أنشئ ترتيبًا في مهام عملك اليومية باستخدام هذه النصائح العشر السهلة

يتجاوز تنظيم جدول عملنا اليومي تحديد فترات زمنية أكثر صرامة والالتزام بها بقوة. هناك عوامل لا حصر لها (بما في ذلك الانحرافات) يمكن أن تطردنا بغض النظر عن مدى انضباطنا. لقد حان الوقت للتوقف عن محاولة استخدام صيغة واحدة رأيناها مرارًا وتكرارًا ، وننظر إليها على أنها شيء ذاتي. لكي نتعلم حقًا كيفية تنظيم المهام اليومية ، نحتاج إلى إيجاد نهج مصمم خصيصًا لنا.

لقد بذلنا قصارى جهدنا للبحث في عشر نصائح ستوجهك إلى إيجاد الطريقة التي تناسبك بشكل أفضل. وهذا يعني تعلم كيفية تحديد الأولويات وكيفية التعامل مع الفشل وكيفية تقدير وقتك.

نصيحة رقم 1: أنشئ طلبًا يناسبك

المطلق أولا وقبل كل شيء هو معرفة نفسك.

لا فائدة من اتباع التعليمات بشكل أعمى ، أو استخدام القوالب والخطط المعدة مسبقًا من قبل مدربي الإنتاجية وتوقع نتائج ممتازة. فقط لأنهم عملوا معهم لا يعني أنه سيعمل من أجلك.

إذا كنت من النوع الذي يكافح مع المهام المعقدة في الصباح ، ولكنك قادر على التخلص منها بسهولة في فترة ما بعد الظهر ، فلا تجبر نفسك على روتين "الطائر المبكر". بدلاً من ذلك ، خطط لمهامك اليومية على مدار الساعة البيولوجية.

يعد الدكتور ستيفان فولك من كلية إدارة الأعمال بجامعة سيدني أحد الباحثين العديدين الذين يستكشفون الروابط المعقدة بين إنتاجية المكتب والساعة البيولوجية. يدعي أن إيقاع أجسامنا له العديد من الارتفاعات والانخفاضات على مدار اليوم ، ولكن فترة إنتاجية ذروة واحدة فقط. إذا كنت تعمل خارج النمط الزمني الخاص بك ، فلا يوجد جدول زمني في العالم يجعلك أكثر إنتاجية. علي سبيل المثال:

• يمكن أن تقع الأنواع الصباحية في فخ القيام بالمهام الوضيعة في أقصى درجات تنبيهها - رسائل البريد الإلكتروني ، والمكالمات ، والاجتماعات ، والمراجعات ، وما إلى ذلك. وبحلول الوقت الذي تبدأ فيه المهام المهمة ، تكون قد تجاوزت بالفعل أوج عملها.
• تجبر الأنواع المسائية نفسها على القيام بمهام كبيرة مركزة في أسرع وقت ممكن لأنه من المفاهيم الخاطئة التي طال أمدها أن الصباح مخصص للعمل الشاق. ينتهي بهم الأمر بالتعب وعدم التركيز ، وبطبيعة الحال - يلومون أنفسهم لأن العمل يتم بسلاسة.

وربما ينصح أشهر مؤيدي النمط الزمني ، الدكتور مايكل بريوس ، بالتعرف على نوعك أولاً ، للاستفادة الكاملة من يوم عملك.

نصيحة رقم 2: كن واقعيا وحدد أهدافا واقعية

لقد ارتكبنا جميعًا نفس الخطأ في المبالغة في تقدير تفانينا.

كم مرة سمعت أحدهم يقول إنه يقلع عن السكر ، فقط لتراه يشترى قطعة حلوى بعد ثلاثة أيام فقط؟ وعندما يُسأل عن ذلك ، يصبح الشخص دفاعيًا ، ويشعر بالهزيمة ، ويدعي إما أنه استسلم أو أنه سيبدأ من جديد الأسبوع المقبل. وهكذا تتكرر الدورة.

