قطع الإدارة باستخدام هذه النصائح العشرة لأتمتة المبيعات

يلعب مندوبو المبيعات دورًا حاسمًا في توليد إيرادات الشركة. على الرغم من قيمة وقتهم، إلا أنه لسوء الحظ يتم استهلاكه في كثير من الأحيان من خلال المهام اليدوية الدنيوية التي تنتقص من تركيزهم الأساسي وهو البيع. إذا كانت مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك تتكون من أدوات قديمة وغير فعالة، فمن المحتمل أن فريقك يخصص وقتًا أطول للتعامل مع المهام الإدارية بدلاً من المساهمة الفعالة في توليد الإيرادات. يسعى منشور المدونة هذا إلى تسليط الضوء على المهام الإدارية العشرة الرئيسية التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تعيق كفاءة فريق المبيعات لديك وإظهار كيف يمكن لاستخدام نظام متكامل مثل HubSpot أن يبسط هذه العمليات، مما يؤدي في النهاية إلى استعادة وقت البيع الكبير لفريقك.

تحدي المهام اليدوية في المبيعات

أحد التحديات الكبيرة التي تواجه فرق المبيعات في جميع أنحاء العالم هو الطبيعة المرهقة للمهام اليدوية والإدارية. يجد مندوبو المبيعات أنفسهم متورطين في الأعمال الورقية، وإدخال البيانات، وجدولة الاجتماعات، وغيرها من المهام الشاقة التي تستهلك قدرًا هائلاً من وقتهم. يمكن أن تستغرق هذه الواجبات ما يصل إلى 75% من يوم عمل مندوب المبيعات، مما يترك له ربع وقته فقط للبيع فعليًا.

واستخدام أدوات قديمة وغير فعالة يزيد من تفاقم هذه المشاكل. مع انتشار عملية المبيعات عبر منصات متعددة، يقضي المندوبون وقتًا غير ضروري في التبديل بين التطبيقات وتتبع المعلومات والحفاظ على قواعد بيانات متباينة. ولا يؤثر هذا النهج المنعزل على ساعات إنتاجهم فحسب، بل يزيد أيضًا من مخاطر الأخطاء، مما يؤدي إلى ضياع الفرص والإيرادات.

إن تأثير أوجه القصور هذه في عملية البيع على الإنتاجية الإجمالية عميق. إنها ليست مجرد أنشطة مضيعة للوقت؛ إنها تؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية من خلال إعاقة قدرة الفريق على إبرام الصفقات. وبالتالي، فإن النهج المبسط والمتكامل لا يصبح مجرد أمر جميل، بل ضرورة مطلقة. من خلال أتمتة المهام الروتينية، يمكن لفرق المبيعات التركيز على ما يفعلونه بشكل أفضل - بناء العلاقات وتحديد الفرص وزيادة المبيعات.

هذا هو المكان الذي تظهر فيه منصات مثل HubSpot، حيث تقدم حلاً شاملاً يمكنه إحداث ثورة في طريقة عمل فريقك.

وعد الأتمتة في المبيعات

المعادلة بسيطة - كلما زاد الوقت الذي يمكن لممثلي المبيعات تخصيصه للبيع، كلما كانت النتائج أفضل. هذا هو المكان الذي تظهر فيه الأتمتة. عند تنفيذها بشكل فعال، يمكن لأدوات التشغيل الآلي أن تقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في المهام اليدوية والإدارية، مما يتيح لمندوبي المبيعات القيام بأفضل ما يفعلونه - البيع.

بدءًا من إدارة جهات الاتصال، وتتبع تفاعلات العملاء، وجدولة المواعيد، وحتى تنفيذ حملات البريد الإلكتروني، تتعامل الأنظمة الآلية مع هذه الواجبات بدقة لا تشوبها شائبة، دون ترك أي مجال للخطأ البشري.

تأثير الأتمتة على إنتاجية المبيعات عميق. عندما يتحرر مندوبو المبيعات من ملل المهام اليدوية، يمكنهم تركيز جهودهم على المبادرات الإستراتيجية. يمكنهم قضاء المزيد من الوقت في رعاية العملاء المحتملين، وصياغة العروض المخصصة، وإبرام الصفقات.

