كيفية الحفاظ على الإنتاجية في بيئة مكتبية

تتأثر الإنتاجية بالإجهاد وعدم الرضا. ويمكن تعزيز هذه المشاعر في المكتب - سيبدأ الناس في رؤية أنفسهم على أنهم تروس في الآلة. تنخفض الإنتاجية بشكل خاص في بيئة الشركة ، حيث يمكن للناس أن يبدأوا بسهولة في الشعور مثل التروس في الآلة. كل ما يبدأ في الأهمية هو المواعيد النهائية ورضا العميل ، في حين يتم إهمال مواعيدهم بشدة.

هناك طرق متعددة لمعالجة إنتاجية المكتب. بعضها سهل التنفيذ ، ويحقق نتائج رائعة ، كما توشك على رؤيته.

معززات إنتاجية المساحة المادية

اسمح للناس ببعض الاختيارات الزخرفية الشخصية

بغض النظر عما إذا كان لديك مكتب مفتوح أو مكاتب مخصصة لفرق مختلفة ، يجب أن تمنح كل موظف فرصة للتعبير عن نفسه.

يجب تشجيعهم على تخصيص المساحة بقدر ما يحتاجون ، ليشعروا بمزيد من الاسترخاء. سيختار البعض عدم القيام بذلك ، لأنه يعزز شعورهم بأنهم في المكتب ، وهو أمر جيد أيضًا. ولكن بالنسبة للآخرين ، فإن القليل من النباتات المكتبية ، والصور ، واللوح الصغير ، والتماثيل الصغيرة أو القليل من الكوب الشخصي يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً. هذه العناصر هي أيضًا بداية محادثة رائعة.

يضفي الديكور بعض الألوان على مساحة عمل الشخص ، والتفرد الذي يحتاج إليه ليشعر بأنه جزء أكثر أهمية من الشركة. ونتيجة لذلك ، فإنهم يعرفون أن عملهم - وأنهم كأفراد - تحظى بتقدير أكبر.

دع الكثير من الضوء الطبيعي

ذكّر موظفيك أن مساحة المكتب ليست سجنًا. مجرد السماح بدخول ضوء النهار بدلاً من أضواء النيون سيذكرهم بتقدم يوم عملهم ، وعندما يقترب من نهايته. سوف يدفعهم ذلك إلى إنهاء الأمور في الوقت المحدد ، بينما تؤدي المساحات المغلقة إلى تحريف تصور الوقت ، مما قد يؤدي إلى مزيد من العمل الإضافي والإرهاق النهائي. كما قالت راشيل هادلر لموقع Curbed.com بذكاء :

"على وجه التحديد ، يمكن لمصابيح LED - التي لا تزال المصدر الرئيسي لإضاءة المكاتب في الولايات المتحدة - أن تدفع الناس ببطء إلى الجنون من خلال الخفقان في مستوى غير محسوس ، مما يسبب لهم الصداع ، وفي حالتي ، الشك المستمر في أن الواقع هو تجربة ذاتية."

إذا كانت ميزانيتك ومساحة الإيجار / المبنى الخاصين بك يسمحان بذلك ، فقم باقتحام النوافذ الجديدة حيثما كان ذلك مناسبًا. مساحة مكتبنا ، على سبيل المثال ، بها الكثير من الضوء الطبيعي القادم من النوافذ الكبيرة حول الجدران.

بالطبع ، في الصيف ، يمكن أن يكون الأمر مزعجًا للغاية ، لكن هذا هو الحال بالنسبة للستائر البيضاء. لا يضاهى مدى سهولة العمل عندما تكون بجوار النافذة. عندما تتعب عيني ، يمكنني ببساطة النظر إلى الشوارع والسيارات والمباني البعيدة. ومع اقتراب اليوم من نهايته ، لا شيء يضاهي منظر الغروب.

ركز على تحفيز الحواس

قبل القفز إلى الاستنتاجات ، لن نتحدث عن ملء الفراغ بالشموع المعطرة أو الزيوت ، أو تحويل المكاتب إلى أدغال مصغرة ، أو أي شيء من هذا القبيل. يتعلق الأمر ببعض الحيل البسيطة التي تثري المساحة ، وبالتالي - تعزز الإنتاجية من خلال الراحة.