سيخبرك كل مدرب إنتاجي يستحق كل هذا الجهد أن الأهداف المحددة والمهام سهلة الهضم هي السبيل للذهاب. علي سبيل المثال:

بدلاً من:

اكتب مسودة من 5 صفحات بحلول الغد ؛

جرب استخدام:

8 صباحًا - 10 صباحًا ابحث عن الموضوع

11 صباحًا - 1 مساءً اكتب أول صفحتين

1:15 مساءً - 3 مساءً اكتب الصفحتين الثانيتين

3:30 مساءً - 4:30 مساءً اكتب آخر صفحة.

الفرق واضح. يوضح المثال الأول كيف يكتب معظمنا المهام في جدول عملنا: نحن نعرف ما يتعين علينا القيام به ، ومتى. نترك التفاصيل لفرز نفسها ، مما يؤدي في النهاية إلى جدول زمني فوضوي وغير منظم.

ولكن ، إذا قسمنا المهام الأكبر حسب مكوناتها ، فإننا نقدم النظام على الفور. الفعل وحده يجعلنا نحسب مقدار الوقت الذي ستتطلبه كل خطوة ، وهي معلومات لا تقدر بثمن.

خلال هذا الحساب ، يمكنك أن تدرك ، على سبيل المثال ، أنه لن يكون لديك وقت لمهمة كنت قد خططت للقيام بها. لذا على الفور ، يمكنك إما تفويضه أو الانتقال إلى الغد. ولكن ، لو استخدمت الطريقة الأولى ، فمن المحتمل أنك ستدرك أنه لا يوجد وقت لهذه المهمة إلا بعد فوات الأوان لتفويضها أو تأجيلها.

بعض الأمثلة الأخرى:

نصيحة رقم 3: تقبل الفشل كجزء من عملية التعلم

البقاء في نفس المسار كما هو الحال مع النصيحة السابقة - حافظ على توقعاتك منخفضة.

إن الأمل في حدوث تغيير جذري في أسرع وقت ممكن هو الفشل من البداية. بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• سيكون الأسبوع الأول هو أنك تتجادل مع الجدول ، وتقوم بإجراء التغييرات اللازمة ؛
• ستقوم نهاية الأسبوع الأول بتحليل تقدمك (النجاحات والفشل على حد سواء) ، وتغيير الجدول الزمني للأسبوع المقبل ؛
• سيشهد الأسبوع الثاني عملك وفقًا لجدول زمني معدل ؛
• سيتم في نهاية الأسبوع الثاني تحليل التقدم مرة أخرى ، وما إلى ذلك.
• سيشهد الأسبوع الثالث مزيدًا من التحسن ، وستتصلب التغييرات الأساسية.

وهكذا ستنتقل من أسبوع لآخر. في كل مرة سترى أماكن جديدة للتحسين. ستظهر مشكلات جديدة ، مواقف غير متوقعة تؤثر على جدولك (القضايا الشخصية ، مهام الآخرين ، أيام الراحة ، المواعيد النهائية الفائتة ، إلخ).

لذا ابدأ في أن تكون أكثر تساهلاً مع نفسك وجدولك الزمني. تطبيع الفشل. خلافًا لذلك ، سوف تفسر كل خطأ على أنه علامة على أنك لا تحرز تقدمًا ، بينما يكون العكس تمامًا.

نصيحة رقم 4: قم بملاءمة الجدول الزمني الخاص بك في الوقت الذي لديك

على عكس الاعتقاد الشائع ، لا يجب أن تبحث عن طرق لكسب "مزيد من الوقت في اليوم".

لدينا جميعًا 24 ساعة ، لا أكثر ولا أقل. الإرهاق هو النتيجة المباشرة للأشخاص الذين يعملون بأنفسهم حتى النخاع ، معتقدين أن الجداول الزمنية الصارمة والمنضبطة والأتمتة اللانهائية للمهام الصغيرة ستمنحهم المزيد من الوقت بطريقة ما.

