قم بإعداد فريقك البعيد لتحقيق النجاح - قم بإنشاء سياسة عمل عن بُعد فعالة

بمجرد التفكير في نموذج العمل عن بُعد لعملك والبدء في توظيف نجوم موسيقى الروك عن بُعد ، فأنت بحاجة إلى وضع إرشادات لكيفية العمل معًا لتحقيق أهداف العمل.

سيكون لدى موظفيك البعيدين أسئلة لا يعرف كل فرد في الفريق إجاباتها على الفور. متى أتوقع أن أكون متصلاً بالإنترنت؟ هل يمكنني استخدام جهازي الخاص؟ هل أتقاضى أجرًا مقابل العمل الإضافي؟

تجيب سياسة العمل عن بُعد الشاملة على هذه الأسئلة للموظفين الجدد وتعمل كحساب جاهز للشركة بأكملها. يحدد قواعد المشاركة ويساعد على تحديد التوقعات الصحيحة - لصاحب العمل وكذلك للموظفين.

فيما يلي ستة أشياء يجب معالجتها في سياسة العمل عن بُعد لشركتك:

• حدد ساعات العمل مع تداخلات المنطقة الزمنية
• ضع أحكامًا للتعاون غير المتزامن
• أضف إرشادات لأمن المعلومات
• ضع توقعات واضحة بشأن التعويضات والمزايا
• وضع مدونة لقواعد السلوك للمنظمة
• تلبية الامتثال والمتطلبات التنظيمية

حدد ساعات العمل مع تداخلات المنطقة الزمنية

الكمية والخصوصية هما الديناميكيتان اللتان تلعبان دورًا هنا. كم ساعة تتوقع أن يعمل موظفك عن بعد في أي يوم؟ والأهم من ذلك ، ما هي الساعات التي تتوقع أن يعملوا فيها؟

اعتمادًا على متطلبات العمل ، يمكنك تعيين جدول زمني صارم أو السماح للموظفين بأن يقرروا بأنفسهم عدد ساعات العمل. حتى أن بعض الشركات البعيدة تتجاهل عدد ساعات العمل لصالح قياس النتائج.

أمين يزداني من AY Technologies يعتبر السؤال الثاني أكثر صعوبة: "متى يجب أن أكون متاحًا؟ هل هي المنطقة الزمنية الخاصة بي ، أم أنها منطقة زمنية مركزية للشركة أم مزيج من هؤلاء؟ "

_{المصدر: Pixabay}

يمكن أن يكون التوفر في ساعات محددة مشكلة بالنسبة للفرق المنتشرة في جميع أنحاء العالم ، ويمكن أن يمثل التعاون في الوقت الفعلي تحديًا. والأكثر من ذلك ، إذا تم فصل أعضاء فريقك بفارق زمني يزيد عن 12 ساعة. على سبيل المثال ، في فريق يضم أعضاء في نيويورك وشنغهاي ، سيخلد بعضهم إلى الفراش فقط عندما يبدأ الآخرون يومهم!

يمتلك Alex Turnbull في GrooveHQ حلاً بسيطًا لهذا التحدي. اعثر على وقت محدد واحد على الأقل كل يوم حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق التعاون في الوقت الفعلي.

يجب أن تحدد سياسة العمل عن بُعد لشركتك الساعات التي من المفترض أن يعمل فيها الموظفون عن بُعد. قد يكون للمجموعات الوظيفية إيقاعاتها الخاصة ، ولكنك تحتاج إما إلى جعل الجميع متصلين بالإنترنت في نفس الوقت لبضع ساعات كل يوم (أحيانًا يمثل ذلك تحديًا حتى في الفرق التي تعمل من نفس المكتب!) أو ضمان عمليات تسليم سلسة بين الموظفين في أوقات مختلفة المناطق.

حدد بوضوح ساعات عمل فريقك البعيد. إذا كانت موزعة عبر مناطق زمنية ، فتأكد من وجود بعض التداخل في ساعات عملهم.