مشهد

تحليل وظيفة الطلاء على جدران الشركة. أظهرت دراسة أجرتها نانسي كواليك وأقرانها من جامعة أوستن ، تكساس ، أن القدرات المعرفية للعمال وحل المشكلات تعتمد على لون جدران المكتب. ومع ذلك ، فقد أكدوا أن كل فرد يمكن أن يتفاعل بشكل مختلف مع نفس اللون. ما إذا كان يتم تشتيت انتباههم بسهولة بواسطة المحفزات الخارجية أم لا ، على سبيل المثال.

شيء مفيد آخر يجب مراعاته هو التخلص من الفوضى. أعد ترتيب المساحة ، إذا لزم الأمر - تنقل بين الأرفف والطابعات وحتى المكاتب إذا كانت تعترض طريقك. على سبيل المثال ، وضع المزيد من علاقات المعاطف ، حتى لا يترك الناس ستراتهم على مكاتبهم أو كراسيهم. الشيء نفسه ينطبق على أي ديكور حائط. الفوضى مشتتة ومربكة في نفس الوقت.

يبدو

يمكن أن تكون المكاتب المفتوحة عامل انتقاص كبير عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية. من واقع خبرتي وتجارب زملائي في العمل (الحاليين والسابقين) ، لا يوجد شيء أسوأ من بيئة صاخبة ، حتى عندما يحاول الناس العمل بهدوء. وبعد فترة ، حتى سماعات الرأس المانعة للضوضاء لا يمكن أن تساعد إذا بدأت أذناك تؤلمان من ارتدائها كثيرًا.

خصص مساحات للمناقشات اللفظية ، وبالتالي تثبيط زيارات محطة العمل من زميل عمل إلى آخر ، وجعلها تشوش تركيز الآخرين. امنح الفرق التي تحتاج إلى أكبر قدر من التركيز مكاتب منفصلة ، أو المزيد من المساحات الهادئة في المخطط المفتوح.

رائحة / هواء

معطرات الجو ليست ضرورية ، لأن الكثير من الناس يجدون أن روائحهم قوية جدًا أو غازية. المهم هنا أيضًا بسيط إلى حد ما: الاستثمار في تكييف الهواء والتهوية بجودة عالية. يؤدي عدم وجود هواء نقي إلى النعاس وانخفاض ضغط الدم مما يسرع من التعب أثناء العمل.

أشكال أخرى من زيادة الإنتاجية

بصرف النظر عن الحفاظ على المكتب مكانًا ممتعًا بشكل عام للعمل فيه ، هناك عوامل أخرى تساهم في إنتاجية الأشخاص أو تنتقص منها. يمكن أن تتراوح من أنواع الأدوات التي تستخدمها إلى كيفية إدارة الموظفين.

اختر البرنامج المثالي

اعتمادًا على مجال عملك ، ستستخدم جميع أنواع البرامج. عادة ، أكثر الأشياء الأساسية التي نحتاجها جميعًا هي:

1. أجهزة تعقب الوقت
2. أدوات إدارة المشروع
3. برنامج معالجة الصور
4. الخدمات المستندة إلى السحابة (مثل مستندات جوجل وجداول البيانات والتكبير وما إلى ذلك)

كيف يمكنك استخدام هذه الأدوات لزيادة الإنتاجية؟ أنت تقوم ببعض الخيارات المدروسة جيدًا. على وجه التحديد ، تجد برنامجًا يسهل التقاطه ، وسهل الاستخدام ، ولكنه يمثل أيضًا تحديًا لإتقانه حقًا.

بهذه الطريقة ، لن يشعر الأشخاص الأقل ميلًا للتكنولوجيا بالإحباط بسبب إضاعة الوقت الثمين في محاولة فهم الأداة. وبالنسبة لأولئك المهتمين بالتكنولوجيا ، سيظل هناك منحنى تعليمي لجوانب أكثر تعقيدًا منها.

جلسات العصف الذهني تحقق تماسك الفريق

من المعروف أن بيئات الشركات تنزلق بسرعة إلى "وضع الطحن". يحتاج الجميع للحضور والقيام بعملهم للوفاء بالموعد النهائي ، ويتراجع الاتصال إلى رسائل الدردشة الجماعية ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات أحادية الجانب التي تستمر لساعات.