ما تريد القيام به هو تعلم كيفية تحديد الأولويات. لأنه حتى لو كان لدينا جميعًا نفس الساعات في اليوم لعدد محدد من المهام ، فلن يتم إنشاؤها جميعًا على قدم المساواة.

سيكون بعضها أكثر أهمية من البعض الآخر ، بينما يمكن القضاء على البعض تمامًا.

ولتبني هذه العقلية بشكل صحيح ، عليك تجربة نصيحتنا التالية.

نصيحة رقم 5: تعلم تحديد الأولويات

واحدة من أنجح طرق تحديد الأولويات هي مصفوفة أيزنهاور.

إنه إطار عمل يستخدم لتحديد المهام الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك وأيها يبطئ من تقدمك.

باستخدام Eisenhower Matrix ، يمكنك فرز مهامك بناءً على أربعة معايير:

• عاجل ومهم - افعله على الفور (مكالمات طوارئ ، حريق ، إصابة ، إلخ)
• عاجل ولكن غير مهم - فوض لشخص ما (إعداد الاجتماعات ، ودفع الفواتير ، والأعمال المنزلية ، وما إلى ذلك)
• مهم ولكن غير عاجل - افعل ذلك لاحقًا (أهداف طويلة المدى)
• غير مهم وغير عاجل - تخلص من (أنشطة مضيعة للوقت)

يتبع تحديد أولويات المهام هذا التخطيطي البسيط:

يمكن العثور على هذا الرسم البياني والمزيد في دليلنا المفصل خطوة بخطوة حول كيفية استخدام Eisenhower Matrix لتنظيم مهامك اليومية.

بمجرد أن تعرف ما هي أولوياتك ، يصبح من الأسهل عمل جدول منظم. إلى جانب معرفة مستويات الطاقة لديك على مدار اليوم ، ستتمكن من تعيين المهام ذات الأولوية الأكبر خلال الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية.

النصيحة السادسة: توقع المشتتات

غالبًا ما نناقش طرقًا مختلفة للتعامل مع المشتتات. لكن هذه المرة ، نود أن نشير إلى أهمية معرفة وتوقع المشتتات قبل حدوثها.

هناك الكثير من الأحداث اليومية التي تعلم أنها ستستغرق وقتًا من يومك. أفضل طريقة للتخلص منها حتى لا تؤثر على جدول عملك هي الاستعداد لها مبكرًا.

بعض الأمثلة:

• يمكن أن يواجه أولئك الذين يعملون في المنزل مشاكل ، على سبيل المثال ، حيث يحتاج الأمر إلى إصلاح شيء ما (كهرباء السباكة) ، لكن الجدول الزمني المعبأ لا يترك وقتًا طويلاً للبقاء مع المصلح. يمكنك الاستعداد للإلهاء عن طريق مطالبتهم بالحضور في وقت يكون لديك فيه مهام أقل أهمية أو أن يراك صديق أو أحد أفراد العائلة بدلاً منك.
• يُطلب من بعض الأشخاص قضاء بعض الوقت من يوم عملهم للإشراف على المتدربين. تتمثل إحدى طرق الاستعداد للإلهاء في إعطاء المتدرب فترتين زمنيتين في اليوم للأسئلة. خلال النهار ، يقومون بجمع الأسئلة أثناء عملهم ، وعندما يحين وقت اللقاء ، يمكنهم طرح أي مشكلة. بهذه الطريقة ، لن يتم سحبك من الكم خلال ساعات الذروة ، ويتم منح المتدرب الوقت لإيجاد حل بمفرده.
• إذا كنت تعقد اجتماعاً في يوم حافل بشكل خاص ولا يمكنك تفويضه ، فيمكنك اختصاره عن طريق إجراء الأسئلة الشائعة في النهاية. توقع الأسئلة الأكثر شيوعًا والإجابة عليها على الفور. بعد ذلك ، يمكنك جدولة اجتماع آخر أقصر في اليوم التالي لأي مشاكل لم يتم حلها.