ضع أحكامًا للتعاون غير المتزامن

في الفرق البعيدة المنتشرة عبر منطقة زمنية واحدة كثيرة جدًا ، من الواضح أن التعاون في الوقت الفعلي يعد رفاهية. بينما يساعد إنشاء جداول مع تداخلات المنطقة الزمنية ، إلا أنه ليس ممكنًا دائمًا. الحل؟ ركز على التعاون غير المتزامن (غير المتزامن) داخل الفريق من خلال التخطيط والاتصال.

نظرًا لأن انتظار التبعيات بسبب اختلافات المنطقة الزمنية يمكن أن يكون محبطًا ، يجب أن تحدد سياسة العمل عن بُعد توقعات واضحة للتعامل مع المهام والمتابعات غير المتزامنة. يتضمن ذلك وضع قواعد أساسية للتوافر وعدم التوفر واحترام وقت كل عضو في الفريق.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحدد سياسة العمل عن بُعد الأدوات المستخدمة للتعاون في الوقت الفعلي وغير المتزامن - دردشة الفريق ، ومؤتمرات الفيديو ، وإدارة المشروع ، وتتبع المشكلات ، وما إلى ذلك.

يؤكد جوردان وان ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة CloserIQ ، على أهمية منصة دردشة جماعية مخصصة:

"إنها واحدة من أكثر الأدوات فعالية للعمل عن بعد. أدوات مثل هذه تجعل العمل الجماعي ممكنًا حتى عندما يكون أعضاء معينون على الجانب الآخر من الكرة الأرضية ".

_{المصدر: قطيع}

في Trello و AY Technologies ، تلعب مؤتمرات الفيديو دورًا كبيرًا في تمكين الاتصال الفردي. يستشهد أمين يزداني بالنقص النسبي في التفاعلات وجهاً لوجه كسبب يجعل مكالمات الفيديو أكثر تفضيلاً على الدردشة أو البريد الإلكتروني في هذه المواقف.

ضع توقعات واضحة للتعامل مع المهام والمتابعات بشكل غير متزامن. حدد الأدوات المستخدمة لكل من التعاون في الوقت الفعلي وغير المتزامن.

أضف إرشادات لأمن المعلومات

نظرًا لأن الفريق البعيد يعمل من كل من الشبكات الخاصة والعامة (المنازل والمقاهي ومساحات العمل المشتركة ، وما إلى ذلك) ، فإن حماية أنظمة معلومات الشركة من الوصول غير المصرح به يمثل تحديًا دائمًا. لمعالجة هذا الأمر ، قم بإنشاء إرشادات أمان المعلومات وإضافتها إلى نهج العمل عن بُعد الخاص بك.

_{المصدر: Pexels}

لدى GitHub سياسة BYOD (إحضار جهازك الخاص) ولكنها تصر على أمان وضمانات محددة مثل كلمات المرور الآمنة والجدران النارية التي تعمل دائمًا. من ناحية أخرى ، يوفر LiquidSpace و SitePen أجهزة آمنة لموظفيهم عن بعد. بغض النظر عن المسار الذي تختاره ، فإن تفصيلها في سياسة العمل عن بُعد يساعد في ضمان أن يعرف الجميع ما يجب القيام به.

قم بإنشاء إرشادات أمان المعلومات التي تتضمن توفير أجهزة آمنة لجميع الموظفين البعيدين أو الإصرار على ضمانات محددة يتم فرضها على الأجهزة المملوكة للموظفين.

ضع توقعات واضحة بشأن التعويضات والمزايا

تقول الشركات الكبرى التي تقدم خيارات العمل عن بعد مثل PwC و USDA و Xerox و Sodexo أنه لا ينبغي أن يكون هناك فرق كبير في الأجور أو المزايا بين الدور القائم على المكتب ونظيره عن بُعد.

لكن لديك بعض المرونة في تحديد جداول الأجور لفريقك البعيد. على سبيل المثال ، يمكنك عمل بدل للموقع الجغرافي لموظفك البعيد. من الواضح أن تكلفة المعيشة في نيويورك أو لوس أنجلوس أعلى من ريتشموند (إنديانا) أو هارلينجن (تكساس) على سبيل المثال.

