كيفية جعل إدارة اتصالات الأزمات سريعة عبر الرسائل النصية القصيرة

في الأزمات ، يعد الاتصال الفعال والسريع والموثوق أمرًا حيويًا. من حالات الطوارئ المتعلقة بالطقس إلى التنبيهات الصحية ، يجب أن تكون متأكدًا من أن عملك يؤدي دوره للوصول إلى العملاء. يرسل المواطنون الأمريكيون أكثر من ملياري رسالة نصية كل عام ، مما يجعل الرسائل النصية القصيرة هي القناة المثالية للاتصالات في الأزمات.

سوف ندرس ما الذي يجعل الاتصالات الحديثة الفعالة في الأزمات وكيف يمكن للنصوص أن تساعد. سننظر أيضًا في الطرق التي يمكن أن تساعد بها رسائل الطوارئ في الحفاظ على سلامة الناس وإطلاعهم. هل تستخدم النصوص كجزء من تخطيطك للأزمات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإليك بعض الأسباب القوية التي يجب عليك القيام بها.

كيف تساعد الرسائل النصية في التواصل أثناء الأزمات؟

في حالة حدوث أزمة ، التوقيت هو كل شيء. بينما تعتمد المكالمات الهاتفية على توفر المستخدم ، تصل الرسائل النصية إلى أجهزة جاهزة لالتقاطها حسب ما يناسب المستلم. من الصعب تحديد أين ومتى دخلت الرسائل النصية القصيرة في ممارسة إدارة الأزمات. ومع ذلك ، فقد ساعد الاعتماد المتزايد للأجهزة الجاهزة للنصوص على ترسيخ التكنولوجيا كنقطة وصول مشتركة.

نظرًا لأن الرسائل النصية القصيرة هي قناة مباشرة ، فإنها تضمن وصول التفاصيل المهمة دائمًا إلى الأشخاص وعدم فقدان أي معلومات. هل يمكن أن يكون هذا هو السبب في أن مستخدمي الهواتف المحمولة في الولايات المتحدة يتضاعف احتمال قيامهم بإجراء مكالمات؟

ستة من كل عشرة أشخاص يقرؤون النصوص في غضون خمس دقائق من استلامها. تعتبر رسائل الأزمات ملحة بحكم تعريفها ، لذا فإن الرسائل النصية هي القناة المثالية للتسليم الذي يتسم بالوقت الحرج.

ما هي خدمة الرسائل النصية في حالات الطوارئ؟

تساعد خدمة الرسائل النصية في حالات الطوارئ الأشخاص في الوصول إلى المساعدة العاجلة عبر الرسائل. Text-to-911 هي خدمة متاحة لأولئك الذين لا يستطيعون الاتصال. في حين أنه لا يمكن الوصول إليه دائمًا على الصعيد الوطني ، فإن هذه المنصة تثبت أنها مفيدة للأشخاص الذين يكافحون من أجل الاستماع أو التحدث. إنه مثال رئيسي على الرسائل النصية في حالات الطوارئ التي تعمل بالعكس.

توصي لجنة الاتصالات الفيدرالية بالاتصال برقم 911 حيثما كان ذلك ممكنًا في حالة الطوارئ. ومع ذلك ، تظل خدمة الرسائل النصية للطوارئ لأولئك الذين لا يستطيعون استخدام الهاتف.

نصائح لكتابة رسالة اتصال فعالة في الأزمات

كتابة رسالة الأزمة المثالية تعني أن تكون مختصراً وموجزاً. يمكن أن تختلف طبيعة حالة الطوارئ أو الأزمة بالطبع ، لذا إليك بعض النصائح المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار.

• لديك مساحة محدودة لكتابة رسالة - لذا كن واضحًا ومختصرًا.
• انتقل مباشرة إلى المشكلة - ما هي الحقائق؟
• هل يمكن تفسير رسالتك بشكل خاطئ؟
• كن محترفًا ودقيقًا.
• أظهر التعاطف وأنك تعمل على تصحيح الأمور.
• طمأن الأشخاص الذين ستبلغهم عند توفر المزيد من المعلومات.
• اعرض موارد إضافية يمكنهم الاتصال بها أو الوصول إليها عبر الإنترنت.
• دع الناس يعرفون أنك تحاول حمايتهم.
• كن صادقًا ، لا تخفي المعلومات أو تلوم الآخرين.
• متابعة مع المعلومات الحالية.

أمثلة على استخدام النص في إدارة الأزمات

كيف يمكن أن تبدو رسائل الأزمات النصية عمليًا؟ لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة حيث قدمت نصوص الطوارئ حلولاً.

انقطاع التيار الكهربائي والخدمة

يتسبب انقطاع التيار الكهربائي في حدوث اضطراب كبير في المنازل والشركات ، لذلك يرسل موردو الطاقة تنبيهات نصية لإبلاغ العملاء بالمشكلات المحتملة. يتلقى عملاؤهم أيضًا إخطارات تقدر وقت استئناف الخدمة. هذا يظهر الوعي والتعاطف ويساعد على بناء ثقة العملاء.

