قابلية للفهم من قبل أصحاب المصلحة؟

لماذا يجب عليك استخدام تصور البيانات عبر Dundas أولاً ، ضع في اعتبارك من هم أصحاب المصلحة:

• فريق التسويق الخاص بك - قم بتضمين أي شخص يعمل على استراتيجية التسويق بدءًا من CMO وصولاً إلى فريق الوسائط الاجتماعية. يمكن أن تساعدهم الإحصاءات من بياناتك المظلمة في استهداف حملاتهم.

• فريقك المالي - يمكن لمدير المخاطر المالية أن يخبرك بالمقدار الذي قد تخسره إذا تعرضت للاختراق ، مما يساعدك على صياغة "خطة ب" كجزء من "تقييم البيانات" ، ويمكنه إضافة بياناتك إلى ميزانيتك العمومية . يمكن لأعضاء فريق الشؤون المالية أيضًا مساعدتك في معرفة تكلفة تخزين بياناتك ، وميزانية المساعدة لأي استراتيجيات جديدة تصوغها من استراتيجيات التنقيب عن البيانات المظلمة.

• فريق أمان المعلومات لديك - تريد أن يعرف فريق تكنولوجيا المعلومات لديك مقدار البيانات المتوفرة لديك الآن حتى يتمكنوا من الحفاظ على أمان بياناتك.

نصيحة أساسية: ابدأ في استخدام بياناتك المظلمة لإبلاغ بعض قرارات عملك. استخدم أداة تصور البيانات لتوصيل ما تقوله البيانات لفريقك. اجعل بياناتك المظلمة في متناول الأعضاء الرئيسيين في فرق التسويق والمبيعات من خلال ضمان حصولك على ميزات تصور البيانات التالية:

عبر كابتيرا

كان وقت إنشاء إستراتيجية إدارة واستخراج البيانات المظلمة بالأمس

وفقًا لتقرير IDC Data Age 2025 ، "بحلول عام 2025 سينمو مجال البيانات العالمي إلى 163 زيتابايت (أي تريليون جيجابايت). وهذا يعادل عشرة أضعاف 16.1 زيبابايت من البيانات التي تم إنشاؤها في عام 2016. "

حتى إذا كان عملك الصغير يمثل جزءًا بسيطًا من تلك البيانات ، فلا يزال هناك الكثير من المعلومات التي يجب تخزينها والتخلص منها بشكل صحيح. بصفتك مالكًا تجاريًا جديرًا بالثقة ، فأنت بحاجة إلى تضمين إدارة البيانات في هيكل فريقك ومعاملاتك.

ضع في اعتبارك الأفكار التي تفتقدها من خلال عدم إلقاء نظرة فاحصة على بياناتك المظلمة. هل يمكنك حقًا تجاهل هذه المعلومات ، خاصة مع العلم أن منافسيك يلقون نظرة بالفعل؟

السؤال الوحيد الآن هو كيف ستلحق وتتغلب على المنافسة باستخدام بياناتك المظلمة؟

هل تريد معرفة المزيد عن البيانات الكبيرة والمظلمة؟ اقرأ هذه المقالات:

• ما الذي تفعله البيانات المظلمة للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
• ما المقصود بالبيانات الضخمة وكيف يمكنها تعزيز نشاطك التجاري الصغير؟
• السجلات الصحية الإلكترونية: البيانات الضخمة للإنقاذ