فيما يلي بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار:

• التعويض عن ساعات العمل الأساسية
• سياسة العمل الإضافي
• استحقاقات الموظفين
• مطلوبات الشركة
• سياسة السداد لفواتير الإنترنت ، ومستلزمات تكنولوجيا المعلومات ، ومساحة العمل المشتركة ، وما إلى ذلك.

يحتوي Remote.co على بعض الاقتراحات المثيرة للاهتمام حول المزايا التي يتوق إليها الموظفون عن بُعد ، بما في ذلك الإجازات المدفوعة وخلوات الشركة. تقطع مزايا الموظفين الجذابة شوطًا طويلاً في مساعدة الشركات على الاحتفاظ بالموظفين المهرة عن بُعد.

قد تنطبق الالتزامات المتعلقة بإصابات العمل على الشركات إذا أصيب الموظفون عن بعد في مكاتبهم المنزلية. في ولاية بنسلفانيا ، أيدت المحاكم حق الموظف عن بعد في الحصول على تعويض عن الإصابات التي لحقت به أثناء العمل من المنزل. استشر فريقك القانوني لمعرفة المدى الكامل لمسؤوليتك عند إنشاء شركة بعيدة.

ضع توقعات واضحة بشأن التعويضات والمزايا للموظفين عن بعد. لجذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها ، قد تحتاج إلى بذل جهد إضافي لتقديم مزايا مخصصة لاحتياجات الموظفين عن بُعد.

وضع مدونة لقواعد السلوك للمنظمة

غالبًا ما تكون الاختلافات في الخلفيات الثقافية والحساسيات نقطة قوة للفرق البعيدة. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي أيضًا إلى سوء الفهم والصراعات ، خاصةً عندما تكون معظم اتصالاتهم غير متزامنة. يمكن أن يؤدي وضع مدونة لقواعد السلوك للاتصالات الداخلية والخارجية إلى استباق أي أخطاء زائفة ضارة قد تنشأ بسبب "المسافة الافتراضية".

على سبيل المثال ، تغطي مدونة قواعد السلوك الخاصة بشركة Infosys كل شيء بدءًا من السلوك والعلاقات في مكان العمل وحتى حل تضارب المصالح. يحتوي موقع Workable.com على قالب أبسط قد يكون مثاليًا لك.

وضع مدونة لقواعد السلوك للمنظمة (بما في ذلك الموظفين عن بعد) لاستباق أي سوء فهم ثقافي.

تلبية الامتثال والمتطلبات التنظيمية

قد لا تتم تغطية العمل عن بُعد بشكل صريح من خلال قوانين التوظيف المحلية الخاصة بك ، لذلك ستحتاج إلى استشارة خبير قانوني حول لوائح الامتثال. هناك أيضًا مشكلة القوانين المتطورة المتعلقة بالاتصال عبر الإنترنت ، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الخاصة بالاتحاد الأوروبي. نظرًا لأن العمل عن بُعد هو جوهر العمل عن بُعد ، فقد تنطبق أحكام هذه القوانين على عملك.

اعمل مع فريقك القانوني لتجميع مستند يتيح للموظفين البعيدين معرفة ما يحتاجون إلى وضعه في الاعتبار عند إنشاء البيانات واستخدامها ومشاركتها مع بعضهم البعض و / أو خارج الشركة.

تحقق من القوانين المحلية لضمان الامتثال عند صياغة سياسة العمل عن بُعد. تعتبر قوانين الخصوصية والبيانات عبر الإنترنت مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الأخير للاتحاد الأوروبي وثيقة الصلة بالعمل عن بُعد.

صمم نهج عملك عن بعد

يجب أن تكون سياسة العمل عن بُعد الخاصة بك مصممة وفقًا لمتطلبات عملك الفريدة. تعتبر معالجة هذه النقاط حول ساعات العمل وأدوات التعاون وإرشادات الأمان والتعويضات والمزايا ومدونة قواعد السلوك ومتطلبات الامتثال طريقة رائعة لبدء فعل ذلك!