يعود الأمر كله إلى معرفة جدول عملك لكل يوم لاحق. كل مهمة لها إلهاء محتمل مرتبط بها ، لذا فإن التحضير المسبق يمكن أن يكون أكثر فائدة من منعه في الحال.

نصيحة رقم 7: أفرغ رأسك

أثناء الحديث عن موضوع الانحرافات ، يجب أن نناقش مدى حب دماغنا لها ، على الرغم من أنها تسبب تعاسة شديدة ، كما بحث بواسطة Killingsworth و Gilbert. تناقش الورقة نفسها كيف أكد عدد كبير من الذين شملهم الاستطلاع التكهنات بأن شرود الذهن والتشتت يؤدي في النهاية إلى الحزن والعصبية والشعور بعدم كفاية.

بصرف النظر عن كتم صوت جميع الإشعارات ، فإن أحد الأشياء المفيدة التي يمكنك القيام بها هو الاحتفاظ بقلم وورقة بجانبك في جميع الأوقات. إذا بدأ عقلك في الشرود نحو التخطيط لغداء الغد ، أو إلى اجتماع القهوة مع صديق ، خذ هذا القلم واكتبه على الفور. اكتب أفكارًا لتناول طعام الغداء ، أو موضوعات الدردشة الممكنة للقاء المقهى.

لأنه طالما بقيت هذه الأفكار في رأسك ، فإنها ستظل تطفو هناك ، وتعود مرة كل فترة لإبعادك عن العمل.

الأمر نفسه ينطبق على تذكر شيء ما تحتاج إلى شرائه من المتجر ، أو بريد إلكتروني عليك إرساله ، أو شخص يجب عليك الاتصال به ، أو مقالة لقراءتها ... لا تقفز على الفور للقيام بهذا الشيء البسيط - قم بتدوينه ، و احتفظ بها لمدة لاحقة.

خلاف ذلك ، يعتاد عقلك على تلبية كل منبهات صغيرة يطلقها. قبل أن تعرف ذلك ، لقد أمضيت ساعة في مهام وضيعة لا تخدمك أي غرض في ذلك اليوم.

نصيحة رقم 8: قم بقياس ما يهم فقط

ربما سمعت عن القول المأثور: "ما يتم قياسه يتم إدارته".

لكن هل تعلم أنه ثبت خطأه؟ وحتى ينسب إلى الشخص الخطأ؟

نحن نحب استخدام متتبعات الوقت لتنظيم تقويمات العمل لدينا. يقدمون لنا معلومات مفصلة حول المكان الذي ذهب إليه وقتنا ، وكيف ذهب يومنا ، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. إنهم يساعدون في إعداد فواتير العملاء بشكل صحيح وحتى إعداد تقارير لتتبع التقدم مع زيادة تنظيمنا.

ومع ذلك ، في رحلة عمل قوائم مهام يومية أفضل ، يمكن للمرء أن يميل إلى تدوين كل شيء صغير يحدث. كل 5 دقائق استراحة ، كل مكالمة هاتفية ، تنظيف صندوق الوارد ، استراحة لتناول القهوة ، إلخ. في هذه الحالات ، لن يجعلك قياس كل استراحة أفضل في التنظيم.

أهم الأشياء التي يجب أن تتبعها هي المهام التي تهمك. تلك التي تؤثر على خططك طويلة المدى.

الآن علينا تتبع فترات الراحة عندما نلاحظ أن إضاعة الوقت أصبح مشكلة في جدول عملنا. ولكن بالنسبة لجميع المقاصد والأغراض الأخرى ، فإن معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في مكالمة هاتفية مع السباك لن يؤدي إلى تحسين سير عملك اليومي.

ضع في اعتبارك الأنشطة التي تحتاج فعلاً إلى التتبع لأن وقتك ليس له وزن متساوٍ.