علاوة على ذلك، مع التشغيل الآلي، هناك منصة واحدة موحدة لجميع أنشطة المبيعات. ليست هناك حاجة للتوفيق بين أدوات متعددة أو التدافع للحصول على أجزاء من المعلومات المنتشرة عبر قواعد بيانات مختلفة.

تتمتع الأتمتة بالقدرة على إحداث تحول في عملية المبيعات لديك، مما يعزز الكفاءة والإنتاجية المتعددة. وبينما نتعمق في القسم التالي، سنستكشف بعض النصائح المحددة للأتمتة التي يمكن أن تساعدك في إطلاق العنان لهذه الإمكانات وإحداث ثورة في عمليات المبيعات الخاصة بك.

هل يقضي مندوبو المبيعات لديك وقتًا أطول في المهام الإدارية بدلاً من بناء العلاقات وزيادة الإيرادات؟ قم بتقييم كفاءتك التشغيلية الحالية من خلال إجراء تقييم نضج RevOps الخاص بنا واكتشف القوة التحويلية لعمليات الإيرادات (RevOps).

10 مهام إدارية يمكنك تنفيذها تلقائيًا على HubSpot

1. التنقيب

المصدر: برنامج إدارة العملاء المتوقعين والتنقيب، HubSpot

يتضمن التنقيب الفعال العثور على العملاء المحتملين وتأهيلهم قبل الدخول في خط أنابيب المبيعات. تعمل HubSpot على تبسيط هذه العملية من خلال دمج الأتمتة بعدة طرق.

• تحديد وتتبع العملاء المحتملين
  

  يحتوي نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بـ HubSpot على قاعدة بيانات شاملة تساعد في تحديد العملاء المحتملين وتتبع التفاعلات معهم. يتم تسجيل المعلومات المتعلقة بنشاط العميل المحتمل عبر الإنترنت، مثل صفحات الويب التي تمت زيارتها والنماذج التي تم ملؤها ورسائل البريد الإلكتروني المفتوحة، تلقائيًا ويمكن الوصول إليها بسهولة. يمكن أن توفر هذه البيانات رؤى قيمة حول اهتمامات العميل المتوقع، والتي يمكن استخدامها لتخصيص نهج المبيعات.

• جمع البيانات

  تسمح أداة التوقعات الخاصة بـ HubSpot لمندوبي المبيعات بمعرفة الشركات التي تزور مواقعهم على الويب. فهو يجمع بيانات عن مجال الزائر وحجمه وموقعه والمزيد، مما يوفر مصدرًا غنيًا للمعلومات لتحديد أولويات العملاء المحتملين.
  
  

• تسجيل الرصاص

  باستخدام نظام تسجيل العملاء المحتملين الآلي، يتم تسجيل العملاء المتوقعين تلقائيًا بناءً على المعلومات الديموغرافية والمشاركة، مما يساعد فريقك على تحديد أولويات العملاء المتوقعين الذين من المرجح أن يقوموا بالتحويل، مما يقلل الوقت الذي يقضيه في العملاء المتوقعين ذوي الجودة المنخفضة.
  

2. إثراء الرصاص

باستخدام ميزة إثراء العملاء المحتملين في HubSpot، يمكن لمندوبي المبيعات جمع وتحديث المعلومات حول العميل المتوقع تلقائيًا من قواعد البيانات الخارجية المختلفة وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ومواقع الويب الخاصة بالشركة. قد تتضمن هذه البيانات المسمى الوظيفي للعميل المتوقع والصناعة وحجم الشركة وموقعها، بالإضافة إلى الاهتمامات الشخصية أو أخبار الشركة الأخيرة.

يتكامل HubSpot أيضًا مع أدوات إثراء العملاء المحتملين مثل Clearbit، والتي تقوم تلقائيًا بملء البيانات المفقودة حول جهات الاتصال الخاصة بك وتحافظ على تحديث قاعدة البيانات الخاصة بك. تضمن هذه العملية الآلية ملفًا تعريفيًا غنيًا بالتفاصيل ومحدثًا باستمرار لكل عميل متوقع، مما يسمح لمندوبي المبيعات بتخصيص جهود التواصل الخاصة بهم وتحسين فرص إتمام الصفقة.

من خلال أتمتة إثراء العملاء المحتملين، لا توفر HubSpot وقتًا ثمينًا لفريق المبيعات لديك فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين جودة بيانات العملاء المحتملين، مما يمنح فريقك الرؤى التي يحتاجون إليها لإشراك العملاء المحتملين بشكل فعال.