لتعزيز إنتاجية المكاتب الكبيرة ، اعمل على إشراك الفرق في العمل معًا من شخص لآخر. تعرف على أجزاء عملهم التي يمكن القيام بها من خلال جلسات العصف الذهني ، وتأكد من وجود مكاتب فارغة كافية لتسهيل ذلك.

يمكنك منع الكثير من سوء الفهم وتسريع العملية مع تعزيز الدافع ببساطة عن طريق تشجيع الناس على العمل معًا في كثير من الأحيان. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك اجتماعات على مستوى الشركة (أو رسائل بريد إلكتروني) ، فمدح أو اشكر الفرق التي تستخدم هذه الطريقة. إنه بمثابة مثال جيد للآخرين ودفعة إيجابية إضافية في هذا الاتجاه.

يمكنك أيضًا القيادة بالقدوة ، وعقد اجتماعات وجلسات عصف ذهني في نفس المكاتب.

قم بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة

عندما تحسب قوة العمل الخاصة بك العشرات ، إن لم يكن المئات من الموظفين ، فمن الأهمية بمكان الحفاظ على "فحص النبض" المنتظم لرضاهم في المكتب. ربما يكونون غير راضين عن تقدمهم الوظيفي ، أو يواجهون صعوبات مع عبء العمل ، أو يواجهون مشاكل مع موظفين آخرين. وكل هذا عامل آخر يؤثر على الإنتاجية في الشركات الكبيرة.

سيتجنب معظم الناس التحدث عن قبضتهم. حتى أنهم سمحوا لهم بالتفاقم حتى يتسببوا في توقفهم عن العمل ، أو فقدان مستويات طاقتهم بشكل كبير ، مما يؤثر على صحتهم. لذا ، فإن الاقتراب منهم أولاً هو مساعدة كبيرة وخطوة نحو تحسين الإنتاجية.

فيما يلي بعض نقاط البداية:

• تقديم استطلاعات مجهولة المصدر كل شهرين أو شهرية مع أسئلة عامة حول رضا الموظفين ؛
• مع قسم الموارد البشرية ، خطط لجلسات 1: 1 لمنهج شخصي أكثر (اسمح للناس بالتعبير عن آرائهم ، لكن لا تجبرهم على ذلك ، لأن بعض الناس يواجهون صعوبة في الانفتاح على الموارد البشرية) ؛
• تنظيم اجتماعات ودورات تثقيفية بشأن الإرهاق والحزم والتعامل معها كمنتدى عام لدفع المحادثة إلى الأمام.

كلما ساعدت الناس على فهم القضايا التي لديهم وانفتاحهم عليها ، قلّ مقدار الطاقة التي ينفقونها في القلق بشأن مشاكل عملهم.

قدم ملاحظات هادفة ومتعمقة

لقد غطينا هذا الموضوع بعمق في مدونتنا ، في تتبع أداء الموظف (حيث قمنا أيضًا بتضمين القوالب).

من خلال أوراق الأداء ، جنبًا إلى جنب مع مساعدة قادة الفريق والموارد البشرية ، يمكنك الحصول على صورة جيدة لكيفية عمل كل قسم ، والموظفين الذين يحتاجون إلى تعلم إضافي ، والمزيد من التحديات ، وما شابه.

المصدر: Clockify.me

تتيح لك هذه أيضًا تحديد معايير الأداء بدقة أكبر وإدارة توقعاتك للمضي قدمًا في المشاريع المستقبلية.

شجع الشفافية

من خلال الجداول الزمنية التي توضح من يعمل على ماذا. أنها توفر اختصارًا من خلال توضيح متى يمكن لبعض زملاء العمل الاتصال بزملائهم في الفريق ، والتخلص من الحاجة إلى التحديثات. على سبيل المثال ، في Clockify ، يمكنك تمكين الموظفين من رؤية الجدول الزمني الجماعي وإعلامهم بما يفعله زملائهم في العمل حاليًا:

المصدر: Clockify.me

من هذا ، أستطيع أن أرى ، دعنا نقول ، أن ناديا تعمل حاليًا على إصلاح الأخطاء ، ومعرفة أنها بحاجة إلى مزيد من التركيز ، يمكنني الاتصال بها في غضون ساعة أو نحو ذلك. بينما كان لدى هانا اجتماع مع أحد العملاء ، أتوق لمعرفة كيف سارت الأمور. عندما أرى كيف كانت المهمة منذ أكثر من نصف ساعة ، يمكنني أن أرسل لها رسالة ، لأسأل عنها.