Con Edison هو مورد أمريكي يقبل تقارير انقطاع العملاء عن العمل ، ويسمح للمستخدمين بالتسجيل للحصول على التنبيهات. يتلقى أصحاب المنازل تحذيرات عندما تتسبب أفعال الطبيعة أو غيرها من الأحداث في تعطيل الخدمة. على سبيل المثال ، ساعد Con Edison في دعم مالكي المنازل أثناء الفيضان الذي حدث في Mamaroneck ، نيويورك ، في أبريل 2022.

استدعاءات منتج العميل

في بعض الأحيان ، قد تضر المنتجات العملاء بعد وصولهم إلى المتاجر. في مثل هذه الحالات ، تعتبر عمليات السحب الجماعي ضرورية لحماية السلامة العامة. يعد إبلاغ العملاء عبر الرسائل النصية القصيرة أحد أسرع الطرق لإبلاغهم ، حتى يتمكنوا بعد ذلك من التخلص من العناصر أو إعادتها لاسترداد الأموال.

يمكن لكل من الشركات والعملاء الاستفادة من نصوص الطوارئ في هذا السيناريو.

تنبيهات المواعيد الطبية

يمكن للخدمات الطبية إرسال رسائل نصية للمرضى حول إلغاء المواعيد ، مما يسمح لهم بإعادة الحجز عندما يكون ذلك مناسبًا لهم. تساعد النصوص أيضًا في تذكير المرضى بالزيارات القادمة التي حددوها.

في السنوات الأخيرة ، أصبحت مواعيد لقاح COVID-19 متاحة للحجز بشكل عاجل. عند بدء التطعيمات الأولية ، تلقى العديد دعوات نصية لأول مرتين. ساعدت هذه النصوص الأشخاص في العثور على مراكز لقاحات أيضًا.

يمكن أن تكون رسائل التنبيه للأزمات مفيدة للغاية في حالة الطوارئ الصحية. يمكن للهيئات الطبية إرسال رسائل نصية جماعية للمرضى المسجلين في حالات تفشي فيروسات أخرى محليًا. هذا يمكن أن يساعد في الحفاظ على الأشخاص المعرضين للخطر أكثر أمانًا.

ضع علامة على أنها آمنة أثناء الكوارث الطبيعية

يمكن أن تكون الرسائل النصية للأزمات أمرًا بالغ الأهمية أثناء الأعاصير والزلازل والأعاصير. يمكنهم المساعدة في حساب السلامة الفردية. يمكن لبعثات الإنقاذ وأول المستجيبين إرسال رسائل جماعية لضمان سلامة المستلمين. الرسائل النصية مفيدة في معظم سيناريوهات الكوارث.

وبحسب ما ورد كانت النصوص مفيدة لجهود الإنقاذ خلال إعصار هارفي في عام 2017 ، حيث أنقذت حياة عشرات الآلاف من خلال ضمان إبلاغهم. كان الكثير من الناس سيموتون أو يفقدون بدون هذه التكنولوجيا.

تعد رسائل الطوارئ مفيدة أثناء الكوارث الطبيعية لمساعدة الشركات على حساب سلامة الأفراد ، والإجابة على التحدي المتمثل في محاسبة أعضاء الفريق الذين يمتدون إلى مناطق واسعة. من خلال إرسال الرسائل النصية إلى الموظفين ، من السهل تأكيد الموقع والحالة.

تحذيرات بنكية

الرسائل النصية القصيرة مفيدة في مساعدة الناس على تتبع أموالهم. ترسل البنوك رسائل في حالة نشاط الاحتيال أو عند تجاوز حدود السحب على المكشوف. عادة ، يمكن للأشخاص اختيار النصوص التي يرغبون في تلقيها. هذه حالات طوارئ صغيرة الحجم ولكنها شخصية للغاية.

نظرًا لأن المعاملات المالية أصبحت أكثر تعقيدًا ، فإن التتبع أمر ضروري. قد تقوم التطبيقات التي ترسل التنبيهات بذلك فقط إذا كان المستخدمون متصلين بالإنترنت ، ولكن الرسائل النصية تتيح للعملاء اتخاذ إجراءات حتى عندما تكون هواتفهم غير متصلة بالإنترنت.

استنتاج

الرسائل النصية فعالة للغاية في ضمان سلامة الناس أثناء الأزمات. كما أنه مفيد في حالات الطوارئ الشخصية. يمكن أن تجيب الرسائل النصية على العديد من الأسئلة وتوفر التوتر والوقت والمتاعب في كل شيء من البنوك إلى اللقاحات.

نظرًا لأن رسائل SMS تتم في وضع عدم الاتصال ، فلا داعي للاعتماد على Wi-Fi أو 5G. في حالة وقوع كارثة طبيعية ، قد يحدث هذا الاتصال فرقًا كبيرًا.

بينما توفر التطبيقات الكثير من الوظائف ، من المهم أن تبقي الأمور بسيطة في أوقات الأزمات. خطط للمخاطر ، واكتب رسائل قصيرة وغنية بالمعلومات يمكن للناس الاعتماد عليها.