3. الاتصال وإنشاء الصفقات

يمكّن النظام الأساسي مندوبي المبيعات من إنشاء جهات اتصال جديدة تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) عندما يملأ الزائر نموذجًا على موقع الويب أو ينقر على CTA، مما يلغي إدخال البيانات يدويًا. يتم بعد ذلك إثراء جهات الاتصال هذه بالمعلومات من تفاعلاتها مع تواجد الشركة عبر الإنترنت، مما يوفر رؤية 360 درجة لكل عميل محتمل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لميزة أتمتة الصفقات في HubSpot توفير الوقت في إنشاء سجلات الصفقات وتحديثها. عندما يتخذ العميل المحتمل إجراءً مهمًا - مثل الاشتراك في نسخة تجريبية، أو طلب عرض توضيحي، أو الرد بشكل إيجابي على رسالة بريد إلكتروني، يمكن لـ HubSpot إنشاء صفقة جديدة تلقائيًا. يتم بعد ذلك تتبع هذه الصفقات وتحديثها عبر مسار المبيعات، مما يوفر رؤية فورية لعملية المبيعات ويوفر على المندوبين تكاليف التحديثات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً.

ومن خلال أتمتة عملية الاتصال وإنشاء الصفقات، يتيح HubSpot لمندوبي المبيعات التركيز على التعامل مع العملاء المتوقعين وإغلاق الصفقات، بدلاً من التورط في المهام الإدارية.

4. البريد الإلكتروني

من خلال أتمتة عملية البريد الإلكتروني، يمكّن HubSpot مندوبي المبيعات من التركيز بشكل أكبر على صياغة رسائل مقنعة وبدرجة أقل على المهام الإدارية لإدارة التواصل عبر البريد الإلكتروني.

• قوالب البريد الإلكتروني

  يمكن لمندوبي المبيعات إنشاء قوالب بريد إلكتروني مخصصة للمواقف أو الاستجابات الشائعة، ومشاركتها مع الفريق، مما يوفر الساعات التي يتم قضاؤها في صياغة رسائل بريد إلكتروني مماثلة بشكل متكرر.
  
  

• تسلسلات

  يمكن استخدامها لرعاية العملاء المحتملين بمرور الوقت، وإرسال سلسلة من الرسائل تلقائيًا حتى يتخذ المستلم الإجراء المطلوب أو ينتهي التسلسل. يمكن تخصيص التسلسلات لتلبية المراحل المختلفة لخط أنابيب المبيعات، مما يضمن التواصل المتسق وفي الوقت المناسب مع كل عميل محتمل.
  
  

• جدولة البريد الإلكتروني

  تسمح المنصة أيضًا لمندوبي المبيعات بجدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها في وقت محدد للحصول على معدلات استجابة مثالية، مما يلغي الحاجة إلى تذكر أو تخمين متى يجب الضغط على زر "إرسال".
  
  

• تتبع البريد الإلكتروني

  تضمن ميزة التتبع في HubSpot إخطار الممثلين عندما يفتح العميل المحتمل رسالة بريد إلكتروني أو ينقر على رابط بداخلها. وهذا يسمح لهم بالمتابعة في الوقت المناسب، مما يزيد من فرص التحويل.

5. جدولة المواعيد

تمتد إمكانيات التشغيل الآلي لـ HubSpot لتشمل جدولة المواعيد أيضًا، مما يجعل العملية أكثر كفاءة لفرق المبيعات.

باستخدام أداة الاجتماعات الخاصة بـ HubSpot، يمكن لمندوبي المبيعات مشاركة الأوقات المتاحة لهم مع العملاء المتوقعين مباشرةً، مما يمكّن العملاء المتوقعين من حجز مكان اجتماع يناسبهم دون الحاجة إلى الجدولة التقليدية. يقوم مندوبو المبيعات ببساطة بتعيين تفضيلات التوفر الخاصة بهم وتتزامن الأداة مع تقاويمهم لمنع الحجز المزدوج وإدارة المناطق الزمنية.