إنها طريقة رائعة لتأسيس الاحترام المتبادل للوقت. علاوة على ذلك ، سيضيع الأشخاص وقتًا أقل في انتظار رد من شخص ما ، ويختارون العمل في مهمة مختلفة ، على سبيل المثال.

اترك التفاصيل الدقيقة في الماضي

هذه الممارسة لا تؤدي إلا إلى إحباط الموظفين ، وجعلهم يثقون في رؤسائهم بدرجة أقل بكثير.

اعمل على الحفاظ على سيطرة فضفاضة على ما يجري في أي لحظة. قم بتفويض كل ما يمكنك لمن هم تحتك مباشرة ، ولكن اطلب منهم أيضًا ألا تحوم فوق كتف الجميع. أشياء أخرى يمكنك القيام بها:

• لديك اجتماعات أقل - قم بتصفية الاجتماعات غير المهمة وحدد مرة واحدة في الأسبوع أو حتى مرة واحدة في الشهر للحصول على التحديثات ؛
• لا البريد الإلكتروني العشوائي .
• لا تتصل بالموظفين خارج ساعات العمل (وحاول الاسترخاء في وقتك الشخصي بقدر ما تستطيع. تذكر أن الآخرين لديهم أعباء عمل مختلفة عنك ولا يمكنهم - ولا ينبغي - أن يكونوا متواجدين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع). الموظف الذي يتمتع براحة جيدة هو شخص منتج ؛
• ثق في حكم الآخرين - ليس عليك أن تكون أذكى شخص في الغرفة ، ولا الشخص الوحيد الذي لديه أفضل حل. تخلَّ عن بعض عناصر التحكم هذه ، وطرح الحلول مع الآخرين ، واترك اتخاذ القرار لنفسك. بهذه الطريقة ، قمت بتضمين الآخرين في الأمور المهمة ، وقمت ببناء ثقتهم ، ولكنك أيضًا رفعت بعضًا من ثقل كاهلك.

توفير الشروط لتحسين الحياة المهنية

أحد أكبر العوامل القاتلة للإنتاجية هو الشعور بأنك تفتقر إلى التقدم. أنك تقف في مكانك بينما يتقدم كل من حولك. هذا يساهم في زيادة التعاسة خاصة في العمل. سيترك الكثير من الأشخاص وظائفهم لأنهم يشعرون أنه لا توجد طرق كافية للمضي قدمًا في شركتهم.

لذلك ، سيكون من مصلحتك أنت وشركتك أن ترتب مع الموارد البشرية بعض خيارات التحسين الوظيفي ، مثل المؤتمرات والدورات التدريبية والتعليم داخل المكتب ، وما إلى ذلك. تأكد من أن كل واحدة تمنح نوعًا من الشهادة بعد ذلك ، والتي يمكن للموظفين وضعها سيرتهم الذاتية. إنه ليس حافزًا رائعًا فحسب ، بل هو دليل مادي على مهارة أخرى اكتسبوها أو أتقنوها.

ختاماً

انخفاض الإنتاجية يكلف الكثير ، ونحن نعلم ذلك. ونعلم أيضًا أنه شيء مخادع يمكن أن يتسلل إلى المكتب من جوانب متعددة. من الضروري معرفة أين تنخفض إنتاجية القوة العاملة لديك ومعالجتها في الوقت المناسب. لقد ناقشنا كيف يمكن للمساحة المادية ولون الجدران والفوضى وحتى الروائح ، من ناحية ، أن تسبب انخفاضًا في الإنتاج. وعلى الجانب الآخر ، هناك نقص في التغذية الراجعة وسوء التواصل والإدارة الدقيقة وغير ذلك. بالتحسين شيئًا فشيئًا على كل من هذه الجبهات ، لا بد أن ترى بعض التغييرات الكبيرة بمرور الوقت.