نصيحة رقم 9: تتبع التقدم

لكي يحدث تغيير دائم (ويتمسك) ، يجب أن تشعر بالحافز للاستمرار. وأفضل حافز هو بلا شك رؤية المدى الذي وصلت إليه. إنه في دمائنا ، لا يسعنا مساعدته - لهذا السبب نحب أولئك قبل وبعد صور اللياقة البدنية وأسلوب الحياة.

التقدم يجعلنا ندفع لأننا نرى أنه كان هناك تغيير نحو الأفضل. الجهد لا يبدو عديم الجدوى.

الشيء نفسه ينطبق على إنتاجيتنا. في مجتمع الفنانين الرقمي ، كان هناك اتجاه موجز حيث يمكن للمرء أن يملأ مقياسًا مرسومًا على الورق في كل مرة يرسم فيها شيئًا معينًا يريد تحسينه. وبحلول نهاية الأسبوع أو الأسبوعين أو الشهر ، سيكونون قد ملأوا ورقة التقدم.

قام العديد من المطورين ، بنفس الطريقة إلى حد كبير ، بتحويل تتبع التقدم. هناك العديد من التطبيقات التي تساعدك على متابعة عاداتك اليومية ، وتقديم تقرير بعد فترة زمنية محددة.

الاستثمار في تطبيق لتتبع التقدم (أو مجرد ملاحظة كل يوم تمكنت فيه من تتبع جدولك الزمني) سيكون له تأثير إيجابي على دوافعك.

هنا في Clockify ، قمنا بتجميع قائمة تضم 29 من أفضل ممارسات تتبع الوقت التي توضح بالتفصيل ما يمكنك أو يجب عليك تتبعه لقياس التقدم بدقة.

النصيحة رقم 10: أدخل التغييرات تدريجياً

مهما كانت التغييرات التي تقرر تبنيها ، تأكد من إجرائها تدريجيًا ، وامتدها على مدار فترة زمنية. تذكر المناقشة حول تحديد أهداف وتوقعات واقعية لنفسك ، ومدى سهولة أن تغمرها.

ابدأ بعادة واحدة تريد تجربتها. على سبيل المثال ، خلال الأسبوع الأول فقط ، يمكنك دمج واحد مما يلي:

• قم بنقل جميع المهام الأكثر تطلبًا قبل الساعة 10 صباحًا و 2 ظهرًا قبل الغداء ؛
• قم بتقليص قائمة المهام الخاصة بك إلى 5-10 مهام يوميًا ؛
• قم بفرز أولوياتك وتعديل الجدول الزمني وفقًا لها ، إلخ.

أي واحد من هؤلاء سيكون بداية جيدة لتحول إنتاجيتك. ومع ذلك ، فإن القيام بالأمور الثلاثة في نفس الوقت يعد عبئًا زائدًا. لأنه إذا ركزت على تغيير واحد ، فمن الأسهل تتبع وقياس ما إذا كان يُحدث تغييرًا إيجابيًا أم لا. بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل أن تظل متحمسًا عندما يكون هناك عدد أقل من الأشياء التي يجب الانتباه إليها.

الوجبات الجاهزة

يمكن أن يكون التحسن في تنظيم مهام العمل سريعًا إلى حد ما ، لكن إتقان المهارة يستغرق بعض الوقت. الشيء المهم الذي يجب تذكره هو العثور على إطار عمل أو طريقة تناسبك على وجه التحديد. وإذا كان ذلك يعني أنك بحاجة إلى المرور بأسابيع من التجربة والخطأ ، فهذا شيء جيد ، لأنه يسمح بالتخلص السريع من الأساليب التي لا تعمل. بدلاً من التمسك بها بعناد ، والتفكير في أن المشكلة تكمن فيك ، يمكنك تجربة الآخرين ، حتى تجد الشخص المثالي.

وبالتالي ، فإن أفضل نصيحة هي إعطاء هذه النصائح فرصة ، واستخدامها كدليل للعثور على الطريقة الصحيحة ، وجعل حياتك العملية أسهل بلا حدود.