بمجرد جدولة الاجتماع، يتم تسجيل المعلومات تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ويتم إرسال تأكيد بالبريد الإلكتروني ودعوة للتقويم إلى كل من العميل المتوقع والممثل. وهذا يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويمنع أي حوادث مؤسفة في الجدولة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمندوبي المبيعات أيضًا استخدام الأداة لإعداد اجتماعات جماعية أو اجتماعات دورية، حيث تتم مطابقة العميل المتوقع مع أي مندوب متاح. وهذا يضمن الاهتمام بالعملاء المتوقعين على الفور، مما يعزز تجربة العملاء الشاملة.

6. مكالمات المبيعات

تساعد إدارة مكالمات المبيعات الخاصة بهم على تبسيط العملية بالنسبة لمندوبي المبيعات وتمكنهم من تركيز جهودهم على التفاعلات الهادفة.

• جدولة المكالمات

  تسمح ميزة جدولة المكالمات في النظام الأساسي للممثلين بإعداد المكالمات في تواريخ وأوقات محددة مسبقًا، والتي يتم بعد ذلك تسجيلها تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). وهذا يوفر الوقت في إدخال البيانات يدويًا ويضمن تسجيل جميع التفاعلات بدقة للرجوع إليها في المستقبل.
  
  

• اضغط للاتصال

  بنقرة واحدة، يستطيع مندوبو المبيعات الاتصال برقم هاتف العميل المتوقع مباشرةً من سجل جهات الاتصال الخاص بهم في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). لا يؤدي هذا إلى توفير الوقت في طلب الأرقام يدويًا فحسب، بل يقلل أيضًا من الأخطاء.
  
  

• تسجيل المكالمات

  يوفر HubSpot القدرة على تسجيل المكالمات بإذن العميل المتوقع. يمكن تخزين هذه التسجيلات مقابل سجل اتصال العميل المتوقع، مما يوفر سياقًا قيمًا للاتصالات المستقبلية وتمكين المراجعة المستمرة لجودة المكالمة لأغراض التدريب.
  
  

• سير العمل بعد المكالمة

  يمكن تكوين سير العمل التلقائي بعد مكالمات المبيعات الخاصة بك لتشغيل إجراءات مثل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة، أو إنشاء مهمة، أو نقل العميل المتوقع إلى مرحلة مختلفة في مسار المبيعات بناءً على نتيجة المكالمة.
  
  

7. إدارة الصفقة

ومن خلال توفير نظام شامل لتتبع فرص المبيعات وإدارتها بشكل فعال، تعمل HubSpot على تحسين عملية المبيعات من خلال الأتمتة في إدارة الصفقات.

تعمل ميزة أتمتة الصفقات في النظام الأساسي على تبسيط عملية إنشاء الصفقات وتحديثها ومراقبتها ضمن مسار المبيعات. باستخدام هذه الميزة، يتم إنشاء صفقة جديدة تلقائيًا عندما يقوم العميل المحتمل بإجراء مهم، مثل الاشتراك في نسخة تجريبية أو طلب عرض توضيحي. يتم بعد ذلك تحديث هذه الصفقات بشكل منهجي بناءً على التقدم والتفاعلات، مما يوفر رؤية في الوقت الفعلي لحالة كل صفقة.

علاوة على ذلك، يمكن تكوين سير العمل الآلي في HubSpot لنقل الصفقات على طول خط أنابيب المبيعات بناءً على مشغلات محددة أو سلوك الرصاص، مثل مكالمة مبيعات مكتملة أو استجابة عبر البريد الإلكتروني، مما يقلل الجهد اليدوي ويضمن تقدم الصفقات بسلاسة.

علاوة على ذلك، يمكن إعداد الإشعارات التلقائية لتنبيه مندوبي المبيعات عندما تصل الصفقة إلى مرحلة معينة أو إذا لم يكن هناك أي نشاط على الصفقة لفترة محددة. وهذا يبقي فريق المبيعات منخرطًا بشكل استباقي في صفقاتهم ويمنع الفرص من التسلل عبر الشقوق.

8. الاقتراح

يساعد HubSpot مندوبي المبيعات في إنشاء مقترحات مقنعة ومنظمة بشكل جيد بأقل قدر من الاستثمار في الوقت.

يشتمل مركز المبيعات الخاص بـ HubSpot على أداة عرض تقوم تلقائيًا بسحب بيانات الصفقات ذات الصلة من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وبالتالي التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا الذي يستغرق وقتًا طويلاً. تتيح هذه الأداة للمندوبين إنشاء قوالب مقترحات مخصصة مصممة خصيصًا لعملية المبيعات الخاصة بهم، مما يضمن الاتساق والاحترافية عبر جميع المقترحات.

علاوة على ذلك، فهو يتمتع بالقدرة على الملء التلقائي لهذه النماذج بصفقة محددة وشركة وتفاصيل الاتصال، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء بشكل كبير. من خلال الأتمتة في صياغة العروض، تمكن HubSpot مندوبي المبيعات من تقديم مقترحات عالية الجودة لعملائهم المحتملين في الوقت المناسب، وبالتالي تسريع إغلاق الصفقات وتعزيز الكفاءة.

9. دوران الرصاص

باستخدام ميزة التناوب الآلي للعملاء المحتملين في HubSpot، بمجرد دخول العميل المتوقع إلى النظام، يتم تعيينه تلقائيًا إلى مندوب مبيعات بناءً على قواعد محددة مسبقًا مثل الموقع الجغرافي أو الصناعة أو حجم الصفقة. يوفر هذا التعيين التلقائي قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد الذي كان سيتم إنفاقه في التخصيص اليدوي، ويمنع التعارضات المحتملة أو الاختلالات بين مندوبي المبيعات.

علاوة على ذلك، تضمن ميزة تناوب العملاء المحتملين في HubSpot الاهتمام بكل عميل محتمل على الفور، وبالتالي تعزيز سرعة الاستجابة وتجربة العميل المحتمل بشكل عام. يتيح هذا التعيين المنهجي للعملاء المتوقعين في الوقت المناسب لمندوبي المبيعات التركيز بشكل أكبر على وضع الاستراتيجيات وبناء العلاقات مع العملاء المتوقعين بدلاً من التركيز على المهام الإدارية. تعد أتمتة دوران العملاء المحتملين شهادة أخرى على كيف يمكن لميزات HubSpot القوية أن تعزز الكفاءة والإنتاجية بشكل كبير في عملية المبيعات

10. إعداد التقارير

تقوم أدوات تحليلات المبيعات في HubSpot تلقائيًا بتجميع البيانات من أنشطة المبيعات المختلفة، مما يمكّن الفرق من عرض وتحليل المقاييس الرئيسية دون الحاجة إلى التجميع اليدوي أو الحسابات. يتضمن ذلك تتبع الأداء الفردي والجماعي، وتوقعات الصفقات، وصحة خطوط المبيعات، وتوقعات الإيرادات، من بين أمور أخرى.

تسمح لوحة المعلومات القابلة للتخصيص في النظام الأساسي للفرق بتصور بياناتهم بالطريقة الأكثر منطقية بالنسبة لهم، مما يسهل اتخاذ القرارات الفعالة والمستنيرة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن تكوين جدولة التقارير التلقائية لإرسال هذه الرؤى مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك على فترات زمنية محددة، مما يبقيك على اطلاع بالتغييرات أو الاتجاهات الملحوظة دون الحاجة إلى عمليات فحص يدوية مستمرة.

من خلال أتمتة تقارير المبيعات، تعمل HubSpot على تمكين فرق المبيعات من التركيز على الإستراتيجية والتنفيذ، مع ضمان حصولهم على أحدث البيانات وأكثرها دقة في متناول أيديهم.

يلعب مندوبو المبيعات دورًا حاسمًا في توليد الإيرادات، ولكن هل تعيق المهام اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً إمكانات البيع الحقيقية؟ يحدد تقييمنا، المدعوم بالرؤى المستمدة من إمكانات الأتمتة في HubSpot، المهام الإدارية الرئيسية التي قد تستهلك ما يصل إلى 75% من الوقت الثمين لفريقك.

اكتشف الفجوات والأخطاء في عمليات المبيعات الخاصة بك من خلال إجراء تقييم نضج RevOps الحصري الخاص بنا.

ومن خلال فهم كفاءتك التشغيلية الحالية من خلال هذا التقييم، فإنك تمهد الطريق لزيادة الإنتاجية والتركيز الاستراتيجي والنجاح المستدام في سوق تنافسية.

لا تدع أوجه القصور تعيقك. قم بإجراء تقييم نضج RevOps الآن وأحدث ثورة في عملية المبيعات الخاصة بك.